Wie das HErz der Community zu schlagen beginnt

So organisiert man ein WordCamp: Das Herz der Community
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Es fing vor über zehn Jahren mit zwei Entwicklern an, Matt Mullenweg und Mike Little, die mit Bestimmtheit zusammenfanden und die erste Version von WordPress als Open-Source-Software veröffentlichten, um das Webpublizieren zu demokratisieren. Seitdem sind viele Menschen zu WordPress gekommen, die dabei helfen, das System weiterzuentwickeln, zu dokumentieren und mit Themes, Plug-ins etc. zu erweitern. Da man sich im Alltag immer nur online austauschte, kam bald der Wunsch auf, sich auch einmal offline zu treffen. So entstand 2006 das erste WordCamp in San Francisco.

Mittlerweile gibt es jedes Jahr weltweit mehr als hundert WordCamps, an denen zwischen fünfzig und 2 000 WordPress-Begeisterte teilnehmen. Auf all diesen WordCamps trifft man auf den Spirit der WordPress-Community: Ein offenes Miteinander ohne Ausgrenzungen und leicht zugänglich für jedermann. Doch was ist eigentlich das minimale WordCamp?

Im einfachsten Fall ist ein WordCamp eine Tagesveranstaltung mit mindestens fünfzig Teilnehmern, WLAN und Kaffee, auf der über WordPress geredet wird. Das Ganze kann aber auch eine Veranstaltung von drei Tagen mit vier parallelen Vorträgen und Vollverpflegung für mehrere hundert Personen sein. Im Rahmen eines WordCamps sind viele verschiedene Formate möglich, so auch die Form eines echten BarCamp, bei dem es keine vorselektierten Präsentationen gibt, sondern das Programm am Veranstaltungstag durch die Teilnehmer entsteht. Und was ist im Vorfeld erforderlich, um eine solche Veranstaltung auszurichten?

Alles fängt mit Menschen an

Oft gibt es jemanden mit dem Wunsch oder der Idee, in der Nähe seines Wohnorts ein WordCamp zu veranstalten. Wenn vor Ort schon ein WordPress Meetup existiert, ist dies der ideale Ort, um Mitstreiter zu finden. Für die Ausrichtung eines WordCamps sollte man sich mit mindestens fünf anderen zusammentun, um die Aufgaben als Organisationsteam erfolgreich zu meistern.

Im Falle, dass am gewünschten Ort noch kein Meetup stattfindet, ist der erste Schritt, ein solches zu gründen. WordCamps sind Veranstaltungen der lokalen WordPress-Community. Deshalb ist ein Meetup die Voraussetzung, um ein WordCamp veranstalten zu dürfen, da es die Communitybildung unterstützt und somit hilft, Gleichgesinnte zu finden.

Auch wenn man in der lokalen Community auf Anhieb nicht fünf Mitstreiter findet, kann man zur nächsten Stufe übergehen. Diese besteht darin, dass sich eine Person als Lead Organizer, sozusagen Teamleiter des Organisationsteams, für ein WordCamp bewirbt.

Bewerbung

Die Bewerbung beim Global Community Team ist erforderlich, um sicherzustellen, dass die von der globalen WordPress-Community festgelegten Regeln beachtet werden, alle WordCamps die gleichen Ziele verfolgen und dem Wachstum der WordPress-Community im Gesamten dienlich sind. Außerdem erhält man so die Unterstützung des Community Teams, eine eigene Website für sein Camp unter stadtname.wordcamp.org und die Sicherheit, dass als Veranstalter die WordPress Support PBC auftritt und man damit nicht selbst das Risiko trägt.

Vor dem Ausfüllen der Bewerbung als Lead Organizer empfiehlt es sich, das WordCamp Organizer Handbook zu lesen. Hier findet man fast alles Wissenswerte zur Ausrichtung eines Camps. Nach dem Absenden der Bewerbung wird sich innerhalb weniger Tage jemand aus dem Global Community Team per E-Mail melden und entweder schriftlich erste Rückfragen stellen oder einen Termin für einen Videochat ausmachen. Bei diesem geht es erst einmal darum, sich kennenzulernen. Es ist kein Problem, wenn man bisher noch keine Erfahrung mit der Organisation von Veranstaltungen hat, wichtig ist eine offene und rechtzeitige Kommunikation und die Begeisterung für die Community. Am Ende des Videochats steht meist die Entscheidung fest, ob man als Organizer angenommen wird, ob es Dinge vorab zu klären gibt oder Voraussetzungen wie ein Meetup fehlen, an denen man noch arbeiten muss.

Angenommen

In der nächsten Phase bekommt man nun als Lead Organizer den Zugriff auf eine eigene WordPress-Instanz unterhalb von www.wordcamp.org, und es wird ein Mentor zugewiesen. Dies ist ein erfahrener WordCamp Organizer, der sich im Global Community Team engagiert, um anderen WordCamps mit Rat und Tat bei der Organisation zur Seite zu stehen. Normalerweise erfolgt das durch regelmäßige Videochats, bei denen anhand von Checklisten geschaut wird, ob alles gut läuft und wo ggf. Unterstützung benötigt wird.

Wenn das Organisationsteam noch nicht groß genug ist, sollte man jetzt nach weiteren Mitstreitern suchen. Es ist empfehlenswert, neben dem Lead Organizer für folgende Aufgaben jeweils einen Verantwortlichen zu benennen: Veranstaltungsort/Logistik, Sponsorenbetreuung, Sprecherauswahl und Budget/Abrechnung.

In diesen Bereichen geht es dann auch direkt mit der Arbeit los. Es muss ein passender Veranstaltungsort gefunden werden. Hierbei ist auf Barrierefreiheit zu achten, es darf keine Location sein, die zu einer Partei oder Kirche gehört, da sich hierdurch Menschen ausgeschlossen fühlen könnten. Außerdem muss sie die passende Größe und Räumlichkeiten bieten und sollte im unteren Preisbereich liegen. Gute und günstige Räumlichkeiten sind z. B. an Hochschulen, in Bürgerhäusern oder Jugendhäusern zu finden. Hotels, Messen und andere professionelle Veranstaltungsräume liegen meist im oberen Preissegment und sind damit für ein WordCamp zu teuer. Die Teilnahme an einem WordCamp darf pro Tag und Person nicht mehr als 20 Euro kosten, alle weiteren Kosten sind durch Sponsoren zu decken.

Das WordCamp sollte ca. ein halbes Jahr nach der Bewerbung stattfinden, diese Zeit benötigt man als Organisationsteam. Eine kürzere Vorbereitungszeit ist nur bei bereits eingespielten Teams und Orten zu empfehlen. Eine längere Zeit ist zwar möglich, doch kommt es dann oft dazu, dass in der Zwischenzeit Mitstreiter im Organisationsteam aus persönlichen Gründen ausfallen. Ist ein möglicher Ort und Termin gefunden, muss mit dem Veranstaltungsort ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, dieser wird vom Global Community Team unterzeichnet.

Damit der Vertrag unterschrieben wird, ist ein genehmigtes Budget erforderlich. Dies erstellt man im Backend der WordCamp-Website. Hierfür braucht man Angebote der Location, vom Caterer, für T-Shirts und andere Werbemittel. Außerdem muss man sich schon einmal Gedanken über die möglichen Sponsorenpakete und Sponsoren machen. Das Budget muss nicht zu 100 Prozent fix sein, sollte aber alles Erforderliche in reellen Zahlen enthalten. Hier empfiehlt es sich, auch immer einen Posten von ca. 10 Prozent des Gesamtbudgets für Unerwartetes einzuplanen. Das Budget wird vom Global Team geprüft und freigegeben, erst jetzt kann der Locationvertrag unterschrieben werden und erst danach darf der Termin für das WordCamp veröffentlicht werden.

Wenn der Termin früher kommuniziert wird und sich dann ggf. nochmals ändert, hat das zur Folge, dass Teilnehmer womöglich Reisepläne kostenpflichtig ändern müssen, denn mit der Terminbekanntgabe fangen die ersten Teilnehmer an, Flüge zu buchen und Hotels zu reservieren.

Es gibt kein Zurück

Zu diesem Zeitpunkt sind alle initialen Tätigkeiten erfolgt, es existiert ein Organisationsteam, es ist ein Veranstaltungsort gebucht und ein Budget abgenommen. Ab jetzt arbeitet das Team auf ein festes Zieldatum hin, das WordCamp. Jetzt gibt es kein Zurück mehr. Die sich nun anschließenden Aufgaben werden thematisch behandelt und laufen zum größten Teil parallel ab, hängen aber im Einzelnen voneinander ab.

1. Lead Organizer: Hier laufen alle Fäden zusammen. Ein Lead Organizer ist gesamtverantwortlich, was auch bedeutet: Wenn es kein anderer macht, macht es der Lead Organizer oder niemand. Es ist wichtig, das Team zu motivieren und erledigte Aufgaben entsprechend zu würdigen. Man muss sich immer wieder vor Augen halten, dass alle ehrenamtlich mitarbeiten und niemand für seine Leistung bezahlt wird. Daher ist eine gewisse Fehler- und Termintoleranz erforderlich. Aufgaben sollten mit klaren Verantwortlichkeiten und Terminen verteilt werden, damit jeder weiß, wer was bis wann zu erledigen hat. Es empfiehlt sich, bei Meetings ein Ergebnisprotokoll zu führen und Methoden wie Kanban, z. B. via Trello, zu nutzen. Gemeinsame Meetings, um den Fortschritt zu besprechen und neue Aufgaben zu verteilen, haben sich im Zweiwochenrhythmus bewährt, ab einen Monat vor dem Event dann wöchentlich. Ein Videochat ist einem reinen Textchat vorzuziehen, da Videochats wesentlich effizienter sind und das gegenseitige Verständnis durch die im Video sichtbare nonverbale Kommunikation auch besser funktioniert. Außerdem hilft es, das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken, wenn das Orgateam am Anfang auch einfach mal zusammen einen trinken geht und sich abseits der WordCamp-Arbeit besser kennenlernt.

2. Veranstaltungsort/Logistik: Der Vertrag ist bereits unterschrieben, aber es bleiben noch einige Aufgaben bis zum WordCamp. Damit alle im Team die Räumlichkeiten kennen, sollte alsbald eine gemeinsame Besichtigung stattfinden. Hier können dann erste Dinge geklärt werden, z. B. wie viele Sponsorenstände möglich sind, ob es einen Green Room für die Sprecher gibt, welche Beschilderung erforderlich und welche Technik vorhanden ist. Es sollte nach Möglichkeit im Orgateam einen festen Ansprechpartner für den Veranstaltungsort geben, der im optimalen Fall einen festen Gegenpart bei der Location hat. Hilfreich ist es etwa, wenn man schon in der Woche vor der Veranstaltung Dinge zum Veranstaltungsort liefern lassen kann und diese erst in der Woche danach wieder abholen muss. Außerdem ist zu klären, ob es einen vorgegebenen Caterer gibt oder nicht. In manchen Locations gibt es Auflagen, die das Personal betreffen, z. B. dass man eine gewisse Menge an Sicherheitspersonal haben muss. Wenn die Communityparty am selben Ort stattfindet, sind hierfür ggf. weitere Absprachen erforderlich. Es sollte außerdem ein Raumplan und ein Beschilderungsplan erstellt werden.

3. Sponsorenbetreuung: Bei der Aufstellung des Budgets hat man sich bereits erste Gedanken zu den Sponsorenlevels gemacht. Diese sind jetzt mit Inhalt zu füllen, d. h. es geht um die Frage, was der Sponsor für sein Geld an Gegenleistung bekommt. Hier ist vieles möglich, am besten holt man sich bei vergangenen WordCamps Inspiration und definiert die Levels dann. Je mehr Sponsoren erforderlich sind, umso arbeitsaufwändiger wird es. Zusätzlich zu den lokalen Sponsoren gibt es globale Sponsoren, die alle WordCamps einer Region unterstützen. Hier wird bei der Budgetabnahme festgelegt, wie viel Budget von den globalen Sponsoren zugeteilt wird. Neben einer rein tabellarischen Darstellung der Sponsorenlevels sollte man auch einen Sponsorenfolder erstellen, der alles nochmals detailliert enthält. Nun geht es darum, Sponsoren zu finden. Dazu startet der Call for Sponsors mit einem Artikel auf der Website. Außerdem hat es sich bewährt, die Sponsoren der vergangenen WordCamps in der Nähe zu kontaktieren, ob diese abermals Interesse haben. Die globalen Sponsoren sind zu kontaktieren, denen die gleichen Leistungen wie den äquivalenten lokalen Sponsoren zu gewähren ist. Alsdann ist auf Sponsoranfragen zu reagieren, die Sponsorvereinbarung muss eingeholt werden, im WordCamp Backend sind Rechnungen zu erzeugen, und die Sponsoren sind im System einzupflegen. Je nach Sponsorenlevel sind Beiträge zu erstellen und Logos für die Website oder Print einzusammeln. Wenn ein Standplatz zur Verfügung steht, müssen hier weitere Absprachen erfolgen. Tickets für Sponsoren sollten reserviert und die Codes mit einer Frist zur Einlösung verschickt werden. Am Veranstaltungstag ist man erster Ansprechpartner für die Sponsoren und kümmert sich um all ihre Bedürfnisse. Bei all dem Geld von und den direkten Gegenleistungen für die Sponsoren, sollte man immer im Hinterkopf behalten: Sponsoren unterstützen WordCamps, weil sie dafür, dass sie WordPress kostenfrei nutzen und damit Geld verdienen, etwas an die Community zurückgeben wollen.

4. Sprecherauswahl und -betreuung: Wenn man das WordCamp nicht im BarCamp-Format abhalten möchte, kommt hier eine der größten Aufgaben. Zum Anfang muss man sich im Team über das Format und die Anzahl der möglichen Tracks und Sessions abstimmen und entscheiden. Wenn dies steht, ist klar, für wie viele Sprecher man Platz im Programm hat. Dann startet man einen Call for Speakers. Hier kann man thematische Schwerpunkte setzen, z. B. bevorzugt um Einreichungen zu Design und Entwicklung bitten oder mehr Businessthemen anregen etc. Auch die Form und Länge der Vorträge kann definiert werden, z. B. als Präsentation, Workshop, Podiumsdiskussion, Lightning-Talk usw. Der Call for Speakers endet normalerweise an einem Stichtag, ab dem die eingereichten Vorträge vom Team bewertet und ausgewählt werden. Auch hier sind verschiedene Wege möglich.

Nach der Auswahl sind alle Sprecher über das Ergebnis entsprechend zu informieren, die angenommenen müssen nun die Speaker-Vereinbarung und ein AV Release unterschreiben. Zudem sind alle Vorträge und Sprecher im Backend einzupflegen. Um den Teilnehmern mehr Lust auf das WordCamp zu machen und den Ticketverkauf anzukurbeln, empfiehlt es sich außerdem, die Sprecher gruppenweise in Blogbeiträgen auf der Website vorzustellen und anzukündigen. Auch ist es ratsam, zwei oder drei Speaker als Reservesprecher in der Hinterhand zu halten, damit man im Falle eines Ausfalls schnell das Programm auffüllen kann und nicht einen Slot ungenutzt lässt. Am Veranstaltungstag ist man erster Ansprechpartner der Sprecher und sorgt mit weiteren Helfern dafür, dass alle pünktlich zu ihrem Vortrag im richtigen Raum erscheinen. Gegebenenfalls sind fehlende Unterschriften für Sprechervereinbarung und AV Releases vor dem Vortrag einzuholen.

5. Budget/Abrechnung: Das abgenommene Budget basiert meist zum Teil auf Schätzungen. Das Budget ist deshalb mit Fortlauf des Organisationsstands zu aktualisieren. Man sollte im Auge behalten, dass es nicht zu Überschreitungen kommt bzw. diese durch entsprechende Sponsorenmehreinnahmen gedeckt sind. Rechnungen von Lieferanten sind zur Zahlung durch die WordPress Support PBC im Backend einzupflegen und man sollte beobachten, ob diese zeitnah erfolgen. Oft ist auch mit den Lieferanten zu klären, wie überhaupt gezahlt werden kann, denn nicht alle akzeptieren eine US-Firma als Rechnungsempfänger. Weiterhin kann die Sponsorenbetreuung bei der Rechnungstellung an die Sponsoren unterstützt werden. Auch beim Ticketverkauf sollte hier im Backend der Website mit dem Einpflegen der Tickets geholfen werden.

6. Design/Print: Für diese Aufgaben ist es meist kein Problem, jemanden in der lokalen WordPress-Community zu finden. Es geht darum, das Design des WordCamps zu entwerfen und für Web und Print umzusetzen. Neben der Website gilt es meist noch ein Namensschild für die Teilnehmer zu designen und ggf. einen eigenen Wapuu oder ein Logo für das Camp zu kreieren. Des Weiteren kann man z. B. Präsentationsvorlagen, Poster, Sponsorenbanner und Beschilderung je nach Bedarf stylen.

7. Website: Das wichtigste Kommunikationsmittel eines WordCamps ist die eigene Website. Hier bekommt man eine WordPress-Instanz unter www.wordcamp.org, eine Multisiteinstallation, zur Verfügung gestellt. Mit dieser kommen alle Funktionen zum Ticketverkauf, Sponsor-, Speaker- und Sessionverwaltung sowie eine Auswahl an vorgegebener Themes. Eigene Designanpassungen sind nur durch CSS-Templateänderungen und die jeweiligen Grafiken des Themes möglich. Außerdem muss man sich über die Struktur und Inhalte Gedanken machen und diese einpflegen. Auch sollte man relativ früh einen Redaktionskalender anlegen und planen, wann man welchen Beitrag veröffentlich will (Call for Sponsors, Call for Speakers, Call for Volunteers, Sponsorenbeiträge etc.). Die Inhalte der Website kann man oft von vergangenen WordCamps übernehmen und auf das eigene anpassen.

8. Videoaufzeichnung: Damit die Vorträge eines WordCamps nachhaltig verwendet werden können, sollten nach Möglichkeit alle zur Veröffentlichung auf www.wordpress.tv aufgezeichnet werden. Hierzu gibt es im Global Team extra Kamerakits, die angefordert werden können und aus HD-Kamera, Speicherkarte, Mikrofon und Stativ bestehen und eine leichte Aufnahme ermöglichen. In der deutschen Community gibt es außerdem eine Lösung zum Livemitschnitt. Wir wurden auch schon mehrfach mit Technik von der Joomla-Community unterstützt. Hier sollte der AV-Verantwortliche sich vorher mit der Technik vertraut machen und Helfer suchen, die schon in der Vergangenheit bei dem Thema geholfen haben. Die Hauptarbeit ist der Aufbau der Technik vor Ort, die Betreuung der Aufzeichnung während des Veranstaltungstages und anschließend die notwendige Nachbearbeitung und der Upload auf www.wordpress.tv. Je nach eingesetzter Technik ist hier mehr oder weniger Aufwand erforderlich.

9. Swag/Streumittel: Damit die Teilnehmer von einem WordCamp ein kleines Andenken mit nach Hause nehmen können, hat es sich eingebürgert, ein T-Shirt, eine Tasse oder Ähnliches mit dem Logo des Camps auszugeben. Im Team sollte man sich gemeinsam beraten, was man den Teilnehmern mitgeben möchte. Hierfür sollte dann ein Design geliefert werden, und es müssen Angebote eingeholt werden. Die entsprechenden Artikel müssen dann rechtzeitig bestellt werden, hier kann z. B. ein T-Shirt-Druck schon einmal ein paar Wochen dauern. Wenn jeder Teilnehmer z. B. ein T-Shirt bekommen soll, muss darauf geachtet werden, dass die Größen bei der Ticketbestellung mit abgefragt werden. Außerdem ist darauf zu achten, nicht nur Standardgrößen und -schnitte anzubieten, sondern auch kleine und Übergrößen sowie einen taillierten Schnitt. Am Veranstaltungstag muss man sich um die Verteilung an die Teilnehmer kümmern.

10. PR/Social Media: Ein WordCamp dient u. a. dazu, die lokale Community zu stärken und neue Menschen anzusprechen. Damit wir als Community außerhalb unserer Filterblase sichtbar sind, ist es erforderlich, dass über ein WordCamp durch die einschlägigen Medien unserer Branche berichtet wird. Der beste Weg, dies zu erreichen, geht über persönliche Kontakte zu entsprechenden Redaktionen. Nur so werden etwaige Pressemitteilungen überhaupt wahrgenommen und gedruckt. Die Community selbst erreicht man via Social-Media-Plattformen wie Twitter und Facebook. Hier empfiehlt sich die Abstimmung mit der Website und dem Redaktionsplan. Weiterhin sind die entsprechenden Profile zu erstellen, Grafiken einzubinden und auf Benutzeranfragen zu reagieren.

11. Catering: Essen hält Leib und Seele zusammen. Ein Talk kann auch mal nicht so optimal sein oder die Location ihre Macken haben – wenn Teilnehmern aber vorher ein Mittagessen versprochen wurde und es hinterher nur ein belegtes Brötchen gibt, ist der Unmut vorprogrammiert. Schlechtes Essen und Trinken bleibt im Gedächtnis, und ein leerer Bauch studiert nicht gern. Nach Möglichkeit empfiehlt es sich, vormittags und nachmittags einen kleinen Snack und zum Mittag eine warme Mahlzeit anzubieten. Hierbei sollte man beim Ticketkauf fragen, ob es besondere Anforderungen der Teilnehmer gibt, z. B. vegetarisch, vegan, glutenfrei etc., und diese Bedürfnisse dann auch befriedigen. Entsprechende Angebote sind bei Caterern einzuholen, wobei es sich um den vorhandenen Betreiber der Location handeln kann. Wenn es keine Vorgabe gibt, ist man frei in der Wahl und kann verschiedene Angebote vergleichen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Caterer nicht sehr onlineaffin sind. Mit dem Griff zum Telefonhörer kommt man oft schneller ans Ziel als mit einer E-Mail. Um den richtigen Anbieter auszuwählen, ist auch ein Testessen sinnvoll, so kann man vorher die Qualität beurteilen und sieht, was man fürs Geld bekommt. Neben den Kosten für die Location ist das Catering der zweitgrößte Budgetposten. Hier kann man pro Teilnehmer mit mindestens 10 Euro pro Tag plus Getränke rechnen. Da WordCamps nachhaltig sein sollten, empfiehlt es sich, mit dem Caterer über Leihgeschirr und Besteck zu sprechen statt auf Einwegverpackungen und Wegwerfgeschirr zu setzen.11. Catering: Essen hält Leib und Seele zusammen. Ein Talk kann auch mal nicht so optimal sein oder die Location ihre Macken haben – wenn Teilnehmern aber vorher ein Mittagessen versprochen wurde und es hinterher nur ein belegtes Brötchen gibt, ist der Unmut vorprogrammiert. Schlechtes Essen und Trinken bleibt im Gedächtnis, und ein leerer Bauch studiert nicht gern. Nach Möglichkeit empfiehlt es sich, vormittags und nachmittags einen kleinen Snack und zum Mittag eine warme Mahlzeit anzubieten. Hierbei sollte man beim Ticketkauf fragen, ob es besondere Anforderungen der Teilnehmer gibt, z. B. vegetarisch, vegan, glutenfrei etc., und diese Bedürfnisse dann auch befriedigen. Entsprechende Angebote sind bei Caterern einzuholen, wobei es sich um den vorhandenen Betreiber der Location handeln kann. Wenn es keine Vorgabe gibt, ist man frei in der Wahl und kann verschiedene Angebote vergleichen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass Caterer nicht sehr onlineaffin sind. Mit dem Griff zum Telefonhörer kommt man oft schneller ans Ziel als mit einer E-Mail. Um den richtigen Anbieter auszuwählen, ist auch ein Testessen sinnvoll, so kann man vorher die Qualität beurteilen und sieht, was man fürs Geld bekommt. Neben den Kosten für die Location ist das Catering der zweitgrößte Budgetposten. Hier kann man pro Teilnehmer mit mindestens 10 Euro pro Tag plus Getränke rechnen. Da WordCamps nachhaltig sein sollten, empfiehlt es sich, mit dem Caterer über Leihgeschirr und Besteck zu sprechen statt auf Einwegverpackungen und Wegwerfgeschirr zu setzen.

12. Contributor Day: Neben dem Konferenztag ist der Contributor Day ein wichtiger Bestandteil eines großen WordCamps. Hier kommt die Community zusammen, um am Projekt WordPress selbst zu arbeiten und es weiter vorwärts zu bringen. Dafür muss ggf. eine separate Location gefunden werden, die es ermöglicht, in den Teams konzentriert zu arbeiten. Auch für diesen Tag sollte es ein Catering geben. Außerdem kann man im Vorfeld aus den Teilnehmern am WordCamp die Team-Leads identifizieren und ansprechen, ob sie am Contributor Day die Leitung für ihr Thema übernehmen.

13. Warm-up/Communityparty/Speaker-Dinner: Als letzte Komponente gehört zu einem WordCamp auch der soziale Austausch auf einer Party, damit man sich auch einmal abseits von WordPress auf persönlicher Ebene austauschen kann. Hierfür sind passende Locations zu finden. Auf den WordCamps in Deutschland hat es sich eingebürgert, am Vorabend die Möglichkeit zu einem Kennenlernen (Warm-up) anzubieten. Es werden meist einige Tische in einem Brauhaus o. Ä. reserviert, und jeder, der kommt, zahlt auf eigene Rechnung. International gibt es oft vorher ein Volunteers- und Speakerdinner, damit sich diese besser untereinander kennenlernen können und um den Helfern und Sprechern für ihr Engagement etwas zurückzugeben. Das Essen und einige Getränke sind dann bezahlt. Um die Community insgesamt nicht in zwei Gruppen zu spalten, empfiehlt sich ein gemeinsames Warm-up, bei dem man den Helfern und Sprechern einen ausgibt und alle anderen selbst bezahlen.

Nach dem Konferenztag sollte es abends für alle zusammen eine Networkingveranstaltung geben. Hier ist darauf zu achten, dass die Teilnehmer sich oftmals nur selten persönlich treffen und daher miteinander reden möchten. Eine laute Disko ist deshalb eher ungeeignet. Optimal ist eine Location mit zwei Bereichen: einem, in dem Musik läuft und gefeiert werden kann, und einem, in dem man sich normal unterhalten kann. Diese beiden Bereiche sollten möglichst für die WordCamp-Teilnehmer exklusiv zu nutzen sein, sodass die Veranstaltung für alle ein geschützter Bereich ist, in dem der Code of Conduct gilt.

Neben der Suche nach den Veranstaltungsorten, der Einholung passender Angebote und der Abstimmung im Team muss das Ganze dann auch auf der Website entsprechend angekündigt werden.

14. Anreise und Unterkunft: Damit auch alle Teilnehmer zum WordCamp eine Unterkunft in der Nähe finden, sind entsprechende Informationen zusammenzustellen und auf der Website zu veröffentlichen. Manchmal kann man auch mit einem nahe gelegenen Hotel Sonderkonditionen vereinbaren, die Buchung sollte aber immer zwischen Hotel und Teilnehmer erfolgen und nicht durch das Orgateam übernommen werden. In Köln haben wir in der Vergangenheit auf die Buchungsportale, Touristeninformation und Jugendherbergen verwiesen, da es in der Stadt so viel Angebot und Nachfrage gibt, dass es die Hotels nicht nötig haben, auf Anfragen nach Zimmerkontingenten zu reagieren.

15. Helferorganisation: Ein Orgateam kann noch so groß sein – am Veranstaltungstag braucht man weitere helfende Hände. Helfer bekommen, wenn es ins Budget passt, genauso wie die Sprecher ein kostenloses Ticket. Dafür sollten sie pro Veranstaltungstag nicht mehr als einen halben Tag helfen müssen. Hilfe wird gebraucht beim Empfang am Morgen, bei der Swag-Ausgabe, zudem sollte in jedem Vortragsraum mindestens ein Helfer als Timekeeper und Sprecherassistent sowie ein Helfer für die Videoaufzeichnung eingeplant werden. Zusätzlich kann man Helfer für Fotografie, Social-Media-Betreuung oder die Happiness Bar einplanen. Es kommt eben darauf an, was man alles anbieten möchte und was das Budget hergibt. Nachdem man geplant hat, wie viele Helfer man für welche Aufgaben benötigt, startet man den Call for Volunteers. Nun gilt es, die eintreffenden Meldungen zu beantworten und die Helfer entsprechend einzuteilen. Den Helfern sind Ticketgutscheine zu schicken, und spätestens eine Woche vorher sollte man sie mit allen Informationen, Schichtplänen, Ansprechpartnern etc. zum WordCamp versorgen. Auch über ein kleines Dankeschön für die Helfer sollte man sich Gedanken machen und dieses einplanen und beschaffen. Auf der Veranstaltung selbst ist man erster Ansprechpartner für die Helfer und kümmert sich darum, dass diese gut eingewiesen werden und der Schichtwechsel klappt. Auch das Einplanen von ein oder zwei Helfern als Reserve kann nicht schaden.

Fazit

Egal, wie gut man vorher plant, irgendwas geht immer in letzter Minute schief oder funktioniert nicht wie gewünscht. Beim WordCamp Cologne MMXV hat z. B. am Vorabend die Partylocation abgesagt, und es musste in wenigen Stunden eine neue gefunden werden. Mit einem gut aufgestellten Orgateam sind solche Hürden zu meistern. Und selbst wenn mal etwas nicht klappt – die Teilnehmer wissen die Leistung der Beteiligten zu schätzen und verzeihen Fehler. Wichtig ist, damit offen umzugehen, immer freundlich zu bleiben und niemanden vor den Kopf zu stoßen, denn in der Ruhe liegt die Kraft.

Jeder, der an der Organisation eines WordCamps mitwirkt, leistet etwas Großartiges für unsere Community, die erst auf diesen Veranstaltungen so richtig erlebbar wird. Jeder ist willkommen und wird herzlich aufgenommen. Neben den Vorträgen ist der Hallway Track, also der Austausch im Foyer, absolut lohnenswert. Hier lernt man vielleicht seinen neuen Arbeitgeber oder Projektpartner kennen oder findet einfach nette Menschen, mit denen man sich abseits von WordPress austauschen kann. Die Menschen auf den WordCamps machen das Herz der WordPress-Community aus, und auf eben diesen fängt es erst richtig an zu schlagen. Daran mitzuwirken, dass es diese Möglichkeit gibt, ist fantastisch.

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