Business Mapping in SharePoint mit Mindjet Connect SP (Teil 3)
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Gedankenlandkarten sind zum Zeigen da
In einer Dokumentenbibliothek hochgeladene oder mit der Webanwendung erstellte und in der Dokumentenbibliothek abgelegte MindManager-Business-Map-Dateien (*.mmap)

Gedankenlandkarten sind zum Zeigen da

In einer Dokumentenbibliothek hochgeladene oder mit der Webanwendung erstellte und in der Dokumentenbibliothek abgelegte MindManager-Business-Map-Dateien (*.mmap) lassen sich neben der Bearbeitungsfunktion über das Kontextmenü im Browser anzeigen. Ein Klick auf den entsprechenden Dateieintrag der Bibliothek reicht aus, und die Map wird in der Webanwendung samt Ribbon angezeigt. Sie kann allerdings nicht bearbeitet werden. Ein Label mit der Beschriftung „Schreibgeschützt“ weist darauf hin. Das rührt daher, dass nicht für jeden SharePoint-Benutzer Lizenzen zur Bearbeitung oder Neuanlage von Business Maps vorhanden sein müssen, diese aber solche Maps betrachten können. Benutzern ohne Lizenz zum Mappen stehen jedoch die Ansichtfunktionen zum Begutachten der Inhalte sowie die Druck- und Suchfunktion zur Verfügung. Und verfügt der gerade aktive Benutzer doch über die entsprechende Lizenz, kann er aus der schreibgeschützten Ansicht in den Bearbeitungsmodus wechseln.

Eine andere Möglichkeit, Maps im SharePoint zur Ansicht zu stellen, sind die Map Web Parts, die wie jedes andere Web Part über den Web-Part-Katalog in einen Web-Part-Bereich einer Seite eingefügt werden. Allerdings gibt es keinen Explorer für die Verknüpfung zu einer mmap-Datei. Hier muss in der Dokumentenbibliothek die Verknüpfung beziehungsweise der Link zur Datei kopiert werden, um diesen später in den Web-Part-Einstellungen in der Rubrik EIGENSCHAFTEN von Mindjet Viewer in das Textfeld MIND MAP-URL einzufügen. Ist das geschehen, wird die Map mit allen Hauptzweigen im Web Part angezeigt. Diese Visualisierungsform bietet in ihrer Statusleiste Funktionen zum Zoomen, Einpassen, Zentrieren, Fokussieren, Drucken und Durchsuchen einer Map. Innerhalb der Ansicht können Subzweige ein- und ausgeblendet sowie eine Pan-Funktion angewendet werden.

Automatische Lizenzierung

Ohne die Eingabe eines Lizenzschlüssels läuft Connect SP als 30-Tage-Testversion. Mit dem Lizenzschlüssel eines entsprechenden Abo-Lizenzvertrages sind die Anzahl der Benutzerlizenzen sowie das Ablaufdatum des Vertrags verknüpft. Angaben dazu und deren Verwaltung sind in der SharePoint-Zentraladministration über die Seite MINDJET CONNECT SP-ADMINISTRATION zugänglich. Für zusätzliche Benutzerlizenzen oder Laufzeitverlängerungen werden von Mindjet neue Lizenzschlüssel ausgegeben. „Wer zuerst kommt, mahlt zuerst“ – Das könnte das Motto der Benutzerlizenzierung von Connect sein. Denn ab dem Augenblick, wenn ein SharePoint-Benutzer aus Mindjet Connect SP heraus eine Business Map in eine SharePoint-Dokumentenbibliothek speichert, wird dieser als lizenzierter Nutzer gezählt. SharePoint-User, die Maps nur anzeigen oder bearbeiten, ohne Änderungen in die Bibliothek zu speichern, werden nicht als Lizenznutzer in die Verwaltung eingetragen. Ab der ersten Rückspeicherung bleibt ein Nutzer automatisch 90 Tage lang lizenzierter Mapper. Danach wird dieser Status für den Betreffenden automatisch annulliert. Insofern sollte ein Administrator direkt nach der Implementierung der Solution in SharePoint nur Leserechte für solche Nutzer einrichten, die nicht an der Erstellung von Business Maps beteiligt sein sollen.

Client vs. Desktop vs. Connect SP

Wie bereits erwähnt, bietet MindManager 2012 in der Desktop-/Clientfassung einen üppigen Funktionshaushalt, der es unter anderem ermöglicht, Map-Inhalte mit Drittanwendungen, wie Office und speziell Project auszutauschen, entweder nur exportierend oder auch im- und exportierend. Ebenso sind einige neue Schnittstellen zu SharePoint-Inhalten enthalten. Maps, die mit der Desktop-/Clientfassung erstellt wurden, lassen sich selbstverständlich in eine Dokumentenbibliothek hochladen und dort beispielsweise versionieren und/oder mit Workflows versehen. Um Maps aus Connect sauber clientseitig verarbeiten zu können, sollten sich Client und Server in derselben Domäne befinden. Auf dem Clientsystem muss die SharePoint-OpenDocument-Versionskontrolle zum Ein- und Auschecken vorhanden sein. Mit einem installierten Office 2007 oder 2010 ist das in der Regel gegeben. Damit steht, ganz so wie mit Office-Dokumenten üblich, neben den Funktionen IM BROWSER ANZEIGEN und IM BROWSER BEARBEITEN der Funktion IN MINDMANAGER BEARBEITEN nichts mehr im Wege. In der aktuellen Fassung der Desktopversion gibt es Visualisierungen, wie zum Beispiel die Analyseansicht für SWOT oder eine Gantt-Ansicht, die es (noch) nicht in die SharePoint-Online-Fassung geschafft haben. Auch lokale Datei-Hyperlinks, Datenbankverknüpfungen oder Verlinkungen von Maps untereinander werden nicht so ins SharePoint-Web transportiert, wie deren Benutzer es wahrscheinlich erwarten würden. Das sollte jedoch für diese erste Fassung von Connect leicht zu verkraften sein. Die Option, Business Maps im Team weltweit bearbeiten zu können, wiegt fehlende Ansichten und Funktionen auf. MindManager war von jeher als Desktoplösung ein Business-Mapping-Werkzeug für die von Tony Buzan ins Leben gerufene Methode und ist aufgrund von Benutzeranforderungen funktional erweitert worden. Das, was im SharePoint heute mit Connect SP zur Verfügung steht, reicht zur Umsetzung von digitalen Business Maps im Sinne der Methode aber aus.

Auf dem richtigen Weg

Mit Connect SP ist Mindjet eine hochgradig nützliche SharePoint-Integration des digitalen Business Mappings mit entsprechender Usability gelungen. Es ist zu beachten, dass es sich dabei um die erste echte SharePoint-Integration handelt, die grundsätzlich ohne das Desktopprodukt auskommt. Connect SP hat für künftige Entwicklungen noch ordentlich Potenzial nach oben, was die Anbindung von SharePoint-Inhalten und Verwaltungsmöglichkeiten anbetrifft. Mit MindManager 2012 können beispielsweise Site-Strukturen sowie Bibliotheks- und Listeninhalte in Business Maps eingelesen oder über einen integrierten Browser erstellt werden. Die Webanwendung ermöglicht bislang lediglich die gefilterte und ungefilterte Integration von Aufgaben in Maps. Das ist jedoch bereits neben der Zusammenarbeitsmöglichkeit an Business Maps eine praktische Eigenschaft.

Dirk Grasekamp ist freier Entwickler, selbstständiger IT-Berater und Buchautor. Er programmiert in enger Kooperation mit der MindBusiness GmbH in Alzenau unter anderem Lösungen für das Projektmanagement im SharePoint-Umfeld und gehört dem Team der MindBusiness-SharePoint-Berater an (http://sharepoint-berater.de).
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