CRM- und PM-Prozesse mit SharePoint abbilden

SharePoint als Businessplattform (Teil 2)
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Umsetzungsbeispiele mit BPA xRM
Erweiterung der CRM-Anwendung um eine Vertragsverwaltung: Wird im CRM zum Beispiel zusätzlich zum Standardumfang eine Vertragsverwaltung benötigt, so erfordert das mit

Umsetzungsbeispiele mit BPA xRM

Erweiterung der CRM-Anwendung um eine Vertragsverwaltung: Wird im CRM zum Beispiel zusätzlich zum Standardumfang eine Vertragsverwaltung benötigt, so erfordert das mit dem BPA-xRM-Framework nur sechs Schritte: Schritt 1: SharePoint-Objekte anlegen, zum Beispiel die benötigten Tabellen, Ansichten und die Web-Part-Seiten, in denen er die Übersichts- und Detailinformationen anzeigen möchte. Schritt 2: Einfügen des BPA DataViewer Web Parts in die gewünschte Webseite, Konfiguration der Vertragsübersicht und Angabe des URL zu den Vertragsdetails. Schritt 3: Einfügen eines BPA DataViewer Web Parts auf der Vertragsdetailseite und Konfiguration des Filters, damit nur der Vertrag angezeigt wird, der aus der Übersichtsseite aufgerufen wurde. Schritt 4: Einfügen eines BPA MultiDataViewer und Konfigurieren der 360°-Sicht zum Vertrag, zum Beispiel Anzeige aktuelle Rechnungen, alle Supportvorfälle, alle zuständigen Mitarbeiter und alle zum Vertrag gehörenden Dokumente.
Schon jetzt kann die Vertragsverwaltung neue Verträge erzeugen, füllt Formulare aus dem Kontext automatisch auf, verknüpft neue Inhalte, versieht neue Dokumente mit Schlagworten, kann Aufgaben zu Verträgen erstellen und delegieren und berichtet gegebenenfalls auch schon an ein Dashboard. Es fehlen nur noch zwei Schritte: Schritt 5: Konfiguration des Menüeintrags in der Schnellstartleiste. Schritt 6: Einstellen der Zugriffsberechtigungen.
Der Aufwand für einen solchen Vorgang, vorausgesetzt es ist fachlich klar, was gewünscht wird, ist weit geringer als ohne Framework.

Erweiterung der PM-Anwendung um komplexe Projekt-Templates als Kopiervorlagen: Die PM-Organisation stellt die Arbeitsweise auf Standard-Projekt-Templates um. Es besteht deshalb der Wunsch, dass die PM-Organisation komplexe Standard-Projekt-Templates erstellen kann, die je nach Verwendungszweck, Größe, Komplexität oder Kostengerüst fertige Vorgaben in Form von Phasen, Meilensteinen, Dokumentenvorlagen usw. haben sollen. Für den Projektmanager soll es in Zukunft möglich sein, aus einer Bibliothek von Vorlagen eine komplexe Vorlage auswählen zu können, um mit einem Klick einen neuen Projektraum zu erzeugen, der das kann, was typisch für Projekte dieser Art ist, also zum Beispiel Anforderungsmanagement, Aufgabenmanagement, Dokumentenmanagement, Kosten-Controlling, Zeitmanagement usw.

Wie im Beispiel CRM werden in SharePoint zunächst die eventuell zusätzlich benötigten Tabellen, Ansichten, Bibliotheken usw. angelegt. Die Projektliste wird um eine Spalte IstVorlage (Ja/Nein) und um eine Ansicht VORLAGEN erweitert, in der Standardansicht der Projekteliste wird als Filter IstVorlage=Nein angegeben, um Vorlagen im Standard auszublenden. Danach werden die erstellten Objekte wieder über die DataViewer und ein paar weitere BPA Web Parts konfiguriert und mit den gewünschten Objekten über SharePoint-Lookup-Felder in Verbindung gebracht. Bei der Konfiguration der DataViewer wird auch eingestellt, dass der Schalter KOPIEREN angezeigt werden soll.

Anforderungen an CRM-Systeme

In CRM-Systemen wird heute vom Marketing eine 360°-Sicht für den Kunden gefordert, also die Anzeige von sinnvollen Daten im Kontext eines Kunden (oder Lieferanten, Partner). Typisch in CRM-Umgebungen sind auch umfassende Anforderungen an Berechtigungssysteme, die auf Basis von Daten funktionieren müssen (Mitarbeiter A darf nur Plz 7 sehen). Weiterhin benötigt man umfassende Stammdaten, Kampagnen, Berichte, Statistiken, Chancen-Tracking, Outlook-Integration, Webintegration, Offline- und Mobil-Client usw. – funktional übersteigen selbst die Basiswünsche die Leistungsfähigkeit der meisten Organisationen um ein Vielfaches. Noch typischer für CRM-Umgebungen sind aber die unglaubliche Dynamik und die Erkenntniskurve, mit der neue Verknüpfungen von Informationen, Dokumenten, Abläufen oder Aufgaben akut werden. Genau hier wünscht sich der Benutzer diese einfache Anpassbarkeit, die SharePoint out of the Box liefert.

Das BPA-xRM-Framework „versteht“, wie es mit den Objekten umgehen muss und ermöglicht nun die Erstellung neuer Projektstrukturen mit Meilensteinen, Arbeitspaketen, Aufgaben und mehr. Wird in einem Projekt bei der Erfassung das Häkchen IstVorlage auf Ja gesetzt, dann steht das Projekt mit allen Inhalten und Dokumenten als Kopiervorlage zur Verfügung. Über den Schalter KOPIEREN können nun neue Projekte „geklont“ werden. Auch hier reduziert sich der Aufwand für einen solchen Vorgang (vorausgesetzt es ist fachlich klar, was gewünscht wird), abhängig von der Komplexität des Vorlagenmodells und der Übung des Konfigurators.

Anforderungen an PM-Systeme

In Projektmanagementumgebungen dominieren auch heute noch Sammlungen von Excel Sheets, PowerPoint-Folien und MS-Project-Plänen. Die persönliche Selbstorganisation in Outlook oder Notes ist oft beeindruckend, spätestens beim Meeting-, Aufgaben- oder Dokumentenmanagement geht dann jegliche Durchgängigkeit, Konsistenz oder Transparenz verloren. Von durchgängiger Systemunterstützung kann nur in den wenigsten Unternehmen gesprochen werden, obwohl in den größeren Unternehmen Millioneninvestitionen in Projektplattformen gesteckt wurden – nur leider an der Realität der operativen Projektmanager und Projektmitarbeiter vorbei. Seit SharePoint können sich die operativen Projektmitarbeiter nun endlich selbst ein wenig helfen und es ist immer wieder erstaunlich und erfreulich, wie genügsam und kreativ die Projektteilnehmer mit den Bordmitteln von SharePoint Ihre Projektrealität unterstützen.

Fazit

SharePoint als Entwicklungs- und Informationsplattform bietet viel Potenzial, aber auch eine enorme Komplexität, wenn man SharePoint über die ausgelieferten 08/15-Funktionen nutzen möchte. Gute Planung, straffe Governance und geeignete Betriebsmodelle sind unbedingt zu empfehlen, um lange Freude an SharePoint zu haben. In Unternehmen, die Microsoft-Office-Produkte im Einsatz haben, ermöglicht die ab Office 2010 nahtlose Integration der Office-Tools mit SharePoint neue Arbeitsweisen. Die Fähigkeiten und Möglichkeiten von SharePoint kommen jedoch erst voll zum Tragen, wenn Businessprozesse auf SharePoint abgebildet werden. Genau in diesem Bereich leiden Unternehmen und Mitarbeiter heute am meisten unter mangelnder Flexibilität der verfügbaren IT-Tools im Verhältnis zur Veränderungsdynamik der Prozesse und Randbedingungen in den Fachabteilungen. Und SharePoint leidet unter fehlenden Werkzeugen, um out of the Box Antworten zu dieser Aufgabenstellung zu liefern. Dass mit dem Einsatz eines Konfigurationsframeworks auch noch nebenbei die Benutzeroberflächen und Bedienkonzepte standardisiert werden, ist ein aufwandsfreier, aber effizienter Nebeneffekt. SharePoint in Kombination mit einem Businesskonfigurationsframework kann ein Katalysator im Unternehmen sein, um endlich Prozesse, Daten und Menschen zu verbinden oder mit Medienbrüchen aufzuräumen.

Rüdiger Gros studierte nach seiner Ausbildung zum IT-Kaufmann erst Wirtschafsinformatik und später BWL und Marketing. Seine Schwerpunktthemen sind Projektmanagement und die erfolgreiche Verbindung von Business und Software in den Prozessfeldern ERP, CRM und ECM. Mit SharePoint arbeitet er seit 2001. Er ist seit 1993 Unternehmer und seit 2005 Vorstand der EFEXCON AG (Schweiz).
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