Das Rennen um die Workflowherrschaft in SharePoint 2010

Nintex Workflow 2010 versus K2 blackpoint
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Wem die Standardfunktionen von SharePoint 2010 im Bereich Business-Prozess-Automation nicht ausreichen, der wird sich schnell auf die Suche nach Alternativen machen. Auf dem Markt existieren mittlerweile zahlreiche Erweiterungen oder eigenständige Lösungen für die Umsetzung von individuellen Workflowanwendungen. Zu den bekanntesten gehören Nintex Workflow 2010 und K2 blackpoint. Dieser Artikel stellt Ihnen den Funktionsumfang beider Produkte vor und führt anhand definierter Kriterien einen direkten Vergleich durch.

SharePoint 2010 liefert einen Satz an Standardfunktionen zur Realisierung individueller Workflowlösungen. Das Spektrum reicht von Standardvorlagen, mit denen sich einfache Genehmigungs- oder Feedbackprozesse abbilden lassen, bis hin zu individuellen deklarativen Workflows, die über den SharePoint Designer 2010 erzeugt werden. Die Plattform unterstützt neben den aus SharePoint 2007 überführten listen- oder dokumentbasierten Workflows auch die Umsetzung von wiederverwendbaren Workflows und Websiteworkflows. Bei erweiterten Enterprise-Prozessen oder speziellen Anforderungen an die entstehende Workflowlösung kann es sein, dass man mit diesen Standardfunktionen schnell an die Grenzen von SharePoint 2010 stößt. Beispielsweise ermöglicht die Technologie in ihrem Standardumfang keine Zustandsworkflows oder die Iterationen durch einzelne Elemente. Auch fehlen der Workflowkomponente von SharePoint 2010 die Möglichkeiten, auf Backend-Systeme zuzugreifen oder die einzelnen Workflowschritte über eine verständliche Reporting-Komponente auszuwerten. In diesen Fällen stehen zwei Optionen zur Auswahl: Die Programmierung einer individuellen Workflowlösung mit Visual Studio 2010 oder die Verwendung einer Drittanbieterlösung. Die erste Variante ist in der Regel mit einem erheblichen Ressourcen- und Kostenaufwand verbunden. Hinzu kommt, dass man für die Programmierung eines Workflows über das entsprechende Know-how verfügen muss. Aus diesen Gründen ist oft die zweite Variante der ersten vorzuziehen. Die Praxis hat gezeigt, dass die zusätzlichen Lizenzkosten eines Drittanbieterprodukts bereits durch die ersten Workflows amortisiert sind.

Mittlerweile gibt es auf dem Markt zahlreiche Anbieter für spezielle Workflowlösungen oder individuelle Erweiterungen der SharePoint-Standardfunktionen. Hier ein Auszug der bekanntesten Anbieter beziehungsweise Lösungen:

  • Nintex Workflow 2010
  • K2 blackpoint
  • SharePoint Solutions Workflow Essentials
  • Virto Software
  • WorkBox SharePoint WorkFlow Manager
  • Kaldeera Workflow Designer 2009

Die beiden prominentesten Lösungsanbieter sollen Ihnen nun näher vorgestellt werden: Nintex und K2. Beide Unternehmen liefern eine eigenständige Workflowlösung, die sich komplett in SharePoint 2010 integriert und unabhängig der SharePoint-Standardworkflows funktioniert. Nintex wird sich mit seinem Flaggschiff Nintex Workflow 2010 messen lassen. K2 schickt seine SharePoint-Implementierung K2 blackpoint ins Rennen. Schauen wir uns nun beide Produkte etwas genauer an.

Nintex Workflow 2010

Nintex konnte sich in den vergangenen Jahren einen guten Namen im Bereich der SharePoint-3rd-Party-Produkte machen. Es gibt mittlerweile kein SharePoint Event mehr, bei dem nicht über die Lösungen von Nintex gesprochen wird. Das Unternehmen mit Hauptsitzt in Australien hat sich auf die Produktentwicklung rund um SharePoint spezialisiert und möchte damit nach eigenen Aussagen die Lücke zwischen den Standardfunktionen von SharePoint und den eigentlichen Bedürfnissen des Nutzers schließen. Mittlerweile listet Nintex sieben Produkte in seinem Portfolio auf. Dazu gehören neben den Workflowlösungen spezielle Werkzeuge für das Tracking von Nutzer- und Besucherzahlen (Nintex Analytics 2010), das Reporting (Nintex Reporting 2008) und eine eigenständige Cloud-Lösung (Nintex Live).

Abb. 1: Nintex Workflow 2010
Abb. 1: Nintex Workflow 2010

Nintex Workflow (Abb. 1) befindet sich mittlerweile in seiner zweiten Generation. Bereits Nintex Workflow 2007 (für Office SharePoint Server 2007) war auf dem Markt ein voller Erfolg. Die für SharePoint 2010 konzipierte Workflowlösung hat die konzeptionellen Ansätze der ersten Produktversion konsequent weiterentwickelt und verbessert. Nintex Workflow 2010 ist eine spezielle Erweiterung, die explizit für SharePoint 2010 entwickelt wurde und sich demnach sehr stark in die SharePoint-Plattform integriert. Die Workflowlösung setzt sich aus einem webbasierten Workflow Designer, zahlreichen Aktivitäten zur Interaktion mit SharePoint-Inhalten oder Backend-Systemen sowie weiteren Features zur Automation und Steuerung von Geschäftsprozessen zusammen.

K2 blackpoint

K2 beschreibt sich selbst als Markführer im Bereich Business-Prozess-Automation auf Basis der Microsoft-Plattform. Das im Jahr 2000 gegründete Unternehmen kann mittlerweile über 1500 Kunden aufweisen, die sich auf 40 Länder verteilen. K2 hat seinen Hauptsitzt in Redmond und demzufolge eine enge Bindung zu Microsoft. K2 stellt insgesamt drei Produkte bereit, die sich auf die Umsetzung von Workflowlösungen spezialisieren: K2 blackpearl (nebenbei Gewinner des Best of Tech Ed 2011 Award in der Kategorie SharePoint Development), K2 blackpoint (strong>Abb. 2) und K2 connect. Für SharePoint wurde einst K2 blackpoint als Teilmenge aus der großen Lösung K2 backpoint entwickelt.

Abb. 2: K2 blackpoint
Abb. 2: K2 blackpoint

Die Vision hinter K2 blackpoint ähnelt der von Nintex Workflow 2010: Dem Nutzer soll eine Workflowplattform bereitgestellt werden, die es ihm ermöglicht, ohne Zuhilfenahme von Code einfache Business-Prozess-Lösungen zu realisieren. Dazu liefert die Suite unterschiedliche Designer, eine tiefe Integration in die SharePoint-Plattform und die Unterstützung für die Interaktion mit unterschiedlichen Backend-Systemen, wie etwa dem Active Directory, Exchange oder Dynamics CRM.

K2 blackpoint und Nintex Workflow 2010 im Vergleich

Um nun einen Vergleich beider Produkte zu ermöglichen, sollen zunächst ein paar wesentliche Kriterien definiert werden, anhand derer die Qualität einer Workflowlösung gemessen werden kann. Diese Kriterien lauten wie folgt:

  • Integration in SharePoint: Bei diesem Kriterium geht es um die Frage, wie tief sich die Lösung in die SharePoint-Plattform integriert und wie sie mit den typischen SharePoint-Objekten interagiert. Weiterhin soll hier die Frage geklärt werden, ob die jeweilige Workflowerweiterung sich intuitiv aus der SharePoint-Oberfläche heraus aufrufen lässt.
  • Workflow Designer: Der Workflow Designer ist das Werkzeug mit dem die Prozesse gestaltet und technisch umgesetzt werden. Er sollte leicht zu bedienen sein und sich direkt aus der Benutzeroberfläche einer SharePoint-Website öffnen lassen. Die Abläufe und einzelnen Aktivitäten des Workflows sollten unkompliziert zusammengesetzt und konfiguriert werden können.
  • Integration von Backend-Systemen: Nicht selten müssen Workflows auf Daten von externen Systemen lesend oder schreibend zugreifen. Wir werden prüfen, welche Backend-Systeme im Standard durch die jeweilige Workflowlösung abgedeckt werden.
  • InfoPath-Support: Eines der wichtigsten Features der SharePoint-Standardworkflows ist der Support für InfoPath, also die Möglichkeit, Workflow-Formulare mit InfoPath zu gestalten. Diese Funktion sollte, wenn möglich, auch das jeweilige Drittanbieterprodukt vorweisen können.
  • Reporting: Bei diesem Kriterium werden die Auswertungsfunktionen etwas genauer unter die Lupe genommen. Workflows sind nicht selten komplexe Zusammenhänge individueller Unternehmensprozesse. Der Mehrwert einer Workflowlösung geht gegen Null, wenn die darin ausgeführten Schritte nur schlecht oder eventuell gar nicht nachvollziehbar sind. Daher sollte eine Reporting-Funktion für den Nutzer leicht zugänglich und verständlich sein.
  • Programmierbarkeit und Erweiterbarkeit: Je nach Anwendungsfall kann es dazu kommen, dass früher oder später die Funktionen der visuellen Designer nicht mehr ausreichend sind. Aus diesem Grund sollte die Möglichkeit der Programmierung individueller Workflowerweiterungen sowie die Integration in Visual Studio etwas genauer angeschaut werden.
  • Administration und Automatisierung: Bei diesem Thema geht es um die Frage, welche Administrationsmöglichkeiten die jeweilige Lösung bereitstellt. Weiterhin soll untersucht werden, ob sich bestimmte Prozessschritte zeitgesteuert (im Unterschied zu aktionsgesteuert) automatisieren lassen.
  • Community und Support: Produkte können mittlerweile nur leben und sich weiterentwickeln, wenn es hierfür eine passende Community gibt, in der sich Anwender, Programmierer oder Administratoren untereinander austauschen können. Sollte die Community nicht weiterhelfen können, dann kommt der Anbieter mit seinem jeweiligen Support-Angebot ins Spiel. Wir werden schauen, wie präsent Nintex und K2 in der Community sind.
  • Lizenzierung und Kosten: Nicht zuletzt sind die Beschaffungs- und Betriebskosten maßgebend für die Kaufentscheidung. Daher werden wir auch die Lizenzmodelle der beiden Produkte genauer beleuchten.

Im Folgenden werden Ihnen die beiden Workflowlösungen anhand der eben beschriebenen Kriterien detailliert beschrieben und gegenübergestellt.

Integration in SharePoint

Nintex ist tief in die Plattform von SharePoint 2010 integriert und verwendet dabei nicht nur die von SharePoint bereitgestellten Inhaltsdatenbanken zur Speicherung seiner Metadaten, sondern zudem die von SharePoint angebotenen Standardfunktionen und Schnittstellen, wie etwa den Ribbon oder das Dialogframework. Dieser Umstand macht es dem erfahrenen SharePoint-Anwender deutlich einfacher, sich in die Funktionsweise von Nintex-Workflow einzuarbeiten. Nintex unterstützt sämtliche von SharePoint 2010 bereitgestellten Workflowtypen inklusive der Website und wiederverwendbaren Workflows. Die Erstellung und Verwaltung von Workflows erfolgt direkt aus den Einstellungen der Website oder der entsprechenden Liste und ist schnell auffindbar. Workflowinstanzen lassen sich über spezielle Kontextmenüs auf Website- oder Listenebene aufrufen und bedienen.

K2 agiert komplett außerhalb von SharePoint als separate Engine und speichert seine Daten und Einstellungen in einer eigenständigen Datenbank ab. Die Integration von K2 in die SharePoint-Benutzeroberfläche ist vergleichbar mit der von Nintex. Workflows lassen sich direkt über den Ribbon der Listeneinstellung erzeugen und gegebenenfalls anpassen. Anders als Nintex nutzt K2 für die Bereitstellung der Formulare und Dialoge nicht die Standardparadigmen, sondern eine eigenständige auf Silverlight basierte Oberfläche, die jedoch dem Verhalten der Ribbons und Dialoge aus SharePoint 2010 sehr nahe kommt. Die administrativen Funktionen können ähnlich der Nintex-Einstellungen über das Menü der Websiteaktionen aufgerufen werden. Ebenso wie bei Nintex werden Workflows und die dazugehörigen Funktionen direkt aus dem Kontextmenü eines SharePoint-Objekts aufgerufen. Auch K2 bietet damit einen hohen Grad an Integration.

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