Rechnungen, Verträge und Co.

Papier war gestern – Dokumente digital oder in print?
Keine Kommentare

Dokumente werden oft nicht mehr analog per Post, sondern digital verschickt. Dass die Handyrechnung im E-Mail-Postfach landet und der Kontoauszug im Internet abgerufen wird, ist für viele heute schon alltäglich. Aber hat sich die Digitalisierung von wichtigen Unterlagen bei den Verbrauchern schon durchgesetzt?

Der Bitkom hat zum Thema digitale Dokumente in Deutschland eine repräsentative Umfrage durchgeführt. Hierfür wurden 1.014 Bundesbürger ab 14 Jahren befragt. Die Fragestellungen lauteten: „Möchten Sie wichtige Dokumente wie Rechnungen oder Verträge lieber als Brief auf Papier oder digital als E-Mail zugeschickt bekommen?“ und „Warum bevorzugen Sie Dokumente auf Papier?“

Die Studie ergab, dass fast jeder vierte Internetnutzer (23 Prozent) für persönliche Dokumente wie etwa Rechnungen mittlerweile die elektronische Version dem Papierausdruck vorzieht. Der Vorteil: Die digitalen Dateien können von überall abgerufen werden, lassen sich leicht verwalten und wiederfinden und können in Sekundenschnelle verschickt werden. Zum Vergleich: Im Jahr 2013 lag der Anteil der „Digitalisierten“ nur bei 15 Prozent.

Besonders aufgeschlossen für die Nutzung digitaler Dokumente sind die jüngeren Befragten, die als digital Natives dem digitalen Wandel ohnehin aufgeschlossener gegenüberstehen. Jeder dritte (33 Prozent) 14- bis 29-Jährige erhält wichtige Schreiben lieber elektronisch als per Brief. Selbst bei den 30- bis 49-jährigen sind es noch 28 Prozent.

Zweifel bereitet den Verbrauchern häufig die rechtliche Haltbarkeit der digitalen Dokumente. Doch diese Bedenken kann Jürgen Biffar, Vorstandsvorsitzender des Kompetenzbereichs ECM im Bitkom „Elektronische Rechnungen, ausräumen: „Verträge und andere Unterlagen haben in der Regel denselben rechtlichen Stellenwert wie Dokumente auf Papier,“ erklärt Biffar.

Die restlichen drei Viertel der befragten Internetnutzer (75 Prozent) bevorzugen wichtige Dokumente weiterhin in Papierform. 76 Prozent der Befürworter von Papierdokumenten sehen dabei keine Vorteile in digitalen Dokumenten. Die am häufigsten genannte Befürchtung ist, dass persönliche Daten verloren gehen oder in falsche Hände geraten könnten. So hat etwas mehr als jeder Dritte (36 Prozent) Angst, dass bei der Datenübertragung Unbefugte auf die Dateien zugreifen können. Jeder Fünfte (18 Prozent) kennt keine geeigneten Ablagesysteme für digitale Dokumente und etwa jeder Siebte (13 Prozent) befürchtet, dass die digitalen Dokumente beim Versand verloren gehen könnten.

Besonders viele Vorteile bieten digitale Dokumente für Unternehmen. Auch deshalb haben sich Systeme für das digitale Dokumentenmanagement mittlerweile fest etabliert. Spezielle Lösungen des Enterprise Content Management helfen dabei, Druck- und Versandkosten zu sparen. Außerdem erleichtern sie die Zusammenarbeit mehrerer Mitarbeiter am selben Dokument und ermöglichen den Zugriff von unterwegs, per Smartphone, Tablet Computer oder Laptop.

Obwohl die elektronischen Dokumente zwar einige Arbeitsprozesse erleichtern können, gibt es gerade beim Einsatz im Unternehmen besondere Vorgaben zur Datensicherheit. Oft enthalten die Unterlagen sensible Informationen und Firmeninterna, die großen Schaden anrichten können, wenn sie in die Hände von Cyberkriminellen gelangen. Nutzen Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme, beispielsweise zur Archivierung, müssen sie eine Reihe gesetzlicher Vorgaben beachten. Für die elektronische Archivierung gelten dabei die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) wie Unveränderbarkeit, Ordnung, Vollständigkeit oder Nachvollziehbarkeit. Viele Unternehmen tun sich schwer bei der Umsetzung dieser Vorgaben, da vom Gesetzgeber keine klaren Angaben gemacht werden, wie Best Practices in solchen Situation konkret auszusehen haben.

Die GoBD-Checkliste für Dokumentenmanagement-Systeme des Bitkom soll Aufschluss darüber geben, wie Unternehmen bei der elektronischen Aufbewahrung mit Dokumentenmanagement-Systemen die geltenden Vorschriften einhalten.

Der Trend beim Dokumentenmanagement geht also in Richtung digital, sowohl im privaten als auch im beruflichen Alltag. Voraussetzung dafür ist jedoch eine eindeutigere rechtliche Grundlage sowie sichere Systeme und mehr Schutz für die eigenen Daten – egal ob bei der Übertragung und Sicherung, in der Cloud oder dem Computer.

Aufmacherbild: Pile of documents with colorful clips on desk stack up via Shutterstock / Urheberrecht: Freer

Unsere Redaktion empfiehlt:

Relevante Beiträge

Hinterlasse einen Kommentar

Hinterlasse den ersten Kommentar!

avatar
400
  Subscribe  
Benachrichtige mich zu:
X
- Gib Deinen Standort ein -
- or -