Mit Work-in-Progress-Limits zu mehr Fokus im Team
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Vermutlich jeder kennt das Problem des Multitaskings: während man denkt, dass man besonders effizient arbeitet, schafft man in Realität meist weniger, als würde man konsequent und konzentriert an einem einzigen Projekt arbeiten. Doch während sogar Studien zeigen, dass Multitasking nicht zur Steigerung der Produktivität beiträgt, arbeiten trotzdem viele Teams an mehreren Projekten gleichzeitig.

Dabei ist aber gerade die Steigerung der Produktivität für viele agil arbeitende Unternehmen eines der wichtigsten Ziele. Gerry Claps zeigt, wie Teams sich mithilfe von Work-in-Progress-Limits besser fokussieren und so produktiver arbeiten können.

Work-in-Progress-Limits fördern Effektivität

Einer der Hauptgründe, warum Multitasking keine produktive Arbeitsweise ist, ist der sogenannte Zelgarnik-Effekt. Arbeitet man an mehreren Projekten gleichzeitig, kann man oft nicht aufhören, über die unbeendeten Aufgaben nachzudenken und vergisst dabei schnell, welche Aufgaben bereits erledigt wurden.

So wird der Fokus von bereits erfolgreich abgeschlossenen Dingen auf die unfertigen Aufgaben abgelenkt. Es entsteht eine Art „Abhängigkeitseffekt“, den sich zum Beispiel auch einige Video-Spiele – zum Beispiel Planspiele – zu Nutze machen, indem sie den User mit unbeendeten Aufgaben zurücklassen.

Wie aber kann die Effektivität bei Work-in-Progress-Projekten gesteigert werden?

Besonders wichtig ist es, einen Überblick über die anstehenden Aufgaben zu behalten. Genauso sollte man sich ein realistisches Limit setzen wie viele Dinge man gleichzeitig bearbeiten kann, ohne den Fokus zu verlieren. Für Projekt-Teams heißt das zum Beispiel, eine „Flow-Zone“ zu etablieren, bei der die Arbeitsmenge anhand der zur Verfügung stehenden Teammitglieder ausgerichtet wird. Tools wie Blossom können beispielsweise dabei helfen, Work-in-Progress-Limits zu setzen und sich auch visuell an diese erinnern zu lassen.

Zudem sollten die bereits erreichten Erfolge nicht aus den Augen verloren und entsprechend gefeiert werden. Eine visuelle Erinnerung an die vollendeten Projekte hilft dabei, sie im Kopf zu behalten und sich so für neue Aufgaben zu motivieren.

Es zeigt sich also, dass Fokus einmal mehr der ausschlaggebende Faktor für mehr Produktivität und eine höhere Qualität bei den Projektergebnissen ist. Nur an einigen wenigen, dafür aber klar umrissenen Aufgaben zu arbeiten und bereits erfolgreich abgeschlossene Aufgaben zu feiern, sind dabei zwei wichtige Faktoren, die für mehr Effektivität im Team sorgen können.

Aufmacherbild: stop barriers von Shutterstock / Urheberrecht: kostasgr

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