BPM NOTATION ZUR VERSTÄNDIGUNG
Ein vielversprechender Ansatz ist die Business Process Modeling Notation (BPMN), die durch die Object Management Group (OMG) als Standard verwaltet wird und sich momentan weltweit mit rasantem Tempo verbreitet. Diese Popularität beruht vor allem auf der Fähigkeit von BPMN, die für die Prozessautomatisierung relevante Informationen so zu visualisieren, dass sie von der Businessseite verstanden und teilweise sogar selbst modelliert werden können. Ein Beispiel: Abbildung 2 stellt einen sehr kleinen Ausschnitt eines möglichen Business Process Diagram (BPD), so die offizielle Bezeichnung von BPMN-Modellen, dar. Gezeigt wird, dass die Aktivität "Anfrage prüfen" maximal zwei Tage in Anspruch nehmen darf (im Sinne der Durchlaufzeit). Ist diese Zeitspanne überschritten, dauert die Abarbeitung dieser Aufgabe also zu lange, soll eine Eskalation eingeleitet werden ("Vorgesetzten informieren"). Eine Process Engine kann genau diesen Sachverhalt zur Steuerung verwenden: Die Aufgabe "Anfrage prüfen" wird dem Sachbearbeiter zugewiesen. Erhält die Engine nach zwei Tagen noch kein Signal, dass die Anfrage geprüft wurde (zum Beispiel durch einen veränderten Datensatz in einer Tabelle des CRM-Systems oder eine E-Mail, die der Sachbearbeiter an die Engine geschickt hat), informiert sie automatisch zum Beispiel per E-Mail oder SMS diejenige Person, die im Organigramm, das in der BPM-Software hinterlegt ist, als Vorgesetzter des Sachbearbeiters gilt. An dieser Stelle ist anzumerken, dass auch dieses Organigramm wiederum aus führenden Systemen importiert werden könnte, zum Beispiel aus SAP-HR oder einem Active Directory.
Dank BPMN und der geeigneten BPM-Software ist dieser Sachverhalt fachlich eindeutig und in standardisierter Form dokumentiert, und entspricht mit absoluter Sicherheit der Realität. Selbst eine Prozessanpassung durch das Business ist möglich, denn die an der Uhr eingetragene Zahl von zwei Tagen lässt sich beliebig verändern, genauso wie die Rolle desjenigen, der im Falle der Zeitüberschreitung benachrichtigt werden soll – der Prozess könnte zum Beispiel etwas "sanfter" gestaltet werden, indem zunächst der säumige Sachbearbeiter an seine Aufgabe erinnert wird, bevor der Vorgesetzte informiert werden muss.
VISION UND WIRKLICHKEIT
Dieses Beispiel weckt möglicherweise große Erwartungen – es soll jedoch nicht der Eindruck entstehen, es sei heute bereits problemlos möglich, komplexe Prozesse mittels BPMN komplett fachlich zu gestalten und direkt zur Ausführung an die Engine zu übergeben. Insbesondere ein komplettes Mapping von BPMN auf BPEL, das in der Öffentlichkeit gern propagiert wird, ist unter anderem aufgrund syntaktischer Differenzen zwischen der Notation (BPMN) und der Sprache (BPEL) noch nicht möglich. Das sehr große öffentliche Interesse an BPEL steht gerade aufgrund dieser Fehleinschätzung in krassem Widerspruch zur verfügbaren Praxiserfahrung, wie eine aktuelle Auswertung von Profilen zeigt, die in der Online-Community BPM-Netzwerk.de hinterlegt sind: Den mehr als 400 Personen, die sich für BPEL interessieren, stehen lediglich 43 Personen gegenüber, die diese Sprache tatsächlich schon praktisch genutzt haben.
Die Kernfrage ist jedoch nicht, wie gut oder schlecht BPMN, BPEL oder andere Standards heute schon funktionieren: Die noch vorhandenen Defizite sind methodischer oder technischer Natur und werden dementsprechend durch kontinuierliche Weiterentwicklung beseitigt. Entscheidend ist hingegen ein pragmatisches Verständnis für den ganzheitlichen Ansatz, denn auch mit den heute bereits verfügbaren Werkzeugen kann eine Zusammenführung der organisatorischen und IT-technischen Seiten von BPM zumindest punktuell gelingen, was zu den eingangs genannten Vorteilen der Transparenz, Agilität und Effizienz im Umgang mit den eigenen Geschäftsprozessen führt.
Neue Entwicklungen im Bereich der Open-Source-Technologien und des Software as a Service, die sich zunehmend auch auf den Bereich des Business Process Management erstrecken, ermöglichen darüber hinaus auch solchen Unternehmen ein entsprechendes Engagement, die dies bislang aus Kosten- oder Aufwandsgründen unterlassen mussten.
