Kolumne: Karrieretipps

Das Dilemma mit dem wachsenden Kostendruck in IT-Projekten
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Softwarelösungen müssen heute immer größeren Anforderungen gerecht werden; gleichzeitig schrumpfen aber die IT-Budgets. Gerade in großen, komplexen IT-Umgebungen müssen auch Standardsoftwareprodukte individuell angepasst werden. Das kostet Manpower und diese kostet Geld. Trotz des steigenden Entwicklungsaufwands nimmt der Kostendruck zu. Das führt vor allem auch zu einer höheren Frustration bei Projektleitern und Entwicklern. Lassen sich mit minimalem Aufwand überhaupt maximale Lösungen realisieren?

BWLer lernen im 1. Semester das Min/Max-Prinzip kennen. Aha, da hätten wir ja die Schuldigen schon gefunden. Die betriebswirtschaftlich ausgebildeten Sales-Kollegen, die immer aufwändigere IT-Projekte verkaufen, die dann von den unterbesetzten Entwicklerteams realisiert werden sollen. Aber da hat dann irgendjemand nicht richtig aufgepasst. Das Min/Max-Prinzip, so lernen es die BWLer im Studium, kann nicht funktionieren. Es verstößt gegen das Ökonomieprinzip. Und eigentlich leuchtet es ja auch jedem ein, dass mit minimalem Aufwand ein maximales Ergebnis nicht zu erzielen ist. Im Gegenteil. Wer auf „Geiz ist geil“ setzt, spart an der Qualität. Letztlich muss eine Größe immer klar definiert sein, entweder der Input oder der Output. Und das gilt auch für IT-Projekte. Leider geht aber häufig bereits die Aufwandsabschätzung an der Realität vorbei, sodass der geplante Input (in Form von Manpower) und das vom Kunden erwartete Ergebnis nicht zusammenpassen. Um sich preislich vom Wettbewerb abzuheben, kalkulieren Vertriebler regelmäßig dieses Dilemma durchaus mit ein. Sie versprechen dem Kunden oft mehr, als sich im preislichen Rahmen realisieren lässt. Schließlich gibt es immer einen Plan B: Teile der Entwicklung können in Low-Cost-Länder verlagert werden oder Überstunden der Entwickler werden in Kauf genommen, aber nicht in Rechnung gestellt. Diese Rechnung geht letztlich nicht wirklich auf. Denn auch für die Abstimmung mit Offshore-Entwicklungsteams bedarf es eines erfahrenen Experten, der die Schnittstellen koordiniert und die Einhaltung der Spezifikationen und Systemanforderungen systematisch überwacht. Fehlt es hier an Know-how und Management, leiden darunter nicht nur die Entwickler, sondern vor allem auch die Qualität.

Engerer Austausch der Verantwortlichen

Ob in externen Beratungsprojekten oder internen IT-Projekten, Projektleiter und Entwickler erleben den steigenden Kostendruck tagtäglich. Budgetengpässe auf der einen Seite, steigende Komplexität und Anforderungen an die IT auf der anderen Seite. Für Weiterbildung bleibt zu wenig Zeit, Überstunden häufen sich und veraltete Technik wird aus Kostengründen länger genutzt als geplant oder mit neuen Technologien zusammengebastelt anstatt komplett auf neue Systeme umzustellen. Veraltete Systeme verursachen wiederum zusätzliche Kosten, aber Innovation in großem Umfang kann sich nicht jedes Unternehmen leisten. Um im Markt mithalten zu können, werden daher oft zunächst nur strategisch wichtige Unternehmensbereiche mit neuen Technologien ausgestattet. Dass diese Lösung suboptimal ist, merkt man schnell, aber auch dann versucht man zunächst mithilfe eines IT-Experten zu retten, was noch zu retten ist. Für die User ist das genauso frustrierend wie für den „Feuerwehrmann“ (Entwickler).

Es würde daher helfen, wenn sich IT und Businessentscheider enger austauschen und die Budgets gemeinsam planen würden, um IT-Investitionen sinnvoller einzusetzen. Die IT muss vor allem wissen, was das Business braucht und das gesamte Unternehmen im Blick haben. Durch ein effektives mehrjährig aufgebautes Projekt-Portfolio-Management, das von der Geschäftsführung und der IT gemanagt wird, lassen sich IT-Ausgaben besser steuern und vor allem realistisch planen.

Das geschieht zwar verstärkt, aber dennoch setzt sich die Businessseite meist stärker durch und der Kostendruck bleibt. Die Ziele sind hochgesteckt und gleichzeitig werden die Budgets gekürzt. Dazu kommt häufig noch die Vorgabe, dass alle Ausgaben trotz vorangegangener Budgetplanung nochmals von verschiedenen Instanzen geprüft und genehmigt werden müssen. Dies kostet erneut Zeit und erzeugt bei allen Beteiligten Frustration. Gleichzeitig geht die Agilität verloren, die für den Projekterfolg doch als notwendig definiert wurde. Die Mitarbeiter haben nicht selten den Eindruck, dass das Vertrauen in ihre Kompetenz durch immer mehr Kontrollen ersetzt wird.

Was heißt das nun für den Entwickler?

Am Anfang steht die Erkenntnis, dass Technologie und IT-Services aus der betriebswirtschaftlichen Perspektive Kostenfaktoren sind und dass Kosten realistisch geplant und möglichst gering gehalten werden müssen. Betriebswirtschaftliches Denken geht mit der Entwicklung moderner Software demnach einher. ITler sollten letztlich auch dazu übergehen, ihre Leistung, ihre Kompetenz und ihren Mehrwert sichtbarer zu machen und ebenfalls in nachvollziehbaren Einheiten „zu verkaufen“. Sie müssen Outsourcing-Lösungen offen gegenüberstehen und selbst konstruktive Vorschläge unterbreiten, welche Services sich auslagern lassen, damit man sich auf Innovationen und spezifische Lösungen konzentrieren kann. Zudem können Teile des IT-Budgets auch auf den System-Owner bzw. die Fachabteilung verlagert werden, die dann selbst entscheidet, wann ein Update oder eine ganz neue Lösung fällig ist.

OK. Das leuchtet alles ein. Bleibt aber noch die Frage, was man gegen Frust tun kann, den der Kostendruck bei den Entwicklern auslöst. Vor allem bei denen, die letztlich doch Opfer des Min/Max-Prinzips geworden sind. Die immer mehr Überstunden leisten und am Ende mit der Qualität des Produkts dennoch nicht zufrieden sind. Die sich für innovative Technologien in ihrem Unternehmen einsetzen, aber immer wieder ausgebremst werden.

Hier gilt es sich eine persönliche Checkliste zu erstellen, um zu erfahren, wo man steht und was die Alternativen sind.

Frustfalle Kostendruck: die Checkliste

Wenn Sie mehr grüne Aussagen als rote mit Ja beantworten können, ist eigentlich alles ok. Das Unternehmen geht strategisch vor und setzt auf Wachstum und Wettbewerbsfähigkeit. Denken Sie etwas betriebswirtschaftlicher und beachten Sie, dass Ihr Arbeitgeber daran interessiert ist, Sie als Experten einzusetzen, aber Ihre persönlichen Bedürfnisse nicht berücksichtigen kann.

Wenn Sie mehr rote Aussagen mit Ja beantwortet haben, sollten Sie einen Jobwechsel in Betracht ziehen und dabei genau prüfen, in welchem Unternehmen Sie einerseits Ihre Kompetenz besser einbringen können, aber auch am Wachstum der Firma teilhaben bzw. profitieren können.

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