Entwicklung eines Vertriebs- und Personaleinsatztools

Agiles Softwareentwicklungsprojekt im virtuellen Projektraum [Gastbeitrag]
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Die direkte Kundenansprache am Point-of-Sale ist für viele B2C-Unternehmen trotz des boomenden Online-Handels weiterhin einer der wichtigsten Vertriebs- und Marketingkanäle. Erst recht bei erklärungsbedürftigen bzw. beratungsintensiven Produkten. Für viele Unternehmen ist eine eigene Vertriebsorganisation mit Kundenberatern aufgrund des Kostendrucks im Handel aber wenig effektiv. Sie setzen lieber auf Dienstleistungen von Marketing-, Trainings- und Vertriebsexperten wie der Münchner Pact Communication Group.

Neue Vertriebslösung

Um die Effizienz ihrer Vertriebs- und Marketingaktivitäten weiter zu steigern, beauftragte Pact die Saxonia AG mit der Entwicklung des Sales-Desk. Eines auf modernen Webtechnologien basierenden Systems zur Durchführung der Vertriebs- und Personaleinsatzplanung rund um Sales Promotion Aktivitäten. „Ich kannte die Saxonia AG bereits aus früheren Projekten und hatte die Zusammenarbeit als äußerst professionell und partnerschaftlich in Erinnerung“, sagt Günther Buchner, Projektverantwortlicher bei Pact.  

Der Sales Desk sollte von Saxonia und Pact gemeinsam entwickelt werden. Da sehr spezielle, kundenindividuelle Prozesse und Workflows abgebildet werden sollten, war eine Entwicklung ausschließlich am Dresdner Standort der Saxonia von vornherein ausgeschlossen. Aus Platzmangel konnte aber auch kein vollständiges Projektteam am Münchner Standort von Pact arbeiten. Der hohe Aufwand für eine sichere und leistungsfähige IT-Infrastruktur machte die Anmietung weiterer Räumlichkeiten vor Ort aus wirtschaftlicher Perspektive unsinnig. Daher mussten Entwicklungsleistungen verteilt über zwei Standorte erbracht werden: Ein gemischtes Team aus zehn Saxonia- und Pact-Mitarbeitern arbeitete in München. Das zweite, achtköpfige Team von der Saxonia-Firmenzentrale in Dresden aus. 

Scrum vs. Wasserfall

Zwar sind diese Bedingungen bei Softwareentwicklungsprojekten nicht ungewöhnlich, für die einzelnen Projektmitarbeiter und für das Projekt selbst stellt eine Arbeit über verteilte Standorte aber immer eine Herausforderung dar. Zumal Saxonia schon seit Längerem auf das agile Projektmodell Scrum setzt. Im Gegensatz zum Wasserfall-Modell, bei dem der Softwareentwicklungsprozess aus klar voneinander getrennten einzelnen Phasen besteht, die nacheinander abgearbeitet werden, setzt Scrum auf ein freieres, schlankeres und flexibleres Projektvorgehen, bei der Auftraggeber und Auftragnehmer sukzessive während der Umsetzung die einzelnen Anforderungen definieren. Diese werden in Aufgaben, sogenannte User Stories, übertragen, über deren Umsetzung ein Scrum-Master wacht. „Einer der zentralen Vorteile des Scrum-Modells ist der andauernde, direkte Austausch mit dem Auftraggeber“, erklärt Andreas Mönch, Vorstand der Saxonia AG. „Dies wirkt sich positiv auf die Realisierungszeit aus und garantiert, dass nur das umgesetzt wird, was der Auftraggeber auch wirklich benötigt. Wenn sich Anforderungen erst im Verlauf der Entwicklungsarbeit genau definieren lassen, hat man mit Scrum keine Schwierigkeiten, das Projekt entsprechend anzupassen. Das Vorgehen ist also äußerst zielorientiert.“

Um die im agilen Vorgehensmodell geforderte Abstimmungsnähe trotz verteilter Entwickler-Teams sicherzustellen, hatte Saxonia eine Lösung parat: „Über unsere Collaboration- und Projektmanagement-Lösung ETEO sind wir in der Lage, Entwickler-Teilteams in einem realitätsgetreuen virtuellen Projektraum zusammenzubringen“, erklärt Andreas Mönch. „In dieser ganz eigenen „Entwicklungsumgebung“ erleben Mitarbeiter dank Videotechnik die Arbeit über verteilte Standorte wie die Arbeit in einem großen gemeinsamen Büro – unterstützt von einem intelligenten Scrum-Projektmanagement-Tool auf Basis von Jira.“

ETEO – Ein Team ein Office

ETEO kombiniert hochwertige und genau auf die räumlichen Gegebenheiten angepasste Telepräsenz-Systeme mit interaktiven Scrum-Aufgabenboards zur Visualisierung des Projektfortschritts. Die verteilten Projektarbeitsräume verfügen über Monitore, die die gesamte Breite einer Bürowand einnehmen. Auf diesen Monitoren wird das Bild des anderen Projektraums dargestellt – in einem permanenten Videostream. Durch eine intelligente Kameraperspektive vermittelt ETEO so den Teilteams auf der Auftragnehmer- und der Kundenseite den Eindruck, sie säßen in einem Raum. Zusammen mit einem entsprechend abgestimmten Audio-System, das eine direkte, natürliche Kommunikation erlaubt, wird die Illusion perfekt. Daneben steht in allen Projekträumen ein eteoBoard bereit. Die Aufgabenboards nutzen das Task- und Bugtracking-System Atlassian JIRA™ und synchronisieren alle Veränderungen, die an einem der Boards vorgenommen werden, in Echtzeit mit den Boards der anderen Standorte. Damit sind alle Teammitglieder immer auf demselben Informationsstand. 

Die Boards stellen alle Funktionen, wie sie ein analoges Scrum-Modell fordert, bereit. Sie kombinieren sie mit einer intuitiven Benutzeroberfläche und einer komfortablen Touchgesten-Steuerung. Dank der eteoBoards arbeiten die verteilten Teams über die gesamte Projektdauer hinweg transparent, effizient und in revisionssicheren Sprints zusammen. Aufgabenzettel, sogenannte User Stories, müssen nicht mühsam von Hand auf einem Flipchart verwaltet und anschließend in die Projektmanagementsoftware eingepflegt werden, und sie gehen auch nicht mehr verloren. Ein zeitaufwendiges Suchen oder ein Nachbearbeiten daraus resultierender Fehler wird dank der durchgängigen Abbildung und Archivierung aller Prozessschritte mit ETEO gänzlich vermieden.  

Saxonia stellte für das Projekt die Technik, bestehend aus Monitoren, Audio- und Videosystemen sowie den Aufgabenboards, bereit. Pact stellte die benötigte Infrastruktur zur Verfügung, d.h. einen breitbandigen Netzwerkzugang und einen passenden Projektraum. Innerhalb einer Woche war das gesamte System aufgebaut und produktiv.

Verteiltes Wissen – im Team teilen

Verteilte Softwareentwicklungsprojekte wie im Falle der Pact Communication Group profitieren in vielerlei Hinsicht von ETEO: „Der Nutzen einer realistischen Projekterfahrung lässt sich nur bedingt quantitativ messen, ist aber unbestreitbar eines der wichtigsten Kriterien“, sagt Günther Buchner von Pact. „Unsere Entwicklerteams können nun unkompliziert und ohne Medienbrüche direkt miteinander kommunizieren und kleinere Herausforderungen ganz nebenbei im Dialog meistern. Ein enormer Effizienz- und Zeitgewinn. Hinzu kommt eine deutliche Steigerung der Motivation durch ein echtes Teamgefühl.“ Da die Videoübertragung nicht von Dritten mitgeschnitten werden kann, bleibt die Atmosphäre dabei immer gelöst. Alleine schon dank des professionellen und kreativen Austauschs wurde das Projekt schnell und mit einem optimalen Ergebnis umgesetzt. Dazu kommen die Einsparungen von Reisekosten, über die sich ab einer Projektdauer von vier bis sechs Monaten auch die Anschaffungskosten für die Telepräsenzsysteme amortisieren. 

„Agil ist aber nicht nur Saxonias Projektmodell und ihr ETEO-System“, sagt Günther Buchner. „Im Verlauf des Projekts hat Saxonia die Funktionalität der eteoBoards unkompliziert weiter an unsere Bedürfnisse angepasst. So können mittlerweile Dateien an die Projektsprints angehängt werden, die für das tiefere Verständnis der Anforderungen oder für eine bessere Visualisierung notwendig sind. Auch wurden im Bereich der Bedienung weitere sinnvolle Erweiterungen vorgenommen. Somit ist es z.B. nun möglich durch einfaches Berühren Objekte über alle Boards hinweg zu fokussieren und bei Bedarf diese zu vergrößern. So sieht jeder Mitarbeiter, worum es gerade geht. Außerdem wurden noch ein Erstellungsdatum und eine Fristenerinnerung für die Sprints hinzugefügt. 

Das ETEO-Projekt hatte noch einen weiteren Nutzen, mit dem niemand zuvor gerechnet hatte: „Da der Projektraum auch kurzfristig für Meetings genutzt werden konnte und unsere Entwickler auch einen kurzen neugierigen Blick in ihre Arbeitswelt nicht verweigerten, sprach sich der Einsatz von ETEO in unserem Haus schnell herum. Immer mehr Mitarbeiter aus anderen Abteilungen kamen vorbei und waren von der realistischen Darstellung durch das Telepräsenzsystem sofort begeistert. ETEO ist damit auch so etwas wie ein Leuchtturmprojekt für unsere IT-Abteilung geworden, was das Verständnis für unsere Arbeit unternehmensweit verbessert hat“, freut sich Günther Buchner. 

Pact Communication Group: 
Unter dem Dach der Pact Holding AG vereint das Unternehmen mit der Pact Sales, Pact Marketing und der Pact Training drei eigenständige GmbHs. Die Agenturgruppe unterstützt ihre Kunden, darunter Sky, BMW Group, Osram und O2, bei Beratungs-, Qualifizierungs- und Kommunikationsaktivitäten und hat im Geschäftsjahr 2011/12 einen Umsatz von 37,5 Mio. Euro erwirtschaftet. Neben 160 fest angestellten Mitarbeitern greift Pact auf ein großes Netzwerk von projektbezogenen Mitarbeitern zurück, die Verbraucher vor Ort am Point-of-Sale bei einer Vielzahl von Marketing- und Verkaufsaktivitäten beraten. Um immer den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort zu haben, und dabei alle relevanten Prozesse rund um den Point-of-Sale im Blick zu behalten, verwendet die Pact AG eine eigenentwickelte Lösung für die Vertriebs- und Personalplanung. 

 

Aufmacherbild: Wooden cubes spelling agile Foto via Shutterstock / Urheberrecht: joreks

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