Warum Meetings so unproduktiv sind

Wofür Smartphones im Meeting genutzt werden
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Das Smartphone ist ein unverzichtbarer Begleiter geworden und so nutzen viele Mitarbeiter Meetings, um mal eben private Dinge zu erledigen.

Meetings gehören zum beruflichen Alltag. Nicht immer aber sind diese auch effektiv. Sobald das Licht ausgeschaltet und die Powerpoint-Präsentation angeworfen wird, lehnen sich manche Mitarbeiter im Schutze des Dämmerlichts zurück und widmen sich anderen Dingen. Vor allem das Smartphone sorgt dabei um eine willkommene Ablenkung in dienstlichen Besprechungen. Vier von zehn berufstätigen Smartphone-Nutzern (41 Prozent) erledigen mit ihrem Gerät nebenbei private Sachen. 36 Prozent lenken sich so ab und zu ab, 5 Prozent sogar regelmäßig. Diesen Meeting-Eskapisten ist der Digitalverband Bitkom in einer Umfrage auf die Schliche gekommen.

Nichtsdestotrotz fühlen sich rund drei Viertel der Berufstätigen (72 Prozent), gestört, wenn sich andere Teilnehmer einer Besprechung mit dem Smartphone beschäftigen. Zwei Drittel (67 Prozent) finden das unhöflich, 41 Prozent meinen, dass darunter die Qualität des Meetings leidet. Jeder Fünfte (20 Prozent) ist der Meinung, dass die Ablenkung mit dem Smartphone heutzutage normal ist.

„Das Smartphone ist inzwischen für viele Nachrichtenzentrale, Adressbuch, Kalender und Notizbuch.“ so BITKOM-Hauptgeschäftsführer Dr. Bernhard Rohleder. Daher ist es kein Wunder, dass Mitarbeiter während Besprechungen überwiegend private Nachrichten, wie E-Mails, WhatsApp-Mitteilungen und SMS, lesen beziehungsweise schreiben. Rund jeder Dritte (29 Prozent) nutzt Soziale Netzwerke wie Facebook oder Twitter, rund jeder Vierte (27 Prozent) spielt oder liest aktuelle Nachrichten im Netz (23 Prozent). 15 Prozent informieren sich über Sportergebnisse und 6 Prozent kaufen sogar mit ihrem Smartphone während der Besprechung auf Online-Shopping-Portalen ein.

„Das Smartphone in der Besprechung einfach auszuschalten und wegzulegen, ist für viele kaum möglich und würde gerade auch von jenen nicht akzeptiert, die umgekehrt ganz selbstverständlich dringende dienstliche Belange auch in der Freizeit oder sogar im Urlaub erledigen“, so Rohleder. „Umso wichtiger ist es, dass es soziale Spielregeln gibt, wann und wie die Geräte genutzt werden.“

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©Bitkom

 

Die 9 häufigsten Meeting-Fehler

Neben der Ablenkung mit dem Smartphone gibt es noch eine ganze Reihe weiterer Fehler, die zur geringen Produktivität von Besprechungen beitragen. Unternehmen verlieren dadurch sogar insgesamt 37 Milliarden Dollar im Jahr. Das Inc. Magazin hat neun häufigsten zusammengetragen.

  • Mitarbeiter meeten zu häufig
  • Meetigs werden häufig von dem lautesten und nicht von dem kompetentesten Mitarbeiter geführt
  • Es wird zu viel/ zu wenig Kaffee während Meetings getrunken (Hier eine Studie zu den verschiedenen Auswirkungen von Kaffee auf die Produktivität von Männern und Frauen)
  • Mitarbeiter schauen eher auf die Uhr als auf anstehende Aufgaben
  • Man verliert Zeit beim warten auf den Kollegen, der mal wieder zu spät kommt
  • Zu viel „Surface Acting“ – also der Versuch, Mitarbeiter auf irgendeine Weise zum Lachen zu bringen, um die Stimmung „aufzulockern“
  • Es sind auch Mitarbeiter anwesend, die nicht direkt mit dem Thema zu tun haben
  • Das Meeting wird als Snack-Pause genutzt
  • Und schließlich: Mitarbeiter lenken such während des Meetings mit ihren Smartphones ab

Aufmacherbild: Multi-Ethnic People Social Networking via Shutterstock / Urheberrecht: Rawpixel

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