Früher nannte man es Kaffeeküche

Kommunikation zwischen Entwicklern Benutzern und Management
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Die Kommunikation in einem Team findet auf vielen Ebenen statt. Es gibt einen direkten Austausch von Person zu Person. Der Wissensaustausch findet über indirekte Kommunikationswege und Dokumentenaustausch statt. Eine dritte Ebene ist prozessabhängig, und Benachrichtigungen werden automatisch per E-Mail an Teammitglieder versandt.

Die Qualität des Informationsflusses ist entscheidend für den Erfolg eines Softwareprojekts. Wissen ist Macht. Nur Wissen, das mit anderen geteilt wird, ist auch nützlich. Collaboration-Plattformen helfen uns dabei, Wissen zu teilen und stehen so als Informationsquelle bereit. Hier werden Informationen zu Anforderungen, Terminen, Releases, Builds und Tests gespeichert. Sie sind Wissensmanagementtools speziell für die Softwareentwicklung und damit mehr als nur Application-Lifecycle-Management-Werkzeugbanken.

Das, was uns auch heute in der sachlichen Wissensgesellschaft immer noch begeistert, sind Geschichten. Wie zu Urzeiten die Steinzeitmenschen in Mythen ihr Wissen am Feuer sitzend weitergaben, so stehen wir heute in der Kaffeeküche und erzählen unsere fantastischen Geschichten. Die Erzählkunst verpackt Wissen in einen größeren Kontext und vermittelt Fakten mit einer emotionalen Verpackung. Das berührt uns und vermittelt uns Erlebnisse, die zu tiefen Einsichten führen. So bleibt die direkte Kommunikation zwischen Personen die wichtigste Art des Informationsaustausches. In Meetings werden der aktuelle Projektstand sowie die zu bewältigenden Aufgaben und Konflikte besprochen. Wenn ein Team in der glücklichen Lage ist, am gleichen Ort oder vielleicht sogar im gleichen Großraumbüro untergebracht zu sein, fließt die Informationen zwischen den Beteiligten ständig.

Heute arbeiten viele Softwareentwicklungsteams verteilt über viele Standorte, offshore oder sogar als virtuelles Team. In Open-Source-Softwareprojekten ist dies üblich. In diesem Fall findet die direkte Kommunikation mithilfe von Chat, E-Mail, Telefon oder Videokonferenz statt. Schon der Austausch mit den Benutzern und Kunden oder Auftraggebern muss in einem Softwareprojekt organisiert stattfinden, wenn beide in verschiedenen Büros arbeiten.

Eine zweite, indirekte Ebene der Kommunikation sorgt für die Speicherung und Vermittlung von Wissen. Hier werden Informationen von einer Person in eine Wissensbasis eingegeben und von vielen anderen gelesen und ergänzt. Die Qualität der Verständigung, die zwischen Benutzern, Testern, Managern und Entwicklerteam läuft, ist der Schlüssel zu den Beziehungen zwischen allen. Idealerweise schafft der Einsatz einer Collaboration-Plattform die Kanäle für diesen Informationsfluss. Um die gleiche Erlebnistiefe zu erreichen wie die Erzählungen in der Kaffeeküche, brauchen wir weiterhin die alten Geschichten. Reine Fakten ohne Kontext sind für uns Menschen, die mit Logik und Gefühl ausgestattet sind, nicht verständlich. So sollte jedes Teammitglied zu einem Geschichtenschreiber werden. Harte Fakten, Termine und Ereignisse vermischen sich mit subjektiven Wahrnehmungen und intuitiven Entscheidungen.

Die zentralen Organisationseinheiten für diese Informationen sind Arbeitseinheiten (WorkItems), die in intelligenten Listen (Trackern) arrangiert werden. Beispiele sind spezialisierte Arbeitseinheiten für Anforderungs- und Änderungswünsche. Benutzer können ihr Fachwissen zum Beispiel in einem Story-Card-Tracker weitergeben. Tester melden Fehler in einer Fehlerdatenbank, auch Bug-Tracker genannt. Wenn die Benutzer Zugriff auf solch eine Plattform haben, dann können sie den aktuellen Stand der reparierten Fehler einsehen, ohne ständig nachfragen zu müssen. Das entlastet die Arbeitsbeziehungen und den Druck auf die Entwickler.

Für jedes Softwarevorhaben gibt es einen Auftraggeber. Er ist derjenige, der für die Kosten aufkommt und für seine Investition das bestmögliche Produkt möchte. Der Auftraggeber ist meistens nicht identisch mit dem Benutzer. Er muss die Prioritäten setzen und sollte immer über den aktuellen Stand des Projekts informiert sein. Idealerweise sollte er auch Zugriff auf die Collaboration-Plattform haben. Bei Projekten, die als Auftragsarbeit vergeben wurden oder als Outsourcing laufen, ist das meist eine heikle Angelegenheit. Hier beeinflussen Randbedingungen, wie Verträge und Verhandlungsergebnisse, das Maß an Offenheit, das ein Projektteam bereit ist einzugehen. Zugriffsrechte der Collaboration-Plattform alleine reichen nicht aus, um dies zu regeln. Hier kommen Taktik und Strategie der zusammenarbeitenden Firmen ins Spiel.

Wenn ein Klima der Offenheit und Transparenz vorhanden ist, dann kann eine integrierte Plattform dafür sorgen, dass ein vertrauensvolles Miteinander entsteht. So entsteht eine qualitativ hochwertige Informationsquelle. Das ist ein Lernprozess der beteiligten Menschen. Für Produkte, bei denen das Team offshore, nearshore oder verteilt arbeitet, ist dies besonders wertvoll. Auch wenn die an der Entwicklung Beteiligten durch Zeitzonen getrennt sind, können Daten zu jedem Zeitpunkt in das System eingegeben und zu einem anderen Zeitpunkt abgerufen werden. Mitarbeiter, die eine Weile fehlen, weil sie zum Beispiel im Urlaub sind, können so problemlos nachvollziehen, was in ihrer Abwesenheit geschehen ist.

In Softwareentwicklungsprojekten gibt es noch eine dritte Kommunikationsebene, eine ereignisgetriebene Ebene. Wenn ein bestimmtes Ereignis eintritt, werden Mitglieder des Entwicklungsteams, der Anwender oder Kunden informiert. Diese Ereignisse können an verschiedenen Stellen auf der Collaboration-Plattform automatisch starten. Mitglieder der Plattform bekommen dann eine Information per E-Mail oder bei der nächsten Anmeldung am System.

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