Kolumne: Stropek as a Service

Die Rating- und Billing-Falle: Komplizierte Verrechnungsmodelle als Killer für SaaS-Projekte
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Rating und Billing werden in SaaS-Projekten häufig unterschätzt. Diese Lektion habe auch ich in unserem ersten eigenen SaaS-Projekt schmerzhaft lernen müssen. Seit damals diskutiere ich dieses Thema regelmäßig mit Kunden im Rahmen der Geschäftsmodellentwicklung für SaaS-Lösungen.

Was ist bei SaaS anders?

Dass die Verrechnung bei SaaS anders läuft als bei Lizenzvertrieb liegt auf der Hand. Kunden erhalten nicht am Beginn eine große Lizenzrechnung. Stattdessen schickt man als SaaS-Anbieter meist monatlich Rechnungen mit vergleichsweise niedrigen Beträgen aus. Die Höhe der Rechnung richtet sich fast immer nach dem Umfang der Nutzung des SaaS-Dienstes durch den jeweiligen Kunden. Viele Teams ignorieren bei der ersten Projektplanung das Thema Rechnungslegung und meinen, dass es am Ende mit ein paar Tagen Aufwand für die Integration eines bestehenden Kreditkartendienstes getan ist. Weit gefehlt.

Kreative Geschäftsmodelle als Aufwandstreiber

Als „Rating“ bezeichnet man den regelmäßig durchzuführenden Prozess, Daten oder Transaktionen in einer SaaS-Lösung zu bewerten und dadurch die Kosten für den Kunden zu ermitteln. Die Komplexität des Ratings wird durch das gewählte Geschäftsmodell bestimmt – und genau hier liegt das Problem. Nach meiner Erfahrung sind die für Vertrieb verantwortlichen Personen recht kreativ was Preismodelle und Sonderkonditionen betrifft, um für alle möglichen Situationen gerüstet zu sein. Man will es jedem Kunden recht machen. Hier einige Beispiele:

  • Mengenstaffelung: Je mehr verwendet wird, desto niedriger der Preis pro Einheit.
  • Verschiedene Preismodelle, bei denen die Kosten unterschiedlich ermittelt werden (z. B. Anzahl Benutzer, Anzahl Transaktionen, Menge der gespeicherten Daten).
  • Rabattcodes wie zum Beispiel ein Preisnachlass oder die kostenlose Nutzung für einen gewissen Zeitraum bzw. ein gewisses Kontingent.
  • Gutschriften im Rahmen von Netzwerk-Marketing.
  • Preise, die abhängig sind von Bindungsfristen oder Mindestabnahmemengen.
  • Zeitlich befristete Sonderangebote.
  • Möglichkeit für Kunden, zu gewissen Stichtagen zwischen Preismodellen zu wechseln.

Man sieht, dass solche Anforderungen den Nebenschauplatz Verrechnung rasch zu einem ausgewachsenen Projekt werden lassen, der in manchen Projekten, die ich begleiten durfte, die Komplexität dem eigentlichen Kernprodukt um nichts nachstand. Der gut gemeinte Wunsch nach flexiblen Modellen, die sich an die Anforderungen und an das Nutzungsverhalten der Kunden anpassen, führt also indirekt zu höheren Kosten und damit höheren Preisen.

Mein Tipp: Preismodell einfach halten und dadurch Kosten reduzieren.

Realtime Rating: Nur für Profis

Manche SaaS-Lösungen möchten was Preismodelle betrifft besonders hoch hinaus. Sie verzichten auf Pauschalen und Flat Fees und stellen dem Benutzer möglichst genau in Rechnung, was er tatsächlich nutzt. In solchen Szenarien taucht über kurz oder lang immer die Frage nach Kostenkontrolle auf. Wie kann der Benutzer im Lauf des Monats ermitteln, wie hoch die schon angefallenen Kosten sind? Wie kann man dem Benutzer das Setzen von Kostenobergrenzen ermöglichen?

Um auf Fragen wie diese eine Antwort zu haben, reicht es nicht mehr, Rating im Batch am Monatsende durchzuführen. Die Nutzung muss zeitnah in Kosten umgerechnet werden, eine echte Herausforderung für das Rating-System. Nach meiner Erfahrung sollten Teams, die neu in SaaS einsteigen, die Finger von solchen Funktionen lassen und erst bei einem entsprechenden Reifegrad und einer größeren Kundenanzahl über sie nachdenken.

Einflussfaktor Prepaid/Postpaid

Die Frage, ob Kunden vorab (Prepaid) oder im Nachhinein (Postpaid) zahlen, beeinflusst in manchen Projekten die Forderung nach Realtime Rating ebenfalls. Durch die Nutzung verursacht jeder Kunde Kosten, die sich beim SaaS-Anbieter auf der Cloud-Rechnung bemerkbar machen. Eine solche Situation ist kombiniert mit einem Postpaid-Modell natürlich ein Risiko für den SaaS-Anbieter. Was, wenn der Kunde am Ende des Monats nicht zahlt oder zahlen kann? Auf den Cloud-Kosten bleibt man sitzen, auch wenn der Zahlung von Kundenseite fehlt.

Auf Management-Ebene wird darauf häufig mit der Forderung nach weichen („Fair Use Policies“) oder harten Kostenlimits für Kunden reagiert. Klingt einfach, ist in der Umsetzung jedoch alles andere als simpel. Hier exemplarische Alternativlösungen für Teams, die in SaaS gerade erst erste Schritte wagen:

  • Einfach zu ermittelnde Nutzungslimits (z. B. maximale Benutzeranzahl, maximale Transaktionsanzahl) gegenüber komplex zu überwachenden Kostenlimits bevorzugen.
  • Throttling, also das Limitieren der Leistung pro Zeiteinheit auf Basis einfach zu ermittelnder Kennzahlen (z. B. Anzahl Transaktionen pro Zeiteinheit) limitieren.
  • Verwenden fertiger Cloud-Tools für das Limitieren der Tenant-bezogenen Nutzung.

Ein Beispiel für den letzten Punkt ist API Management in Microsoft Azure. Es erlaubt neben sicherheitsbezogenen Funktionen das Definieren von Limits wie Anzahl Aufrufe pro Zeiteinheit für RESTful Web APIs.

Abb. 1: Definition einer Policy für eine RESTful Web API in Azure API Management

Abb. 1: Definition einer Policy für eine RESTful Web API in Azure API Management

Billing – klingt einfach, ist es aber nicht

Eine Rechnung zu generieren kann doch nicht so schwierig sein, oder? Auf diese Annahme folgte schon in vielen SaaS-Projekten das böse Erwachen. Das „perfekte“ Billing zu entwickeln und von den Geschäftsprozessen her umzusetzen, ist ein Monsterprojekt. Hier einige Beispiele für Kosten- und Aufwandstreiber:

  • Berücksichtigung aller formalen Regeln für Rechnungen, die in den verschiedenen Zielländern gelten.
  • Richtiges Berechnen und Ausweisen von regionsspezifischen Steuern.
  • Falls notwendig, digitales Signieren von Rechnungen.
  • Berücksichtigung von Währungen und Wechselkursen.
  • Physischer Rechnungsdruck oder digitale Archivierung der Rechnungen.
  • Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen (z. B. CRM für Kundenstammdaten, Buchhaltung, Dokumentenmanagement).
  • Internationalisierung und Lokalisierung von Texten, Beträgen, Datumswerten etc.

Speziell große Unternehmen, die neu in SaaS einsteigen, haben oft Schwierigkeiten mit vielen Ausgangsrechnungen mit jeweils kleinen Beträgen. Diese sind aber typisch für SaaS. Ich habe in der Praxis schon interne Kostensätze von über100 Euro pro Ausgangsrechnung genannt bekommen. In einem solchen Umfeld SaaS-Billing einzuführen, wo monatlich tausende Rechnungen mit ein- oder zweistelligen Eurobeträgen verschickt werden, ist eine organisatorische Herausforderung.

Die internen Kosten pro Rechnung sind aber kein Problem, das nur in Großfirmen existiert. Startups vergeben die Buchhaltung oft an externe Dienstleister. Häufig werden dabei Kosten vereinbart, die von der Anzahl an Belegen abhängen. Viele, monatliche Rechnungen treiben die Rechnung vom Steuerberater schnell in unerwartete Höhen.

Make or Buy?

Da der SaaS-Markt in den letzten Jahren rasant gewachsen ist, sind viele Anbieter entstanden, die die Themen Rating und Billing als fertige SaaS-Produkte anbieten. Ich empfehle daher jedem neuen SaaS-Projekt, kritisch zu hinterfragen, ob eine Eigenentwicklung überhaupt Sinn macht. Eine Internetrecherche mit Schlagworten wie „Rating Billing SaaS“ liefert eine Fülle an möglichen Services. Die Hoffnung, dass man dadurch ein „Sorglospaket“ für Rating und Billing erhält, muss ich aber enttäuschen. Die Toolauswahl, das Konfigurieren der Dienste, das Sammeln von Basisdaten für Rating, die Schnittstellen- und Prozessautomatisierung etc. nehmen auf jeden Fall Zeit in Anspruch.

Fazit: Keep it Simple!

Nach meiner Ansicht ist am Anfang eines SaaS-Projekts Mut zur Lücke gefragt. Wenige und einfache Preismodelle, manuelle Behandlung von Ausnahmen, Konzentration auf die wichtigsten Zielmärkte bei der Rechnungsgestaltung, Verwendung fertiger Cloud-Dienste für Tenant-Isolierung und Throttling – durch solche Maßnahmen hält man den Aufwand für Rating und Billing in Grenzen und kann sich auf sein Kerngeschäft fokussieren. Wächst das Geschäft erwartungsgemäß, kann man immer noch Zeit, Geld und Aufmerksamkeit in die Verrechnung investieren.
 

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In der Kolumne greift Rainer Stropek spannende Aspekte wie die Finanzierung, den Customer Lifetime Value, aber auch wichtige Themen wie Billing, Kundenbindung durch Qualität oder APIs auf – alles aus der Sicht eines Unternehmers, der seit 20 Jahren in der IT-Branche tätig ist und seit fünf Jahren intensive Erfahrungen mit SaaS gesammelt hat.

 

 

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