Letzte Woche wurde eine Studie veröffentlicht, nach der E-Mails Zeit verschwenden. Nun, es gibt wohl nichts, mit dem man keine Zeit verschwenden kann. Trotzdem war ich neugierig und habe mir das mal etwas näher angesehen, schließlich widerspricht das doch extrem der von mir erlebten 'Lebenswirklichkeit'. Dabei konnte ich gleich eine neue These aufstellen: Studien verschwenden Zeit. Zumindest diese auf jeden Fall. Das erste, was ich bei einer Studie oder einem Whitepaper mache: Nachsehen, wer denn das Ganze bezahlt hat. Ach, ein Headsethersteller? Alles klar, was dann kommt, steht wohl fest, oder? Und tatsächlich: Die Studie kommt zum Schluss, man solle mehr telefonieren. Dazu gleich mehr. Bei dem Auftraggeber war dieses Ergebnis ja zu erwarten. Wir wissen wohl alle, was raus gekommen wäre, wenn z.B. die Post die Studie gezahlt hätte. Aber weiter mit der Studie: Wer wurde befragt? 180 Manager. Ach so, klar. Manager – vermutlich die einzige Gruppe, die zu 100 Prozent über einen wirksamen Filter gegen unerwünschte oder unnötige Anrufe, allgemein auch Sekretärin genannt, verfügt. Hätten die Durchführer die Sekretärinnen gefragt, wären sie vermutlich zu einem ganz anderen Ergebnis gekommen. Aber schauen wir uns den Text der Presseerklärung weiter an: "Als ein hilfreiches Mittel bei der Eindämmung der E-Mail-Flut werden hingegen Telefonate erachtet." Ja, solche Leute kenne ich auch: Schicken die E-Mail ab und greifen sofort zum Telefon: "Haben Sie meine E-Mail schon gelesen?"

Dann etwas weiter: "Schnurlose Headsets steigern die Produktivität." Hmmh – wurde da nicht "[...] des $Auftraggebers [...]" zwischen "Headsets" und "steigern" vergessen? Ja, wer hat denn da in der Marketingabteilung wieder nicht aufgepasst? Aber vermutlich war derjenige gerade damit beschäftigt, einen Telefonanruf entgegenzunehmen, wo denn die neue Werbung endlich bleibt... Und da kommt noch einiges, was ich genüsslich auseinander nehmen könnte. Aber kommen wir erst mal zum Ende: "E-Mails werden bevorzugt, obgleich das Telefon das bessere und effektivere Kommunikations-Tool ist", so Philip Vanhoutte, European Managing Director von Plantronics. "Für jede Kommunikation gibt es ein geeignetes Tool, daher sollten Manager sich in ihren Unternehmen für eine stärkere Nutzung des Telefons einsetzten." Hallo, wie bitte? Wenn, dann doch wohl für das jeweils geeignete Tool, und nicht nur fürs Telefon, oder? Ansonsten würde ich den Manager ganz schnell in ein Zimmer mit schöner Aussicht und ohne Verantwortungsbereich versetzen, bevor er noch mehr Unsinn anstellt.

Ein Telefonanruf kann das geeignete Mittel sein. Muss es aber nicht. Manches kann man nur im Gespräch klären, manches lässt sich im Gespräch leichter klären – für alles andere gibt es E-Mail. Mit einem Anruf zwinge ich dem anderen meinen Arbeitsrhythmus auf. Und was, wenn der gerade Wichtigeres zu tun hat? Ja, ich weiß, die haben Manager gefragt und wenn die jemanden anrufen, ist das wichtig. Nun besteht die Arbeitswelt nur zu einem verschwindend geringen Bruchteil aus Managern, und von den meisten Leuten wird erwartet, dass sie ihre eigentliche Arbeit erledigen. Telefonieren gehört in den wenigsten Fällen dazu. Und zumindest bei mir ist es so, dass ein Anruf meist die Arbeit stört. Selbst nach einer kurzen Unterbrechung dauert es etwas, bis ich mich wieder in die aktuelle Aufgabe eingefunden habe. Und damit kostet das Arbeitszeit und Geld. Meins und je nach Situation das des Kunden.

Und da kommt ein großer Vorteil einer E-Mail zum Zuge: Die kann ich bearbeiten, wenn ich Zeit habe und/oder es ihre Dringlichkeit erfordert. Dringende Mails werden sofort beantwortet, alles andere dann, wenn Zeit dafür ist. Bevor ich jemanden mit einem Anruf bei der Arbeit störe, überlege ich, ob es nötig ist oder ob nicht eine E-Mail besser geeignet ist. Und dann gibt es für nicht dringende Sachen, die man im Gespräch klären möchte, auch noch die Möglichkeit, per E-Mail einen Termin für einen Anruf zu vereinbaren. Der Vorteil: Beide haben Zeit, und beide sind auf das Gespräch vorbereitet.

Ein weiterer Vorteil von E-Mails: So vorbereitete Entscheidungen kann man (anständige Archivierung vorausgesetzt) später jederzeit nachverfolgen. Bei einem Gespräch wird hinterher in einem Protokoll oder einer Gesprächsnotiz maximal festgehalten, wofür man sich entschieden hat. Eventuell noch, wieso überhaupt dafür. Welche Alternativen besprochen oder nicht besprochen wurden und aus welchen Gründen die abgelehnten verworfen wurden, ist meist verloren. Irgendwann tritt das Problem wieder auf und der ganze Prozess geht von vorne los. Warum wurde Alternative A nicht berücksichtigt? Schied sie aus irgendeinem Grund aus oder wurde sie etwa gar nicht in Betracht gezogen? Wohl dem, der dann nachsehen kann und nicht den gesamten Entscheidungsprozess erneut durchlaufen muss.

Hier noch ein paar Zitate aus der Presseerklärung: "Die Notwendigkeit, jederzeit erreichbar zu sein, führt dazu, dass Mitarbeiter auch daheim E-Mails lesen und sofort beantworteten." Also ich kann mich noch gut an meine Kindheit in den 70ern erinnern – da wurde mein Vater oft am sehr frühen Morgen angerufen, weil in der EDV irgendetwas nicht lief und er dringend gebraucht wurde. Ganz ohne dass es E-Mail gab. Und ein Headset hätte da auch nichts genutzt...

Und noch ein letzter Punkt aus der Presseerklärung: "In vielen Büros reden die Kollegen nicht mehr miteinander, sondern schreiben lieber E-Mails. Dabei kann die verstärkte Nutzung des Telefons, idealerweise kombiniert mit einem Headset, das Problem auflösen." Dann sollte man besser direkt, ganz ohne Telefon, miteinander reden... aber dann könnte der Hersteller ja seine Headsets nicht verkaufen. Natürlich gibt es den Fall, dass man den Kollegen per E-Mail fragt, ob er seinen Kaffee schwarz oder mit Mich trinkt – und ihm nach der Antwort die Milchtüte über den Tisch schiebt. Hey, Leute, das ist ein GAG!

Eigentlich wollte ich aufgrund der guten Gelegenheit etwas über Telefonspam schreiben, aber das mache ich ein anderes Mal. Nicht, dass demnächst irgendein Hundezüchterverein eine Studie bezahlt, dass zu viel Kolumnen-lesen Zeit verschwendet und man stattdessen besser mit Hunden Gassi gehen sollte...

PS: Dienstag ist wieder Microsofts Patchday. Der neue Aufbau der Microsoft Security Bulletin Advance Notification (der Inhalt der Seite wird am Dienstag durch die Security Bulletins ersetzt) gefällt mir wirklich sehr gut. Bravo! Das wollte ich nur noch kurz erwähnen.

Carsten Eilers