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10 Merksätze für elektronische Rechnungen
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Der elektronische Rechnungsaustausch ist ohne notwendiges EDI-Verfahren oder die Verwendung einer elektronischen Signatur viel einfacher geworden. Nichtsdestotrotz gibt es einige Dinge zu beachten.

Auf der Festplatte gesichert statt in den staubigen Aktenschrank einsortiert: Elektronische Rechnungen werden einfach erstellt, unkompliziert verschickt und schnell verbucht. Zudem erübrigen sich hohe Papierstapel, denn man kann sich digital darum kümmern.

„Viele Unternehmen setzen jetzt schon auf die elektronische Rechnung, weil sie damit vor allem Geld sparen“, sagt Bitkom-Experte Frank Früh. Trotzdem stehen Chefs und ihre Buchhalter häufig vor Fragen, wenn sie die digitale Rechnung nutzen wollen. Darf ich eine eingescannte Papierrechnung einfach wegwerfen? Wie funktioniert beim elektronischen Dokument das Prüfungsverfahren? Und wie lange muss ich die Rechnung eigentlich speichern? „Oft wissen Unternehmen nicht genau, worauf sie bei elektronischen Rechnungen achten müssen und nutzen sie nur deshalb noch nicht“, so Früh.

Vorschriften wie die Pflichtangaben, die Aufbewahrungsfrist oder die Echtheit der Herkunft müssen auch bei der digitalen Version eingehalten werden. Wie man dabei rechtlich auf der sicheren Seite ist, erklärt der neue Bitkom-Leitfaden „10 Merksätze für elektronische Rechnungen“ kurz und kompakt. Das Dokument beschreibt anhand von zehn einfachen Sätzen wichtige Regelungen und gibt Ratschläge für den unternehmerischen Einsatz elektronischer Rechnungen.

Die zehn Merksätze für elektronische Rechnungen im Überblick:

  • Alle Rechnungen sind gleich zu behandeln. Egal ob in Papierform oder elektronisch – die umsatzsteuerrechtlichen Vorgaben müssen eingehalten werden. Darüber hinaus müssen sowohl der Empfänger als auch der Rechnungsaussteller einem elektronischen Rechnungsweg zustimmen.
  • Elektronische Rechnungen sind technologieneutral. Das Format und der Versandweg können frei gewählt werden.
  • Authentizität und Integrität sind zu gewährleisten. Durch betriebsinterne Kontrollverfahren muss geprüft werden: Besteht ein Zahlungsanspruch? Hat der Rechnungsempfänger die Zahlung korrekt beglichen?
  • Signatur und EDI sind weiterhin möglich. Authentizität und Integrität können weiterhin durch diese Verfahren nachgeprüft werden.
  • Jede Rechnung muss lesbar sein. Hierfür muss ein geeignetes Anzeigeprogramm eingesetzt werden können.
  • Jede Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten. Dazu gehören der vollständige Name des rechnungstellenden Unternehmens und des Rechnungsempfängers, das Ausstellungsdatum sowie die Menge und Art der gelieferten Waren oder der geleisteten Dienste.
  • Jede Rechnung muss aufbewahrt werden. Ganze zehn Jahre lang dürfen die elektronischen Rechnungen nicht gelöscht werden und müssen unverändert abgespeichert werden.
  • Papierrechnungen dürfen digitalisiert werden. Sie können zum Beispiel als Scan aufbewahrt werden, sofern dieser den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entsprechen.
  • Die Vorgänge müssen nachvollziehbar sein (Dokumentation). Es sollte festgehalten werden, wie auf organisatorischer und technischer Ebene mit den steuerlich relevanten Inhalten verfahren wurde.
  • Elektronische Rechnungen unterliegen dem Recht auf Datenzugriff. Nicht immer müssen Unternehmen eine Vorlaufzeit zur eigenen Prüfung bekommen.

Aufmacherbild: pile coins on keyboard via Shutterstock / Urheberrecht: lenetstan

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