Projektcontrolling bei der Anwendungsentwicklung

Noch mehr Controlling? Unbedingt, aber besser!
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Es ist ein immer wiederkehrender Zwiespalt: Ohne steuerndes Controlling laufen Kosten und Budgets von Entwicklungsprojekten häufig aus dem Ruder. Mit zu starrem Controlling werden Projekte aber schnell unflexibel, Planung und Aussteuerung kosten zusätzlich Zeit und es fehlt der Freiraum, kreativ und innovativ an einzelne Tasks heranzugehen. Wie kann ein erfolgreicher Kompromiss aussehen und wie lässt er sich umsetzen?

Zahlreiche Parameter sorgen dafür, dass Softwareentwicklungsprojekte zumeist recht komplex sind, sich über längere Zeiträume erstrecken und ein nicht unerhebliches Budget beanspruchen. Besonders die vielen unterschiedlichen Stakeholder mit ihren verschiedenen Anforderungen machen die Sache kompliziert. Die Projektauftraggeber, sprich ein Kunde oder eine Fachabteilung, die späteren Nutzer, die Finanzabteilung oder das Development-Team – jeder hat naturgemäß eine andere Sicht auf das Projekt. Diese Komplexität braucht ein übergreifendes Controlling, soviel ist eindeutig.

Warum scheitert dennoch vielerorts das Projektmanagement daran, alle Beteiligten in ein Boot zu holen und dabei zugleich Kosten- und Budgetrahmen verlässlich einzuhalten? Das Ziel – reibungslos funktionierende, leistungsfähige und ansprechende Software zu erschaffen – ist doch eigentlich allen gemein. Die Gründe liegen in den allermeisten Fällen in zu starren Unternehmensprozessen und einem Controlling, das zu unregelmäßig stattfindet und nur ungenügend in die Projektprozesse eingebunden ist. So werden Fehlentwicklungen zu spät oder zu einseitig erkannt, dem gegenzusteuern ist dann schwer. Im Development-Team entsteht dann beispielsweise häufig der Eindruck, Projekte werden ohne die Entwickler geplant und würden lediglich bereits fest definierte Anforderungen abarbeiten. Mit einigen wenigen Maßnahmen lässt sich das ändern.

Alle Stakeholder von Beginn an einbeziehen

Am Anfang eines Projektes steht dessen grundsätzliche Organisation: Was ist das Ziel des Projektes, welche Abteilungen oder Teams werden beteiligt sein, wer leitet das Projekt, wie sieht der grobe Zeitplan aus, etc. Sobald die ersten Meetings anstehen, etwa um einen Anforderungskatalog zu erstellen oder die Ziele detaillierter zu erörtern, sollten alle Stakeholder an einen Tisch.

Ganz praktisch sieht das so aus: Bereits wenn es um erste Details geht, diskutieren idealerweise Fachabteilungen mit UX-Designern, Developern, Operations- Experten, Controllern und Marketing-Fachleuten. So können von Beginn an Ideen aus verschiedenen Blickwinkeln eingebracht und technische Abhängigkeiten oder gar Unmöglichkeiten diskutiert werden. Es entsteht ein Anforderungskatalog, der nicht einseitig die Nutzerbedürfnisse abdeckt, sondern der technische Expertise, vorhandene Umsetzungsressourcen, Budgetüberlegungen und Vermarktungschancen einbezieht.

Solch ein Vorgehen ist anfangs aufwändig und kommunikationsintensiv. Je nach Größe des Projektes und der Teams kann es empfehlenswert sein, jeweils einen Teil-Projektleiter zu bestimmen, der an den Planungsmeetings teilnimmt. Der zusätzliche Aufwand zahlt sich im Laufe des Projektes aus: Die unterschiedlichen Teams entwickeln schnell ein höheres Verständnis für die jeweiligen Abhängigkeiten der anderen. Das führt zu weniger überzogenen oder einseitigen Erwartungen. Zugleich lassen sich Fehlplanungen oder Projekt-Sackgassen früher erkennen, so dass ein Gegensteuern einfach möglich ist. Nicht zuletzt macht die Arbeit im Idealfall so auch mehr Spaß, weil keiner das Gefühl hat, es werde über seinen Kopf hinweg geplant. Eine wichtige Grundvoraussetzung dabei ist allerdings, dass ein angenehmes und offenes Arbeitsklima herrscht – konstruktive Kritik, feste Eskalationsroutinen und klare KPIs sind ausdrücklich erwünscht, Schuldzuweisungen oder Zuständigkeits-Rangeleien hingegen nicht.

Mehr Controlling wagen und besser integrieren

Nicht weniger Controlling, sondern mehr davon kann ein weiterer Schlüssel zu einem erfolgreichen Projekt sein. Denn richtig integriert und sinnvoll eingesetzt ist Controlling mitnichten die nervige, ausbremsende Disziplin, als die sie häufig verkannt wird. Controlling wird oft als „Kontrolle“ missverstanden. Vielmehr soll Controlling steuern und dabei Engpässe verhindern, bei Bedarf zusätzliche Ressourcen ermöglichen und nicht zuletzt den Projekterfolg sicherstellen.

Konkret heißt das, das Controlling fest in alle Projektprozesse integriert werden muss. Jeder Projektabschnitt sollte unter Controlling-Gesichtspunkten betrachtet werden: Welche Auswirkungen haben die geplanten Schritte auf Zeit- und Kostenplanung? Wie ließe sich wirkungsvoll gegensteuern? Sind zusätzliche Ressourcen sinnvoll und finanziell vertretbar? Müssen gegebenenfalls Änderungen am Anforderungskatalog gemacht werden? So könnte das Controlling bei allen Meetings und Updates einen festen Platz einnehmen – ganz konstruktiv kritisch betrachtet und ohne Denkverbote. Es nützt niemandem, wenn die Entwickler umständliche Workarounds für spezielle Wünsche coden, wenn die Arbeit durch das Budget nicht abgedeckt ist. Ebenso ist es wenig nützlich, wenn das Controlling auf unflexiblen Detailvorgaben besteht und damit kreative Lösungen ausbremst.

Möglichst früh positiv enttäuschen

Controlling bei jedem Meeting mitzudenken, heißt unter Umständen sich täglich damit zu befassen. Controlling gehört in jeden einzelnen Prozess. Nur so können Fehleinschätzungen oder -planungen, die ganz natürlich zu jedem Projekt dazu gehören, rechtzeitig erkannt werden. Solche frühen Enttäuschungen sind positiv zu bewerten, weil sie nicht zu großen Fehlentwicklungen heranwachsen. So kann im laufenden Projekt durch kleine Impulse immer wieder austariert werden. Ein gut integriertes, konsequentes Controlling ermöglicht es allen Beteiligten, über den gesamten Projektverlauf hinweg flexibel zu reagieren – eine wichtige Grundvoraussetzung für erfolgreiche Softwareprojekte.

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