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Social Project Management: Projekte nach Plan ins Ziel führen
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Social Project Management beschreibt eine weiterentwickelte Form des bisherigen Projektmanagements, mit dem Ziel, mehr Transparenz und Vertrauen zu schaffen sowie einen effektiven Informations- und Wissensaustausch innerhalb von Projekten herzustellen. Diese neue Methode hilft, komplexe Projekte mit virtuellen Teams sicher ans Ziel zu bringen: in der geplanten Zeit, mit den erwarteten Projektergebnissen – und das, ohne den Projektbudgetrahmen zu sprengen.

Die Disziplin des Projektmanagements umfasst per definitionem die Anwendung von Wissen, Methoden und Werkzeugen zur erfolgreichen Durchführung von Projekten. Dabei ist die Vorgehensweise, die zur tatsächlichen Umsetzung eines Projekts gewählt wird, von einer Menge unternehmensinterner und -externer Faktoren, wie beispielsweise der Unternehmenskultur oder der Stabilität des Unternehmensumfelds, abhängig. Doch gerade in diesen Bereichen haben sich in letzter Zeit drastische Änderungen vollzogen, die es notwendig machen, das Projektmanagement in seiner bisherigen Form zu überdenken.

Die zunehmende Globalisierung und Vernetzung von Unternehmen bedingt einen enormen Anstieg des Organisationsaufwands, der zur erfolgreichen Koordination und Kommunikation notwendig ist. Zeitgleich gewinnt das Domänenwissen aller Mitarbeiter für den Erfolg eines Unternehmens immer mehr an Bedeutung und macht dadurch die enge Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten unabdingbar. Durch rasante technologische Entwicklungen sowie volatile Märkte müssen sich Unternehmen zudem immer wieder an neue Gegebenheiten anpassen. Hierfür ist ein hohes Maß an Agilität notwendig, um sich langfristig erfolgreich am Markt zu positionieren. Auf Projektebene geht der Trend zu kleineren, parallel verlaufenden Projekten, die über Programme koordiniert werden. Dieser Wandel lässt jedoch die Anforderungen in den Bereichen Kommunikation, Kollaboration und Agilität ansteigen.

Was bedeutet Social Project Management?

Social Project Management beschreibt eine weiterentwickelte Form des bisherigen Projektmanagements, dessen Ziel in der Schaffung von Transparenz und Vertrauen bei allen Beteiligten liegt. Als Beteiligte werden alle Projektmitglieder verstanden, die an dem Projekt mitarbeiten, also Auftraggeber, aber auch Mitglieder der Steuer- und Lenkungskreise. Ferner unterstützt die Methode einen effektiven Informations- und Wissensaustausch. Hierbei bleibt auch das Domänenwissen einzelner Mitarbeiter nicht im Vorborgenen, sondern wird in den Projekten angewandt.

In der Praxis werden die Begriffe „Social Project Management“, „soziales Projektmanagement“ und „Projektmanagement 2.0“ synonym verwendet. Der Zusatz „2.0“ leitet sich von „Web 2.0“ ab und steht für den Einsatz besagter Technologien in Form von sozialen Medien. Unter diesen werden Onlineplattformen und -anwendungen, wie Twitter oder Facebook, verstanden. Sie eignen sich zum Austausch nutzergenerierter Inhalte und fördern eine gute Kommunikation zwischen Teilnehmergruppen in sozialen Netzen. Social Project Management greift diesen Aspekt auf: Es nutzt soziale Medien zur Verbesserung des Kommunikationsverhaltens, des Informationsaustauschs und der Reaktionszeiten auf neue Ereignisse im Projektumfeld. Im Fokus des sozialen Projektmanagements steht die Methodik und nicht die technologische Umsetzung: Social Project Management fokussiert auf die aktuelle Projektentwicklung und die Aktivitäten, die als Team beziehungsweise im Team durchgeführt werden.

Unterschiede und Vorteile zum klassischen Vorgehen

Die meisten Projekte werden nach den Prinzipien des klassischen Projektmanagements organisiert. Das heißt, die Projektorganisation orientiert sich an einem hierarchischen Aufbau, wie Abbildung 1 illustriert.

Abb. 1: Klassische Projektorganisation

In dieser Art von Projektorganisation ist der Projektleiter dem Projektteam übergeordnet und bildet dadurch die einzige Schnittstelle zum Lenkungsausschuss und zum Auftraggeber des Projekts. Folglich gehört zu den Hauptaufgaben eines Projektleiters die Aufrechterhaltung des Kommunikationsflusses zwischen den einzelnen Parteien sowie die Koordination aller am Projekt beteiligten Personengruppen (Stakeholder). Dabei wird der Projektleiter leicht zum Engpass, wenn es um den Informationsaustausch zwischen den verschiedenen Organen geht. Die Praxis zeigt, dass hierbei oft veraltete Informationen in den verschiedenen Projektorganen behandelt werden: Es dauert einfach zu lange, bis die Informationen zu den Entscheidungsorganen gelangen. Wenn die Entscheidungen an die ausführenden Projektmitglieder übermittelt werden, sind sie bereits aufgrund weiterer Veränderungen im Projekt überholt. Durch die Entwicklung hin zu sowohl geografisch als auch funktional verteilten Teams erhöht sich jedoch der Kommunikations- und Koordinationsaufwand weiter. Das zuvor dargestellte Problem hinsichtlich der Wirksamkeit getroffener Entscheidungen macht sich demnach in global organisierten Projekten mit virtuellen Teams stärker bemerkbar als bei rein lokal organisierten Projektteams. Aus diesen Gründen konzentrieren sich Projektmanager in klassisch organisierten Projekten auf die Kommunikations- und Controlling-Aufgaben. Das liegt auch darin begründet, dass die Projektrisiken stark ansteigen, wenn ein Projektmanager in klassisch organisierten Projekten zusätzlich operative Aufgaben übernimmt. Der Informationsfluss zwischen den verschiedenen Organen verlangsamt sich sich weiter: Die Entscheidungswege werden noch länger, als sie es ohnehin schon sind. Somit bleibt dem Projektmanager wenig Zeit zur Durchführung anderer Aufgaben, sodass schlussendlich die Effizienz des Gesamtprojekts sinkt.

Das Projektteam konzentriert sich – im Gegensatz zum Projektleiter – auf die Abarbeitung der zugeordneten Arbeitspakete. Die Projektstruktur sowie der Zusammenhang der einzelnen Teilaufgaben bleiben dem Team dabei zumeist unbekannt. Infolgedessen ist es unmöglich, den eigenen Beitrag zum Projekt zu erkennen. Das senkt schließlich nicht nur die Motivation, sondern auch die Produktivität des Teams. Proaktives Arbeiten wird nicht unterstützt, da Wechselwirkungen, Risikopotenziale oder Gefahren zu oder aus anderen Bereichen den Bearbeitern der Aufgabenpakete unbekannt sind.
Ziel sollte es daher sein, die Ineffizienz der Zusammenarbeit in Hierarchien zu beseitigen, um durch die Reduzierung von Routinetätigkeiten schneller erfolgreich zu sein. Im sozialen Projektmanagement wird deshalb jedes Projekt auch als soziales Netzwerk betrachtet. Dieses ersetzt die bisher vorherrschende Hierarchie, indem es die Vernetzung aller am Projekt Beteiligten unabhängig von ihrer Funktion oder Position ermöglicht. Die Projektmitglieder werden dabei von Anfang an aktiv in das Projekt eingebunden, können Aufgaben erfassen und bearbeiten sowie Probleme melden, Hinweise und Anmerkungen erstellen. Social Project Management ermöglicht somit nicht nur gemeinsames Arbeiten, sondern auch gemeinsames Bearbeiten von Aufgaben.

Abb. 2: Social Project Management

Doch was genau macht soziales Projektmanagement aus? Zur Lösung der Anforderungen im Bereich der Kollaboration erfolgt die Organisation von Projekten in netzwerkartigen Strukturen. Sie ermöglichen die Entlastung des Projektmanagers, schaffen Vertrauen innerhalb des Projektteams und motivieren die Mitglieder, sich aktiv in das Projekt einzubringen. Auf der Kommunikationsebene ermöglichen soziale Medien neue Interaktionsformen und fördern dadurch den Informationsfluss und Wissensaustausch. Diese neuen Werkzeuge fördern transparente Projekte, da sie stets aktuelle Informationen bereitstellen. Hieraus gewinnen Projekte an Reaktionsfähigkeit beziehungsweise Agilität: Entscheidungen können selbst bei ungeplanten Ereignissen auf Basis vollständiger Informationen rasch gefällt und entsprechende Aufgaben initiiert werden. Soziales Projektmanagement stellt somit eine Weiterentwicklung des Projektmanagements dar, die die Kollaboration aller Projektmitglieder in Form von Netzwerken durch den Einsatz sozialer Medien in den Vordergrund stellt. Innerhalb von Projekten ermöglicht der Netzwerkgedanke eine neu gewonnene Transparenz, zusätzliches Vertrauen sowie einen effektiven Informations- und Wissensaustausch.

Aufmacherbild: Businessman pressing modern social buttons on a virtual background von Shutterstock / Urheberrecht: ra2studio

[ header = Seite 2: Das Projektmanagement bekommt eine soziale Komponente ]

Der Projektleiter gibt im sozialen Projektmanagement einen Teil seiner Verantwortung an das Projektteam ab und verringert somit seinen administrativen Aufwand. Trotz dieses Bottom-up-Ansatzes bleiben die Verantwortlichkeiten jedoch klar geregelt, da der Projektmanager seine Stellung im Projekt beibehält. So stellt er weiterhin die wichtigste Schnittstelle zum Auftraggeber dar, ist für die Steuerung und Kontrolle des Projekts verantwortlich und wird somit zum zentralen Knoten im Netzwerk. Die Organisation eines Projekts mit Social Project Management beruht folglich auf flacheren, aber nicht auf flachen Organisationsstrukturen.
Für den erfolgreichen Projektverlauf ist neben der Kollaboration die Kommunikation von herausragender Bedeutung. Den Ergebnissen einiger Studien zufolge stellte die Qualität der Kommunikation sogar den wichtigsten Faktor für den Projekterfolg dar. Im Projektalltag werden eine Reihe verschiedener Kommunikationsformen und -mittel, wie Meetings, Telefonkonferenzen oder E-Mails, zum Austausch zwischen den Mitgliedern des Projektteams eingesetzt. Die aus dem Einsatz dieser Mittel entstehenden Informationen werden dabei auf unterschiedlichsten Plattformen und Medien gespeichert. Zu ihnen können neben Mailservern auch handschriftliche Dokumente oder sogar das implizite Wissen einzelner Projektmitglieder gezählt werden. Der Zugriff auf diese in den Medien enthaltenen Inhalte ist folglich nur einem beschränkten Personenkreis möglich und fördert die Entstehung isolierten Wissens innerhalb von Projekten.
Global verteilte Teams verschärfen zudem die Bedingungen, unter denen der Informations- und Wissensaustausch stattfindet. Neben sprachlichen und kulturellen Barrieren wird die Kommunikation in Projekten dabei vor allem durch unterschiedliche Zeitzonen beeinträchtigt. Bisher typischerweise eingesetzte Kommunikationsmittel, wie Telefonkonferenzen, erweisen sich dadurch als ineffizient und machen folglich den Einsatz neuer Kommunikationsformen unabdingbar.

Vorteile von Social Project Management
Social Project Management fördert in Projekten insbesondere folgende Aspekte:
1. Verbesserung der Kommunikation zwischen allen am Projekt beteiligten Personen durch den Einsatz neuer, zusätzlicher Kommunikationsformen auf Basis von Web-2.0-Technologien.
2. Schaffung von Projekttransparenz auch bei global verteilten Projektteams. Ereignisse werden sofort sichtbar und ermöglichen somit eine rasche Korrektur, wobei die dazu notwendigen Aufwände geringer als sonst üblich ausfallen.
3. Bessere Identifikation der Projektbeteiligten mit dem Projekt, da die Mitarbeit aller für alle sichtbar ist.
4. Entscheidungen können schnell beziehungsweise sofort gefällt werden, sodass sie dem tatsächlichen, aktuell gültigen Informationsstand entsprechen.
5. Social Project Management kombiniert geschickt die Komponenten Kollaboration, Kommunikation und Agilität derart, dass sie nachhaltig die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöhen.
6. Da es meist anders kommt als geplant, ist der Ansatz der stochastischen Planung im Social Project Management besser als eine deterministische Planung klassischer Projekte. Letztere Planungsvariante muss immer wieder aktuellen Veränderungen betreffend angepasst und aktualisiert werden. Im Vergleich hierzu zeigt sich das Social Project Management in Bezug auf ungeplante Ereignisse flexibler, ohne Planungskompetenz aufzugeben.

Das Projektmanagement bekommt eine soziale Komponente

Im privaten Bereich haben sich zeitgleich neue Kommunikationsformen, wie etwa Facebook oder Twitter, entwickelt. Diese sozialen Medien ermöglichen bekanntlich einen ebenso offenen wie zeitnahen Austausch von Informationen – durch Chats, Nachrichten sowie Kommentar- und Bewertungsfunktionen. Die exorbitanten Facebook-Nutzerzahlen (mehr als 910 Millionen registrierte Mitglieder kurz vor Redaktionsschluss) sprechen dabei eindeutig für deren Erfolg.
Im Social Project Management werden diese Erfolgskonzepte auf das Projektmanagement übertragen. Ziel ist dabei die Optimierung des Informationsflusses durch den Einsatz sozialer Medien. In Kombination mit der zuvor beschriebenen Organisation des Projekts als soziales Netzwerk entsteht dadurch eine zentrale Projektplattform. Diese ist zum einen Ausgangsbasis für alle Kommunikationsvorgänge, stellt zum anderen aber auch die Wissensbasis des Projekts dar, auf die durch den Netzwerkansatz alle Projektmitglieder Zugriff haben. Im Laufe eines Projekts kommt es häufig zu Veränderungen der anfangs getroffenen Rahmenbedingungen und Anforderungen. Aus diesem Grund müssen Projekte während ihrer gesamten Laufzeit anpassungsfähig bleiben, um auf eventuelle Abweichungen flexibel reagieren zu können. Voraussetzung dafür ist, dass alle projektrelevanten Informationen jederzeit in aktueller und korrekter Form vorliegen.

Der Informationsstand eines Projekts ist stark von der gewählten Methodik des Projektmanagements abhängig. Grundsätzlich wird dabei zwischen klassischen und agilen Methoden unterschieden. Im klassischen Projektmanagement erfolgt die Planung des gesamten Projekts zu Beginn der Laufzeit. Der agile Ansatz hingegen konzentriert sich auf die Unterteilung des Projekts in eigenständige Pakete, die durch iteratives Vorgehen zusammengeführt werden. In der Praxis gilt vor allem dieser Ansatz als erfolgversprechend. Oberstes Prinzip agiler Methoden ist die Schaffung transparenter Projekte. Die Transparenz bezieht sich dabei sowohl auf den Informationsstand als auch auf den Informationsfluss im Projekt. Zur Realisierung der Transparenz wird im agilen Projektmanagement ein Minimum an eindeutigen Regeln definiert. In Kombination mit kurzen Arbeitszyklen können dadurch Problemstellungen in Projekten rechtzeitig erkannt und Missstände zwischen Ist- und Sollzustand frühzeitig festgestellt werden.
In Wechselwirkung mit der Transparenz steht die Schaffung einer Vertrauensbasis. Diese entwickelt sich zwar infolge von Transparenz, ist gleichzeitig aber auch deren Voraussetzung. Zur Förderung des Vertrauens wird dabei der Fokus des Projekts von den Arbeitspaketen auf die einzelnen Teammitglieder verschoben. Das führt zur Einbindung des gesamten Teams und unterstützt dadurch die enge Zusammenarbeit der einzelnen Projektmitglieder.

Im Social Project Management wird im Unterschied zum bisherigen Projektmanagement nicht nur auf eine Methode des Projektmanagements gesetzt. Vielmehr erfolgt eine Kombination aus klassischen wie auch agilen Ansätzen, die es durch die Übertragung der Erfolgskonzepte von Transparenz und Vertrauen ermöglichen, die Vorteile beider Methoden zu vereinigen. Darüber hinaus werden durch diese Vorgehensweise die Themenbereiche Kollaboration, Kommunikation und Agilität zusammengeführt:

• Kollaboration fördert das Vertrauen durch den Einsatz netzwerkartiger Strukturen
• Kommunikation ist Grundlage des Informationsaustauschs und damit der Transparenz im Projekt
• mithilfe der Agilität kann über einfache Regelwerke in Anlehnung an das Lean-Management rasch, flexibel und professionell auf unvorhersehbare Ereignisse reagiert und es können geeignete Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden

Goldene Regeln für ein erfolgreiches Projektmanagement
Nachfolgend sind einige goldene Regeln für ein erfolgreiches Projektmanagement aufgeführt, die man unabhängig von der Wahl der Projektmanagementmethode beherzigen sollte:
1. Die Zieldefinition ist der wichtigste Teil des Projekts: Wer nicht weiß, wohin er will, wird auch nicht weit kommen. Für eine präzise Definition des angestrebten Projektziels kann man sich nicht genug Zeit nehmen; Zeit, die man im Projektverlauf durch die dadurch geschaffene Klarheit mehrfach wieder aufholt. Hierbei sollte man sich nicht nur Gedanken über die Projektziele machen, sondern auch darüber, welche Ziele man nicht verfolgt beziehungsweise ausschließt. Gerade der letzte Aspekt wird oft vergessen und führt in der Folge regelmäßig zu Problemen im Projekt.
2. Kenne und manage Deine Stakeholder: Die Stakeholder bestimmen, ob ein Projekt erfolgreich eingestuft wird oder nicht. Deshalb sind Kenntnisse über die verschiedenen Positionen und Meinungen der einzelnen Stakeholder zu dem Projekt für den Projektmanager überaus wichtig. Diese Kenntnisse sollte der Projektmanager verwenden, um den Projektverlauf darauf abzustimmen, aber auch, um die Stakeholder entsprechend zu führen – zum Beispiel in Bezug auf unerfüllbare Wünsche (siehe hierzu auch Punkt 3.).
3. Projekte brauchen Rückendeckung: Projekte ab einer bestimmten Größe können nur dann erfolgreich ablaufen, wenn sie „von oben“ gestärkt werden. Es sollte also immer ein Mitglied der Geschäftsleitung als Sponsor und Anwalt des Projekts zur Verfügung stehen – bis zu dessen Abschluss.
4. Risiken im Auge behalten, von Anfang an: Wenn man über Risiken erst dann nachdenkt, wenn sie eingetreten sind, ist es zu spät. Besser ist es, sich vor dem Start in die operative Projektarbeit im Team Gedanken über Wahrscheinlichkeit und Auswirkung möglicher Risiken zu machen. Benennen Sie immer jemanden, der das jeweilige Risiko im Auge behält.
5. Kenne stets den kritischen Pfad: Kritische Pfade bestimmen nachhaltig die tatsächlichen Projektlaufzeiten, insbesondere dann, wenn an einer Stelle entlang des kritischen Pfades eine Aufgabe nicht gelöst werden kann. Folglich schieben sich alle nachfolgenden Aufgaben wie eine Kette in die Zukunft weiter. Kritische Pfade sollten deshalb stets im Auge behalten werden. Es ist ratsam, proaktiv alle Risiken entlang des kritischen Pfades zu entschärfen, um Verzögerungen dieser Art zu vermeiden.
6. T-Tools zur Unterstützung im Projekt? Ja, aber mit Bedacht gewählt. Die Auswahl an Tools ist enorm, und nicht immer ist das größte oder bekannteste Tool auch die beste Wahl für das eigene Projekt. Vor der Investition in ein PM-Tool also lieber genau analysieren, welche Anforderungen sich aus dem Projekt für eine IT-Unterstützung ergeben.
7. Gemeinsam statt einsam: Ein regelmäßiger Austausch über den Verlauf des Projekts, über auftretende Probleme und Risiken schweißt das Team zusammen und ermöglicht frühzeitiges und gemeinsames Gegensteuern. Sollte die Situation im Projekt einmal so verfahren sein, dass das Team selbst nicht mehr in der Lage ist, das Problem zu lösen, können externe Moderatoren helfen.
8. 80:20-Regel, auch und gerade in Projekten: Es ist wie im richtigen Leben auch: Die letzten 20 % des Inhalts kosten 80 % der Zeit. Also lieber überlegen, ob man mit einer schnellen und damit meist auch preiswerten „so-gut-wie-perfekten“ Lösung an den Start geht, statt für das 110 %ige Ergebnis das Projektende ewig nach hinten verschieben zu müssen.
9. Regelmäßig Ziele und Auftrag überprüfen: Auch bei perfekt geplanten Projekten ist es leider so: Das Umfeld verändert sich, und damit auch die Rahmenbedingungen für das Projekt. Also in regelmäßigen Abständen überprüfen, ob das, was gemacht wird, noch richtig und wichtig ist. Und wenn nicht: schnell reagieren, auch wenn es unangenehm ist.
10. Projekterfolge muss man feiern: Wenn ein Projekt abgeschlossen ist, sollte man das feiern, und zwar gemeinsam und ordentlich. Das ist der Zeitpunkt, um sich als Geschäftsführung auch mal für das Engagement und die vielen Überstunden zu bedanken, die eigentlich in jedem Projekt geleistet werden. Einen würdevollen Abschluss verdienen übrigens auch Projekte, die nur teilweise oder gar nicht erfolgreich waren. Nichts ist frustrierender als ein verschämtes und stillschweigendes Auseinandergehen, ohne die Möglichkeit zu haben, über das Erlebte offen sprechen und damit für die Zukunft lernen zu können.
11. Gelerntes konservieren: Der wohl schwierigste Punkt von allen: Nach einem Projekt sollte sich das gesamte Projektteam mit seinem Auftraggeber nochmals zusammensetzen und sammeln, was im Projekt gut, was nicht ganz so gut gelaufen ist und wie man es im nächsten Projekt vielleicht noch besser machen könnte. Diese Erkenntnisse müssen dann dort veröffentlicht werden, wo sie alle lesen können, die in Zukunft wieder Projekte angehen.

Fazit

Die Weiterentwicklung des Projektmanagements zum Social Project Management bietet die Möglichkeit, den zunehmenden Anforderungen aus den Bereichen Kommunikation, Kollaboration und Agilität gerecht zu werden. Der Einsatz netzwerkartiger Strukturen stärkt Motivation und Vertrauen und unterstützt damit die Kollaboration in Projekten. Soziale Medien fördern zudem die Kommunikation innerhalb von Projekten und bilden gleichzeitig die Grundlage für transparente Projekte. Durch einen Mix aus agilen und klassischen Methoden wird schlussendlich die Agilität von Projekten verbessert sowie vor dem Hintergrund von Transparenz und Vertrauen die Zusammenführung der drei Anforderungsbereiche (Kommunikation, Kollaboration und Agilität) realisiert.

In Teil 2 dieser Serie – Social Project Management: hilfreiche Tools im Vergleich – stellen wir Projektmanagementwerkzeuge mit unterschiedlichem Funktionsumfang im Vergleich vor und erläutern wie sie den Social-Project-Management-Ansatz unterstützen.

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