Prozesstipp: Design Sprints

Energieschub für müde Entwickler: Wie fünf Tage alles verändern können
Keine Kommentare

Wenn Teams lange für dasselbe Produkt unterwegs sind, lässt die Energie nach. Die neuen Features im Backlog sind nicht mehr wirklich originell. Produktmanagement und Marketing wissen auch nicht mehr, was nach so langer Zeit jetzt Trumpf sein soll. Was alle jetzt brauchen, sind Schwung, Fokus, Selbstvertrauen und Entschlossenheit, wie in einem risikoreichen Start-up am ersten Tag. Hat Google da nicht etwas Neues für? Na klar: Design Sprints!

Ein Design Sprint ist ein fünftägiger Prozess, um Teams zu helfen, sich auf ein großes Ziel zu konzentrieren. Von der Idee über Prototypen bis zum Test mit echten Menschen wird dabei durchgeführt – alles innerhalb einer Woche, doch ohne jegliche Überstunden. Das ist wie ein schnelles Vorspulen in der Zeit: So kann man sehen, wie das Endergebnis aussehen könnte und wie Kunden darauf reagieren werden, obwohl das Produkt oder Feature noch gar nicht existiert.

Der Prozess entstand bei Google Ventures (GV), die in Start-ups investieren und dafür sorgen will, dass diese trotz des hohen Risikos möglichst erfolgreich werden. Jake Knapp, John Zeratsky und Braden Kowitz vom GV Design Team haben den Prozess in ihrem 2016 erschienenen Buch „Sprint“ genau beschrieben [1].

Wozu Design Sprints?

Die bittere Erfahrung mit Start-ups zeigt, dass es sich nicht lohnt, vermeintlich großartige Features zu entwickeln, solange man nicht weiß, wie Kunden und Benutzer darauf reagieren werden. Unternehmen, die Produkte entwickeln, können viel Geld sparen, indem sie erst dann die Entwicklung starten, wenn Prototypen eine Klarheit gebracht haben, die sich durch Tests belegen lässt. Dafür sind Design Sprints gedacht.

Teams, deren Energie nachgelassen hat, können aus einem Design Sprint neue Kraft schöpfen, weil am Ende der einen Woche völlig klar ist, wie die Lösung aussehen kann – oder eben nicht – und wie potenzielle User damit umgehen würden. Dieses Wissen und Erleben gibt allen Beteiligten Schwung, Fokus, Selbstvertrauen und Entschlossenheit.

Doch beginnen wir ganz am Anfang. Wie funktioniert so ein Design Sprint eigentlich?

Vor dem Start

Am Anfang sollte eine große Herausforderung stehen. Es lohnt sich nicht, mit zu kleinen Problemen in einen Design Sprint zu gehen. Das wäre mit Kanonen auf Spatzen geschossen. Nutzen Sie Sprints, wenn viel auf dem Spiel steht. Etwa wenn Sie sich fragen, ob Sie ein neues Produkt entwickeln, ein neues Marktsegment besetzen oder die Ausrichtung Ihrer Firma ändern sollten. Nutzen Sie Sprints, wenn Sie nicht genug Zeit haben und Ihr Produkt möglichst bald online haben wollen. Oder gehen Sie in einen Sprint, wenn Ihre Firma sich ganz einfach festgefahren hat.

Nehmen Sie unbedingt von Anfang an einen Entscheider dazu. Während des Sprints wird viel diskutiert, und klare Entscheidungen müssen getroffen und von ganz oben unterstützt werden. Nichts ist schlimmer als ein Team, das allein durch diese Erfahrung geht und mit einem eindeutigen Beschluss herauskommt, den das Management anschließend erst einmal zerlegt. Wenn der Entscheider keine Zeit hat, soll er jemanden bevollmächtigen, der dem Sprint beisitzt.

Die optimale Größe für ein Sprint-Team sind sieben Leute oder weniger. Rekrutieren Sie Teilnehmer mit unterschiedlichen Skills: Dazu können Entscheider, Leute vom Marketing und aus dem Finanzsektor des Unternehmens gehören. Auch Kundenkenner (z. B. aus Sales und Support), Technik- und Logistikexperten wie CTO und Entwickler oder Designexperten sowie Mitarbeiter aus dem Design- oder Produktmanagement eignen sich dafür. Stellen Sie sicher, dass Vertreter aller Bereiche dabei sind, die auf das Produkt Einfluss nehmen wollen. Fragen Sie sich auch: Mit wem werden wir danach Ärger bekommen, falls er nicht dabei ist? Das kann ebenfalls bei der Auswahl helfen. Am Ende kann es sein, dass Sie mehr als sieben Leute haben. Wählen Sie trotzdem nur sieben aus und nehmen Sie die anderen als Extraexperten für den ersten Tag dazu. So können diese Experten dem Sprint-Team ihr Know-how mitgeben und dann wieder verschwinden, um das Sprint-Team klein und arbeitsfähig zu halten. Nehmen Sie außerdem einen Moderator dazu. Er wird die Zeit managen, das Gespräch voranbringen und sich um den Sprint-Prozess kümmern. Suchen Sie jemanden, dem es Freude macht, Meetings zu leiten und spontane Diskussionen auszulösen.

Ganz wichtig: Blocken Sie eine ganze Woche in allen Kalendern der Beteiligten. Jeden Tag von 10 bis 17 Uhr, Freitag etwas früher. Es wird Pausen geben, in denen die Leute telefonieren und lose Fäden aufnehmen können. Doch im Grunde gilt: keine Ablenkung, hundert Prozent Konzentration. Laptops, Smartphones oder Tablets sind verboten. Wenn jemand eins braucht, muss er den Raum verlassen oder auf eine Pause warten. Buchen Sie einen Raum mit mindestens zwei Whiteboards, den das Sprint-Team die gesamte Woche über belegen kann, ohne wegen eines anderen Ereignisses auf- oder wegräumen zu müssen. Reservieren Sie noch zwei weitere Räume für die Interviews am Freitag. Im einen Zimmer sitzen Kunde und Interviewer und führen das Gespräch, im anderen Zimmer sitzen die Teammitglieder und schauen oder hören per Video/Audio zu.

Ein Design Sprint dauert eine Woche. An jedem Tag passiert etwas ganz Bestimmtes (Tabelle 1).

Tabelle 1: Was an jedem Sprint-Tag passiert

Tabelle 1: Was an jedem Sprint-Tag passiert

Montag: Ziele formulieren

Der Montag ist für die Einführung, die Festlegung des Ziels und die Formulierung der Fragestellung, die zu klären ist, gedacht. Zeichnen Sie zudem eine Landkarte, die das Problem, das im Sprint gelöst werden soll, einfach und für alle transparent darstellt. Es geht um exakt ein Erlebnis von exakt einer bestimmten Art von Kunden oder Benutzern mit der neuen Lösung. Nur eine Art soll es sein, damit der Sprint nicht ausufert, sondern alles in einer Woche über die Bühne geht. Zum Einstieg setzen Sie sich am besten ein langfristiges Ziel und fragen zunächst optimistisch: Wo wollen wir in sechs Monaten, einem Jahr oder sogar in fünf Jahren stehen? Danach lassen Sie die Pessimisten raus: Was könnte fehlschlagen, und wie könnte das passieren? Formulieren Sie die Fragen, die im Sprint durch Prototyping und Testen geklärt werden sollen und halten Sie sie fest.

Auf einer Landkarte zeichnen Sie links die Kunden und andere Schlüsselfiguren ein. Zeichnen Sie ganz rechts das Ende des Kundenerlebnisses zusammen mit dem erreichten Ziel ein. Dazwischen zeichnen Sie ein vereinfachtes Flussdiagramm, das zeigt, wie die Kunden mit Ihrem Produkt interagieren werden. Mehr als fünf bis fünfzehn Schritte sollten es nicht sein, sonst wird die Sache zu kompliziert.

Am Nachmittag befragen Sie Experten aus Ihrem Haus und Gäste von außerhalb. Nehmen Sie sich 15 bis 30 Minuten Zeit für jeden Experten und fragen Sie nach der Vision, nach Erkenntnissen aus der Marktforschung, wie Dinge genau funktionieren müssen und nach den Ergebnissen aus bisher schon gelaufenen Vorhaben. Aktualisieren Sie währenddessen das langfristige Ziel, die Sprint-Fragen und die Landkarte.

Lesen Sie auch das Interview mit Matthias Bohlen: “Kanban ist kein Vorgehensmodell, sondern ein Gewürz”

Anhand der Landkarte formuliert das Team Fragen in Form von „Wie könnten wir …“. Diese schreibt man dann auf Haftnotizen. Aus jedem Problem, das das Team sieht, macht man eine Frage. Beispielsweise könnte man aus „Neue User werden nicht lange bei uns bleiben“ die Frage „Wie könnten wir neue User langfristig an unser Produkt binden?“ ableiten. Die Haftnotizen sortiert man dann nach Themengebieten und klebt zusammengehörige Notizen nah zueinander, mit einem Thema als Überschrift. Das Team votiert dann für ein Thema, das im Sprint bearbeitet werden soll, und empfiehlt es dem Entscheider. Der Entscheider hat das letzte Wort, um welche Art von Kunden und um welchen Moment der Begegnung dieser Kunden mit dem Produkt es im Sprint gehen soll. Diese Entscheidung beeinflusst den gesamten nachfolgenden Sprint. Stellen Sie sicher, dass der Entscheider dabei ist, sonst bekommen Sie keinen tragfähigen Beschluss.

Dienstag: Lösungsansätzen ausarbeiten

Am zweiten Tag sollten Sie mögliche Lösungen skizzieren, die miteinander konkurrieren: Zu den einzelnen Gebieten auf der Landkarte erstellt das Team dazu grobe Zeichnungen (Sketches) auf Papier. Damit sich die Ideen nicht gegenseitig beeinflussen oder behindern, sollte jeder im Team seine Lösung zunächst allein erarbeiten. Erst dann trägt man sie zusammen und legt sie auf einen Stapel für den nächsten Tag.

Am Dienstag beginnt auch das Rekrutieren der User, die man am Freitag mit einem Prototyp konfrontieren möchte. Jemand schreibt eine Suchanzeige, etwa für Just Ask Users oder craigslist, und verspricht als Kompensation einen 100-Euro-Geschenkgutschein. Man schreibt eine Liste von Screeningfragen, die feststellen sollen, ob der gefundene User auch wirklich zur Zielgruppe gehört. Die User müssen die Screeningfragebögen ausfüllen. Just Ask Users hat dabei gegenüber craigslist den Vorteil, dass die Fragebögen bereits ausgewertet sind und die User schon bereit sind zu kommen, während man das bei craigslist noch selbst übernehmen muss.

Mittwoch: Die engere Auswahl bestimmen

Zu Beginn des dritten Tags steht eine schwierige Entscheidung an: Welche der Lösungen, die gestern gezeichnet worden sind, sind die besten? Das Team hängt alle Lösungen an der Wand auf und klärt zunächst Verständnisfragen. Dann werden die Highlights jeder Lösung drei Minuten lang diskutiert. Ideen und Kritik hält das Team auf Zetteln fest. Mit Klebepunkten stimmen die Teammitglieder danach für ihre Favoriten. Der Entscheider bekommt etwas größere Punkte und klebt sie auf die seiner Meinung nach beste Lösung. Wenn es mehrere sind, muss sich das Team entscheiden, ob alle Ideen zeitlich in einen Prototyp passen oder ob mehrere konkurrierende Prototypen erforderlich sind. Tipp: Nehmen Sie sich nicht zu viel vor, lieber wenige tatsächlich funktionierende Prototypen als viele hakelige oder erklärungsbedürftige, die am Freitag von den Usern zerrissen werden.

Am Nachmittag erstellt das Team aus den besten Lösungen ein Storyboard, das zeigt, wie der Kunde am Freitag mit dem Prototyp interagieren soll. Welche Schritte macht er zuerst? Welche Teile des Produkts begegnen ihm dabei? Und was hat der User am Schluss davon? Diese Fragen sollen im Storyboard so gut dargestellt werden, dass das Team es am Donnerstag mit dem Prototyping leicht haben wird.

Donnerstag: Die letzten Vorbereitungen

Am vorletzten Arbeitstag ist es Zeit für das Prototyping. Zuerst wählen Sie die richtigen Tools aus. Nehmen Sie nicht die Tools, die Sie immer benutzen, die sind nämlich auf Qualität optimiert. Nehmen Sie lieber Tools, die roh, schnell und flexibel sind. Teilen Sie sich die Arbeit im Team auf, zum Beispiel in Macher, Zusammenkleber, Schreiber, Sammler und Interviewer. Sie können auch das Storyboard in kleinere Szenen aufteilen und die Szenen an verschiedene Teammitglieder zuweisen.

Am Nachmittag gibt es mehrere Runden: Prototyping, Zusammenkleben, Testlauf machen und Prototyp verbessern. Der Prototyp muss einfach und klar verständlich sein. Prototypen sind zum anschließenden Wegwerfen gedacht. Bauen Sie im Team nur so viel, dass der Prototyp real aussieht und ehrliche Reaktionen der User hervorrufen wird, sodass Sie lernen können – nicht mehr!

Den ganzen Donnerstag über macht sich jemand im Team Gedanken über den Ablauf der User-Tests am Freitag. Der Interviewer schreibt sich eine Liste von Fragen auf, der er am nächsten Tag den Usern stellen möchte. Jemand erinnert die User (am besten per Telefon) daran, morgen auch wirklich zu erscheinen. Und nicht zu vergessen: Jemand kauft die Geschenkcoupons für die User.

Freitag: Der Tag der Wahrheit

Der letzte Tag des Design Sprints startet gleich mit den Userinterviews. Interviewer und User sitzen dafür gemeinsam in einem Raum und führen das Gespräch. Gleichzeitig wird es auf Video mit Ton aufgezeichnet, sodass man sehen kann, wie der User auf den Prototyp reagiert. Wenn der User den Prototyp selbst benutzt, sollten Sie ihn auffordern, laut zu denken und zu sagen, warum er einen Schritt macht und was er dabei erwartet. Der Interviewer sollte dem User zudem kleine Aufgaben geben, die er mit dem Prototyp lösen soll oder Fragen zu dem Produkt stellen.

Im anderen Zimmer sitzt das Team und schaut sich das Livevideo an, sodass es den User nicht durch seine Reaktionen stört. Sorgen Sie dafür, dass Bild- und Tonqualität gut sind und dass die Übertragung wirklich nur in einer Richtung erfolgt. Entlassen Sie das Team noch nicht – gemeinsames Anschauen und Lernen ist effizienter, als wenn sich nachher jeder separat das Video ansieht.

Das Team sollte fünf Interviews am Freitag durchführen. Nach fünf Interviews stellen sich in der Regel in den Antworten der User wiederkehrende Muster heraus, die man nachher zur Verbesserung des Produkts nutzen kann. Wenn mehrere User an einer bestimmten Stelle Schwierigkeiten haben, dann ist das der Anlass, an dieser Stelle des Produkts noch einmal nachzuarbeiten.

Beispielfragen für einen Design Sprint

GV hat nach eigener Aussage hunderte solcher Sprints durchgeführt. Hier einige Beispiele für Fragen, die während der Sprints geklärt wurden:

  • Welche Art von Persönlichkeit soll unser neuer Hotelroboter dem Gast gegenüber vertreten, um ihn nicht zu verschrecken, sondern zu begeistern?
  • Wie kann unser neuer Onlinekaffeehandel die Atmosphäre in einem unserer Cafés nachbilden und die gute Beratung liefern, die dort der Barista normalerweise gibt?
  • Kann bzw. wird ein Krankenhaus seinen Workflow bei der Verwaltung von Krebsbehandlungsstudien so ändern, dass Ärzte und Verwaltungspersonal unsere neue Software zum schnellen Zuordnen von Patienten zu Studien tatsächlich erfolgreich anwenden werden?
  • Welcher von zwei Marketingansätzen ist der bessere für unser Messaging-Netzwerk: Der mutige, komplizierte oder der konventionelle, einfach umzusetzende?
  • Sollen wir von einem Podcast-Produzenten zu einem Technologieunternehmen werden?

Fazit

Für mich sind Design Sprints eine richtig gute Idee. Das Geniale an einem Design Sprint: Nach nur fünf Tagen weiß man, ob man mit seiner Idee richtig liegt. Ein Sprint kann unterschiedlich ausgehen. Es gibt schnelle, effiziente Fehlschläge. Dann wissen Sie, was mit Ihrer Idee noch nicht stimmt. Das erspart monatelange Entwicklungsvorhaben mit hohen Kosten. Es gibt Erfolge mit kleinen Nachteilen, an denen noch gearbeitet werden muss. Sie können diese in einem Nachfolge-Sprint beheben und einen erneuten User-Test durchführen. Und es gibt weitere Ergebnisse – alles zwischen Fehlschlag und Erfolg ist möglich.

Überlegen Sie einmal: Wie sehr würde sich Ihr Team anders verhalten, wenn die Leute wüssten, dass sie mit ihrer Idee richtig liegen? Wie viel schneller könnten die Leute dann arbeiten? Die Sicherheit, die Ihr Team durch den Test am Ende eines Design Sprints gewinnt, führt zu großer Entschlossenheit, Energie und Tatkraft. Außerdem schweißt das Sprint-Erlebnis – fünf Tage in einem Raum ungestört an einem gemeinsamen Thema arbeiten zu dürfen – alle Beteiligten weit über die Dauer des Sprints hinaus zusammen. Und: Man kann es einfach ausprobieren, ohne erst große kulturelle Veränderungen im Unternehmen herbeiführen zu müssen.

Links & Literatur

[1] Knapp, Jake; Zeratsky, John; Kowitz, Braden: „Sprint: How to Solve Big Problems and Test New Ideas in Just Five Days“, Simon and Schuster, 2016

Unsere Redaktion empfiehlt:

Relevante Beiträge

X
- Gib Deinen Standort ein -
- or -