Vorteile des elektronischen Archivs

Überall dort, wo größere Informationsmengen zusammenkommen, gibt es bereits heute (zum Teil sehr gut geführte) Archive. Zumeist handelt es sich aber immer noch um Ablagesysteme, bei denen das Schriftgut in Papierform vorliegt. Die Nachteile dieses Mediums liegen auf der Hand: Ein konventionelles Archiv beansprucht viel Platz für Aktenordner, Zeichnungsschränke etc. Zudem ergibt sich ein nicht unerheblicher Zeitaufwand für das Einsortieren, Ablegen und Wiederfinden der Dokumente und für die zurückzulegenden Wege zu den Archivierungsräumen. Im ungünstigsten Fall findet man die benötigten Informationen erst gar nicht, weil die entsprechende Akte von einem Arbeitskollegen ausgeliehen ist. Ein Dokumentenmanagementsystem setzt genau an diesen Schwachpunkten eines konventionellen Archivs an. Ein Pluspunkt liegt in der Kompaktheit der Datenablage. Auf eine CD-ROM beispielsweise passen ca. 10.000 DIN-A4-Seiten aus ca. zwei Metern Aktenordnern. In einem Modernen Archivsystem stehen die Dokumente bereits nach wenigen Momenten auf dem Bildschirm (im Netzwerk an jedem beliebigen Arbeitsplatz) zur Verfügung und können bei Bedarf in beliebiger Anzahl ausgedruckt werden. Ein klassisches DMS-System ist durch folgende Eigenschaften geprägt:

• Gewährleistung der leichten Wiederauffindbarkeit von Dokumenten (Vergabe eindeutiger Dokumentenidentifikatoren)
• Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten (durch automatische Konvertierung in aller Voraussicht nach "zeitlosen" Dateiformaten wie TIFF oder PDF/A)
• Gewährleistung der gesetzlichen Archivierungsfristen (teils bis zu 30 Jahren)
• Verwaltung von Bearbeitungsständen (Versionen)
• Unterstützung der Dokumentenerstellung (Vorlagenverwaltung, Dokumentbeauftragungs-Workflow, Lese-Schreib-Synchronisation bei Dokumentenerstellung im Team, Prüf-Workflow, Freigabe-Workflow, Verteil-Workflow, Archivierungs-Workflow)
• Automatisierung von Geschäftsprozessen mit Dokumenten
• Gewährleistung eines Zugriffsberechtigungskonzepts (Informationssicherheit und Datenschutz)
• Protokollieren sämtlicher Manipulationen an den Dokumenten und der Weiterleitungen der Dokumente (Audit Trail)
• Vermeiden von Speicherplatzkosten, die durch Mehrfachablage von Dokumenten entstehen (auf den E-Mail-Servern, auf Projekt-, Abteilungs- und Benutzerlaufwerken)

Speicherstruktur

Das Archivsystem speichert beim Formatieren des Mediums eine eindeutige Kennung im Medien-Header ab. Anschließend folgen die Dokumente und Revisionen einzelner geänderter Elemente des Dokuments. Ein Dokument besteht in seiner einfachsten Form aus einem einzelnen Objekt, kann sich aber auch aus beliebig vielen Objekten zusammensetzen. Objekte sind nicht nur elementare Dokumente (Bilddateien und Anwendungsdateien), sondern auch die Dokumentenstruktur, die Dokumentenindexierung und alle elektronisch angehefteten Objekte (Notizzettel, Pfeile, eingefügte Grafiken etc.). Bei der Archivierung eines Dokuments werden alle Objekte einzeln auf einem Speichermedium gespeichert und softwaretechnisch verknüpft. Die Indexdaten werden in einem datenbankunabhängigen Format gespeichert und können für eine Reorganisation der Indextabellen in der Suchdatenbank verwendet werden.

Speichermedien

Hier sollte die Speicherung von Daten auf allen gängigen Datenträgern (u.a. DVD-RAM, CD-R) unterstützt werden. Als Speichermedien kommen in der Regel WORM und MO zum Einsatz. Die Medien können sich wiederum in Einzellaufwerken, Jukeboxen etc. befinden.

Die Dokumentenindexierung wird zusätzlich zu der Ablage auf den Medien in eine Datenbank kopiert. Diese so genannte Suchdatenbank (bzw. Indexdatenbank) befindet sich in der Regel auf der Festplatte des Datenbankservers. Die Suchdatenbank ist als eine schnelle Benutzerschnittstelle zu verstehen. Wenn Sie eine Suchabfrage starten, stellen Sie eine Abfrage an diese Datenbank. Als Ergebnis erhalten Sie eine Ergebnisliste mit den gefundenen Dokumenten. Erst wenn Sie ein Dokument benutzen (anzeigen, drucken etc.) wollen, werden die gewünschten Daten vom Medium bzw. aus dem Cache gelesen.

Arbeiten mit dem elektronischen Archiv

Prinzipiell sollte ein modernes DMS-System alle Dokumente in digitaler Form verwalten. In Papierform vorliegende Dokumente müssen daher erst mit einem Scanner in eine digitale Form überführt werden. In Dateiform vorliegende Dokumente können direkt in das System bzw. den Archivierungsclient übernommen werden. Hier können nun die Dokumente beliebig zusammengeheftet, einzelne Seiten bei Bedarf mit Notizzetteln versehen und Textpassagen farbig hervorhoben und alles zusammen im Archiv abgelegt werden – das Ganze natürlich elektronisch. Es können sowohl eingehende Post, Faxe oder E-Mails als auch die innerhalb Ihres Unternehmens erstellten Dokumente in das elektronische Archiv aufgenommen und jederzeit dort wieder gefunden werden. Datenbanken unterstützen dabei ein schnelles Wiederfinden der Dokumente. Sie geben Suchkriterien ein, die Datenbank listet Ihnen nach wenigen Momenten die hierzu gefundenen Dokumente auf. Erst wenn Sie ein Dokument anfordern, wird dieses aus dem elektronischen Archiv kopiert und Ihnen an Ihrem Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt.