Enterprise 2.0: Chance oder Risiko?

SharePoint goes Social
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Web 2.0 beziehungsweise Social Media ist seit einiger Zeit in aller Munde und die Protagonisten, allen voran Facebook, Twitter, XING, LinkedIn etc., erfreuen sich bei ihren Benutzern steigender Beliebtheit. So wurden Mitte 2011 allein bei Facebook etwa 750 Millionen Mitglieder gezählt. Das ist eine Summe, die ungefähr der Hälfte der Einwohneranzahl von China entspricht, und ein Ende dieser Entwicklung ist kaum in Sicht. Wie interessant dieser Bereich ist, sieht man auch daran, dass Google mit Google+ erst vor Kurzem eine Konkurrenz zu Facebook ins Leben gerufen hat.

Sharepoint Magazin

Der Artikel „SharePoint goes Social“ von Oliver Wirkus und Tobias Kullnig ist erstmalig erschienen im Sharepoint Magazin 4.2011.

Da das Internet das Leitmedium des Intranets ist, werden Social-Media-Tools auch für das Medium Intranet immer wichtiger. Dass es auch im geschäftlichen Umfeld möglich ist, zeigen Netzwerke wie XING beziehungsweise LinkedIn, die überaus erfolgreich Mitarbeiter unterschiedlicher Unternehmen und Branchen auf einer geschäftlichen Basis miteinander vernetzen. Sobald man aber in Unternehmen blickt, findet man abgesehen von ein paar Wikis und Blogs eher wenig. Dabei gibt es durchaus sinnvolle und gewinnbringende Möglichkeiten, die Ideen von Web 2.0 im Unternehmensumfeld umzusetzen. Wir möchten Ihnen zeigen, welchen Vorteil beziehungsweise direkten Nutzen die Ideen von Web 2.0 (die in diesem Kontext auch als Enterprise 2.0 bezeichnet werden) für Unternehmen, aber auch für die Mitarbeiter bringen können und dass man sich damit keineswegs ein von den Mitarbeitern überwiegend privat genutztes und unkontrollierbares innerbetriebliches Facebook ins Unternehmen holt. Wir werden nacheinander die wichtigsten Enterprise-2.0-Features vorstellen und zeigen, wie diese in einem Unternehmensumfeld einsetzbar sind und vor allem, welchen konkreten Nutzen sie für Unternehmen und Mitarbeiter, aber auch für die innerbetriebliche Kommunikation bringen. Sofern Sie in Ihrem Unternehmen (hoffentlich) bereits SharePoint 2010 einsetzen oder dessen Einsatz planen, möchten wir Ihnen auch zeigen, dass es mit wenigen Klicks und Einstellungen möglich ist, Enterprise-2.0-Featues in SharePoint 2010 einzubinden. SharePoint 2010 stellt ein Bündel von Social-Media-Elementen zur Verfügung:

  • Verwaltete Metadaten (Taxonomie und Folksonomie)
  • Tagging (Stichwortvergabe mit privater oder öffentlicher Sichtweise)
  • Notizen (Anmerkungen z. B. zu einer Webseite)
  • Rating (Bewertung von Dokumenten oder Listeneinträgen)
  • MySite (persönliches Dashboard für Mitarbeiter)
  • Blog (für Mitarbeiter und Abteilungen)
  • Wiki (für Mitarbeiter und Abteilungen)
Die Grundsätze von Enterprise 2.0

Trotz des aktuellen Web-2.0-Hypes gilt es, einen kühlen Kopf zu bewahren und genau zu ermitteln, welches Tool zu welchem Zweck eingesetzt werden kann. Wer einen Nagel in die Wand schlagen will, wird keinen Schraubenzieher dafür nutzen und wer gemeinsam Dokumente bearbeiten will, sollte nicht zu einem Blog greifen. Grundsätzlich lässt sich feststellen, dass der Einsatz von Enterprise 2.0 im Unternehmen gewissen Grundregeln unterliegt, die es vor der Entscheidung über eine Nutzung zu beachten gilt.

Die Vorteile durch den Einsatz von Enterprise 2.0 sollten gleichberechtigt zwischen Mitarbeiter und Unternehmen verteilt sein. Die Implementierung von Tools, deren Vorteile verstärkt auf Seiten des Unternehmens auftreten, sorgt für Demotivation der Mitarbeiter. Sie erkennen keine beziehungsweise kaum persönliche Vorteile in der Anwendung von Enterprise-2.0-Tools und empfinden die Nutzung dann meist als Erhöhung des individuellen Arbeitspensums. Umgekehrt stellen Tools, deren Anwendung lediglich Vorteile für den Arbeitnehmer beinhalten, für das Unternehmen eine reine Kostenbelastung dar und lassen sich hinsichtlich der Investition nicht plausibel rechtfertigen. Nur Tools, die Vorteile für beide Seiten bieten, kann eine langfristige Erfolgsaussicht bescheinigt werden. Um eine ausgewogene Kosten-Nutzen-Rechnung zu erhalten, ist es wichtig, diese Tools zielgerichtet einzusetzen.

Enterprise-2.0-Tools sind kein Allheilmittel. Sie können lediglich bestimmte Kommunikationsprozesse verbessern beziehungsweise optimieren. Dazu ist es wichtig zu bestimmen, welches Ziel ein Kommunikationsprozess erreichen soll und dann entsprechend das geeignete Werkzeug bestimmen. Die verschiedenen Enterprise-2.0-Tools wie Blogs, Tags, Ratings usw. bieten Lösungen und Optimierungspotenzial für klar abgegrenzte Anwendungsfälle an. Nur wenn der Anwendungsfall durch Enterprise-2.0-Tools verbessert werden kann, lohnt sich letztendlich die Implementierung.

Die Nutzer sollten affin sein, das heißt für die Optimierung eines Prozesses mithilfe von digitalen Werkzeugen sollten die Nutzer eine gewisse Affinität zu den digitalen Werkzeugen mitbringen, idealerweise aufgrund von Erfahrungen, die die Nutzer bereits in Ihrem privaten Umfeld gesammelt haben. Das bietet den Vorteil, dass Schulungsaufwände für die Verwendung von Enterprise-2.0-Tools reduziert werden können. Einem Nutzerkreis, der diesen Werkzeugen ablehnend gegenübersteht, solche Tools an die Hand zu geben, ist nicht empfehlenswert. Nur wenn die Mitarbeiter mehrheitlich die Nutzung wollen und akzeptieren, kann sich das Nutzenpotenzial voll ausprägen.

Expect the Change

Ein Unternehmen ist keine Demokratie, das Web 2.0 ist allerdings „im Internet geboren“ und der ungehinderte Zugang zu jeglicher Information ist dabei genauso selbstverständlich, wie die freie und nicht hierarchische Verteilung derselben. Der Einsatz von Enterprise 2.0 wird die Kultur des Unternehmens nachhaltig verändern. Enterprise 2.0 wird für Situationen sorgen, für die dem Management keinerlei Erfahrungswerte vorliegen. Um auf solche Situationen angemessen reagieren zu können, ist es besonders wichtig, dass ein Unternehmen Enterprise 2.0 verstanden hat. Ohne das grundlegende Verständnis und die Akzeptanz der neuen Spielregeln ist der Einsatz von Enterprise 2.0 sehr bedenklich.

Um den Nutzen von Enterprise 2.0 belegen zu können, bedarf es einer Erfolgskontrolle in Form von Monitoring-Tools. Sie ermöglichen es, Entwicklungen erfassen und bewerten zu können. Diese Erfassung und Bewertung stellt gerade aus Managementsicht einen zentralen Punkt dar, denn nur so lassen sich Budgets anpassen und die Sinnhaftigkeit von Investitionsentscheidungen rechtfertigen. Enterprise-2.0-Tools ermöglichen eine neue Dimension in der Erfassung und Bewertung von Inhalten. Wo früher nur die Anzahl von Datenbankeinträgen messbar war, ist es heute möglich, diesen Datenbankeinträgen konkrete Bewertungen und Schlagworte zuzuordnen.

Verwaltete Metadaten

Unter Metadaten versteht man Daten, die Informationen über andere Daten enthalten. Metadaten sind kein klassisches Enterprise-2.0-Feature, erleichtern aber das Arbeiten ungemein, insbesondere mit steigender Anzahl von Informationen. Die Metadatenverwaltung gehört zum Bereich der Taxonomie. Unter einer Taxonomie (altgriechisch, táxis für Ordnung und nómos für Gesetz) versteht man die auf einer monohierarchischen Struktur basierende Klassifikation von Informationen, die jeweils nur einer Oberklasse zugeordnet werden, und somit die klassische Baumstruktur ergeben [1]. Mit einer zunehmenden Verzweigung der Taxonomie wird das darin hinterlegte Wissen immer spezifischer. Durch diese Art der Klassifizierung von Wissensbereichen innerhalb einer Hierarchie entsteht eine einfache Semantik. Der elementare Vorteil, den Metadaten bieten, ist die gesteigerte Transparenz und Usability, die durch deren Einsatz erreicht wird. Die Verbesserung beider Punkte stellt sowohl für die Unternehmensseite als auch für die Nutzerseiten eine deutliche Kostenreduktion beziehungsweise Effizienzsteigerung da.

Metadaten in SharePoint 2010

Wir haben gesehen, wie nützlich und sinnvoll Metadaten für Dokumente und strukturierte Daten für ein Unternehmen sein können. SharePoint 2010 bietet zur Speicherung von strukturierten Daten generische Listen und zur Speicherung von Dokumenten Bibliotheken an. Der augenfälligste Unterschied ist, dass sich Listen auf Daten konzentrieren, die zusätzlich Dateianhänge haben können. Bibliotheken hingegen konzentrieren sich auf Dokumente, die zusätzliche Metadaten haben können (und sollten). Listen und Bibliotheken können in SharePoint 2010 sehr einfach um Metadaten ergänzt werden. Für Unternehmen ist es wichtig, einheitliche Metadaten für möglichst alle Arten von gespeicherten Informationen zu verwenden. Es spricht nichts gegen die zusätzliche Verwendung einer so genannten Folksonomie (Definition siehe Abschnitt „Tagging“), aber ein zentrales Management von Metadaten ist essenziell.

Mit SharePoint 2010 ist es nun möglich, Metadaten an zentraler Stelle zu verwalten und sie dann über Websitesammlungen hinaus zur Verfügung zur stellen. Hierzu wird in der Zentraladministration (unter DIENSTANWENDUNGEN VERWALTEN) der Dienst VERWALTETE METADATEN zur Verfügung gestellt. Hiermit können Ausdruckssätze (z. B. Bereiche, Dokumentart, Standorte) und deren Ausdrücke (z. B. die Städte der einzelnen Standorte) verwaltet werden. Für jeden Ausdruckssatz können Kontaktpersonen definiert werden. Für jeden Ausdruckssatz kann also im Unternehmen ein Verantwortlicher bestimmt werden, der für die Pflege der Ausdrücke eines Ausdruckssatzes verantwortlich ist. Auf diese Weise erreicht man, dass die über die Webseitensammlung hinaus verwendbaren Ausdruckssätze jederzeit aktuell sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.

Das Einbinden dieser Ausdruckssätze in Bibliotheken und Listen geschieht ebenso einfach. In einer Bibliothek oder einer Liste wird einfach eine entsprechende Spalte hinzugefügt und mit einem Ausdruckssatz verbunden. Um das nicht für alle Bibliotheken und Listen einer oder mehrerer Webseitensammlungen machen zu müssen, empfiehlt sich der Einsatz von Inhaltstypen (Content Types). In einem Inhaltstyp werden unter anderem alle Spalten eines Bibliothekstyps oder Listentyps festgelegt. Beispielsweise könnte man einen Inhaltstyp mit dem Namen „Unternehmensdokument“ und hier eine Spalte Standort definieren, die direkt mit dem Ausdruckssatz Standorte verbunden ist. Alle Bibliotheken, die jetzt diesen Inhaltstyp verwenden, verfügen automatisch über eine Spalte Standort. Kommt jetzt ein neuer Standort hinzu, kann er vom Ausdruckssatzverantwortlichen hinzugefügt werden, und sofort ist dieser neue Standort in allen Bibliotheken verfügbar, die zum Beispiel den Inhaltstyp Unternehmensdokument verwenden. Ähnliches gilt, wenn sich ein Ausdruck eines Ausdruckssatzes ändert.

Aber die Ausdruckssätze mit ihren Ausdrücken sind nicht nur wichtig zur Klassifizierung von Informationen. Sie helfen auch, wenn es darum geht, Informationen oder Dokumente wiederzufinden. Meist erinnert man sich an ein oder mehrere Schlagworte in einem Dokument, die man für die Suche verwenden kann. Wenn man jetzt noch mithilfe der verwalteten Metadaten die Suchergebnisliste dadurch einschränken kann, dass es sich bei dem gesuchten Dokument um einen Geschäftsbericht handelt, der zum Beispiel zur Geschäftsstelle in Frankfurt und dort zur Geschäftsführung gehört, lassen sich auch große Suchergebnislisten leicht und schnell einschränken. Verwaltete Metadaten unterstützen in einem nicht zu unterschätzenden Maß die ohnehin schon gute Volltextindizierung von SharePoint und helfen den Mitarbeitern, Informationen und Dokumente durch einfaches Einschränken einer Suchergebnisliste schnell und einfach wiederzufinden.

Die verwalteten Metadaten helfen aber nicht erst beim Suchen, man kann sie schon verwenden, um Ansichten einer Liste oder Bibliothek direkt vor Ort zu filtern. Diese als Metadatennavigation bezeichnete Möglichkeit erleichtert das Filtern einer Listenansicht durch Einbeziehen der Metadaten. Sie wird auch in den Listen- beziehungsweise Bibliothekseinstellungen aktiviert (Navigationseinstellungen für Metadaten). Abbildung 1 zeigt das beispielhaft an einer Dokumentbibliothek. Die Abbildung zeigt auch das Funktionsprinzip der Metadatennavigation: Wird in der linken Auswahl ein Metadatum ausgewählt, wird die Ansicht der Liste oder Bibliothek entsprechend gefiltert (erkennbar am Filtersymbol rechts oben neben der Spalte Standort).

Abb. 1: Bibliothek mit aktivierter Metadatennavigation Abb. 1: Bibliothek mit aktivierter Metadatennavigation (Vergrößern)

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