Ablenkungen, „störende“ Kollegen & Co.: so lässt sich für mehr Produktivität im Arbeitsalltag sorgen

Bitte nicht stören: Produktive Arbeitszeit richtig fördern und fordern
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Wer kennt das Gefühl nicht: der Tag hat einfach zu wenig Stunden, um all das zu schaffen, was man sich vielleicht vorgenommen hat. Denn während 24 Stunden pro Tag auf den ersten Blick nach viel klingt, wird schnell deutlich, dass man nur ein eingeschränktes Zeitbudget zur Verfügung hat – und gerade auf der Arbeit wird das oft genug vor allem durch die Kollegen und nicht durch sich selbst kontrolliert. Doch wie kann man seine produktive Zeit besser beschützen?

Das Problem ist nämlich meist altbekannt: man arbeitet an einem Projekt und soll dafür eine ungefähre Aufwandseinschätzung abgeben. Doch selbst wenn man diese großzügig bemisst, schaffen viele es nicht, sie auch einzuhalten. Gründe dafür gibt es verschiedene, doch Schuld daran sind fast immer die typischen Zeitfresser: Meetings, Ablenkungen und ein übersteigertes Selbstbewusstsein. Oft genug kommt es nämlich vor, dass gerade Entwickler sich mit ihrer Einschätzung der Komplexität eines Feature überschätzen und deutlich länger daran sitzen als ursprünglich angenommen.

Die Antwort auf die Frage, ob man pünktlich zur Deadline fertig wird, muss somit oft mit „Nein“ beantwortet werden. Dass das aber nicht so sein muss, beweist Xavier Morera und erklärt, warum es wichtig ist, dass man seine „produktive Zeit“ verteidigt – und wie man dabei am besten vorgeht.

Context-Switching: das K.O für die Produktivität

Vor allem Ablenkungen sind es, die die eigene Produktivität beeinträchtigen. Das können sowohl Telefonanrufe, Meetings oder Teamkollegen sind, die permanent Aufmerksamkeit von einem verlangen. Was dabei aber oft vergessen wird:

the human brain requires concentration and focus, especially for activities like coding or design.

Das sogenannte Context-Switching reißt einen jedoch immer wieder aus der vorliegenden Aufgabe und dem Workflow und es dauert oft einige Zeit, bis man sich wieder auf die anstehenden Prozesse konzentrieren kann. Allerdings kann man meist – insbesondere, wenn man in größeren Teams arbeitet – auch nicht einfach seine Kopfhörer aufsetzen und ein „Bitte nicht stören“-Schild sichtbar auf dem Tisch platzieren, denn in jedem Team gibt es Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Teammitgliedern, die sich nicht ignorieren lassen.

Dementsprechend kann man sich nicht einfach in seine Ecke zurückziehen und den Kollegen nicht für wichtige Rückfragen oder Hilfestellungen zur Verfügung stehen. Allerdings gibt es einige Tipps, mit denen sich die Ablenkungen reduzieren lassen.

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3 Tipps, mit denen sich Ablenkungen reduzieren lassen

Natürlich gibt es zahlreiche Tipps und Tricks, mit denen für mehr Produktivität am Arbeitsplatz gesorgt werden soll. Im Vordergrund stehen dabei zunächst einmal das Reduzieren von Ablenkungen und der Fokus auf die eigenen Arbeitsergebnisse. Um seine Deadlines einhalten zu können, ist natürlich ein möglichst störungsfreier Arbeitsprozess wünschenswert. Das ist aber meist leichter gesagt als getan.

Ablenkungen zu verringern, ist aber schon mal ein guter Ansatz für mehr Produktivität. So ist es ratsam, die Nutzung von Chats und Instant-Messaging-Diensten auf ein Minimum zu reduzieren. Chats lenken den User immer wieder ab und es fällt schwer, sich immer wieder neu auf eine Aufgabe zu konzentrieren .So ist es ratsam, den „Busy“-Status, den die meisten IM-Dienste von Haus aus mit sich bringen, zu nutzen und die eingegangenen Nachrichten in den Pausen zu checken und entsprechend auf sie zu reagieren.

Apropos Pausen. Diese sind wichtig, um den Fokus nicht zu verlieren. Je länger und intensiver man sich mit einer Aufgabe beschäftigt, desto weniger schnell fallen einem mögliche Fehler und Probleme ins Auge – und das sorgt meist für zusätzliche Frustration und verminderte Produktivität.

Auch E-Mails sind ein typischer Ablenkungsfaktor. Hier gilt das Prinzip:

Manage your email instead of letting it manage you.

Zwar ist es wichtig, zügig auf eingehende E-Mails zu den aktuellen Projekten zu antworten, allerdings sollte das Beantworten selbiger nicht den Großteil des Arbeitstages einnehmen. Gerade als Entwickler ist das Ziel, funktionierenden Code pünktlich und innerhalb des Budgets zu schreiben – und dafür benötigt man eben die eigene, produktive Arbeitszeit.

Und was ist mit den „störenden“ Kollegen?

Ebenfalls ein großer Ablenkungsfaktor, der sich auf die eigene Produktivität auswirkt, sind die Kollegen, die „nur mal kurz“ etwas besprechen wollen. Gerne bringen sie auch direkt ihren Laptop mit, um das Problem sofort an Ort und Stelle demonstrieren zu können, und oft hat man gar keine Chance, den Kollegen auf später zu vertrösten, während die eigene Arbeit liegen bleibt.

Natürlich ist es wichtig, um Hilfe zu bitten, wenn man sie benötigt, allerdings ist es deutlich respektvoller – und produktiver – den Kollegen dann anzusprechen, wenn sich die Situation gerade anbietet, zum Beispiel wenn dieser gerade ein Telefonat beendet hat. Genauso sollte kein Druck auf den anderen ausgeübt werden; eine „jetzt sofort“-Mentalität ist hier oft fehl am Platz. Stattdessen, so sagt Morera, gilt:

be respectful of other’s time and expect the same

Produktivitätskiller Meeting

Neben Ablenkungen durch E-Mails, Chats und Kollegen sind es oft Meetings, die für eine verminderte Produktivität sorgen. Denn wer kennt das Gefühl nicht, in einem Meeting zu sitzen, das in erster Linie Zeitverschwendung ist, weil man zu keinem gemeinsamen Ergebnis kommt? Oft genug verbringen Entwickler, die in vielen Punkten der Entwicklung eines Produkts involviert sind, überdurchschnittlich viel Zeit im Meetingraum, ohne ihrer Arbeit – nämlich der tatsächlichen Entwicklung – nachgehen zu können.

Dementsprechend ist es nicht nur wichtig, die Meetings möglichst kurz und produktiv zu gestalten, sondern sie auch zu Zeiten stattfinden zu lassen, in denen es für alle möglichst passt, ohne den Workflow zu beeinträchtigen. Hier bietet sich vor allem der frühe Morgen sowie kurz vor oder nach der Mittagspause an. Dazu sagt Morera:

minimize attending meetings to only when strictly required, by those that have something of value to add to the meeting, and at times that do not interrupt those who need uninterrupted time to concentrate and work.

Diese ungestörte Arbeitszeit, die sogenannten Core Working Hours, können deutlich zu mehr Produktivität beitragen. Sie bietet Entwicklern die Möglichkeit, ungestört an ihrem Projekt zu arbeiten, was vor allem zwei wichtige Vorteile mit sich bringt:

  • „Macher“ können sich auf das rechtzeitige Abliefern ihrer Arbeit konzentrieren
  • Andere Teammitglieder lernen, frühzeitig und vorausschauend zu planen und ihre Anliegen besser zu kommunizieren

Natürlich stellt sich so nicht über Nacht mehr Produktivität im Team ein. Allerdings sorgt ein solches System dafür, dass man seine eigene produktive Arbeitszeit voll ausnutzen kann und nicht ständig aus dem Workflow gerissen wird. Und das dürfte am Ende natürlich auch dem eigenen Projekt zu Gute kommen.

Aufmacherbild: Hand sign do not disturb put on the room doors von Shutterstock / Urheberrecht: Volkova Vera

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