Wissensmanagement für kleine und mittlere Teams

Kistenweise Wissen
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Der Begriff Wissensmanagement ist in unserer mittlerweile immer mehr als wissensbasierter Gesellschaft bezeichnete Arbeits- und Lebensumgebung ein beliebtes Schlagwort geworden, um das zu charakterisieren, was oft fehlt: eine Art und Weise, zielgerichtet und effizient Wissen zu verwalten, zu gestalten, und vor allem – zu nutzen.

Mit Wissen wird hier etwas nicht Fühlbares im taktilen Sinne bezeichnet, wohl aber etwas manchmal Erfahrbares. Wer ist nicht schon einmal nervös bei der Suche nach Informationen zu dieser einen interessanten Technologie gewesen, über die der Chef gerade jetzt einen kurzen Bericht haben will? Irgendein Kollegen hat da mal davon erzählt, und er hat das auch in einem kleinen Projekt eingesetzt … wer war das gleich noch mal, und was hat er noch mal schnell gesagt? Spätestens jetzt würde ein gut gepflegtes Wissensmanagementsystem einige Schweißausbrüche ersparen.Wissensmanagement steuert qua definitionem den Umgang mit der kostbaren Ressource Wissen und fördert den gezielten Einsatz in Unternehmen und Organisationen. Es ist also kein Selbstzweck, sondern wird eingesetzt, um die gemeinsamen Ziele ohne Umwege und kostspielige Recherchen nach bereits erworbenem Wissen zu erreichen. Das Wissen selbst kann dabei in vielen Erscheinungsformen vorliegen: zum einen in digitaler Form als Dokumente, Grafiken, oder Videos, was heutzutage eigentlich schon fast der Normalzustand darstellen dürfte. Zum anderen steckt es – das Wissen – in den Köpfen der Mitarbeiter. Die lassen sich (noch) nicht so leicht digitalisieren, weshalb man ihnen einen Anreiz schaffen muss, ihr Wissen in die digitale und damit gut speicher- und durchsuchbare Form zu übertragen. Letzteres dürfte die schwerste Aufgabe bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems (WMS) darstellen – die Motivation der Mitarbeiter, ihr Wissen und ihr Metawissen (zum Beispiel Wo ist was?, Wer weiß was? etc.) anderen zur Verfügung zu stellen.

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Abb. 5: Die Hotlist zeigt nach dem Einloggen auf einen Blick die neuesten Einträge

Wissensmanagement bewahrt einen Schatz, der nicht gehoben, sondern bloß gezeigt werden muss. Zuviel Wissen in einem Unternehmen oder einer Organisation versickert ins informationelle Nirwana, beispielsweise wenn die Wissensträger das Unternehmen verlassen.Wenn niemand da ist, der es bewahren und weiterer Nutzung zuführen kann, wird es unter Umständen ziemlich teuer für ein Unternehmen.Unterstützt durch ein gut zu handhabendes Tool, stellt sich die Mammutaufgabe gleich viel einfacher da, auch weil dann die Aufgabe als viele kleine Aufgäbelchen auf viele Schultern verteilt werden kann.Die Frage nach dem Return-Of-Invest bei der Einführung eines Wissensmanagementsystems kann man nicht stellen, genau betrachtet ergibt sie sich auch nicht: die Investition in Wissensmanagement hilft, die anderen Investitionen eines Unternehmens zu bewahren. Aber natürlich soll man bei der Suche nach einem WMS Gedanken darüber machen, ob und wie die Mitarbeiter der Firma das System nutzen werden. WM-Systeme, welche die Mitarbeiter mit purer Funktionsfülle erschlagen, und dabei ihre Fähigkeiten auch noch in tiefen Menüstrukturen verstecken, können bei ihrer Einführung bereits schon tot sein, weil nicht sie nicht oder nicht gerne genutzt werden. So etwas kann gerade auch dann geschehen, wenn ein WMS über die Köpfe der Mitarbeiter hinweg eingeführt wird – mit Schulung allein ist es da oft nicht getan.Das Unternehmen FAST (www.fast.de) wurde 1993 als eingetragener Verein auf Anregung des wissenschaftlich-technischen Beirats der Bayerischen Staatsregierung gegründet. Ein kontinuierliches Wachstum führte Anfang 2000 zur Umwandlung in eine GmbH, mit der Bayerischen Landesbank und Softlab – dem Systemhaus der BMW Group – als Gesellschaftern.Heute ist FAST ein modernes Serviceunternehmen auf dem Gebiet der Informationstechnologie.Als kompetenter Dienstleister für IT-Projekte werden Unternehmen und Institutionen jeder Größenordnung im Hinblick auf den individuellen, gewinn bringenden Einsatz neuester Informations- und Kommunikationstechnologien unterstützt.Martin Rabl (martin.rabl@fast.de) ist seit Ende 2000 bei FAST als Softwarearchitekt und Projektleiter beschäftigt. Seine Schwerpunkte liegen in den Bereichen Wissensmanagement und Intranet-Lösungen auf Basis von PHP und JSP.

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