Enterprise 2.0: Chance oder Risiko?

SharePoint goes Social (Teil 2)
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Web 2.0 beziehungsweise Social Media ist seit einiger Zeit in aller Munde und die Protagonisten, allen voran Facebook, Twitter, XING, LinkedIn etc., erfreuen sich bei ihren Benutzern steigender Beliebtheit. So wurden Mitte 2011 allein bei Facebook etwa 750 Millionen Mitglieder gezählt. Das ist eine Summe, die ungefähr der Hälfte der Einwohneranzahl von China entspricht, und ein Ende dieser Entwicklung ist kaum in Sicht. Wie interessant dieser Bereich ist, sieht man auch daran, dass Google mit Google+ erst vor Kurzem eine Konkurrenz zu Facebook ins Leben gerufen hat.

Tagging (Folksonomie)

Tagging, entstanden im Jahr 2003, wurde als Erstes von der Website Delicious (del.icio.us) verwandt. Delicious gibt Nutzern die Möglichkeit, Lesezeichen zu veröffentlichen und via Tags um Schlagwörter zu ergänzen. Die erfolgreiche Nutzung inspirierte zahlreiche andere Webseitenanbieter diese Technik zu übernehmen, sodass der Tag seinen digitalen Siegeszug antrat.

Im Gegensatz zur Taxonomie (zentrale Metadatenverwaltung) wird bei der so genannten Folksonomie jedem Nutzer die Möglichkeit gegeben, eigenständig freie Schlagworte an Inhalte zu heften und somit Inhalte semantisch aufzubereiten. Die Folksonomie (Portmanteau aus „folk“ und „taxonomies“, in etwa also Laien-Taxonomien) ist die Weiterentwicklung der Taxonomie von einer zentralen Instanz hin zur breiten Masse. Daher spricht man auch von der Nutzung der „Weisheiten der Massen“, wenn es um die Nutzung von Tagging-Funktionen geht.

Tagging bietet den Vorteil, dass es jedem Nutzer möglich ist, Schlagworte, die er mit dem gelesenen Inhalt verbindet, an den Inhalt anzuheften beziehungsweise mit dem Inhalt zu verbinden. Diese Möglichkeit, freie Schlagworte zu vergeben, unterstützt auch den Autor, da Schlagworte hinzugefügt werden können, die vom Autor nicht ursprünglich hinterlegt oder angedacht waren. Aber nicht nur der Autor wird unterstützt, auch alle später durchgeführten Suchanfragen profitieren von der vorangegangenen Verschlagwortung. Ein kurzes Beispiel, so gewinnt der Beitrag „Tag – für und wider“ durch den Tag Schlagwort semantisch eine klare Zuordnung. Denn der Zusatz stellt klar, dass es sich nicht um eine 24-stündige Zeitspanne, sondern um einen Beitrag zum Thema Schlagwort handelt.

Tagging ist in den Ausprägungen privat und öffentlich verfügbar. Mithilfe von privaten Tags kann ein Nutzer Schlagworte vergeben, die nur er sehen beziehungsweise verwenden kann. Das Unternehmen zieht daraus den Vorteil, dass die Nutzer effizienter mit bereitgestellten Inhalten umgehen können und Arbeitszeit sparen. Ein öffentlicher Tag kann von jedem Nutzer vergeben werden und ist für alle anderen Nutzer sichtbar. Öffentliches Tagging sorgt für eine Verschlagwortung, die es den Mitarbeitern einfacher macht, ähnliche Beiträge zu finden, themensortiert nach Inhalten zu suchen und den Beiträgen die Kennzeichnung mitzugeben, die nach Meinung der Leser dazu passen. Der Vorteil von Tagging liegt für alle Mitarbeiter eines Unternehmens darin, dass auch große beziehungsweise stetig wachsende Datenmengen im Intranet überschaubar bleiben.

Und so implementiert SharePoint 2010 diese Funktionalität

Aus der Sicht von SharePoint 2010 unterscheiden sich die verwalteten Metadaten und das Tagging am auffälligsten durch die Art, wie Stichwörter (also Tags) vergeben werden. Im Gegensatz zum stringenten Vorgehen bei den verwalteten Metadaten werden beim Tagging so genannte Stichwörter nahezu frei vom Anwender vergeben. Stichwörter werden ebenfalls im Dienst VERWALTETE METADATEN konfiguriert und verwaltet.

Um Tagging bei einer Liste oder Bibliothek zu ermöglichen, muss das zuerst in der Liste oder Bibliothek in den Einstellungen unter EINSTELLUNGEN FÜR DIE UNTERNEHMENSMETADATEN UND -STICHWÖRTER aktiviert werden. Danach ist die Vergabe von benutzerdefinieren Stichwörtern möglich. Wie die Vergabe von Stichwörtern in einer Dokumentbibliothek aussieht, zeigt beispielhaft Abbildung 2. Hier wurde dem Dokument Geschäftsbericht.docx das Stichwort MyTag hinzugefügt. Weitere Stichwörter können auch von anderen Benutzern noch ergänzt werden.

Abb. 2: Vergabe eines Tags bei einem Dokument Abb. 2: Vergabe eines Tags bei einem Dokument (Vergrößern)

Nachdem ein neues Stichwort zum ersten Mal verwendet wurde, taucht es in der Zentraladministration im Dienst VERWALTETE METADATEN unter SYSTEM und KEYWORDS auf. Hieran zeigt sich auch, dass eine Folksonomie bei SharePoint 2010 doch nicht so unkontrolliert ist, wie manchmal angenommen beziehungsweise befürchtet wird. Stichwörter können zu einem Ausdruckssatz in der verwalteten Taxonomie übernommen werden, sie können deaktiviert und auch gelöscht werden.

Die von einem Benutzer vergebenen Stichwörter tauchen auch in der MySite dieses Benutzers auf und sind an dieser Stelle auch für andere Benutzer sichtbar. Am Beispiel des eben vergebenen Stichwortes MyTag zeigt das die Abbildung 3. Auf dieser beispielhaften MySite sieht man auf der linken Seite, dass der Benutzer owirkus das Stichwort MyTag vergeben hat. Hier an dieser Stelle werden alle Stichwörter eines Benutzers aufgeführt. Auf der rechten Seite sieht man unter AKTIVITÄTEN, wofür dieses Stichwort vergeben wurde: in diesem Beispiel, dass das Stichwort MyTag für den Geschäftsbericht 2010 vergeben wurde.

Abb. 3: MySite mit Darstellung vergebener Stichwörter Abb. 3: MySite mit Darstellung vergebener Stichwörter (Vergrößern)

Rating

Bei einem Rating geht es primär darum, dass Nutzer meist unter Verwendung einer fünfstufigen numerischen Rating-Skala den jeweiligen Inhalten Bewertungen geben, die sich zumeist auf die Qualität der Inhalte beziehen. Die Summe aller Bewertungen wird mit den jeweiligen Inhalten angezeigt, sodass sich für den Nutzer schnell nachvollziehen lässt, wie andere Nutzer den jeweiligen Inhalt bewertet haben. Prinzipiell ist das Rating im betrieblichen Kontext meist ein Anwendungsfall, der betriebsratsrelevant ist, da durch eine Rating-Funktion eine Art von qualitativer Leistungsbewertung entsteht. Im Zweifelsfall empfiehlt es sich daher, eine „I like“-Bewertung (ähnlich wie bei Facebook) zu verwenden. Durch die Eindimensionalität der Bewertungsfunktion („Gefällt mir“ vs. „Kein Kommentar“) ergibt sich so keine wirkliche Leistungskontrolle. Rückschlüsse auf die Bewertung der Leistung lassen sich nur ziehen, wenn neben den positiven Bewertungen noch die Anzahl der Seitenaufrufe betrachtet werden kann.

Neben dem Tagging ist auch das Rating ein wichtiger Schritt in Richtung inhaltlicher Bewertung von Content. Waren früher nur die bloße Anzahl von Artikeln oder Beiträgen bekannt, so lassen sich heute Monitoring-Tools implementieren, die aufzeigen, wie welcher Content bewertet und welchen Begriffen er zugeordnet wird. So lassen sich zum Beispiel die zehn am besten bewerteten Beiträge einfach per Suche filtern. Trotz größerer Datenmenge ergibt sich ein präzises Monitoring der Inhalte und erleichtert die bedarfsgerechte Aussteuerung desselben. Hier liegt der klare Vorteil für ein Unternehmen, das Rating-Funktionalitäten einsetzt. Wie beim Tagging bekommt auch beim Rating der Autor von Inhalten eine direkte Rückmeldung von seinen Lesern. Sie ermöglicht ihm, die Qualität seiner Inhalte zu verbessern und sorgt für eine intrinsische Qualitätskontrolle, ausgelöst durch das Bestreben des Autors, schlechte Bewertungen zu vermeiden. Auch die Mitarbeiter ziehen einen Vorteil aus der Nutzung von Rating-Funktionalitäten. Gute und wichtige Inhalte lassen sich einfacher finden, einen Beitrag mit einem guten Rating zu verfassen, ist für manchen Arbeitnehmer eine höhere Motivation als eine Geldprämie, da er eine Möglichkeit hat, sich die sozialen Anerkennung seiner Kollegen zu sichern.

Und so implementiert SharePoint 2010 diese Funktionalität

SharePoint 2010 verwendet das so genannte Five-Star-Rating, wie es auch von einigen bekannten Suchmaschinen verwendet wird. Durch einfaches Anklicken der Sternchenreihe und Bewegen der Maus kann eine Wertung für einen Eintrag in einer Liste beziehungsweise ein Dokument in einer Bibliothek vergeben werden. Ebenso einfach, wie ein Rating von einem Benutzer vergeben werden kann, ist es auch einzurichten. In den Einstellungen einer Liste oder einer Bibliothek findet man die entsprechende Einstellung unter BEWERTUNGSEINSTELLUNGEN. Abbildung 4 zeigt beispielhaft, wie eine Bewertung für das Dokument Geschäftsbericht.docx mithilfe des Five-Star-Ratings vergeben werden kann. Um eine Bewertung für zum Beispiel ein Dokument abzugeben, benötigt ein Nutzer mindestens Leserechte.

Abb. 4: Bewerten eines Dokuments Abb. 4: Bewerten eines Dokuments (Vergrößern)

Persönliche Seiten (MySite)

Die Möglichkeit, eine personalisierte Startseite zu generieren, hat Google im Jahr 2005 erstmals vorgestellt. Am 30. April 2007 folgte dann iGoogle. Neu an iGoogle war die Möglichkeit, die personalisierbare Startseite um Feeds und Widgets zu erweitern. Neben Google bietet auch Yahoo seit geraumer Zeit diese Optionen in Form von persönlichen Dashboards und Arbeitsbereichen als My Yahoo an. Die Möglichkeit, Informationsquellen und Inhalte zentral auf einer Seite frei konfigurierbar zusammenzustellen, bietet den Vorteil, dass die jeweils wichtigsten Informationen aktuell in einem individuellen Kontext angezeigt werden und nicht erst bei Bedarf mühevoll zusammengestellt werden müssen. Auf ein Unternehmen übertragen bietet eine MySite zwei elementare Vorteile. Zum Ersten lassen sich die verschiedenen Intranetinhalte nach persönlichen Präferenzen sortiert auf einer personalisierten Startseite einrichten, die auch für andere Mitarbeiter zum Teil einsehbar sein kann. Diese personalisierte Startseite kann sogar bis zu einem persönlichen Arbeitsbereich ausgebaut werden. Zum zweiten können sich auch andere Mitarbeiter einen Überblick über den Aufgabenbereich, die Kontaktdaten oder die Organigrammposition des jeweiligen Mitarbeiters verschaffen. Besonders interessant wird der Punkt MySite, wenn er um die Prozesssicht erweitert wird. So ist es denkbar, auf der MySite des Mitarbeiters die jeweiligen Prozesse beziehungsweise Prozessschritte abzubilden, an denen der Mitarbeiter beteiligt ist. So wird ein Prozess mit einem oder mehreren Gesichtern verbunden. Ein Aspekt, der es erleichtert, schnell den richtigen Ansprechpartner bezüglich einzelner Prozesse oder Prozessschritte zu identifizieren und persönlich zu adressieren. Durch die Personalisierung von Prozessen ergibt sich insbesondere in größeren Unternehmen ein völlig neuer Level der Prozesstransparenz, der Veränderungen oder Anpassungen deutlich vereinfacht.

Und so implementiert SharePoint 2010 diese Funktionalität

Die Grundlagen für die Verwendung von MySites werden schon beim initialen Aufsetzen einer Webanwendung gelegt, nämlich dann, wenn der Dienst USER PROFILE SERVICE konfiguriert wird. Dieser Dienst ist übrigens auch eine Grundlage für viele der anderen hier gezeigten Enterprise-2.0-Features. An dieser Stelle unterscheidet sich SharePoint 2010 deutlich von seinen Vorgängern. MySites sind deutlich getrennt vom geschäftlich genutzten SharePoint, denn sie werden (normalerweise) in einer eigenen Webanwendung angelegt und verfügen damit über eigene Datenbanken.

Es ist übrigens nicht so, dass nach dem Aktivieren von MySites sofort alle MySites für alle Mitarbeiter angelegt werden. Zwar verfügt jeder Mitarbeiter nach Aktivieren der MySites über einen Link zu seiner MySite, diese existiert aber noch nicht physikalisch, sondern wird beim ersten Klicken auf den Link zur persönlichen MySite angelegt. Selbstverständlich lässt sich die Speicherzuweisung für MySites limitieren.

Abbildung 5 zeigt eine neu angelegte MySite beispielhaft, hier haben wir gesehen, wie beziehungsweise wo Stichwörter abgelegt werden. Aber eine MySite beinhaltet wesentlich mehr. Neben der Möglichkeit, direkt nach Personen (also Kollegen) zu suchen, gibt es die Bereiche Mein Newsfeed, Mein Inhalt und Mein Profil. Im Bereich Mein Profil werden alle Informationen über einen Mitarbeiter gesammelt und verwaltet. Neben Informationen aus dem unternehmensweiten ActiveDirectory (Name, E-Mail, Telefon, Bereich, Vorgesetzter, Organigramm etc.) kann jeder Mitarbeiter hier weitere Informationen über sich selbst hinterlegen. Neben einem Bild kann hier eingetragen werden, für welche Fragen sich ein Mitarbeiter zuständig sieht (also zu welchen Themen er sich als Ansprechpartner sieht), welche Themen ihn zusätzlich interessieren und welche persönlichen Vorlieben und Hobbies er hat. Auch wenn diese Informationen keinen direkten Bezug zur Tätigkeit des Mitarbeiters im Unternehmen haben, sind sie doch wichtig zur Pflege der sozialen Kontakte der Mitarbeiter untereinander, und diese haben direkte Auswirkungen auf das Betriebsklima.

Im Bereich Mein Newsfeed werden Benachrichtigungen aus anderen Bereichen oder von anderen Kollegen zusammengefasst. Richtig interessant aber ist der Bereich mein Inhalt (Abb. 5). Diesen Bereich kann jeder Mitarbeiter zu seinem eigenen Ablagebereich für Informationen und Dokumente ausbauen. Hier werden sowohl private als auch öffentlich (bzw. unternehmensweit) zugängliche Daten angelegt. Diesen Bereich kann ein Mitarbeiter durch weitere Seiten, Bibliotheken, Blogs und Wikis individuell ergänzen. Hier wird sehr deutlich, welchen Mehrwert sowohl Mitarbeiter als auch das ganze Unternehmen von Enterprise 2.0 und den SharePoint MySites haben kann. Mitarbeiter haben einen eigenen Bereich, in dem sie strukturiert und geordnet eigene Informationen, aber auch Informationen für Kollegen bereitstellen können. Die eigene MySite wird zum persönlichen und individualisierten Arbeitsbereich für Mitarbeiter, den sie zusätzlich noch zum Beispiel mit Microsoft Outlook verbinden können. Durch das Tagging (also die Vergabe von persönlichen Stichwörtern) entsteht eine eigene Vernetzung zwischen Mitarbeitern. Ein deutlicher Vorteil gegenüber den heute noch weit verbreiteten Home-Laufwerken auf Fileservern.

Abb. 5: Bereich Abb. 5: Bereich „Mein Inhalt“ einer MySite (Vergrößern)

Der Vorteil für Unternehmen ist ebenso deutlich erkennbar: Mitarbeiter stellen ihr Wissen und ihre Expertise in strukturierter Form anderen Mitarbeitern beziehungsweise dem ganzen Unternehmen jederzeit zugänglich zur Verfügung. Mitarbeiter können auf dieses Wissen zugreifen, ohne den eigentlichen Wissensträger zu bemühen. Verlässt der Mitarbeiter das Unternehmen, bleiben diese veröffentlichten Informationen im Unternehmen und somit weiterhin verfügbar. Durch die Vernetzung von Mitarbeitern über deren MySites und die Vergabe von Stichwörtern (Folksonomie) entsteht eine zusätzliche Vernetzungsebene, die ebenso wie die erste Vernetzungsebene (durch die Verwalteten Metadaten und die Taxonomie), die Daten und Informationen für Mitarbeiter leichter auffindbar und kombinierbar macht.

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