So lassen sich Business-Prozesse optimieren

Zehn Projekt-Metriken für alle Fälle
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Jedem Unternehmen dürfte daran gelegen sein, seine Business-Prozesse so gut wie möglich zu optimieren – immerhin hängt davon der Erfolg der eigenen Projekte ab. Dabei ist es wenig ratsam, die Arbeitsweise von heute auf morgen komplett umzustellen; stattdessen sollte die Arbeit kontinuierlich analysiert und an den entsprechenden Stellen ein Fein-Tuning vorgenommen werden. 

Während es dabei natürlich vom individuellen Projekt abhängt, wo es zu Problemstellen kommen kann und wo Verbesserungsbedarf besteht, gibt es auch einige Projekt-Metriken, die bei fast jedem Projekt zur Verbesserung der Business-Prozesse dienen können. Dele Sikuade hat zehn davon zusammengefasst.

10 nützliche Projekt-Metriken

Durch eine andauernde Analyse der Projektarbeit lassen sich die Stellen, an denen Verbesserungen nötig sind, einfacher erkennen. Doch nur mit der Identifizierung solcher potenziellen Verbesserungsmöglichkeiten ist es nicht getan; sie müssen umgesetzt und anschließend das Eintreten (oder Nicht-Eintreten) des erwarteten Nutzens gemessen werden.

Wie aber lässt sich so ein Business-Prozess-Zyklus verbessern und welche Faktoren spielen dabei eine wichtige Rolle? Dele Sikuade beschreibt zehn Projekt-Metriken, die bei der Optimierung helfen können:

  1. Einsatz und Auslastung der Mitarbeiter Eigentlich sollte ein Blick in die Zeiterfassung Aufschluss darüber geben, ob – und wenn ja wo – bei anstehenden Projekten zu viele oder zu wenige Mitarbeiter für die Bearbeitung eingesetzt werden. Das Problem dabei ist allerdings folgendes: einerseits ist die selbstberichtete Zeiterfassung nicht immer eine zuverlässige Statistik, andererseits ordnen verschiedene Personen den Zeitaufwand unterschiedlich zu. Mithilfe von Zeiterfassungstabellen, die verschiedene Möglichkeiten anbieten, den Zeitaufwand zu notieren und die nicht nachträglich verändert werden können, lässt sich das Problem in den Griff bekommen.
  2. Projekt-Realisierung Nicht nur die Einsatzzeiten der Mitarbeiter sollten nachverfolgt werden, auch die Analyse der Projekt-Realisierung, also zum Beispiel die Erträge eines Projekts, bietet Möglichkeiten zur Verbesserung der Business-Prozesse. So stabilisiert sich oft die Mitarbeiterauslastung einige Zeit nach Einführung einer Zeiterfassung; wenn die Erträge aber gleichbleibend niedrig sind, kann hier angesetzt werden, Lösungen zu finden.
  3. Zuteilung der Ressourcen für einzelne Projekte Ein Unternehmen setzt sich aus einer Vielzahl von Mitarbeitern mit unterschiedlichen Fähigkeiten zusammen. Für jedes neue Projekt ist es daher wichtig, vorher zu analysieren, welche Rollen und Fähigkeiten für eine erfolgreiche Durchführung nötig sind und diese dann entsprechend zuzuteilen.
  4. Analyse potenzieller vs. aktueller Rechnungen Manchmal gibt es Unterschiede zwischen dem Preis, zu dem die Umsetzung eines Projekts an den Kunden verkauft werden soll, und dem, was der Kunde am Ende tatsächlich bezahlt hat. Es gilt also, herauszufinden, ob und wenn ja wo hierbei Geld zum Fenster rausgeworfen wird.
  5. Analyse verrechenbarer Zeit Für eine Optimierung des Business-Prozesses ist auch die Analyse verrechenbarer Zeit wichtig. Bei vielen Projekten kommt es vor, dass es eine Vielzahl verrechenbarer Stunden gibt, ohne, dass überhaupt eine Aufgabe ausgeführt wird, die sich berechnen ließe. Diese Zeit muss also herausgefiltert und besser genutzt werden.
  6. Analyse der Projekt-Rechnungen Nicht nur für die Ressourcen ist solch eine Analyse nützlich, auch für die Projekt-Rechnungen. Dabei geht es vor allem um Rechnung, die vor der Veröffentlichung des fertigen Projekts anfallen.
  7. Verpasste Meilensteine Eine besonders hilfreiche Metrik kann die Betrachtung verpasster Meilensteine sein. Dabei ist sowohl die Anzahl, als auch der Umfang, um den sie verpasst wurden von Interesse und liefert nützliche Informationen zur Verbesserung der Business-Prozesse.
  8. Aufwandsanteil von später hinzugefügten Features Idealerweise trifft bereit die erste Version des Projekts die Anforderungen des Kunden. Trotzdem sollte analysiert werden, wie viel Zeit insgesamt auf ein Projekt verwendet wurde und welchen Prozentanteil das spätere Hinzufügen von Features eingenommen hat.
  9. Prozentualer Zeitaufwand für Fehlerbehebung Für die Verbesserung der Business-Prozesse sind nicht nur das Nachverfolgen verschiedene Zeitformen, also zum Beispiel verrechenbarer vs. nicht-verrechenbarer Zeiten nötig, sondern auch verschiedene Aufgabentypen zur Fehlerbehebung. Dementsprechend sollte immer auch eine Analyse erfolgen, wie viel Zeit für welche Art Fehler und dessen Behebung benötigt wird.
  10. Zeitaufwand für direkten Kontakt mit dem Kunden Auch der Zeitaufwand für den direkten Kontakt mit dem Kunden sollte nachverfolgbar notiert werden. Das ist einerseits wichtig für das Unternehmen selbst, kann aber auch als Rechtfertigung für den Kunden dienen und zeigen, wo Probleme aufgetreten und wodurch mehr Kosten entstanden sind.

Es zeigt sich also, dass es einige Möglichkeiten gibt, bei denen die Optimierung von Business-Prozessen ansetzen kann. Besonders wichtig ist es dabei, im Auge zu behalten, ob Mitarbeiter ihren Fähigkeiten gemäß eingesetzt werden, um bestmögliche Ergebnisse zu erzielen, und wohin das Geld für das Projekt fließt. Mit diesen Tipps lassen sich leichter Schwachpunkte feststellen und beheben, damit das nächste Projekt umso erfolgreicher umgesetzt werden kann.

Aufmacherbild: black and white close view of watch mechanism von Shutterstock / Urheberrecht: ThomasLENNE

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