Benjamin Lanzendörfer Teamleiter Microsoft bei adesso AG

„Mit der kostenlosen App Flow, die für Android, iOS und Windows Phone erhältlich ist, ist es möglich, Workflows vom mobilen Endgerät aus zu erstellen. Egal ob mit dem Smartphone oder Tablet, Nutzer können so auch in der Bahn oder im Flugzeug eigene Workflows realisieren und anschließend veröffentlichen.“

Mit dem attraktiven Slogan „Weniger arbeiten, mehr erledigen“ bewirbt Microsoft seinen Service Flow direkt auf seiner Website. Konkret geht es darum, den beruflichen und privaten Alltag durch automatisierte Prozesse und Workflows produktiver zu gestalten. Wir wagen den Einstieg in Flow und betrachten, wie Nutzer effektiv von diesem Service Gebrauch machen können – ganz im Sinne des Slogans.

Grundsätzlich lässt sich Microsoft Flow als flexible und leistungsfähige Workflowplattform beschreiben, mit der sich relativ unkompliziert Geschäftsanwendungen, Automatisierungsworkows und Benachrichtigungen erstellen lassen. Auch die Möglichkeit, Daten zwischen verschiedenen Technologien und Diensten miteinander zu verbinden oder zu analysieren, macht Flow zu einem mächtigen Werkzeug. Neben den klassischen Microsoft- Diensten wie SharePoint, Dynamics 365, OneDrive oder Teams lassen sich auch Dienste von Drittanbietern wie Dropbox, Google Drive, Twitter, Facebook oder Salesforce anbinden. Seit Oktober 2016 ist der Service Flow in insgesamt 42 Sprachen und sechs Regionen, darunter USA, Europa, Asien und Kanada, verfügbar. In der On-Premises-Welt und vor allem bei SharePoint sind Nintex oder K2 als Workflow-Engines die Topprodukte für die Automatisierung von Prozessen. Unternehmen unterschiedlichster Größenordnungen setzen Nintex und K2 sehr häufig ein, zumal beide Produkte mittlerweile auch für die Cloud-Plattform erhältlich sind. Microsoft selbst hat Flow als offiziellen Nachfolger von SharePoint Designer für Genehmigungen oder auch Dokumentenprüfungen kommuniziert. Zukünftig soll der Dienst der standardisierte Service für die Automatisierung von Businessprozessen innerhalb von Share-Point sein.

Freigabeprozesse und Benachrichtigungen über Flow automatisieren

Eine klassische Workflowanforderung besteht oft darin, einen bestimmten Freigabeprozess zu automatisieren. Hierbei kann es sich um die Genehmigung von Reisekosten, eine Konzeptabnahme und andere Anwendungsfälle handeln. Beispiele wie die Freigabe einer Schulung durch den Vorgesetzten, die in der Praxis schon einmal in einer E-Mail-Flut enden können, sollen damit der Vergangenheit angehören. Flow kann helfen, Prozesse zu automatisieren und Zeit und Aufwand für jeden involvierten Mitarbeiter einzusparen. Zu diesen Prozessen zählen beispielsweise auch Urlaubsanträge, die sich mit einer vordefinierten Flow-Vorlage in wenigen Minuten genehmigen lassen (Abb. 1).

Flow ist zudem sehr nutzerfreundlich: Mit einem Klick auf Diese Vorlage verwenden (Abb. 1) kann der Nutzer direkt die Daten eingeben, die Flow verarbeiten soll. In der Beispielvorlage in Abbildung 2 benötigt man eine SharePoint-Liste, in die die Urlaubsanträge als Item eingetragen werden, sowie den Namen und die EMail- Adresse des Empfängers für den Freigabeantrag.

Ebenfalls lassen sich mit einfachen Mitteln Benachrichtigungen vollständig automatisieren, egal ob es sich um neue Dateien in einer SharePoint-Liste, eine neue EMail einer bestimmten Person oder den täglichen Wetterbericht per E-Mail handelt.

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Windows Developer 8.18 - "Versammlung im Web"

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579848432Microsoft Flow als produktiver Begleiter im Alltag
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