Bleibt es ein Traum?

Papierloses Büro
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Es ist in aller Munde, jedoch fast nirgendwo realisiert! Die Rede ist vom papierlosen Büro. „Wir stellen unsere Verwaltung um…„, hört man gelegentlich und dann beginnen die Probleme. Mit dem Kauf eines Scanners ist es nicht getan. Die Arbeit und die Prozesse wollen neu organisiert werden, rechtliche Fragen sind zu klären und die EDV ist umfassend zu integrieren. Den Wunsch des papierlosen Büros haben nicht nur Großunternehmen und Verwaltungen, sondern auch der Kleinunternehmer von nebenan. Soll die Umstellung nachhaltig gelingen, muss man sich im Vorfeld einige Gedanken machen. Es kann auch eine Aufgabe des IT-Beraters sein, den Kunden vor Ort auf den richten Weg zu führen und ihm bei der Umsetzung zu helfen.

Dieser Beitrag widmet sich diesem Thema. Dabei handelt es sich um eine Fragestellung, welche eine Vielzahl von Themen berührt (vergleiche Abbildung 1). Natürlich ist es zunächst eine Aufgabe der Informatik, da die grundlegende Fragen, also das Digitalisieren und Speichern der Dokumente, die Installation und Konfiguration eines Dokumentenmanagementsystems und das Anzeigen der Texte und Abbildungen die entsprechende Software und Hardware voraussetzen. Neben den technischen Aspekten sind jedoch auch andere Fragestellungen zu betrachten, dazu gehören u.a.: Integration und Organisation in den Arbeitsfluss (Workflow), rechtliche Aspekte und die Kalkulation der anfallenden Kosten (betriebswirtschaftliche Analyse). Der Beitrag reißt einige dieser Fragestellungen an und will motivieren, das Thema anzugehen.

Abb. 1: Themenvielfalt bei der Einführung des papierlosen Büros.

Motivation und Ziele

Vor dem Start des Projektes ist zunächst zu klären, welches Ziel konkret verfolgt wird. Die Umstellung des Mediums im Büro von Papier auf (ausschließlich) elektronische Medien kann aus verschiedenen Gründen erfolgen. Zum einem können ausschließlich das Archiv, also primär abgeschlossene Geschäftsvorfälle, digital verwaltet werden. In diesem Fall ändert sich an der bisherigen Arbeitsweise wenig. Nach dem Abschluss eines Vorgangs werden die Unterlagen nicht wie bisher gewohnt in Ordnern abgeheftet sondern mittels eines Scanners digitalisiert. Vorteile dieser Variante sind, dass Lagerplatz gespart wird und der Zugriff auf benötigte Dokumente (auch älteren Datums) sehr schnell erfolgen kann. Ebenfalls zwingt die nachträgliche Digitalisierung dazu, notwendige Unterlagen von überflüssigem Ballast zu trennen. Diese Lösung kann als erster Schritt in das papierlose Büro betrachtet werden. Dennoch ist der grundsätzliche Gedanke ein anderer und weitaus umfassender: Es geht darum, sämtliche Arbeitsschritte neu zu strukturieren und eine vollständig digitale Bearbeitung der Geschäftsvorfälle anzustreben. Die digitale Dokumentenablage ist dabei nicht nur Archiv und Ablagesystem, sondern ein aktives Arbeitsmittel!

Integration und Organisation

Um dieses zuvor genannte Ziel zu erreichen ist zunächst eine umfassende Analyse der Geschäftsprozesse notwendig. Gefragt ist der Wirtschaftinformatiker, welcher die Verbindungen zwischen der betrieblichen und der technischen Welt herstellen muss.

Das Projekt bietet die Chance (und die Pflicht!) die bisherigen Arbeitsabläufe zu überprüfen und ggf. zu vereinfachen. Die Umstellung wird nachhaltig nur gelingen, wenn der Arbeitsfluss vom Eingang/der Erstellung des Dokumentes bis zur (elektronischen) Ablage logisch nachvollziehbar und ohne Brüche von statten geht. Das Thema wird unter dem Stichwort Workflow-Managementdiskutiert. Danach stehen folgende Ziele im Mittelpunkt:

  • die Qualität der Prozesse soll verbessert werden
  • die Prozesse sollen vereinheitlicht werden
  • die Bearbeitungszeiten und damit die Kosten sollen reduziert werden
  • die Informationsverfügbarkeit soll erhöht werden
  • Medienbrüche sollen vermieden werden
  • die Flexibilität der Prozesse soll erhöht werden
  • Erhöhung der Transparenz der Prozesse (Statusermittlung, Dokumentation von Entscheidungen)

Mit anderen Worten: Der Arbeitsfluss ist vor der Einführung der digitalen Verarbeitung festzulegen und zu überprüfen. Das papierlose Büro verbessert nicht automatisch die Arbeitsorganisation. Herrschte vorher schon Chaos, wird es danach nicht besser sein – eben nur digital…

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Thema, wie mit den Dokumenten nach der Digitalisierung umgegangen wird. Konsequenter Weise müsste man sagen, dass man die „Papiere“ nach dem Scannen dem Reiswolf überlässt. Dieses kann leider nicht für alle Arten von Dokumenten empfohlen werden. Das (deutsche) Wirtschafts- und Rechtssystem ist zwar grundsätzlich medienneutral bezüglich des Nachweises, es verlangt jedoch, dass die Dokumente (zum Beispiel die Belege der Buchhaltung) nicht nachträglich geändert werden können. Nur die wenigsten Systeme werden (unmittelbar) dieser Anforderung genügen. Hier gilt es, die Originalbelege weiterhin aufzubewahren. Im professionellen Umfeld kann man sich von den Behörden und Wirtschaftsprüfern die Unbedenklichkeit seines Systems bescheinigen lassen. Für alle anderen Dokumente (Kopien, Anschreiben,…) gilt: Sie sind nach dem Scannen zu vernichten. Machen Sie es erst dann, wenn Sie sicher sind, dass die Umstellung nachhaltig geklappt hat!

Dokumente und Dateiformate

Im papierlosen Büro existieren selbstverständlich noch Dokumente. Daher ist es notwendig im Voraus zu klären, was unter dem Begriff des Dokuments verstanden wird. In der Verwaltung (insbesondere im deutschen Sprachraum) ist der Begriff des Dokuments belegt mit einem Schriftgut hoher rechtlicher Bedeutung bzw. inhaltliche Qualität. In der EDV wird unter einem Dokument eine geschlossene Einheit verstanden, die im Regelfall als Datei vorliegt. Über den Inhalt oder die Struktur wird zunächst nichts ausgesagt. Folgende Beispiele mögen die Variantenvielfalt des Dokumentenbegriffs verdeutlichen:

  • Dokumente aus Textverarbeitungen, Tabellenkalkulationen, Präsentationen
  • Grafiken (Bitmaps, Vektorzeichnungen)
  • Video- und Sound-Dateien
  • Formulare, z.B. Daten im EDI (Elektronic Data Interchange-Format)
  • XML-Dateien
  • Binäre Dateien

Dabei können die Elemente unmittelbar bei der Verarbeitung im Computer entstanden sein (z.B. ein Brief, welcher mittels Textverarbeitung erzeugt wurde) oder das Originaldokument wurde digitalisiert. Beispielsweise ist es möglich eingehende Briefpost mittels Scanner in ein elektronisches Format zu wandeln. Nach dem Scannen liegt zunächst eine Bilddatei (bmp, tiff) vor. Je nach Notwendigkeit (und Qualität des Originaldokuments) kann sich eine inhaltliche Analyse des eingescannten Bildes anschließen, gemeint ist die Zeichenerkennung mittels OCR-Software. Dabei ist zu beachten, dass dieses Verfahren bezüglich seiner Treffsicherheit deutlich zugelegt hat, jedoch eine vollständige Fehlerfreiheit noch nicht garantiert werden kann.

Um ein Dokumentenmagnetsystem einsetzen zu können (siehe auch später Abschnitt), ist es notwendig die einzelnen Dokumente mit beschreibenden Informationen zu belegen. Dazu gehören Struktur-, Identifizierungs- und Verwaltungsinformationen (siehe zum Beispiel Workflow-Management). Dokumente welche diese Informationen „in sich“ tragen, werden auch als selbstbeschreibende Informationsobjekte bezeichnet. Die Speicherung und Strukturierung der Informationen erfolgt heute meist auf der Basis von XML. Dabei können die beschreibenden Informationen als so genannter Header unmittelbar mit dem eigentlichen Dokument verbunden werden. Dieses hat den Vorteil, dass die Informationen auch losgelöst von der Verwaltungsdatenbank ausgewertet werden können (z.B. wenn ein solches Dokument versendet wird). Nachteilig ist, dass das Originaldokument (z.B. ein Text) um diesen Header modifiziert wird.

[ header = Seite 2: Technik ist nicht alles, aber ohne Technik geht hier nix ]

Technik ist nicht alles, aber ohne Technik geht hier nix

Erst zu diesem Zeitpunkt wollen wir die technischen Aspekte ansprechen. Das hat auch seinen Grund. Mit der Formulierung der Ziele bzw. des Wunsches der Einführung eines papierlosen Büros in den nächsten Elektronik-Markt zu stürmen und dort einen Scanner zu erwerben, damit ist es nicht getan! Deshalb ist es notwendig, die schon genannten nicht technischen Aspekte sehr ausführlich zu betrachten und entsprechende Vorüberlegungen anzustellen. Dennoch ist es irgendwann soweit, d.h. über die richtige und leistungsfähige Technik muss entschieden werden. An dieser Stelle können und sollen keine Produktempfehlungen gegeben werden. Die Anforderungen an die zu beschaffende Hardware sind auch zu unterschiedlich und hängen im Wesentlichen davon ab, welche Mengen an Papier zu bewältigen sind. Für die Umstellung eines gesamten Büros/ einer gesamten Abteilung sind die Anforderungen deutlich höher, als bei der Einführung des Projektes an einen einzelnen Arbeitsplatz. Dennoch lassen sich einige allgemeingültige Aussagen treffen: Zentrales Element ist die Anschaffung eines Scanners. Seriöserweise kommen nur Einzugsscanner in Frage. Mehrere Seiten können ohne Arbeitsunterbrechung schnell digitalisiert werden. Für unterschiedlichste Anforderungen stehen Scanner verschiedener Leistungsklassen zur Verfügung. Arbeitsplatzscanner haben ein kompaktes Gehäuse und können bequem auf dem Schreibtisch platziert werden (wo bisher die Aktenstapel lagen…). Sie bieten einen ersten professionellen Einstieg in das Thema. Gute Modelle sind bereits für weniger als 1.000 Euro auf dem Markt. Steigen die Anforderungen oder sind mehrere Arbeitsplätze umzustellen, sind Geräte mit einer größeren Leistungsfähigkeit anzuschaffen. Gute Erfahrungen bestehen mit professionellen Kombigeräten aus Drucker, Kopierer und Scanner. Es handelt sich meist um Standgeräte, welche gleichzeitig den bisherigen Kopierer und Netzwerkdrucker ersetzen. Integriert ist ein Personalcomputer, so dass diese Geräte in das Firmennetzwerk eingebunden werden. Sie weisen jedoch einen deutlich höheren Preis auf; ggf. bieten sich auch Leasing- bzw. Mietverträge an.

Zu den technischen Fragestellungen gehören auch die softwaretechnische Ausstattung und Integration, die Belange der physischen Speicherung der Daten und die Behandlung der Aspekte der Datensicherung und der Zugriffsrechte.

Bezüglich der Software sind neben einem Dokumentenmanagementsystem ggf. auch weitere Programme vorzuhalten. Für eine Zeichenerkennung ist ein professionelles OCR-Programm notwendig. Gelegentlich kann es notwendig sein, nach dem Scannvorgang ein Dokument nachzubearbeiten. Dieses kann beispielsweise der Fall sein, wenn aufgrund einer qualitativ schlechten Vorlage der Kontrast mangelhaft ist. Die gängigen Programme bieten hier entsprechende Funktionen, ggf. ist auch eine Autokorrekturfunktion vorhanden.

Während früher sich die Papiere in den Akten und diese wiederum in den Regalen und Schränken stapelten, wird mit der Zeit eine Menge an digitalem Material zusammenkommen. Es ist wichtig eine Kalkulation des Speicherplatzes (inklusive einer Reserve für die nächsten Jahre) vorzunehmen. Das Scannen von Dokumenten führt je nach Auflösung, Qualität der Vorlage, Farb- oder Schwarz-Weis-Modus zu unterschiedlichen Dateigrößen. Zu beachten ist, dass im täglichen Praxiseinsatz nicht die Zeit bleibt speicherplatzsparende Einstellungen für den Scanvorgang eines jeden Dokuments zu ermitteln. Vielmehr wird mit einer Standardeinstellung vorgegangen werden. Je Seite und Dokument ist mit einem Speicherplatzbedarf von wenigen KB bis zu einigen MB zu planen. Auch das gewählte Format der Dateiablage (tiff, pdf,…) hat hier einen großen Einfluss. Der Speicherplatzbedarf spielt an mehreren Stellen eine Rolle:

  • Kalkulation des Festplattenspeichers für die laufende Arbeit
  • Bereitstellung der Kapazitäten für das regelmäßige Backup
  • Sicherstellung einer ausreichend hohen Datenübertragungsleistung, sofern im Netzwerk gearbeitet wird.

Dass von den Daten eine Sicherungskopie zu erstellen ist, ist den meisten Anwendern bewusst; die Bedeutung steigt jedoch mit der Umstellung auf das papierlose Büro. Das Firmenwissen wird langfristig ausschließlich digital vorliegen. Daher ist es zwingend, dass Sicherungskonzept zu überprüfen und ggf. anzupassen. Tägliche Backups (können automatisch durchgeführt werden) sind unverzichtbar. Dieses gilt bereits für wenige neu hinzukommende Dokumente pro Tag. Ein partieller (oder noch schlimmer totaler) Datenverlust ist eine Katastrophe und kann drastische Folgen für die Unternehmung/ Organisation haben.

Auf technischer und organisatorischer Ebene ist das Thema Zugriffschutz bzw. Zugriffsrechte zu betrachten. Nicht alle Personen (Mitarbeiter) sollten über uneingeschränkte Zugriffsrechte (Lesen, Schreiben, Löschen) verfügen. Es besteht damit ein Anlass die Rechtvergabe zu überprüfen und ggf. anzupassen. Die meisten Dokumentenmanagementsysteme gestatten eine differenzierte Rechtevergabe. Zwingend zu beachten sind diese Aspekte, wenn personenbezogene Daten abgelegt werden. Hier greifen die Vorschriften des Datenschutzes.

Dokumentenmanagementsystem

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, mit deren Hilfe elektronische Dokumente verwaltet werden. Dabei kommt im Regelfall ein Datenbanksystem zum Einsatz, indem primär die Informationen zu den einzelnen Dokumenten gespeichert werden. Basisfunktionen eines DMS sind beispielsweise: Verwaltung der Ordnungsfunktionen, Check in/ Check out der Dokumente, Versionierung, Metadatenverwaltung und Erzeugung/ Aktualisierung eines Index. Letzteres dient dazu, die Dokumente schneller zu finden.

Weiterhin gehört ein konfigurierbares Berechtigungssystem zu den meisten Produkten. Die Software kann als Einzellösung agieren oder in eine bestehende Infrastruktur eingebunden werden. Dieses kommt dem Ziel des papierlosen Büros schon näher. Zu integrieren sind weitere Systeme, welche elektronische Dokumente erzeugen. Dazu folgende Anregung: Zunehmend werden Geschäftsvorfälle mit Hilfe der elektronischen Post (E-Mail) abgewickelt. Es ist also zu überlegen, ob auch der Postverkehr des Email-Systems in das DMS eingebunden wird. Gleiches gilt im Hinblick auf Dokumente, welche durch den Anwender im laufenden Prozess erzeugt werden, beispielsweise erstellte Schreiben mit Hilfe einer Textverarbeitung. In einem DMS, welches den gesamten Arbeitsprozess unterstützt, sollten derartige Dokumente integriert werden.

Bevor Sie sich endgültig für ein DMS entscheiden, sind umfangreiche Informationen zu den Produkten einzuholen. Recherchieren Sie dazu im Internet auf den Herstellerseiten. Mögliche Stichwörter sind: Dokumentenmanagementsystem und (Enterprise) Content Management. Neben der (gewünschten) Funktionalität ist der Preis eine entscheidende Einflussgröße. Von Open Source-Lösungen bis zu äußerst preisintensiven Produkten reicht die Palette der Produkte.

Im papierlosen Büro wird mehr gedruckt…

Es ist kein Widerspruch! Ob nun tatsächlich mehr gedruckt wird, sei mal dahingestellt. Zumindest können Sie den Drucker noch nicht abschaffen. Umfängliche Dokumente, welche nicht nur zu überfliegen“, sondern auch voll inhaltlich durchzuarbeiten sind, werden weiterhin ausgedruckt. Warum ist das so? Zwar hat sich die Qualität der Bildschirme in den letzten Jahren deutlich verbessert, aber die gleiche Leichtigkeit bei Lesen, wie bei der Benutzung von Papier ist noch nicht erreicht. Ebenfalls ist es am Bildschirm schwierig mehrere unterschiedliche Dokumente gleichzeitig im Blick zu behalten. Mit Papier lässt sich zum heutigen Zeitpunkt (noch) intuitiver und vertrauter arbeiten. Sie können Textstellen markieren, handschriftlich schnell Anmerkungen vornehmen und zwischen den einzelnen Seiten zügig wechseln. Und das Wichtigste: Mit Papier sind sie nicht an die Technik gebunden, d.h. Sie können das Dokument nicht nur am Schreibtisch lesen. Einmal gescannte Dokumente werden Sie bei Bedarf wieder ausdrucken. Die (aktive) Papiermenge wird sich dennoch merklich reduzieren.

Fazit

Es sollte deutlich werden, dass das papierlose Büro heute bereits möglich ist. Dennoch sind neben den technischen Fragen eine Reihe von Aspekten und Problemen zu betrachten. Anderseits bietet ein solches Projekt auch die Chance bisherige Arbeitsabläufe kritisch zu hinterfragen und ggf. neu strukturieren. Nicht über Nacht wird es gelingen, sämtliches Papier unmittelbar aus dem Büro zu „verbannen“. Der Einstieg kann sukzessive erfolgen. Nicht zu empfehlen ist jedoch eine doppelte Ablage, d.h. es sollte entweder elektronisch oder papiergebunden archiviert werden. Einen Einstig zum Thema findet man u.a. auch beispielsweise über Wikipedia (Elektronische Archivierung), einem Fachartikel von eloweb.eu aus desktop-dialog.de (PDF) und in Das papierlose Büro – Realität oder Illusion? von Ilona Rau.

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