Kolumne: SharePoint ganz praktisch

Projekt Cortex – Wissensmanagement optimieren
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Im letzten Jahr wurde auf der Microsoft-Konferenz Ignite ein neues Projekt mit dem Namen Cortex vorgestellt. Cortex soll das gesamte Wissensmanagement innerhalb eines Unternehmens optimieren. Dazu wertet es KI-basiert Informationen aus Geschäftsprozessen und -inhalten aus. Cortex ist auch für SharePoint-Entwickler relevant, da es in SharePoint integriert werden soll. Aktuell steht Cortex nur als Vorschau zur Verfügung, die finale Version soll im ersten Halbjahr 2020 veröffentlicht werden.

Mit Projekt Cortex, das auch als Knowledge Network bezeichnet wird, will Microsoft die vorhandenen Informationen innerhalb eines Unternehmens noch besser bündeln und Mitarbeitern einfacher zugänglich machen. Laut Microsoft ist Cortex der erste neue Dienst innerhalb von Office 365 seit der Veröffentlichung von Microsoft Teams. Cortex soll Informationen über verschiedene Analysen auswerten, die auf künstlicher Intelligenz (KI) basieren. Das Cortex-Projektteam hat mit Microsoft Research in Cambridge zusammengearbeitet und nutzte die dort entwickelte Data-Mining-Technologie. Nach dem Zusammentragen werden die aufbereiteten Informationen dem Endnutzer über verschiedene SharePoint-Erweiterungen wie die sogenannten Topic Cards und Topic Pages zur Verfügung gestellt. Wie auch die ursprüngliche Office-365-Anwendung Delve (Codename „Oslo“) verwendet Cortex für die Informationssammlung den Microsoft Graph. Aus Microsoft Graph werden wichtige Informationen bezüglich der Nutzerinteraktion und des auszuwertenden Inhalts gewonnen. Projekt Cortex kann allerdings nicht mit Delve verglichen werden: Delve war kaum mehr als eine Bündelung verschiedener Inhalte zu einem verbesserten personalisierten Portal. Mit Cortex hingegen kehrt SharePoint wieder zu seinen ursprünglichen Wurzeln zurück. Bereits früher einmal sollte ein Projekt namens „Tahoe“ mehr Struktur in Office-Dokumente bringen.

Arbeitsweise: der Cortex-Prozess

Projekt Cortex verwendet unterschiedliche Office-Anwendungen und schafft ein neues Nutzererlebnis. Für Datenverarbeitung und Darstellung wird auf die etablierte SharePoint-Inhaltsverwaltung gesetzt. Cortex setzt zum Beispiel dort an, wo neue Inhalte in das System geladen werden. Schaut man sich dazu den üblichen SharePoint-Prozess an, wie eine Datei hochgeladen wird, zeigt sich ein Problem: Die Datei wird zwar innerhalb von SharePoint in einer Dokumentenbibliothek bereitgestellt, oft sind aber durch den Nutzer keine weiteren Metadaten zu der Datei hinterlegt. SharePoint kann zwar bei der Suche die Datei extrahieren und die Inhalte indizieren, das ist aber in der Regel nicht so effizient, wie es konkrete zusätzliche Metadaten wären. Auch spezielle Inhaltstypen (Content Types) können dieses Problem nicht immer lösen. An dieser Stelle wird nun Cortex aktiv. Abbildung 1 veranschaulicht den Cortex-Prozess [1].

Abb. 1: Cortex-Prozess (Quelle: Microsoft)

Abb. 1: Cortex-Prozess (Quelle: Microsoft)

Wie hier erkennbar ist, werden Inhalte einer KI-basierten Auswertung unterzogen, somit können zum Beispiel hochgeladene Dokumente direkt einem vorhandenen Projekt zugeordnet werden. Ebenfalls können Metainformationen mittels der KI-Auswertung extrahiert werden, Inhalte müssen dazu nicht neu hochgeladen werden. Cortex sammelt alle zugänglichen Informationen und analysiert sie. Die Daten müssen dazu nicht zwingend in SharePoint oder im Intranet liegen. Cortex besitzt verschiedene Konnektoren und ist in der Lage, auch Third-Party-Datenspeicher (Repositories) auszulesen. Aktuell existieren solche Konnektoren für MediaWiki, Salesforce, SQL Server, Azure Data Lake (Gen. 2), Windows File Share und ServiceNow-Lösungen. Darüber hinaus können eigene Konnektoren über das Ingestion API implementiert werden. Die so strukturierten und aufbereiteten Inhalte werden verschiedenen geschäftlichen Kategorien wie Projekten, Produkten, Prozessen und Kunden zugeordnet. Das System erlernt dann im Lauf der Zeit die verschiedenen Inhaltstypen und kann die Informationen zunehmend besser kategorisieren. Während der gesamten Auswertung werden die entsprechenden Benutzerberechtigungen berücksichtigt, sodass nur solche Informationen zu dem jeweiligen späteren Endnutzer gelangen, für die er auch Zugriffsrechte besitzt.

BASTA! 2020

Entity Framework Core 5.0: Das ist neu

mit Dr. Holger Schwichtenberg (www.IT-Visions.de/5Minds IT-Solutions)

Memory Ownership in C# und Rust

mit Rainer Stropek (timecockpit.com)

Softwarearchitektur nach COVID-19

mit Oliver Sturm (DevExpress)

Delphi Code Camp

Delphi Language Up-To-Date

mit Bernd Ua (Probucon)

TMS WEB Core training

mit Bruno Fierens (tmssoftware.com bvba)

Auswertung von Inhalten

Um Inhalte auswerten zu können, verwendet Cortex unter anderen die Cognitive Services von Microsoft. Diese Services beinhalten verschiedene Möglichkeiten, um Inhalte zu erfassen und auszuwerten. Zum Beispiel sind sie in der Lage, aus Bildern Informationen auszulesen, Texte können aus gescannten Dokumenten wiederhergestellt werden. Darüber hinaus können die Services in die Lage versetzt werden, Formulare einzulesen, um die eingetragenen Informationen zu extrahieren. Ebenso kann ein Maschinentraining erfolgen, um die KI-Algorithmen an eigene Bedürfnisse anzupassen. Die Services helfen somit Cortex, die verfügbaren Inhalte sinnvoll zu verarbeiten. Microsoft weist allerdings auch darauf hin, dass maschinengeneriertes „Wissen“ allein für erfolgreiches Wissensmanagement nicht ausreichend ist. Vielmehr entscheidet die Kombination aus maschinengenerierten Ergebnissen in Kombination mit nutzerbasierten Ergänzungen über den Erfolg des Wissensmanagements. Nach Abschluss des im Hintergrund ausgeführten maschinellen Auswertungs- und Analyseprozesses müssen die strukturierten Daten dem Endnutzer nun wieder zugänglich gemacht werden. Hier kommen nun unterschiedliche Office-Anwendungen und SharePoint zum Einsatz.

Topics

Nachdem Cortex die Informationen fortlaufend verarbeitet und im Hintergrund strukturiert hat, muss natürlich auch der Endanwender die Informationen nutzen können. Im Kontext von Cortex werden die Informationen zu Topics zusammengefasst. Für die Bereitstellung der Daten kommt im ersten Schritt eine spezielle SharePoint-Site mit neuen Webparts zum Einsatz. Weiterhin generiert Cortex sogenannte Topic Cards, die zum Beispiel wesentliche Informationen zu einem Projekt, einer Person, einem Produkt anzeigen. Vergleichbar sind diese Oberflächen mit den bereits bekannten Personenkarten, die jeweils Informationen zu einem Benutzer als Pop-up-Karte anzeigen. Die neuen Topic Cards kommen in verschiedenen Office-Produkten wie Outlook, Microsoft Teams und Office selbst zum Einsatz. Technisch gesehen generiert Cortex im Hintergrund die Informationen für die Topic Cards und nutzt dabei den bekannten verwalteten Metadatendienst (Managed Metadata Service: kurz MMS) von SharePoint. Diesen erweitert es um zusätzliche Tagging-Möglichkeiten. Ebenso werden Enterprise-Inhaltstypen durch MMS unterstützt. Durch das Zusammenspiel des verwalteten Metadatendiensts und KI entstehen am Ende neue sogenannte Knowledge Entities. Diese stellen eine neue Objektklasse im Kontext des Microsoft Graph dar. Durch die Verbindung der erstellten Knowledge Entities mit Benutzern entsteht schlussendlich ein Knowlegde Network. Abbildung 2 zeigt eine Topic Card im Einsatz.

Abb. 2: Beispiel einer Topic Card

Abb. 2: Beispiel einer Topic Card

Bei diesem Beispiel wird auf einer SharePoint-Seite der Begriff Core im Kontext des Unternehmens erkannt. Innerhalb der Topic Card werden dann alle vorliegenden Informationen dazu angezeigt. Topic Cards erscheinen automatisch in Outlook, Word, SharePoint, Microsoft Teams und auch in den Suchresultaten. Da gutes Wissensmanagement immer auch auf die interaktive Mitarbeit der Anwender angewiesen ist, können Topics auch manuell direkt innerhalb der Topic Card hinzugefügt werden.

Topic Page

Neben den zuvor erläuterten Topic Cards existieren auch Topic Pages. Wie der Name schon vermuten lässt, handelt es sich hierbei um Seiten zu einem bestimmten Thema. Die Topic Cards stellen einen ersten Einstiegspunkt dar und können nicht alle Informationen ausführlich darstellen. Cortex wie auch die Topic Cards erstellen diese Seiten automatisch. Die erstellten Topic Pages sollten dann im weiteren Verlauf durch die Endanwender manuell um zusätzliche Informationen ergänzt werden. Cortex selbst hält die Seiten aktuell, indem sie automatisch um neue Informationen erweitert werden, sobald welche vorliegen. Gebündelt werden die einzelnen Topic Pages in einem sogenannten Knowledge Center. Dieses bietet eine personalisierte Ansicht auf relevante Informationen für den jeweiligen Benutzer und die jeweilige Benutzerin. Auch die Anlage neuer Knowlegde Center für bestimmte Themen oder Szenarien (wie zum Beispiel für Produkte und Kunden) wird unterstützt. Alle gesammelten und ausgewerteten Informationen stehen in SharePoint-Bibliotheken und in einem neuen Bereich, dem sogenannten Content Center, bereit zur weiteren Verarbeitung und Auswertung. Das Content Center erlaubt die Ausführung von Berichten und die Analyse von Inhalten. Ebenso können KI-Modelle für die Inhaltsverarbeitung angelegt werden.

Zusammenfassung

Projekt Cortex knüpft an eine ursprüngliche Zielsetzung von SharePoint an: Informationen zu verwalten, bereitzustellen und Anwender zum geeigneten Zeitpunkt mit hilfreichen Informationen zu unterstützen. Unternehmen haben oft Probleme mit der effektiven Verwaltung von Informationen, oder es gehen Informationen aufgrund von Personalfluktuationen verloren. Projekt Cortex kann zwar nicht alle Probleme lösen, die in Bezug auf ein gutes Wissensmanagement auftreten. Es nimmt aber die zusätzliche Arbeit ab, die anfällt, wenn Inhalte klassifiziert und strukturiert werden. Somit wird dem Endanwender die Arbeit erleichtert, da ein gewisser Informationsrahmen schon vorgeben ist. Im optimalen Fall muss er dann nur noch ergänzt werden. Ein gutes Wissensmanagement ist aber immer auf die Mitwirkung der Anwender angewiesen. Ohne Mitwirkung kann kein gutes Wissensmanagement erfolgen. Aktuell steht Cortex nur als Vorschau zur Verfügung. Nach aktuellem Stand soll das Projekt im ersten Halbjahr 2020 veröffentlicht werden. Für SharePoint-Entwicklerinnen und -Entwickler steht dann ein neuer Dienst zur Verfügung, der an verschiedenen Stellen noch weiter an eigene Bedürfnisse angepasst werden kann.

 

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