Das Rennen um die Workflowherrschaft in SharePoint 2010

Nintex Workflow 2010 versus K2 blackpoint (Teil 2)
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Workflow Designer
Nintex liefert zur Erstellung benutzerdefinierter Workflows einen komplett webbasierten Designer (Abb. 3), mit dem sich Workflows einfach und intuitiv erzeugen lassen. Der Workflow Designer

Workflow Designer

Nintex liefert zur Erstellung benutzerdefinierter Workflows einen komplett webbasierten Designer (Abb. 3), mit dem sich Workflows einfach und intuitiv erzeugen lassen. Der Workflow Designer öffnet sich automatisch mit der Erzeugung eines neuen Listen- oder Websiteworkflows. Die Aktivitäten lassen sich mit Unterstützung der Suche leicht auffinden und via Drag and Drop auf die Arbeitsfläche des Workflow Designers übertragen. Die Konfiguration der jeweiligen Aktivität erfolgt über ein dediziertes Dialogfenster. Aktivitäten lassen sich über Copy and Paste gegebenenfalls mehrfach nutzen. Der Designer unterstützt den Export und Import kompletter Workflows. Dabei können einzelne Bausteine als Vorlage oder Snippet gespeichert und wiederverwendet werden. Im Großen und Ganzen findet man sich als erfahrener SharePoint-Anwender gut in dem Designer zurecht.

Abb. 3: Nintex Workflow Designer
Abb. 3: Nintex Workflow Designer

Das Grundgerüst des Workflow Designers von K2 (Abb. 4) ist ähnlich dem von Nintex. Er ermöglicht die Deklaration von Workflows direkt aus einer SharePoint-Website oder Liste heraus. Er basiert komplett auf Silverlight und nutzt demensprechend zahlreiche erweiterte Features dieser Plattform. Aktivitäten können via Drag and Drop eingebettet, verschoben oder wiederverwendet werden. Analog zu Nintex Workflow 2010 lassen sich mit dem Designer Vorlagen abbilden. Das Handling innerhalb der Aktivitäten unterscheidet sich jedoch deutlich von Nintex. Wo Nintex versucht, sich am SharePoint-Standardverhalten zu orientieren, integriert K2 blackpoint ein komplett eigenständiges Dialogverhalten, was dem einer Desktopanwendung nahekommt. Aus einem Fenster heraus werden gegebenenfalls weitere Dialoge oder auch Unterformulare geöffnet, die zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten bereitstellen.

Der Funktionsumfang und die Konfigurationsmöglichkeiten innerhalb einer Aktivität sind im Vergleich zu Nintex deutlich ausgeprägter. Der Workflow Designer von K2 blackpoint unterstützt die Definition von Input- und Output-Wegen sowie die flexible Gestaltung der am Workflow beteiligten Formulare. Durch die granulare Steuerung der Aktivitäten erhält der Nutzer deutlich mehr Flexibilität, muss damit aber auch mehr Schulungs- und Arbeitsaufwand in Kauf nehmen.

Neben dem webbasierten Workflow Designer liefert K2 noch einen weiteren Designer, der mit einem Office Tool vergleichbar ist. Das K2 Studio ist eine Windows-basierte Umgebung, die dem Power User dient und in der Lage ist, Workflows außerhalb der SharePoint-Umgebung zu gestalten. Der Funktionsumfang der K2-Lösung ist noch einmal deutlich höher als beim webbasierten Pendant. Neben der Gestaltung von SharePoint-integrierten Workflows unterstützt der K2 Designer auch die Erstellung von Enterprise Workflows für K2 blackpearl, dem großen Bruder von K2 backpoint.

Integration von Backend-Systemen

Im Bereich der Integration von Backend-Systemen sind beide Produkte ebenbürtig. Nintex Workflow 2010 und auch K2 blackpoint unterstützen beispielsweise die Interaktion mit Objekten im Active Directory, Exchange Server, SQL Server, Microsoft Dynamics CRM oder auch XML Web Services. Damit ist das Leistungsspektrum deutlich höher, als es der Standard von SharePoint 2010 hergibt. Unterschiede gibt es allein in der Form der Interaktion. Wo Nintex einen direkten Zugriff auf die jeweiligen Line-of-Business-Systeme herstellt, schaltet K2 blackpoint mit der Technologie der SmartObjects eine Art Zwischenstation ein, die als technische Schnittstelle agiert (Abb. 5).

Abb. 5: Account Management mit K2 blackpoint
Abb. 5: Account Management mit K2 blackpoint
InfoPath-Support

InfoPath spielt in der SharePoint-Technologie eine große Rolle. Mittlerweile lassen sich sämtliche Listenformulare mittels InfoPath anpassen und erweitern. Auch bei Workflows ist InfoPath wichtig, weil im SharePoint-Standard die Initialisierungs- und Aufgabenformulare komplett via InfoPath realisiert werden können. In der Umsetzung dieser Standardfunktionen steht Nintex den Lösungen von K2 in nichts nach. Beide Produkte ermöglichen die Gestaltung von flexiblen Workflowformularen über den InfoPath 2010 Designer.

Neben den Funktionen selbst ermöglicht K2 zusätzlich so genannte SmartObjects als Datenquelle in ein beliebiges InfoPath-Formular einzubinden. Dabei agiert K2 als eine Art Schnittstelle zu einem Backend-System oder zu SharePoint selbst. SmartObjects ist eine eigenständige Technologie von K2, die eine Anbindung bestimmter Backend-Systeme (z. B. SQL, Web Services oder Dynamics CRM) an einen Workflow, Formular oder Bericht ermöglicht.

Reporting

Beide Workflowlösungen liefern zur Auswertung bestimmter Unternehmensprozesse diverse Reporting-Möglichkeiten. K2 blackpoint integriert ein Managementportal in SharePoint 2010, das eine Reihe von Standardberichten bereitstellt. Diese Berichte ermöglichen eine detaillierte Auswertung jedes einzelnen Prozesses bis auf Aktivitätsebene. Prozessverantwortliche können mit diesen Funktionen beispielsweise die Dauer eines einzelnen Prozessschritts ermitteln und erkennen, wie sie im Vergleich zu anderen Aktivitäten im Rahmen eines Gesamtprozesses verteilt ist. Daneben stellt K2 eine Reihe von SmartObjects bereit, mit denen die Kennzahlen eines Workflows für spezielle Reporting-Lösungen, zum Beispiel SQL Server Reporting Services, extrahiert werden können (Abb. 6).

Abb. 6: K2 liefert ein verständliches Reporting-Modul
Abb. 6: K2 liefert ein verständliches Reporting-Modul

Das Reporting in Nintex erfolgt auf Basis eines speziellen Workflows (Abb. 7). Der Nutzer oder Prozessverantwortliche kann über den Workflowverlauf den aktuellen Zustand eines Workflows visualisieren und einen detaillierten Bericht öffnen. Erweiterte Berichte können über Nintex Analytics erzeugt werden.

Abb. 7: Der Workflowverlauf in Nintex Workflow 2010
Abb. 7: Der Workflowverlauf in Nintex Workflow 2010

Beide Reporting-Plattformen zeichnen sich dadurch aus, dass sie die Prozessschritte ähnlich wie der Designer visualisieren. Das macht es dem Prozessbeteiligten sehr einfach, den aktuellen Stand einzusehen und darüber hinaus nachzuvollziehen, welche Aktivitäten im Rahmen des Workflows noch anstehen beziehungsweise erfolgreich abgeschlossen sind.

Programmierbarkeit und Erweiterbarkeit

Sollten sich bestimmte Anforderungen nicht mehr mit dem visuellen Designer abbilden lassen, stellt sich die Frage, ob sich die jeweilige Workflowlösung gegebenenfalls durch Eigenentwicklungen erweitern lässt. Um es vorweg zu nehmen: Sowohl Nintex als auch K2 liefern einen Support für die Programmierung bestimmter Erweiterungen.

Nintex unterstützt zunächst einmal die Erstellung so genannter benutzerdefinierter Aktionen. Das ist eine bestimmte Aktivität, die einen bestimmten festen Ablauf abbildet und hierdurch wiederverwendet werden kann. Sollten die Standardaktivitäten nicht mehr ausreichen, unterstützt Nintex die Programmierung benutzerdefinierter Aktionen mit Visual Studio. Durch die vielen Partner existieren mittlerweile zahlreiche Add-ons für Nintex Workflow auf dem Markt.

K2 steht den Erweiterungsmöglichkeiten von Nintex in nichts nach. Mit dem K2 Designer für Visual Studio liefert der Hersteller aus Redmond eigene Erweiterungen für die Entwicklungsumgebung, mit denen die Standardfunktion von K2 ergänzt werden kann.

Administration und Automation

Beide Workflowlösungen stellen eine in SharePoint integrierte Administrationsoberfläche bereit, worüber die Objekte, Berechtigungen oder erlaubten Aktivitäten gesteuert werden können. Die Administration kann zentral (über die SharePoint-Zentraladministration) oder auf Ebene der Websitesammlung erfolgen. Neben den klassischen Administrationsaufgaben unterstützen sowohl Nintex als auch K2 die zeitgesteuerte Ausführung von Workflows. Hiermit lassen sich wiederkehrende Aktivitäten über Ausführungspläne in einem definierten Intervall wiederholen.

Community und Support

Dieses Kriterium kann eigentlich schnell abgehakt werden, da beide Anbieter ein hohes Maß an Ansehen genießen und demnach über eine große Community verfügen. Wer in der Community nicht fündig wird, kann alternativ einen der zahlreichen Partner kontaktieren oder einen zusätzlichen Direkt-Support beim Anbieter erwerben.

Lizenzierung

Nintex Workflow 2010 wird über drei Pakete angeboten, die sich in einer Preisspanne zwischen 2000 und 12 000 Euro bewegen. Die Workgroup Edition ist auf fünf unterschiedliche Websitesammlungen und einem Single Server limitiert. Die Standardversion kann in einer SharePoint-Farm und auf beliebig vielen Webseiten betrieben werden. Die Enterprise Edition unterscheidet sich von der Standardvariante lediglich in den angebotenen Aktivitäten und der Möglichkeit, damit auf Backend-Systeme zuzugreifen.

K2 blackpoint ist mit den Editionen Team, Standard und Enterprise ähnlich klassifiziert wie Nintex. Preislich ist K2 etwas höher angesiedelt. Die Team Edition kann auf einem Single Server von maximal 200 Nutzern eingesetzt werden und kostet circa 5000 Euro. Das ungefähr Doppelte muss man für die Standardversion ausgeben. Sie ist ebenso nur für einen Server gedacht, hat aber keine Limitierung in der Anzahl der Nutzer. Die Enterprise-Version kostet etwa 15 000 Euro und lässt sich als skalierbare Serverfarm einsetzen.

Fazit

Im Grunde eignen sich beide Produkte hervorragend als Erweiterung der Standard-Workflowfunktionen von SharePoint. Die Frage ob Nintex oder K2 ist eher eine Frage nach der Ausprägung des Funktionsumfangs, der Granularität sowie der Gebrauchstauglichkeit. Nintex ist eine sehr kompakte, intuitive Lösung, die nicht sonderlich viel Einarbeitungszeit erfordert. K2 geht mehr in Richtung einer ausgeklügelten Enterprise-Plattform mit einem hohen Maß an Steuerungsmöglichkeiten. Dagegen sollte man deutlich mehr Zeit für Einarbeitung und Schulungen einplanen, da K2 aufgrund seines erweiterten Funktionsumfangs deutlich schwieriger zu erlernen und zu bedienen ist.

Fabian Moritz ist MVP für SharePoint Server, Projektmanager und Technologieberater bei der ITaCS GmbH in Berlin. Seine Erfahrungen aus zahlreichen Projekten veröffentlicht er in regelmäßigen Abständen auf seinem Weblog. Sie erreichen ihn über fabian.moritz@itacs.de.
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