Projekt Management

E-Commerce Projekte richtig aufsetzen und managen
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E-Commerce ist heute mehr als ein hübsches Frontend und ein Checkout. Es geht immer häufiger auch um die Digitalisierung von Handels- und Vertriebsprozessen, eben um strategische Projekte. Daniel Hölzer von der E-Commerce Agentur netz98 beschreibt einen Best Practice Ansatz, um E-Commerce Projekte erfolgreich auf den Weg zu bringen.

Um E-Commerce-Projekte zum Erfolg zu führen, braucht es Expertise, eine gute Planung und Teamarbeit sowie manchmal einen langen Atem. In anderen IT-Dienstleistungs- und Integrationsbereichen mag es aufgrund hoher Standardisierung sein, dass zum Zeitpunkt der Beauftragung durch den Kunden die Anforderungen und Kosten eindeutig geklärt sind. Die Aufwände für ein bis zwei Zusatzfunktionen oder für die Anbindung an eine Standardapplikation sind überschaubar und lassen sich problemlos einpreisen. E-Commerce-Projekte sind jedoch komplexer Natur. Der passgenaue Zuschnitt der Software entsprechend der individuellen Kundenbedürfnisse ist ganz entscheidend für den technologischen und wirtschaftlichen Erfolg des Projekts. Allerdings lässt sich zum Zeitpunkt der Beauftragung meist nur ein grober Anforderungs- und Kostenrahmen formulieren. Zwar sind die prinzipiellen Inhalte sowie der Umfang des späteren Shops recht schnell klar, die genaue Ausgestaltung und die tatsächlichen Aufwände werden aber erst im Projektverlauf vollständig offenbart. Der Scope muss daher auch einen agilen Anteil umfassen.

Die Phasen

Grob gliedern sich die Phasen eines E-Commerce-Projekts in die Akquise- oder Vorphase, die mit der konkreten Beauftragung endet. Es folgen Konzeption und Design, die Umsetzung bzw. Entwicklung des Shops sowie schließlich Support und kontinuierliche Optimierung. Dabei gilt es, etliche Disziplinen bzw. Gewerke miteinander zu verbinden und intelligent zu managen. Nur ein Vorgehen, das von Anfang an technisches Know-how, Qualität und Kundennähe miteinander verbindet, führt „just in time and budget“ zu einem guten Ergebnis. Im Folgenden geht es um die Vorphase und die Übergabe in die Projektphase.

1. Kontakt mit Sales und Consulting

Die meisten Anfragen erfolgen bekanntlich telefonisch oder via E-Mail. Hier hat man bereits die Gelegenheit, sich einen Überblick über die grundlegenden Ziele und Vorstellungen der jeweiligen Interessenten zu verschaffen: Geht es um einen Relaunch oder eine neue E-Commerce-Plattform, ist es das erste Projekt dieser Art oder soll ein bestehender Shop funktional erweitert werden? Ist bereits klar, ob Drittsysteme anzubinden sind? Diese noch sehr allgemeine Informationsbasis sollte in persönlichen Treffen erweitert werden. Schon in dieser ersten Kennenlernphase sollten Sales und (technisches) Consulting der Agentur gemeinsam beim Kunden auftreten. Das Consulting kann dann im Projektverlauf umso besser den einzelnen Gewerken die Kundenbedürfnisse vermitteln. Es gilt zu klären, welchen Stellenwert der E-Commerce in der Unternehmensstrategie einnimmt, was die Zielgruppen motiviert, was der Markt fordert und wie der Wettbewerb aufgestellt ist. Gerade bei komplexen Projekten mit einer Vielzahl an Fachabteilungen und Verantwortlichen ist eine strukturierte Kommunikation über alle Projektphasen hinweg besonders wichtig – und die profitiert von einer professionellen aber auch persönlichen Beziehung zwischen allen Beteiligten.

2. Der Anforderungsworkshop

Nachdem die grundlegenden Ziele und die allgemeinen Rahmenbedingungen geklärt sind, müssen die genauen Anforderungen und Spezifikationen des Projekts besprochen und festgehalten werden. Das Anforderungsmanagement selbst sollte als iterativer Prozess gestaltet sein, in dem Themen wie Frontend-Design, Funktionalitäten, Schnittstellen etc. möglichst getrennt und in aufsteigendem Detailgrad besprochen werden. So lassen sich Verständlichkeit und Eindeutigkeit auf beiden Seiten gewährleisten. Dazu haben sich insbesondere Anforderungsworkshops bewährt. Zur Vorbereitung der Workshops empfiehlt es sich, dem Auftraggeber einen individuellen Fragenkatalog an die Hand zu geben, der die Rahmenbedingungen noch einmal konkretisiert und mögliche Schwerpunktbildungen abfragt: Themen sind etwa das Look & Feel des Frontends, Zielgruppen, eine Mobile Strategie, der Service- bzw. Funktionsumfang der Plattform und die damit einhergehenden Anforderungen an Performance und Skalierbarkeit, die Anbindung von Drittsystemen, Fragen zu Schnittstellen, die angemessene Dokumentation, kundenindividuelle Workflows, Hosting und der Support. In den eigentlichen Workshops haben dann alle durch den vorbereitenden Kontakt und die schrittweise Konkretisierung ein sehr genaues Bild vom geplanten Projekt und können eventuell noch offene Fragen schnell und präzise klären. Der beantwortete Fragenkatalog, die Protokolle der Workshops, eventuelle Schnittstellendokumentationen und so weiter sind auch dann eine verlässliche Basis für das weitere Vorgehen, wenn kein Pflichtenheft geführt werden soll.

3. Angebotserstellung

Auf Basis dieser Dokumente des Anforderungsmanagements lässt sich dann eine detaillierte Kostenindikation erstellen und das Projekt sinnvoll planen. Für den Projektscope werden nun noch die Einschätzungen der einzelnen Gewerke eingeholt. Deren frühzeitige Einbindung sichert den späteren Projektfortschritt. In der gesamten Vorphase ist neben Sachkenntnis immer auch etwas Kreativität und Fingerspitzengefühl gefragt, um die Entscheidungsprozesse beim Auftraggeber zu unterstützen. Auch hierbei hat sich ein Team aus Sales und Consulting bewährt, denn Fragen zu Kosten und Funktionen werden meist in unterschiedlichen Geschäftsbereichen entschieden. Durch die Aufteilung der Beratungsleistung auf Sales und Consulting können die unterschiedlichen Ansprechpartner und Entscheider aufseiten des Auftraggebers optimal betreut werden, und keine Fragestellung bleibt unbeachtet.

Übergabe und Konzeption einer E-Commerce-Plattform

Nun übergeben Sales und Consulting offiziell die Kundenanforderungen an das Projektmanagement, das sich als interner Auftraggeber zuerst mit der Konzeption zusammensetzt. Aufgabe der Konzepter ist es, eine Blaupause der E-Commerce Plattform zu entwickeln. Das Konzept ist eigentlich zweiteilig und umfasst einerseits die Informationsarchitektur und das Design, die ganz klar an den Bedürfnissen der jeweiligen Zielgruppe ausgerichtet sind. Um eine hohe Usability zu gewährleisten und damit mittelbar auch eine hervorragende User Experience, sollte dabei auch mit Personas gearbeitet werden. Daneben wird ein technisches Konzept unter Federführung des Consultings umgesetzt. Dieser Teil definiert vor der Umsetzung die im Hintergrund ablaufenden Prozesse, beschreibt die Transaktionen zwischen den angebundenen Systemen, geht detailliert auf Schnittstellen ein und umfasst ein Hosting-Konzept, dass den zu erwartenden Performanceanforderungen gerecht wird. Nur so ist sichergestellt, dass der Customizing-Aufwand nicht in die Höhe schnellt, und Workflows wie Prozesse performant, fehlerfrei und damit kosteneffizient integriert werden. Dem Projekterfolg steht nichts mehr im Weg.

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