Raus aus dem Meeting-Stress – mit 11 Tipps zum Erfolg
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Softwareentwickler möchten programmieren, nicht darüber sprechen. Meetings gehören allerdings zum Arbeitsalltag und sind gerade aus dem agilen Workflow nicht wegzudenken.

Dass sie notwendig sind, steht dabei grundlegend außer Frage – trotzdem werden sie oft als Belastung empfunden. Das liegt für Norbert Eder daran, dass viele völlig falsch an die Sache heran gehen. In seinem aktuellen Blogpost gibt er darum einige Ratschläge, wie es besser geht.

Typische Fehler in Meetings

Serienmeetings, zu kurzfristig angesetzte Termine, unklare Themen, mangelnde Vorbereitung – die Fehlerquellen sind für Eder ausgesprochen zahlreich und vielfältig. So ist es für ihn zwar besser, einen Termin rechtzeitig im Voraus anzusetzen, anstatt die Kollegen erst 30 Minuten vorher über das Meeting zu informieren – das allein reicht allerdings noch lange nicht aus, um die Besprechung zum Erfolg zu machen.

Meeting oder besser nicht?

Sein erster Tipp klingt allerdings ziemlich einfach. Ein Meeting kann nur dann gewinnbringend für alle Teilnehmenden sein, wenn es ein relevantes Thema hat. Bei Serienmeetings, die einfach immer wieder zu festen Terminen stattfinden, ist das aber oft nicht der Fall. Stattdessen finden sich spontan Themen über die ja mal gesprochen werden könnte und die Zeit wird ausgereizt. Ein Ergebnis gibt es am Ende nicht. Dass das nicht zufriedenstellend sein kann, ergibt sich eigentlich von selbst.

Vorbereitung ist alles

Besser ist es, wenn Meetings spezifisch zu bestimmten Themen angesetzt werden und den Teilnehmern die Möglichkeit gegeben wird, sich darauf vorzubereiten. Dazu ist es notwendig, sich im Voraus auf eine Agenda festzulegen und allen Eingeladenen die relevanten Unterlagen rechtzeitig zuzuschicken – das spart viel Zeit, weil nicht zu Beginn des Meetings das große Lesen anfängt. Eine gute Vorbereitung braucht aber Zeit; insofern sollten Termine nicht zu kurzfristig angesetzt werden. Wenn das alles gelingt und dazu noch ein klares Ziel definiert wird, an dem sich das Meeting orientiert, ist schon viel gewonnen.

Strukturiertes Arbeiten

Damit die Zielsetzung im Meeting aber nicht wieder untergeht, ist es wichtig, die Uhr im Blick zu haben. Nicht zu überziehen, fällt schwer. Dabei kann die Agenda aber helfen –  wer sich an sie hält, kommt auch leichter mit der eingeplanten Zeit zurecht. Diskussionen dürfen nicht ausufern, eine Fokussierung aufs Wesentliche hilft sehr dabei, am Ende wirklich ans Ziel zu kommen. Wenn neue Themen aufkommen, kann dafür immer noch ein eigener Termin festgesetzt werden.

Aber was hilft es, wenn das Meeting ein tolles Ergebnis hervor gebracht hat, von dem in zwei Wochen schon keiner mehr so genau weiß, was es war? Dafür braucht es ein Protokoll, das auch verteilt wird. Und wenn dann auch noch darauf geachtet wird, dass nur teilnimmt, wer auch etwas zum Thema zu sagen hat und alle versuchen, persönliches außen vor zu lassen … dann sind Meetings doch auf einmal gar nicht mehr so schlimm.

Aufmacherbild: Business meeting and brainstorming via Shutterstock.com / Urheberrecht: 0beron

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