Stress reduzieren mit agilen Methoden

Mit 7 Tipps agil durch die Vorweihnachtszeit
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Meetings und Familientreffen, Vereinsweihnachtsfeiern und Projektdeadlines, Geschenke-Terror und Besinnlichkeit – der Dezember ist für viele Menschen nicht unbedingt der entspannteste Monat des Jahres. Um ein wenig Ruhe in den stressigen Alltag (auch über die Vorweihnachtszeit hinaus) zu bekommen, können Techniken aus der agilen Methodologie sehr hilfreich sein.

Klar umrissene Aufgaben, Sprints, Retrospektiven – das ist agiles Arbeiten. Dass diese Ansätze nicht nur zur Softwareentwicklung geeignet sind, weiß inzwischen wohl jeder. Auf den Alltag wenden sie aber die Wenigsten an. Schlussendlich könnte das jedoch durchaus sinnvoll sein. Immerhin steigt die Zahl der Burnouts auch in der IT-Welt seit Jahren stetig. Und wer weiß, wie er das verhindern kann, hat schon viel gewonnen.

Agilify your Life

Warum also nicht einmal eine Retrospektive in den Alltag einbauen? Oder die Woche unter ein Motto stellen, analog zur Aufgabensetzung eines Sprints? Nicht jeder agile Ansatz ist dazu geeignet, den Alltag zu erleichtern. Viele lohnen jedoch einen zweiten Blick.

1. Work in Progress limitieren

Es ist eine typische Kanban-Technik: Ein Whiteboard listet alle anstehenden und laufenden Arbeiten auf. So wird unter anderem ersichtlich, ob das Team sich in zu vielen parallelen laufenden Tätigkeiten verzettelt. Auch im Alltag kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Die Rechnungen müssen bezahlt werden, ein Zahnarzttermin wäre auch mal wieder fällig, der Dachboden müsste ja mal aufgeräumt werden und wann ist eigentlich Zeit dafür, die Winterreifen aufziehen zu lassen? Und die Weihnachtsgeschenke müssen ja auch gekauft werden!

Die zentrale Frage ist hier, ob alle Aufgaben gleich wichtig sind. Meistens ist das nicht der Fall, auch wenn jeder natürlich einen anderen Schwerpunkt setzen wird. Um eine Prioritätenliste zu erstellen, können Tools wie Microsofts OneNote oder die Projektmanagement-Lösung Trello verwendet werden. Schon das Aufschreiben aller anstehenden Aufgaben hilft nämlich häufig dabei, ein wenig Entspannung in den Alltag zu bekommen. Immerhin müssen so nicht mehr 20 und mehr wichtige Dinge mental jongliert werden.

Einmal aufgeschrieben geht es dann ans Sortieren. Ob es wirklich die drei Kategorien „anstehend“, „in Arbeit“ und „erledigt“ sein müssen, ist natürlich jedem selbst überlassen. Es sollte aber doch ersichtlich werden, was als nächstes anliegt. Davon werden dann drei Aufgaben pro Tag ausgewählt, um das typische Verzetteln zu limitieren – das Motto dabei lautet „was bereitet die größten Probleme, wenn es liegen bleibt?“. Das ist das Pflichtprogramm des Tages; alles andere ist die Kür. Klappt mehr, ist das super. Das muss aber nicht sein, die Erledigung der dringlichsten Angelegenheiten des Tages ist erst einmal genug und ein Grund dafür, sich selbst auch mal auf die Schulter zu klopfen.

2. Wochen- und Monatsstruktur

Sprints und Retrospektiven gehören zu so ziemlich jedem agilen Framework dazu. Das lässt sich ganz einfach auf den Alltag übertragen. Zu Beginn jeden Monats wird ein Thema für die nächsten vier Wochen festgelegt. Ein solches Monatsmotto könnte beispielsweise lauten, die angesammelte Post endlich abzuheften oder einen gesunden Schlafrhythmus einzuhalten. Oder wie wäre mit dem Monatsziel, die Weihnachtsgeschenke dieses Jahr aber wirklich nicht erst am 24.12. zu kaufen? Das ist der Sprint, um die agile Terminologie aufzugreifen.

Um dieses Ziel zu erreichen (und alle anderen anstehenden Aufgaben dabei nicht aus den Augen zu verlieren), wird jeden Sonntag oder Montag eine Vision für die anstehende Woche festgelegt. Was soll diese Woche klappen? Worauf wäre ich stolz, wenn ich es am Ende der Woche geschafft hätte? Auch hier können drei Ziele definiert werden, die allerdings eher auf einer übergeordneten Ebene liegen als auf Ebene der einzelnen Aufgaben. Der erste Zwischenschritt des Monatsthemas für den Dezember „Geschenke früher kaufen“ könnte beispielsweise lauten, eine Entscheidung zu treffen, was man denn wem schenken möchte.

Erfolge feiern

Dazu kommen nun die täglichen Aufgaben, die zur Eindämmung der gleichzeitig laufenden Projekte dienen. Klappt es damit an einem Tag nicht, soll das den nächsten Tag nicht beeinflussen – es werden neue Aufgaben festgelegt und jeder Erfolg zählt. Ob es am Dienstag nicht so gut lief, ist irrelevant für die Frage, ob der große Erfolg am Donnerstag ein Grund ist, stolz zu sein. Das ist er!

Am Freitag findet dann die Retrospektive der Woche statt. Was hat geklappt, was lief nicht so gut? Misserfolge sind dazu da, daraus zu lernen; Erfolge dürfen gefeiert werden. Anerkennung für eigene Leistungen im Alltag fehlt doch oft – hier ist sie ausdrücklich Teil des Konzepts! Wichtig ist außerdem die Frage, was zur nächsten Woche verbessert werden kann. Waren die Tagesaufgaben zu groß? War das Wochenthema zu eng oder zu weit formuliert? Jedes Problem ist eine Chance, es danach besser zu machen.

3. Tagesstruktur

Jeder hat Zeiten, zu denen er besonders gut arbeiten kann oder besonders kreativ ist. Jeder kennt Aufgaben, die leichter oder schwerer fallen. Und manches, das schiebt man ja doch immer wieder auf …

Diese Faktoren lassen sich nutzen. Im Rahmen der Retrospektive sollte hinterfragt werden, was Energie kostet und woher neue Energie gewonnen werden kann. Auch starke und schwache Zeiträume können hierbei eingegrenzt werden. Dieses Wissen kann dann genutzt werden, um den eigenen Tag zu strukturieren.

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Aufgaben, die eher schwer fallen, können an den Anfang des Tages gelegt werden. Das kostet zwar Überwindung, erzeugt aber auch direkt zu Beginn des Tages ein Hochgefühl, etwas ganz Großes geschafft zu haben. Das Gefühl hilft dabei, alle anderen Aufgaben ebenfalls zu bewältigen. Wer nicht gerne Shoppen geht, könnte das also direkt nach Feierabend erledigen. Erst einmal auf der Couch gelandet, sinkt die Wahrscheinlichkeit, wieder aufzustehen.

Timer & Powerbereiche

Konzentrationsintensive Aufgaben können außerdem nach der Pomodoro-Methode unterteilt werden: Die Frage ist nicht nur, wie lange eine Aufgabe dauert, sondern auch wie viel Konzentration darauf am Stück möglich ist. Die Buchhaltung kostet vielleicht so viel Energie, dass sie immer wieder aufgeschoben wird – also könnten gezielt nur 20 Minuten dafür angesetzt werden, sodass der Stress überschaubar bleibt. Eine Eieruhr wird nun auf das Ende dieser Zeitperiode gestellt und wenn sie klingelt, darf aufgehört werden. Egal, wie viel geschafft wurde. Also müssten beispielsweise nicht alle Geschenke auf einmal verpackt werden – statt eines großen Bergs an Geschenken werden nur zwei oder drei herausgegriffen und erledigt, der Rest folgt später.

Auch macht es Sinn, besonders schwere Aufgaben in den eigenen Powerbereich zu legen. Das kann am Vormittag, Abend oder sogar in der Nacht sein; jeder hat da andere Präferenzen. Wer weiß, womit er gut regenerieren kann, kann außerdem im Anschluss an eine anstrengende Tätigkeit etwas davon einplanen. Also könnte das Plätzchenbacken vielleicht so eingeplant werden, dass zuvor die Lichterkette auf dem chaotischen Dachboden gesucht werden muss. Wobei natürlich auch der Glühwein mit Freunden eine gute Belohnung wäre – aber eine, die sich nicht allzu gut für den Vormittag einplanen lässt.

4. Bottlenecks? Hotspots!

Im agilen Arbeiten fällt schnell auf, welche Aufgaben zu viel Zeit beanspruchen. Bleibt etwas zu lange unter „in Arbeit“ auf dem Kanban-Board stehen, wird überprüft, woran das liegt. Manche Aufgaben brauchen natürlich mehr Zeit als andere, an manchen Stellen besteht aber doch Optimierungsbedarf.

Genau so gibt es im Alltag Themen, die einfach mehr Energie benötigen. Ganz vermeiden lässt sich das nicht; Unangenehmes gehört zum Leben dazu. Trotzdem kann es sein, dass sich Hotspots identifizieren lassen, die einmal unter die Lupe genommen werden können. Stellt die Arbeit einen solchen Hotspot dar – also einen Punkt, an dem besonders viel Energie verbraucht wird – muss ein Ausgleich her. Work-Life-Balance ist nicht umsonst eines der großen Buzzwords unserer Zeit. Oder drückt der Schuh auf finanzieller Ebene?

Die Bereiche unseres Lebens sind miteinander verbunden und von einander abhängig. Beziehungsprobleme beeinflussten die Arbeitsleistung; Stress auf der Arbeit hat einen Einfluss auf unsere Motivation, zum Sport zu gehen. Auch das körperliche Wohlbefinden ist ein wichtiger Faktor für die mentale Leistungsfähigkeit. Hier sollte also ein Gleichgewicht angestrebt werden. Ansonsten kommt es zu Engpässen – ganz wie im agilen Arbeiten, bei dem ein Bottleneck die Geschwindigkeit des ganzen Teams senken kann. Im agilen Alltag kann ein solcher Hotspot dann zum Thema des nächsten monatlichen Sprints werden. Oft reichen ja kleine Anpassungen, um wieder fit zu werden, wie die Umsetzung des Vorhabens, sich wirklich einmal pro Woche mit Freunden zu treffen oder sich dieses Jahr wirklich Zeit dafür zu nehmen, entspannt über den Weihnachtsmarkt zu schlendern.

5. Die eigene Einstellung

Agile ist eine Einstellungssache. Iterationen, Standup Meetings und Retrospektiven funktionieren nicht, wenn die Mitarbeiter den Wasserfall bevorzugen und eigentlich nur nach Anweisungen arbeiten möchten, statt sich selbst zu organisieren. Genau so ist es im Privatleben. Wer ständig darüber nachdenkt, dass er etwas nicht kann, etwas doof ist, er zu viel Stress hat, wird von dieser Denkweise geprägt. Eine positive, lösungsorientierte Einstellung kann hier viel bewegen!

Dazu ist es sinnvoll, sich auf die eigenen Stärken zu besinnen. In der freitäglichen Retrospektive wird schnell klar werden, welche Stärken man im Alltag identifizieren kann. Natürlich weiß jeder, dass er vielleicht in der einen Programmiersprache gut ist, dafür aber kommunikativ eher Probleme hat – aber wie sieht das denn bei alltäglichen Aufgaben aus? Wer hier genau weiß, wo er Stärken und Schwächen hat, kann diese im Alltag einplanen und mehr Zeit für das verwenden, was leicht fällt und gut tut. Das können ja durchaus auch Aufgaben sein, die eher weniger beliebt sind. Es soll schließlich sogar Menschen geben, die es als entspannend empfinden, das Badezimmer zu putzen. Andere haben eher ein Händchen dafür, kaputte Lichterketten wieder zu reparieren.

6. Mitstreiter finden

Was aber, wenn die eigenen Schwächen schwer zu überwinden sind? Manche Menschen sind einfach nicht so gut darin, Pläne zu machen und umzusetzen. Sie sind dafür vielleicht spontaner und gut darin, flexibel auf Anforderungen zu reagieren. Ein wenig mehr Planungsfähigkeit wäre aber manchmal doch hilfreich … An dieser Stelle greifen wir zum Ansatz des Pair Programming. Zwei paar Augen sehen in der Softwareentwicklung mehr – und im Alltag können zwei gegensätzliche Menschen gut von einander lernen, wenn beide dazu bereit sind.

7. Privat-Pivot

Pivots sind im Lean Management Kursänderungen, bei denen hergebrachte Vorstellungen und Ziele über Bord geworfen werden, um Platz für neues, erfolgversprechenderes zu machen. Kann der Stress im Alltag also nicht reduziert werden, indem die Zahl der Aufgaben pro Tag limitiert wird und die eigenen Hot Spots identifiziert werden? Kann es helfen, einmal grundlegend zu hinterfragen, wie das eigene Leben aufgebaut ist. Bin ich im richtigen Job angekommen? Tun meine Beziehungen mir gut? Habe ich ein passendes Hobby? Die richtige Wohnung? An all diesen Stellen können Veränderungen erleichternd wirken, wenn sie zur richtigen Zeit geschehen. Wer Weihnachten mit der Familie als grundsätzlich nur furchtbar findet, könnte sich vornehmen, einmal doch in den Urlaub zu fahren, um dem Stress  zu entkommen.

Agile fürs Leben

Natürlich soll nun aber nicht jeder Stressfaktor sofort dazu führen, alles infrage zu stellen und über Bord zu werfen. Große Veränderungen sind anstrengend und sollten nicht unbedacht vorgenommen werden. Häufig reicht auch eine Feinabstimmung hinsichtlich der eigenen Hotspots; aber manchmal ist das einfach nicht genug. Dann braucht es eine große, umfassende Veränderung: Einen Pivot. Das erfordert sowohl im Geschäftsleben als auch im Privaten eine große Portion Mut und Kraft; auch muss mit Bedacht vorgegangen werden. Am Ende kann es sich aber lohnen.

Agile Arbeitstechniken lassen sich also gut in den Alltag integrieren. Auch ist es durchaus möglich, eine Art Kanban-Board in der eigenen Küche zu eröffnen oder sich alle zwei Wochen mit der ganzen Familie einmal zusammenzusetzen, um von Angesicht zu Angesicht alle anliegenden Themen zu besprechen. Immerhin steht der Mensch im agilen Arbeiten an erster Stelle – das sollte auf die Familie ja erst recht zutreffen.

Diese Tipps mögen nun trotzdem erst einmal aufwändig in der Umsetzung wirken; am Ende ist es jedoch wie im Beruf: Die Umstellung auf Agile kostet erst einmal Zeit und Energie, am Ende lohnt es sich aber. Und die Vorweihnachtszeit mit all ihrem Stress könnte ja nun doch genau das richtige Übungsfeld sein – denn gerade jetzt freut sich (fast) jeder darüber, am Ende etwas mehr Zeit übrig zu haben für Familie und Freunde. Dabei können agile Methoden helfen.

Aufmacherbild: Santagirl with clock five to twelfe – Santagirl via Shutterstock / Urheberrecht: Patrizia Tilly

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