Digital Working Report 2016 ermittelt Stand der Digitalisierung von Arbeitsprozessen

Digital Working Report 2016 – viel verschenktes Digitalisierungspotenzial
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Der Digital Working Report 2016 kommt zu der Erkenntnis, dass Unternehmen die Möglichkeiten der Digitalisierung (noch) nicht optimal nutzen. Vor allem das Potenzial zu mehr Flexibilität durch Digitalisierung wird durch Arbeitgeber und Arbeitnehmer nur eingeschränkt ausgeschöpft.

Die Studie „Digital Working“, durchgeführt von Host Europe in Zusammenarbeit mit YouGov, präsentiert eine Momentaufnahme des Digitalisierungstandes deutscher Arbeitsplätze. In ihrem Rahmen wurden 1.000 Büroangestellte zu verschiedenen Aspekten ihres Arbeitsalltags befragt, darunter Themen wie die technische Ausstattung ihres Arbeitsplatzes, Digitalisierung von Bürotätigkeiten und Bereitschaft zum digitalen Arbeiten sowie Sicherheitsaspekte.

Darüber hinaus geben im umfangreichen Digital Working Report 2016 zur Studie Experten aus ihren unterschiedlichen, individuellen Perspektiven Anregungen und Einschätzungen zur Zukunft des Arbeitens. Trotz ihrer unterschiedlichen Visionen eint sie die Annahme, dass sich die Arbeitswelt entscheidend ändert und wir „neuen Fragen nicht mit alten Antworten begegnen“ können.

Digitalisierung: Zurückhaltung in der Annahme neuer Möglichkeiten

Die Ergebnisse der Studie zeigen, dass die Befragten noch lange nicht alle Möglichkeiten, die Digitalisierung bieten könne, ausschöpfen. So geben 45 Prozent der Befragten an, manche Tätigkeiten einfach nicht digital erledigen zu wollen. 28 Prozent ist es in der Zusammenarbeit mit Kunden nicht möglich und immerhin noch 16 Prozent verfügen nicht über die notwendige Ausstattung.

Kernaufgabe „Digital Convenience“

Hinderungsgründe für digitales Arbeiten.

Hinderungsgründe für digitales Arbeiten. Quelle: Digital Working Report 2016

Die Zurückhaltung zeige ganz deutlich, dass die Digitalisierung in Bezug auf die technischen Möglichkeiten faktisch zwar schon recht weit vorangeschritten ist, das Augenmerk nun aber stärker auf die Sozialisierung im Umgang mit digitalen Tools gelegt werden müsse. Es sei noch viel Aufklärungsarbeit zu leisten, um die Ablehnung neuer digitaler Arbeitsmethoden in Euphorie zu verwandeln. Hierfür sei auch eine Durchgängigkeit der Tool- und Dokumentationslandschaft extrem wichtig, wie Dr. Claus Boyens, Geschäftsführer von Host Europe,  betont. Auf Geschäftsführung und IT von Unternehmen käme als Kernaufgabe zu, eine „Digital Convenience“ zu schaffen – vielleicht sogar mit Hilfe von speziell dafür abgestellten „Digital Convenience Managern“. In jedem Fall müsse die Einführung neuer Tools und das Arbeiten mit ihnen gezielt begleitet und angeleitet werden, um ein reibungsloses digitales Zusammenspiel sämtlicher Teams und Mitarbeiter zu ermöglichen.

Mehr Digitalisierung = mehr Flexibilität?

Eine umfassende digitale Ausstattung und ein informierter, erfolgreicher Umgang mit den Tools könnten im weiteren Verlauf eine gesteigerte Flexibilität nach sich ziehen. Dass dies ein kultureller Wandel ist, der vielerorts noch ansteht, erwähnt der Digital Working Report 2016 mit Verweis auf das Ergebnis einer Studie der Hans Boeckler Stiftung: Laut ihr sind mehr als die Hälfte der Beschäftigten in Deutschland mit ihrer Wochenarbeitszeit unzufrieden. Während die Technologien für flexibleres Arbeiten durchaus schon existierten, brauche es vor allem noch eine Unternehmenskultur, die flexibles Arbeiten durch Annahme dieser Technologien fördert und fordert. Noch reagierten Unternehmen überraschend zögerlich auf den immer stärker werdenden Wunsch der Arbeitnehmer, ihre Arbeit zeit- und ortsflexibel zu gestalten. Ein Standardansatz scheint mit den vielen verschiedenen, individuellen Lebensentwürfen nicht mehr ohne Weiteres vereinbar zu sein.

Digitale Zusammenarbeit braucht bessere Tools!

Für eine effiziente Zusammenarbeit mit Kollegen und im Team müssten Abstimmungsprozesse und gemeinsames Arbeiten an Dokumenten vereinfacht werden. Die Digital Working Studie zeigt deutlich, dass kollaboratives Arbeiten oft noch sehr umständlich ist. Über 60 Prozent der Befragten gaben an, dass das gemeinsame Erstellen von Dokumenten im Team zu umständlich und zeitaufwendig sei. Mehr als die Hälfte würden ihre Arbeit häufiger mit den Kollegen teilen, wenn das Unternehmen effizientere Tools für die gemeinsame Arbeit an Dokumenten bereitstellen würde. Digitalisierung kann dabei helfen, Prozesse und Abstimmungen zu optimieren und auch zeit- und ortsübergreifend stattfinden zu lassen. Das steigere die Effizienz und nicht zuletzt auch die Flexibilität.

IT-Sicherheit im Büro und Homeoffice

IT-Sicherheit im Büro und Homeoffice. Quelle: Digital Working Report 2016

Digitalisierung und IT-Sicherheit

Der Digital Working Report 2016 belegt ferner, dass das Thema IT-Sicherheit sowohl im Büro aus auch Homeoffice nach wie vor noch vernachlässigt wird. Beispielsweise nutzen 25 Prozent der Befragten im Homeoffice keine Antivirussoftware, im Büro sind es noch 30 Prozent. Backups führen bisher nur je 56 Prozent durch. Leider räumt ein Großteil der Befragten auch Sicherheitsversäumnisse im Umgang mit mobilen Arbeitsgeräten ein: 77 Prozent erlauben auf ihren dienstlich genutzten mobilen Geräten die automatische Wiedereinwahl in öffentliche WLAN-Netze, 71 Prozent haben keine Antivirenprogramme für ihre dienstlich genutzten mobilen Geräte und 64 Prozent haben keinen Passwortschutz eingerichtet. Hier drängt der große Wunsch nach mehr Mobilität die Sicherheit von Daten und Dokumenten in den Hintergrund.

Verschenktes Potenzial

Insgesamt wird deutlich, dass die Möglichkeiten, die Digitalisierung für den Arbeitsbereich bieten kann, noch längst nicht ausgeschöpft werden. Hier wird viel Potenzial verschenkt – aus den verschiedensten Gründen wie sich herausstellt.

Die vielleicht überraschendste Erkenntnis der Studie: Vorbehalte gegenüber Digitalisierung sind keine Frage des Alters. Auch die jüngere, bereits digital aufgewachsene Generation ist Digitalisierung gegenüber nicht unbedingt aufgeschlossener eingestellt als ihre älteren Kollegen.

Die Ergebnisse des Digital Working Reports scheinen einen Kompromiss darzulegen: Wenn die Arbeitnehmer sich auf digitaleres Arbeiten einlassen, kann auch die Flexibilität gesteigert werden. Mehr Flexibilität wiederum macht den Arbeitnehmer glücklich und kann bessere Produktivität für das Unternehmen erzielen.

Durch Digitalisierung begegnen wir nicht etwa einer vermeintlichen Vereinfachung von Arbeitsweisen, sondern viel mehr einem gesellschaftlichen, kulturellen Wandel. Unternehmen müssten gemeinsam mit ihren Mitarbeitern die Rahmenbedingungen für eine Unternehmenskultur 4.0 gestalten, um produktiv und innovativ zu bleiben.

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