Flodo – Workflow für kleine und mittlere Unternehmen [Advertorial]

Workflow-Systeme basieren auf virtuellen Clouds und sind aufgrund ihrer Skalierbarkeit und  leichten Zugänglichkeit besonders gefragt. Auch die Tatsache, dass sie keinen Einschränkungen durch ICT-Infrastrukturen unterliegen, macht sie attraktiv.

Zu diesen Systemen gehört Flodo, das für kleine und mittlere Unternehmen gedacht ist. Flodo ist auf eine Google Apps Cloud gestützt und zeichnet sich durch seine Einfachheit, intuitiven Schnittstellen und die Möglichkeit des ständigen Zugangs zu den Daten aus.

Mehr als 80 Prozent der europäischen Institutionen und Firmen verwenden laut der Consulting-Firma Masters&Holland Workflow-Systeme für mindestens eine Art von Aufgaben, die zu ihrer täglichen Geschäftspraxis gehört. Gerade in Gruppenarbeitssituationen sind solche Systeme beinahe unverzichtbar, um einen einfachen und schnellen Dokumentenumlauf zu gewährleisten. Sie ermöglichen das kontinuierliche Arbeiten an einem Dokument, schnelle Verbesserungen und den Austausch von Dokumenten. Auch das Zuweisen von Dateien und Aufgaben und das Ordnen von Unterlagen nach Status oder Attribut sowie der richtige Umlauf von Rechnungen, Korrespondenz oder Verträgen werden durch Workflow-Systeme erleichtert.

Nicht jedes Workflow-System ist allerdings für jedes Unternehmen geeignet und gerade kleine Unternehmen tun sich oft schwer damit, eine für ihre Bedürfnisse geeignete Lösung zu finden. Es gibt aber durchaus auch Systeme, die für genau diese Zielgruppe geeignet sind. Diese halten den Preis und die Wartungskosten niedrig und reduzieren Probleme mit der Systemleistung und Skalierbarkeit, ohne auf die Möglichkeit der Gruppenarbeit zu verzichten oder die Anzahl der Funktionen reduzieren zu müssen. Es handelt sich dabei um ausgewählte Lösungen wie DMS (Document Management System) und BPM (Business Process Management), die über eine virtuelle Cloud betrieben werden. Das hat den Vorteil, dass sie für jede Firma zugänglich sind, die einen schnellen Internetzugang hat. Aufwändige hausinterne Infrastrukturen und deren Modernisierung fallen dadurch weg.

Eines dieser Systeme ist Flodo, das aus einem Repositorium für elektronische Dokumente mit einem integrierten Managementsystem für Geschäftsprozesse besteht. Es kann für mehrere Zwecke verwendet werden: Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen, Dokumentenentwürfen, Verträgen und deren Scans und zur Schaffung einer DMS-basierten Organisation des Dokumentenumlaufs und der Gruppenarbeit.

Das E-Flodo-Archiv erlaubt die Verwendung verschiedener Dateiformate und den Austausch mit anderen Personen (z. B.: gleichzeitige Bearbeitung von Google Docs direkt aus der Flodo Ebene). Das erleichtert die Vorbereitung von Verträgen, Geschäfts- und Ausschreibungsunterlagen oder Angeboten. Zu den Standardfunktionen gehören außerdem die Archivierung von Unterlagen, die Suche nach Attributen im Archiv, der automatische Import aus der Mailbox oder von der Festplatte sowie das Scannen von Barcodes oder OCR. Das System verfügt über ein Workflow-Modul, das die Schaffung sowie Verwaltung von Geschäftsprozessen ermöglicht. Firmenstrukturen und Geschäftsprozessmodellierungen können übertragen werden. Der Zugang zum System ist auch im Rahmen einer mobilen Webapplikation möglich. Die einfache und intuitive Schnittstelle des Systems ermöglicht es dem Benutzer, Aufgaben schnell zu erledigen.

Die 10-jährige Erfahrung des Entwicklerteams hinter Flodo führte zur Schaffung eines Systems, das bei der Installation, Konfiguration oder Instandhaltung besonders einfach ist. Flodo ist in einem SaaS (Software as a Service) Modus verfügbar. Die Vorbereitung des Systems für einen neuen Kunden dauert nur ein paar Minuten: Bestellung, Installation – und das System ist betriebsbereit. Die Konfiguration beruht auf der Bestimmung von Dokumententypen (Rechnungen, Verträge, Anschreiben) sowie der Festsetzung der Befugnisse innerhalb der Firma. Der Benutzer kann die Dokumentarten sowie die beschreibenden Attribute selbstständig definieren oder auf fertige Definitionen im Flodo Market zurückgreifen. Gleich nach der Konfiguration ist das System zur Speicherung der ersten Dokumente bereit.

Flodo speichert Dokumente und Aufgaben in der Google Apps Cloud. Das hat viele Vorteile. Durch die hohe Zuverlässigkeit der Google Cloud sind die gespeicherten Daten jederzeit und an jedem Ort verfügbar; der Nutzer muss sich nicht um Backups, Störungen der IT-Infrastruktur oder die Erreichbarkeit von Service-Hotlines sorgen.

Flodo ist im Monatsabonnement erhältlich, das jeweils 15 EUR netto für einen Benutzer kostet.

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