So kann die End-User-Adoption gefördert werden

Office 365: Strategien für den Wechsel in die Cloud
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Dieser Artikel wirft einen Blick auf verschiedene Strategien, die Unternehmen beim Wechsel in die Cloud beachten müssen. Im Speziellen soll aufgezeigt werden, wie die so genannte End-User-Adoption für neue Cloud-Technologien in Office 365 gefördert werden kann.

Alle reden heute von der Cloud. Trotz hoher finanzieller Vorteile, die Cloud-Technologien mit sich bringen, tun sich jedoch noch viele Unternehmen schwer damit, auf Cloud-Technologien zu setzen. Das Hauptproblem ist heutzutage für viele noch immer die Datensicherheit. Die fehlende Transparenz der Cloud-Anbieter bezüglich Datensicherheit und aktuelle Ereignisse in den USA in Zusammenhang mit Datenspionage lassen viele Unternehmen zögern. Nichtsdestotrotz ist der Trend, in die Cloud zu gehen, nicht zu bremsen.

In der einer von Technologie dominierten Welt wird die wichtigste Entität innerhalb des „Spiels“ zumeist vergessen, und zwar der Mensch hinter der Maschine. Wie können Menschen mit den heute ständig wachsenden Anforderungen im Beruf und im Privatleben und finanzieller Instabilität überhaupt noch richtig funktionieren? Eine Studie von Gallup fand heraus, dass 70 Prozent der Arbeiter in den Vereinigten Staaten während der Arbeit nicht engagiert oder sogar aktiv unbeschäftigt, d. h. nicht produktiv und befriedigend arbeitend, sind. Was heißt das nun konkret?

Wenn wir die User Experience heutiger Enterprise-Anwendungen betrachten, müssen wir uns zugestehen, dass noch immer ein großes Problem besteht. Viele Enterprise-Anwendungen sind in Bezug auf User Experience in den Neunzigerjahren stehengeblieben. Unternehmensanwendungen sind dazu entwickelt worden, Geschäftsprozesse abzubilden und deren Informationen zu verwalten. Das Problem ist jedoch, dass der Faktor Mensch beim Design dieser Anwendungen völlig in Vergessenheit geraten ist. Was dazu führt, dass die Anwendungen mit geringem Engagement und so wenig wie möglich genutzt werden. Um diesem Problem entgegenzuwirken, müssen wir aufhören, wie Maschinen zu denken, und für Maschinen zu entwickeln. Wir sollten den Paradigmenwechsel von prozessorientiertem Design zu menschenorientiertem Design zulassen.

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Christian Nagel (CN innovation)

Teil 1: Die Kultur für erfolgreiche User-Adoption schaffen

Schauen wir uns nun im Detail an, wie man eine solche menschenorientierte Umgebung schaffen könnte.

Es ist in Ordnung, Fehler zu machen: Um End-Usern die Angst vor Fehlern zu nehmen, sollte man eine Umgebung schaffen, in der es völlig in Ordnung ist, Fehler zu machen. Wir Menschen lernen am besten und schnellsten aus unseren Fehlern. Sind Fehler nicht erlaubt, werden die wenigsten wirklich dazu motiviert sein, über den Tellerrand hinauszusehen und den eigenen Kopf einzuschalten. Die Regel hierzu wäre: Fehler oft machen, Fehler rasch beheben, häufig Feedback erhalten, vorwärts schauen, Ziel erreichen.

Vergabe von Unabhängigkeit: Bis zu einem gewissen Grad sind Regeln bzw. „Spielregeln“ wichtig. Jedoch sollte der End-User bzw. „Spieler“ innerhalb des Spiels die volle Unabhängigkeit besitzen, wenn es darum geht, wie, wann und wo die Arbeit getan werden muss. Gibt man dem Mitarbeiter die Freiheit, die Arbeit so zu verrichten, wie es für den Menschen am passendsten ist, löst das Verantwortungsgefühl beim End-User aus. Der User „besitzt“ nun diese Aufgabe oder das Projekt, was wiederum die Motivation und das Engagement steigert, beides erfolgreich abzuschließen. Zudem ist es kein Geheimnis, dass die Präsenzzeit im Büro niemals der Produktivitätszeit entspricht. Volle Autonomie passt nicht für jeden Typ von Mitarbeiter. Es gibt Mitarbeiter, die am produktivsten in vollständig kontrollierten Arbeitsumgebungen sind.

Vergabe von Feedback: Nichts ist demotivierender, als „in der Luft zu hängen“. Man hat herausgefunden, dass es für Menschen viel schlimmer ist, kein Feedback zu erhalten, als negatives Feedback. Wenn man weiß, was man falsch gemacht hat, kann man auch etwas dagegen unternehmen. In unseren heutigen Evaluationssystemen innerhalb eines Unternehmens oder auch in der Schule werden wir ein bis zweimal im Jahr evaluiert und erhalten Feedback zu unseren Leistungen. Wie können wir mit dieser langen Feedbackschleife unsere tägliche Arbeit verbessern oder anpassen? Dieses System birgt hohe Risiken für den Mitarbeiter und unterstützt so eine Kultur von Bestrafung nach fehlerhaftem Verhalten, anstatt von Belohnung für vorbildliches Verhalten.

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Man sollte den Fokus auf die Stärken der Mitarbeiter lenken und diese belohnen und fördern, so gut es geht. Auf diese Wiese wiederum kann die Angst vor dem Versagen genommen werden.

Den Fokus auf Positivität setzen: Eine proaktive und positive Arbeitsumgebung zu erschaffen, ist nicht einfach. Man sollte versuchen, Spaß und Kreativität in den Arbeitsalltag zu bringen. Werden Lernerfahrungen oder Arbeiten mit positiven (und negativen) Emotionen verknüpft, werden entsprechende Erfahrungen im Gehirn verankert. Wenn keine Emotionen ausgelöst werden, dann ist die Arbeit so wie auch die Lernerfahrung gegenstandslos und wird schnell wieder vergessen.

Belohnen statt Bestrafen: Man hat bewiesen, dass Menschen in Aussicht auf eine Belohnung besser mitarbeiten als bei der Aussicht auf eine Bestrafung. In Schweden hat man ein Experiment hierzu durchgeführt. Man hat Autofahrer darüber informiert, dass jeder, der innerhalb der Geschwindigkeitsgrenze fährt, Aussicht darauf hat, das Geld zu gewinnen, das von Verkehrssündern gesammelt wurde. Dieses einfache aber interessante Experiment hat dazu geführt, dass die Geschwindigkeitsübertretungen um 30 Prozent gesenkt wurden.

Sei transparent: Spiele mit offenen Karten: Es ist wichtig, einzelnen Mitarbeitern und Teams klar zu machen, wie wichtig ihre Teilnahme am Projekt oder dem Unternehmen ist. Mitarbeiter müssen sich geschätzt fühlen. Daher ist es empfehlenswert, Mitarbeiter an der Geschäftsstrategie teilhaben zu und lassen und zum Ideenaustausch anzuregen. Wenn Mitarbeiter an das Vorhaben des Unternehmens glauben und einen aktiven Beitrag dazu leisten, können Wunder geschehen.

All die genannten Punkte sind einleuchtend und treffen wohl auf so manche Unternehmensphilosophie zu. Wie können solche Strategien nun in der Praxis umgesetzt werden?

Im nächsten Teil schauen wir uns verschiedene User-Adoption-Strategien für Office-365-Technologien an.

Teil 2: Adoption-Strategien für Office-365-Technologien

Was braucht es für eine erfolgreiche User-Adoptions-Strategie? User-Adoptions-Initiativen schlagen häufig fehl, da kein ausreichender Fokus auf User Adoption bei Office-365-Projekten gelegt wird. Man kann dies so vergleichen: Würden Sie ein neues Auto ohne Fahrprüfung oder Fahrkenntnisse fahren? Bei Office-365-Projekten sind die Auswirkungen sicherlich nicht so fatal, allerdings können sie sich fatal auf das Geschäftsbudget auswirken. In der Regel werden 80 bis 90 Prozent des Budgets in die Entwicklung investiert. In einem optimalen Office-365-Projekt sollten jedoch 40 bis 50 Prozent des Budgets für die End-User-Adoption und Kommunikation aufgewendet werden. Vielfach werden zusätzliche kundenspezifische Entwicklungen eingekauft, die gar nicht nötig sind. Nur selten werden User bei Office-365-Projekten mit einbezogen, und es werden kaum Feedbackkanäle von End-Usern zum Intranetteam zur Verfügung gestellt. Warum ist das so? Das Intranet ist dazu da, die Arbeit der Mitarbeiter zu beschleunigen und zu vereinfachen. Nur die Mitarbeiter wissen wirklich, was sie in der täglichen Arbeit benötigen. Hier sollte der Fokus ebenso auf den Menschen und nicht die Maschine gesetzt werden.

Einige Strategien zur End-User-Adoption

  1. Kenne die Vision und identifiziere Geschäftsszenarien.
  2. Hier geht es darum, die Geschäftsziele zu kennen, sowie die dazugehörigen Aufgaben und Herausforderungen, die zur Erreichung der Ziele gemeistert werden müssen.
  3. Priorisiere Lösungen und erstelle einen Adoption-Plan.
  4. Erstelle eine Lösung, die von Benutzern „geliebt“ wird und die Benutzern hilft, Geschäftsziele zu erreichen und Arbeiten einfacher und schneller auszuführen.
  5. Budget für den Adoption-Plan und dessen Ausführung bereitstellen.
  6. Entwickle eine Strategie, um User-Adoption anzutreiben. Die Strategie soll Kommunikation, Bereitschaft und Communityelemente beinhalten.
  7. Messe und teile den Erfolg.

Es ist wichtig, Erfolgsgeschichten zu teilen und weitere Entwicklungen darauf aufzubauen.

Wie und wo sollte man nun mit der End-User-Adoption beginnen? Schauen wir uns ein paar Szenarien an, die sich großer Beliebtheit bei End-Usern erfreuen. Natürlich sollte man den Fokus auf diese Szenarien setzen, wenn man Office 365 im Unternehmen einführt.

Beliebte Office-365-Anwendungsszenarien

Standortunabhängiges Arbeiten: Office 365 macht es möglich, von überall und auf welchem Gerät auch immer, mit einer konsistenten User Experience zu arbeiten. Es ist einfach, auf Unternehmensdaten zuzugreifen, sie zu verarbeiten und wieder zu teilen.

E-Mails und Kalenderinformationen unterwegs: Koordination von Meetings, Zugriffe auf sämtliche Kontaktinformationen des Unternehmens, Einsehen von Aufgaben und intelligentes Management von E-Mails macht die tägliche Arbeit effizienter und einfacher.

Speichern, Synchronisieren und Teilen von Dokumenten: Dokumente werden zentral gespeichert und geräte- und standortunabhängig zugänglich gemacht. Somit sind alle Teammitglieder jederzeit auf dem aktuellen Stand.

Effektive Meetings: Webbasierte Office-Anwendungen und Skype for Business vereinfachen es, gemeinsame Besprechungen durchzuführen. Sei es in einem Meetingraum vor Ort oder in einem virtuellen Team mit Teilnehmern aus der ganzen Welt.

Als Netzwerk arbeiten: Office 365 unterstützt darin, Menschen mit Menschen und deren Inhalten zu verbinden. Das macht es einfacher, wichtige und relevante Dokumente und deren Autoren zu finden und mit ihnen in Kontakt zu treten, genau zu dem Zeitpunkt, an dem es nötig ist.

Wir haben nun ein paar Strategien und Szenarien für Office 365 kennengelernt. Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass viele Unternehmen den Fehler machen, Ressourcen an die falschen Aktivitäten zu verschwenden, wenn es um die Adoption von Office-365-Technologien geht. Auch wird das Rad immer und immer wieder neu erfunden. Im Internet gibt es sehr viel Material zu Office-365-Anwendungszenarien und frei verfügbare Lernmaterialien, beispielsweise hier.

Die Investition in die End-User-Adoption lohnt sich auf vielen Ebenen. Mitarbeiter fühlen sich verstanden und einbezogen in die Kommunikationsstrategie des Unternehmens. End-User fühlen sich sicherer im Umgang mit der Arbeitsinfrastruktur und können so effizienter arbeiten. Die Investition in die Office-365-Infrastruktur erbringt einen spürbaren Return on Investment (ROI).

Investition in die End-User-Adoption ist eine Investition in den Mitarbeiter und dessen Wohlbefinden. Genau solche Investitionen sind Gold wert und sollten im Interesse eines jeden modernen Unternehmens stehen.

Aufmacherbild: Scenic orange sunset sky background via Shutterstock / Urheberrecht: Vira Mylyan-Monastyrska

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