Gastbeitrag

Einführung von Enterprise-Social-Software – 11 Experten-Tipps
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Das heutige Marktumfeld ist in fast allen Branchen von einer zunehmenden Komplexität und Dynamik geprägt. Immer mehr Unternehmen erkennen daher, dass sie ihre internen Strukturen im Hinblick auf Partizipation, Informations- und Wissensmanagement anpassen und flexibilisieren müssen, wenn sie unter diesen Bedingungen weiterhin erfolgreich agieren möchten.

Auch das Thema Arbeitgeberattraktivität ist für viele Unternehmen ein entscheidender Faktor: Wer im Wettbewerb um die besten Köpfe gute Karten haben will, muss den Erwartungen der „Digital Natives“ entsprechen. Speziell für jüngere Arbeitnehmer und Berufseinsteiger bedeutet das, dass sie auch am Arbeitsplatz die Kommunikationsstrukturen vorfinden und nutzen können, die sie aus ihrem Alltag gewohnt sind: digital, direkt und partizipativ.

Insbesondere der deutsche Mittelstand tut sich jedoch schwer, diesen Erkenntnissen auch die erforderlichen Maßnahmen folgen zu lassen. Zu diesem Fazit kommt die Studie „Digitale Transformation und ihre Auswirkung auf die Führung im Mittelstand“, für die Ende 2014 im Auftrag der der Personalberatung InterSearch Executive Consultants 400 Topmanager aus Unternehmen mit mindestens 100 Mitarbeitern befragt wurden. Während zwar rund 80 Prozent der befragten Manager erwarten, dass sich die interne Kommunikation deutlich beschleunigen wird und davon überzeugt sind, dass der Wissenstransfer zukünftig eine Schlüsselrolle spielen wird, setzen erst 17 Prozent der Unternehmen Social Media-Tools ein, um eine schnellere interne Kommunikation zu fördern. Aktives Knowledge-Management mithilfe einer IT-gestützten Wissensdatenbank betreiben ebenfalls gerade einmal 17 Prozent.

Während man den meisten Unternehmen heute also nicht mehr erklären muss, warum eine Transformation hin zum „Enterprise 2.0“ sinnvoll – wenn nicht gar auf lange Sicht unverzichtbar – ist, scheint das Problem inzwischen viel mehr in der praktischen Umsetzung zu liegen. Neben der Etablierung einer entsprechenden Unternehmenskultur ist die Einführung einer geeigneten Enterprise-Social-Software ein erster, wichtiger Schritt. Mit einer solchen digitalen Kommunikationsplattform fördern Unternehmen die Zusammenarbeit, den internen Wissenstransfer und entsprechen nicht zuletzt den Kommunikationserwartungen insbesondere der jüngeren Mitarbeiter. Für eine nachhaltige und erfolgreiche Einführung sollten Sie dabei die folgenden Hinweise beachten:

1. Anforderungen und Business-Ziele definieren

Damit Ihre Enterprise-Social-Software ein Erfolg wird, sollten Sie zunächst herausfinden, welche Anforderungen sie überhaupt erfüllen muss. Dafür gilt es, die folgenden Fragen zu beantworten: Welche Mitarbeiter möchten Sie mit Ihrer Enterprise-Social-Software ansprechen? Wer soll das Intranet nutzen? Wie soll es im gesamten Unternehmen eingesetzt werden? Welchen Nutzen hat ein Mitarbeiter davon, wenn er die Applikationen benutzt – und warum wird er sie gerne freiwillig nutzen wollen? Welcher Geschäftsnutzen steht den Entwicklungskosten gegenüber – Einsparungen und/oder Arbeitserleichterung? Aus den Antworten auf diese Fragen lassen sich die Anforderungen ableiten.

2. Anforderungen priorisieren

Haben Sie die Anforderungen an Ihre Enterprise-Social-Software definiert, gilt es nun, diese zu priorisieren. Welche der gewünschten Funktionalitäten sind unverzichtbar, welche fallen in die Kategorie „nice-to-have“? Bedenken Sie dabei auch das Verhältnis von Entwicklungskosten und erwartetem Nutzen. Speziell wenn es um die Migration von Inhalten oder Applikationen eines bereits vorhandenen Intranets geht: Prüfen Sie im Vorfeld, was die Mitarbeiter tatsächlich nutzen. Entscheiden Sie dann, auf welche Inhalte und Anwendungen Sie verzichten können. Die Erfahrung zeigt, dass es meistens völlig ausreicht, 25 Prozent der Features und des Contents zu übernehmen, weitere 25 Prozent davon neu zu entwickeln und den Rest auf dem Datenfriedhof ruhen zu lassen.

3. Kennzahlen für die Erfolgsmessung festlegen

Um beurteilen zu können, ob die Einführung Ihrer neuen Enterprise-Social-Software ein Erfolg ist, müssen Sie entsprechende Kriterien definieren, Kennzahlen festlegen und diese regelmäßig messen. Damit sich Veränderungen nachvollziehen lassen, sollten Sie, wo immer möglich, bereits vor der Einführung der neuen Software den „Ist“-Status erheben. Wenn es darum geht, dass Inhalte möglichst häufig aufgerufen, angesehen, heruntergeladen werden, nutzen Sie eine geeignete Analyse-Software. Versuchen Sie auch, Zeit- und Kostenersparnisse direkt zu messen.

4. Interne Mitarbeiterkapazitäten für die Umsetzung einplanen

Wenn Sie nicht über ausreichende Kapazitäten für eine Projektumsetzung verfügen, gehen Sie das Projekt nicht an. Es ist ein Irrtum zu glauben, dass in einer solchen Situation die Vergabe des Projektes an einen externen Dienstleister erfolgreich sein kann, da auch dieser auf definierte Zielvorgaben und Entscheidungen angewiesen ist, die unternehmensintern getroffen werden müssen. Je nachdem, wie klar das Ziel umrissen ist und in welchem Umfang der Weg dorthin bereits definiert ist, sollten Sie kalkulieren, dass mindestens ein Mitarbeiter mindestens 50 Prozent seiner Arbeitszeit für das Projekt aufwenden muss. Meistens werden für die Implementierung einer Enterprise-Social-Software jedoch Kapazitäten von Kollegen aus allen beteiligten Abteilungen für einige Zeit benötigt.

5. Externe Partner frühzeitig mit an Bord holen

Der Grundstein für den Erfolg eines IT-Projekts wird bereits in der Phase der Konzepterstellung gelegt. Hier können die Erfahrungen eines Partners, der bereits vergleichbare Projekte im Bereich Enterprise-Social-Software erfolgreich umgesetzt hat, Sie vor Irrwegen bewahren. Fragen Sie daher nach entsprechenden Referenzprojekten, wenn Sie externe Partner auswählen. Zum einen können Sie dann die Erfahrung des Partners besser beurteilen, zum anderen hilft Ihnen die Kenntnis eines vergleichbaren Projekts, Ihre eigenen Anforderungen zu reflektieren.

6. Konzeption und Einführung mit internem Kommunikationskonzept begleiten

Ihre Mitarbeiter sind seit Jahren mit der bestehenden Software vertraut und haben sich daran gewöhnt – rechnen Sie daher mit Vorbehalten und Widerständen. Ein neues Intranet und neue Arbeitsabläufe werden schneller akzeptiert, wenn Sie Ihre Mitarbeiter frühzeitig aktiv mit einbeziehen. Sammeln Sie Wünsche und Anregungen, versuchen Sie, diese zu berücksichtigen und ermöglichen Sie das frühzeitige Testen neuer Features. Nutzen Sie die Chancen einer schrittweisen Einführung oder einer Betaphase. Finden Sie Early Adopters in Ihrem Unternehmen, die frühzeitig Inhalte bereitstellen möchten oder Spaß daran haben, neue Funktionen auszuprobieren.

7. Enterprise-Social-Software schrittweise einführen

Keiner liebt den Big Bang – weder die Nutzer noch die zuständigen IT-Mitarbeiter möchten, dass das alte System mit einem Schlag abgeschaltet und gleichzeitig das neue in Betrieb genommen wird. Denn sicher ist nur eines: Irgendetwas geht immer schief. Daten fehlen, Einstellungen stimmen nicht, etc. Definieren Sie daher zunächst einen eingeschränkten Funktionsumfang, mit dem die neue Software sinnvoll Nutzen stiften kann und schalten Sie parallel dazu lediglich einen Teil der Altsysteme ab. Durch diesen Parallelbetrieb führen Sie die neue Lösung Schritt für Schritt ein. Messen Sie regelmäßig Ihre zuvor festgelegten KPIs, damit Sie Schwachstellen frühzeitig erkennen und bei Bedarf nachjustieren können.

8. Interessanten Content erstellen

Nur gut geschriebene, regelmäßig gepflegte, relevante und aktuelle Inhalte bewirken, dass Mitarbeiter das Intranet gerne und häufig nutzen. Wenn einzelne Inhalte veraltet sind oder die Qualität nicht stimmt, schwindet die Akzeptanz. Klären Sie, wer für die Erstellung und Aktualisierung von Content zuständig ist und planen Sie hierfür entsprechende Zeitbudgets ein. Bieten Sie gegebenenfalls Workshops rund um die Erstellung unterschiedlicher Inhalte und die Nutzung bestimmter Funktionalitäten an.

9. Auffindbarkeiten für Inhalte und Funktionen sicherstellen

Der beste Content nützt nichts, wenn man ihn nicht findet. Definieren Sie ein eingängiges, gut durchdachtes Navigationskonzept und implementieren Sie unbedingt eine gut funktionierende Suchfunktion. Die Nutzer erwarten von der Suche im Unternehmensintranet die gleiche Leistung, die sie von den gängigen Internet-Suchmaschinen gewohnt sind.

10. „Killer-Applikationen“ einsetzen

Ein erfolgreiches Intranet braucht eine – oder besser gleich mehrere – sogenannte Killer-Applikationen, die Mitarbeiter immer wieder dazu bewegen, sich ins Intranet einzuloggen. Klassiker sind hier der Kantinen-Speiseplan, die Arbeitszeiterfassung sowie nützliche Formulare, z.B. für Reisebuchung, Spesenabrechnung oder für die Bestellung von Büromaterial. Im besten Fall deckt sich die Nutzung der Killer-Applikationen mit der Erreichung Ihrer Ziele, etwa dass Sie Zeit und Kosten einsparen, indem bestimmte interne Prozesse schneller und einfacher werden und eine geringere Fehlerquote aufweisen.

11. Platz für eigene Inhalte der Mitarbeiter lassen

Der große Erfolg von Enterprise-Social-Software liegt nicht zuletzt darin begründet, dass jeder Nutzer seine persönliche Einstiegsseite nach seinen Wünschen gestalten kann: die am häufigsten genutzten Applikationen sind mit einem Klick erreichbar, die Nachrichten des Tages laufen in einer Randspalte, als Hintergrund ist ein persönliches Foto ausgewählt. Mit einem Klick lassen sich Gruppen-Chat aufrufen, Beiträge der Kollegen liken, kommentieren und weiterempfehlen. Und plötzlich ist man mittendrin in einer sozialen Enterprise-Software, die den Namen verdient: weil das ganze Unternehmen damit gerne und regelmäßig arbeitet.

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