Agile Developer Skills

Kommunikation als Schlüssel im Scrum-Team
Kommentare

Ob Systemarchitekten, Entwickler oder Tester – Softwareexperten, die in Scrum-Teams mitarbeiten, benötigen nicht nur fachliches Know-how. Mindestens ebenso wichtig ist es, sich in seine Kollegen versetzen zu können, zuzuhören, nachzufragen und Feedback zu geben bzw. zu empfangen.

Da das Entwicklungsteam einen Teil der Managementaufgaben, die traditionellerweise dem Projektleiter zugeschrieben werden, übernimmt, sollten seine Mitglieder auch eine Reihe sozialer Kompetenzen mitbringen. Denn nur, wenn alle ihre Rolle gut erfüllen, kann Scrum seine Dynamik und Effizienz wirklich entfalten und das Team die Ansprüche einlösen, die an es gestellt werden:

  • Vertrauen: die Teammitglieder vertrauen einander und wissen, dass die anderen ebenso am gemeinsamen Ziel mitarbeiten
  • Verantwortung: jeder übernimmt auch seinen Teil der Verantwortung für das Gesamtergebnis
  • Selbstorganisation: die Teammitglieder strukturieren diese Art der Zusammenarbeit gemeinsam, jeder findet seine Rolle im Team
  • Hochleistung: das ist die Voraussetzung für den „Flow“, die reibungslose Zusammenarbeit und das gemeinsame Verständnis der Arbeit

In diesem Kapitel sind die wichtigsten Soft Skills aufgeführt, die ein Mitglied eines agilen Teams aufweisen oder entwickeln sollte.

Kommunikationskompetenz

Kommunikation ist die Übermittlung von Informationen von einem Sender zu einem Empfänger. So weit, so einfach. Doch wer sich schon einmal mit der technischen Seite der Signalübermittlung beschäftigt hat, weiß sehr gut: Wenn eine Botschaft diesen Weg zurückgelegt hat, sagt das noch nichts darüber aus, ob sie wirklich geglückt ist: Wurde sie vom Sender vor dem Versand richtig verschlüsselt? Konnte sie der Empfänger dekodieren? Wurde die Botschaft auf ihrem Weg durch irgendetwas verkürzt, gestört oder verfälscht? Wie kann der Absender wissen, ob und wie sie angekommen ist? Und erst, wenn die Information angekommen ist, hat tatsächlich Kommunikation stattgefunden.

Bei der zwischenmenschlichen Kommunikation ist das nicht anders, und deshalb gilt für jedes berufliche Umfeld: Je wichtiger das Zusammenspiel verschiedener Menschen ist, desto mehr schlägt sich deren kommunikative Kompetenz in Erfolg und Misserfolg nieder. Deshalb sollten Mitglieder eines Scrum-Teams, das per se ein relativ hohes Interaktionsniveau aufweist, sich Grund(er)kenntnisse in den folgenden Themen aneignen und je nach Situation im Team immer mal wieder den einen oder anderen Punkt vertiefen.

Aktives Zuhören

Aktives Zuhören ist die Fähigkeit, sich auf die Kommunikation mit einer anderen Person zu konzentrieren – verbal und nonverbal, und aktiv Verantwortung dafür zu übernehmen, dass die Botschaft des anderen bei einem selbst korrekt ankommt. Wer aktiv zuhört, denkt nicht schon an die eigene Antwort, während der andere noch spricht, sondern lässt erst einmal dessen Aussagen und Meinungen auf sich wirken. Das klingt einfach, ist es aber keineswegs. Zwischenmenschliche Kommunikation leidet und scheitert nur allzu oft an individuellen Filtern und darauf basierenden Fehlinterpretationen.

Eine einfache Art, aktives Zuhören bewusst zu trainieren, ist es, die Aussage des anderen mit eigenen Worten zusammenzufassen. Das ist außerdem eine gute Gelegenheit, um noch vorhandene Unklarheiten zu benennen und zu fragen, ob man richtig verstanden hat. Ebenfalls wichtiger Teil der Wahrnehmung sind Körpersprache und Mimik. „Ja, ich denke, das wird so klappen“, sagt der Kollege mit verkniffenem Gesichtsausdruck. Dann  beendet er das Thema abrupt, schaut weg, presst die Lippen zusammen und lässt einen tiefen Schnaufer los …? Ist die verbale zustimmende Botschaft mit solchen nonverbalen Zeichen einer abweisenden Haltung begleitet, solltest du lieber noch einmal nachfragen.

Zur Selbstkontrolle der eigenen Zuhörerqualitäten sind folgende zehn Punkte geeignet:

  1. Konzentriere dich auf dein Gegenüber und höre ihm aufmerksam und ernsthaft zu.
  2. Drücke deine Aufmerksamkeit durch deine Körperhaltung aus. Dazu gehören ein aufrechter Rücken, eine gewisse Ruhe, Blickkontakt. Falls du merkst, dass deine Haltung keine Aufmerksamkeit signalisiert, korrigiere nicht nur deine äußere, sondern vor allem deine innere Haltung.
  3. Frage bei Unklarheiten nach, bis du alles verstanden hast.
  4. Trenne bewusst Verstehen und Bewerten. Aktiv zuhören heißt nicht gutheißen.
  5. Achte auf deine eigenen Gefühle und mache dir klar, welche Filter sie für die Botschaft des Gegenübers bedeuten.
  6. Achte auch auf die Gefühle deines Gesprächspartners und spreche sie ggf. an.
  7. Wenn etwas bei dir angekommen ist, bestätige den Empfang durch kurze verbale oder nonverbale Signale.
  8. Unterbreche den Sprecher nicht, lasse ihn ausreden.
  9. Lasse dich auch durch Vorwürfe und Kritik nicht aus der Ruhe bringen und höre gerade dann erst einmal zu, was der andere zu sagen hat.
  10. Trainiere bewusst deine Empathie und versetzen dich innerlich in die Situation des Anderen. Stelle dir dabei vor, du müsstest später seine Haltung anderen nahebringen.

Besser verstehen mit dem Vier-Ohren-Modell

Eine hilfreiche Veranschaulichung der menschlichen Kommunikationsfilter beim Empfangen von Botschaften hat der Psychologe Friedemann Schulz von Thun entwickelt. Sie besagt, dass die Entschlüsselung von Informationen davon abhängt, mit welchem unserer „vier Ohren“ wir gerade zuhören, denn das entscheidet, was wir empfangen: Sachinformation, Botschaften zur Beziehung zwischen uns und unserem Gegenüber, einen Appell oder ein Stück Selbstbeschreibungen des Senders.

 „Dein Feature bringt die geforderte Last von 100 Vorgängen pro Minute noch nicht!“ sagt der testende Kollege und du nimmst wahr:

  • „Aha, dann ist das also noch nicht fertig.“ (Sachohr)
  • „Bei meinen Sachen findest du ja immer was zu beanstanden!“ (Beziehungsohr)
  • „Sorry, ich kann jetzt nicht zu dir kommen und mir das anschauen.“ (Appellohr)
  • „Ja, du bist der beste Fehlerfinder aller Zeiten!“ (Selbstoffenbarungsohr)

Fazit: Wenn du eine unerwartete und vor allem unerwünschte Reaktion bekommst, überprüfe doch mal mit dem Vier-Ohren-Modell, ob das daran liegt, dass der andere sich gerade auf einer unterschiedlichen Ebene befindet als du selbst. Dann kannst du zu einem besseren Ergebnis kommen, indem du den anderen aufforderst, auf die gleiche Ebene zu kommen, indem du z.B. präzisierst, ob du etwas von deinem Gegenüber erwartest und wenn ja, was und wann.

Aufmacherbild: Conceptual image of businessteam working cohesively. Interaction and unity von Shutterstock / Urheberrecht: Sergey Nivens

[header = Seite 2: Effektives Fragen]

Effektives Fragen

Die Fähigkeit, gute Fragen zu formulieren, hilft uns, neues Wissen in unser mentales Modell der Welt zu integrieren – oder auch, es zu verändern. Aber was bedeutet das: gute Fragen?

Wir müssen zunächst die richtigen Worte und einen angemessenen Tonfall finden. Die Frage: „Warum hast du das getan?“ kann unser Gegenüber in eine defensive, abwehrende Haltung bringen. Wir können diese Gefahr durch Tonfall und Körpersprache mindern. Noch besser wäre in diesem Fall eine Formulierung wie: „Dein Vorgehen klingt interessant. Ich verstehe es aber noch nicht ganz. Erkläre mir doch bitte noch mal, warum du so und nicht anders vorgehst.“ Das wäre eine freundlichere und effektivere Art, dieselbe Information zu bekommen.

Für dich als Softwarespezialist hat es höchste Priorität, Verständnisfragen zum Produkt so zu stellen, dass du sicher sein kannst, alles richtig verstanden zu haben. Um ein Thema möglichst vollständig zu erfassen, kannst du dich an den klassischen Fragen für die Formulierung einer Nachricht orientieren: Wer? Was? Wann? Wo? Wenn du danach noch Zweifel hast, nimm als Ergänzung noch warum und wozu dazu, dann bekommst du weitere hilfreiche Hintergrundinformationen.

Frage so lange, bis in deinem Kopf die klare Vorstellung eines Produkts oder Prozesses entstanden ist. Dann schilderst du dieses Bild deinem Gegenüber und stellst die letzte wichtige Frage: Habe ich dich richtig verstanden?

Verbale Ausdrucksfähigkeit

Jedes Mitglied des Scrum-Teams ist in den täglichen Meetings aufgefordert, kurz und knapp zu erklären, was es gemacht hat, und das ist bei schwierigen und komplexen Themen nicht immer einfach. Hinzu kommt, dass es jedes Teammitglied mit verschiedenen Zielgruppen zu tun hat: Kollegen im Team, die ebenso viel fachliches Wissen mitbringen wie du selbst, IT-Kollegen mit anderen Schwerpunkten, Product Owner und Stakeholder mit ganz anderen fachlichen Bezügen und Endnutzer mit unterschiedlichen Rollen. Letztlich musst du als Entwickler, Tester oder Systemarchitekt deine Ergebnisse und Argumente so gut verständlich an andere weitergeben, dass diese in der Lage sind, ihrerseits weitere Interessensgruppen aus ihrem Umfeld zu informieren.

Wenn du das Gefühl hast, deine persönliche Art sich auszudrücken, kommt manchmal nicht wirklich gut an, dann befindest du dich in prominenter Gesellschaft. Auch an Universitäten oder in Wirtschaft und Politik kommt es oft genug vor, dass man glaubt, Fragezeichen des Unverständnisses über den Köpfen schweben zu sehen. Im Unterschied zu den mit einer situativen Popularität ausgestatteten Professoren und Rednern wirst du als Entwickler allerdings nicht in der Situation sein, dass dir dein Publikum trotzdem geduldig und andächtig lauscht. Deine Kollegen werden dir, wenn du Glück hast, zu verstehen geben, dass deine Botschaften nicht ankommen. Und das gibt dir die Chance – Learning by Speaking – kontinuierlich an deiner Ausdrucksfähigkeit zu arbeiten und schnell Fortschritte darin zu erzielen. Wenn du Pech hast und deine Kollegen sich nicht konstruktiv äußern, beschleicht dich vielleicht das Gefühl, nicht genug Beachtung zu finden. Hab dann den Mut, deine Ausdrucksfähigkeit selbst einmal unter die Lupe zu nehmen und die anderen um ein Feedback zu bitten!

Logisches Argumentieren

Beim Präsentieren einer Idee oder einer Meinung ist es wichtig, den roten Faden zu finden und die Position, die man vermitteln möchte, logisch aufzubauen. Beginne damit, die eigenen Voraussetzungen und Annahmen darzustellen – etwa, auf welchen Daten oder Erkenntnissen deine Idee aufbaut.  Dann nimm die Zuhörer mit auf den Weg, indem du die logischen Schritte nacheinander erklärst.

Logisch argumentieren heißt aber auch, offen für andere Gedanken zu sein, trügerische oder falsche logische Pfade zu erkennen und wieder aufzugeben. Wenn es mehrere Wege gibt, ist es oft sinnvoll, auch diese zu skizzieren und zu erklären, warum der gewählte als der richtige erscheint.

Möglicher Aufbau einer Argumentation, die für ein neues Vorgehen plädiert, wäre z.B.:

  • Warum ist dieses Vorgehen interessant, wichtig, aktuell?
  • Wie sah die Strategie in der Vergangenheit aus?
  • Wie war die Entwicklung bis heute?
  • Wie stellt sich die Situation aktuell dar?
  • Welche Folgen ergaben sich aus dieser Entwicklung?
  • Mit welchen Konsequenzen ist zu rechnen, wenn man die alte Lösung beibehält?
  • Wie lassen sich diese Konsequenzen beweisen?
  • Welche neuen Einflüsse zeichnen sich für die Zukunft ab?
  • Welche Handlungsalternativen gibt es? – Vorteile und Nachteile
  • Welche Handlungsempfehlung ergibt sich daraus?

Feedback geben und empfangen

Noch etwas anspruchsvoller wird die Anforderung an Ihre Kommunikationskompetenz, wenn Ihr Feedback gefragt ist. Positives Feedback freut natürlich jeden, und es ist keine große Kunst, es zu vermitteln. Aber was, wenn es auch Negatives zu sagen gibt? Eine gute Regel dafür lautet: Verpacke das Negative in eine dicke Portion Wertschätzung. „Die Oberfläche sieht toll aus, ich habe mich gleich prima zurechtgefunden. Aber mit der Schriftgröße im linken Fenster habe ich ernsthafte Schwierigkeiten.“ Das klingt doch viel netter als: „Also eines kann ich dir gleich sagen: Diese Minischrift im linken Fenster geht überhaupt nicht. Das kann ja kein Mensch entziffern.“ Am wirksamsten bei empfindlichen Mitmenschen ist die Sandwichtaktik: Jede Kritik vorher und nachher mit einer netten Aussage kombinieren.

Neben der Tatsache, dass wir damit entscheidend zum guten Arbeitsklima beitragen, hat die Komplimentetaktik noch einen anderen Vorteil: Wir erziehen uns selbst, auf die besonders positiven Dinge zu achten, die – obwohl genauso wichtig wie die negativen – viel zur Optimierung eines Produkts beitragen können. In unserer Feedbackkultur werden wir leider erzogen, vor allem Fehler zu suchen. Schon als Kind in der Grundschule haben wir die Korrekturfarbe Rot bestens kennen gelernt. Nette Anmerkungen waren wesentlich seltener.

Nun ist es eine Tatsache, dass die besten Fehlersucher jene sind, denen es auch einen gewissen Spaß bereitet, anderen etwas „um die Ohren zu hauen“. Die harmoniebedürftigen, freundlichen Menschen hingegen tendieren dazu, negative Dinge zu übersehen oder herunterzuspielen. Sie fühlen sich wesentlich wohler dabei, Komplimente zu übermitteln. Daraus folgt: Als Feedbackempfänger wirst du es öfter mit der ersten Kategorie zu tun haben.

Und was tust du als Empfänger eines Feedbacks, wenn du dich dadurch abgewertet fühlst und spürst, wie dein Adrenalinspiegel steigt? Fordere die positiven Kommentare ruhig aktiv ein, indem du Zettel und Bleistift zückst und die Frage stellst: „Und was sind deiner Ansicht nach die Pluspunkte dieser Lösung?“ Dasselbe gilt, wenn du einen Feedbackprozess moderierst. Sorge auch dann dafür, dass neben dem Flipchart „Optimierungspotenziale“ ein ebenso großer Bogen für „Highlights“ hängt.

Vier Schritte für ein gutes Feedback

  1. Generelle Aussage zu Beginn, zum Beispiel im ersten Satz. Man kann damit beginnen, zu sagen „Im Allgemeinen…“ oder „im Großen und Ganzen …“ etc.
  2. Gutes im zweiten Schritt erwähnen. Was gefällt mir? Was mag ich? Zum Beispiel „Toll finde ich, dass …“ etc.
  3. Verbesserungswürdiges in weiterer Folge benennen. Klare Aussage darüber, was ich nicht mag, was mir nicht gefiel etc. Zum Beispiel „Nicht so toll finde ich …“ oder „… hat mir nicht so gut gefallen …“ etc.
  4. Empfehlungen zum Schluss: Hier sollte eine konkrete Empfehlung stehen, wie etwas, das ich unter 3. genannt habe, verbessert werden kann.

Feedback-Checkliste

Und hier folgen sechs allgemeine Regeln, wie es mit dem Feedback im Scrum-Team klappt:

  1. Feedback benötigt die Bereitschaft des Empfängers, Feedback anzunehmen. Im Zweifelsfall heißt das als Feedbackgeber, diese Bereitschaft zu erfragen und wenn sie gerade nicht vorhanden ist, einen späteren Zeitpunkt wählen.
  2. Feedback sollte so zeitnah sein, dass der Empfänger noch die Möglichkeit hat, es in seine Handlungen einzubauen.
  3. Feedback ist typischerweise zunächst eine Einbahnkommunikation. Zurück kommen dann nur Verständnisfragen, keine Gegenargumente oder Erklärungen.
  4. Feedback in Scrum-Teams bezieht sich normalerweise auf die Arbeit.
  5. Persönliche Rückmeldungen über Charakter oder Verhaltensweisen des anderen werden in Ich-Botschaften formuliert: „Ich war eklatant unter Druck, als deine Ergebnisse später kamen als geplant. Wie können wir das fürs nächste Mal ausschließen?“ Und nicht: „Du kannst einfach nicht pünktlich sein, das geht mir echt auf die Nerven.“
  6. Der Feedbacknehmer hat das letzte Wort: Er bedankt sich für die Rückkopplung und kündigt an, was er mit dem Feedback zu tun gedenkt, z.B.: „Ich denke, ich werde die Punkte 2 und 3 ab morgen in meine Arbeit einbauen. Die Ideen 7 und 9 habe ich schon erwogen und bewusst verworfen. Über die anderen muss ich noch nachdenken.“ Oder: „Vielen Dank! Ich lasse das jetzt einfach mal so stehen.“
Unsere Redaktion empfiehlt:

Relevante Beiträge

Meinungen zu diesem Beitrag

X
- Gib Deinen Standort ein -
- or -