Enterprise 2.0: Chance oder Risiko?

SharePoint goes Social (Teil 3)
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Web 2.0 beziehungsweise Social Media ist seit einiger Zeit in aller Munde und die Protagonisten, allen voran Facebook, Twitter, XING, LinkedIn etc., erfreuen sich bei ihren Benutzern steigender Beliebtheit. So wurden Mitte 2011 allein bei Facebook etwa 750 Millionen Mitglieder gezählt. Das ist eine Summe, die ungefähr der Hälfte der Einwohneranzahl von China entspricht, und ein Ende dieser Entwicklung ist kaum in Sicht. Wie interessant dieser Bereich ist, sieht man auch daran, dass Google mit Google+ erst vor Kurzem eine Konkurrenz zu Facebook ins Leben gerufen hat.

Blog

Der Begriff „Blog“ setzt sich aus den Begriffen „World Wide Web“ und „Log“ für Logbuch zusammen. Der Blog an sich ist ein vergleichsweise altes Tool und etablierte sich bereits Mitte der 1990er Jahre. Ursprünglich als Webtagebuch konzipiert und genutzt, hat der Blog sich als wichtiges Enterprise-2.0-Tool etabliert und wird zusehends auch als Newsvehikel genutzt. Die enthaltene Feedbackfunktion erlaubt es den Lesern, Kommentare zu den veröffentlichten Inhalten abzugeben. Durch die Sichtbarkeit der ursprünglichen Inhalte und der Kommentare erreicht die Veröffentlichung von Inhalten eine bisher unbekannte Interaktivität. Für Mitarbeiter ergeben sich durch die Möglichkeit, Kommentare abzugeben, eine zusätzliche Motivation und eine nicht zu unterschätzende Qualitätssicherung. Das Unternehmen hat den Vorteil, dass es eine offene Unternehmenskultur beziehungsweise -kommunikation vorlebt. Ein wichtiger Aspekt, denn geprägt durch die private Nutzungserfahrungen im Bereich Social Media werden diese Grundsätze des fairen und offenen Umgangs miteinander zusehends Teil der Erwartungshaltung von jungen Arbeitnehmern an ihren zukünftigen Arbeitgeber.

Und so implementiert SharePoint 2010 diese Funktionalität

Ein Blog wird im Unternehmensumfeld meist auf einer MySite eines Mitarbeiters eingebunden. Denkbar ist aber ebenso, dass zum Beispiel die Personalabteilung eines Unternehmens einen Blog betreibt, um über Neuigkeiten und Änderungen zu informieren. Der Blog steht als Template für eine Webseite zur Verfügung und kann von jedem Mitarbeiter auf seiner MySite leicht eingefügt werden. Abbildung 6 zeigt das beispielhaft.

Abb. 6: Webseitenvorlage für einen Blog Abb. 6: Webseitenvorlage für einen Blog (Vergrößern)

Mehr als einen Namen und eine URL-Erweiterung braucht nicht angegeben zu werden. Nach einer kurzen Wartezeit für die Einrichtung steht der Blog bereits zur Verfügung. Beim ersten Start zeigt sich die Startseite des Blogs, wie in Abbildung 7 dargestellt.

Abb. 7: Startseite eines neuerstellten Blogs Abb. 7: Startseite eines neuerstellten Blogs (Vergrößern)

Ein erster Beispieleintrag ist bereits erstellt. Der Blogautor muss jetzt nur noch die Kategorien anpassen beziehungsweise ergänzen und die grundlegenden Berechtigungen vergeben. Danach steht dem eigentlichen Blogging (also dem Schreiben von Beiträgen) nichts mehr im Weg. Das Vergeben von Berechtigungen ist ähnlich schnell erledigt, wie das Einrichten des Blogs. Da ein Blog in SharePoint 2010 als Vorlage für eine Webseite bereitgestellt wird, können die Berechtigungen bereits auf dieser Ebene gesetzt werden, die unterlagerten Listen erben die Berechtigungseinstellungen des Webs. Einzig für die Kommentarliste müssen die Berechtigungen angepasst werden, denn schließlich sollen die Kollegen die Möglichkeit haben, Kommentare abzugeben (also zu schreiben). Die eigentlichen Blogartikel hingegen sollen die Kollegen nur lesen, aber nicht verändern dürfen.

Die Verwaltung eines Blogs und der einzelnen Artikel ist ähnlich einfach, wie das Erzeugen beziehungsweise das Schreiben von Artikeln. Schaut man sich den Inhalt eines Blogwebs an, erkennt man gleich, wie der Blog, die einzelnen Artikel und die Kommentare organisiert sind.

SharePoint 2010 organisiert einen Blog mithilfe von Listen (u. a. für die Beiträge und die Kommentare) und Bibliotheken (u. a. für Bilder). Jeder Blogartikel ist somit ein Eintrag in einer SharePoint-Liste. Der Text des Artikels wird dabei in einem Richtext-Editor-Feld eingegeben und verfügt deswegen über gute und praxisnahe Formatierungsmöglichkeiten und die Möglichkeiten zum Einfügen von Hyperlinks und Bildern. Die Kategorien werden ausschließlich privat im Blogweb in einer eigenen SharePoint-Liste verwaltet und haben daher keinen Bezug zu den verwalteten Metadaten oder der Folksonomie. Das wird auch nochmals in Abbildung 8 deutlich. Sie zeigt den Blogeditor, und hier erkennt man auch, dass die Kategorien über eine Spalte vom Typ Nachschlagen aus der Liste der Kategorien ausgelesen und als Mehrfachauswahl angeboten werden. Blogartikel werden von SharePoint 2010 in die Volltextindizierung übernommen und erscheinen daher auch in den Suchergebnissen.

Abb. 8: Blogeditor
Abb. 8: Blogeditor
Wiki

Der Begriff „Wiki“ stammt aus dem hawaiianischen und bedeutet „schnell“. Die ersten Vorläufer von Wikis wurden bereits Anfang der 1970er Jahre erfunden und werden stetig weiterentwickelt. Die Idee, Wissen zentral an einem Ort zu speichern, ist etwas älter, sie lässt sich bereits der historischen Bibliothek von Alexandria (etwa 200 v. Chr.) unterstellen. Die Grundidee bei Wikis ist das gemeinschaftliche Erarbeiten von Texten. Wenn es darum geht, Wissen gemeinschaftlich und strukturiert aufzubereiten, ist ein Wiki sicher Mittel der ersten Wahl.

Für ein Unternehmen bietet die Wiki-Technologie den großen Vorteil, Wissen unabhängig von Zeit und Personen zu speichern. Über die Wiki-Funktionalitäten erfolgt eine intrinsische Qualitätssicherung. Diese ergibt sich dadurch, dass alle Beiträge von allen berechtigten Redakteuren geändert und deren Änderungen nachvollziehbar sind. Die Vorteile für den Mitarbeiter liegen definitiv in den schnell zugänglichen und zugleich unternehmensspezifischen Informationen. Dadurch kann der Schulungsaufwand zu bestimmten internen Themen reduziert werden. Gleichzeitig trotzt das Wiki der Mitarbeiterfluktuation, da es alles Wissen zentral festhält. Für die Mitarbeiter liegen die Vorteile ebenso in dem effizienten Zugang zu spezifischen Informationen, der jederzeit auch ohne Terminabsprachen mit dem oder den Wissensträgern möglich ist.

Und so implementiert SharePoint 2010 diese Funktionalität

Ähnlich wie beim Blog stellt SharePoint 2010 ein Wiki als Template für eine Webseite bereit. Es lässt sich daher ähnlich leicht einfügen, wie ein Blog. Auch hier wird außer einem Namen nur eine URL-Ergänzung benötigt. Alles andere erledigt SharePoint 2010, und nach einer kurzen Wartezeit steht das Wiki bereits zur Verfügung. Abbildung 9 zeigt beispielhaft, wie sich ein Wiki nach dem ersten Aufrufen präsentiert.

Abb. 9: Startseite eines neuerstellten Wikis Abb. 9: Startseite eines neuerstellten Wikis (Vergrößern)

Ein erster Beispielbeitrag wurde bereits erstellt und das Rating wurde bereits ebenso aktiviert, wie die Möglichkeit zur Vergabe von Kategorien. An diesem Beispiel sieht man auch den grundlegenden Unterschied, den ein Wiki von einem Blog unterscheidet. Während Blogartikel als Listeneinträge gespeichert werden, sind Wiki-Beiträge Seiten (also SharePoint Pages) und bieten daher die Möglichkeit, auch längere beziehungsweise umfangreiche Beiträge (z. B. mit mehreren Bildern, Medieneinbindungen, Downloads und sogar Web Parts) zu erstellen. Hier stehen die gleichen Möglichkeiten zur Verfügung, wie bei der Erstellung einer normalen Seite in einem Unternehmensintranet. Das Konfigurieren eines SharePoint 2010 Wikis ist ebenso einfach, wie das Konfigurieren eines SharePoint-2010-Blogs. Die grundlegenden Berechtigungen auf Ebene der Wiki-Webseite müssen vergeben werden. Kategorien werden nicht wie beim Blog lokal verwaltet, sondern hier wird wieder der Dienst VERWALTETE METADATEN verwendet. Im Standard wird hier der Ausdruckssatz Wikikategorien verwendet. Die entsprechenden Einstellungen findet man in den Websiteeinstellungen des Wikis und hier in der WEBSITEVERWALTUNG unter TERMINOLOGIESPEICHERVERWALTUNG. Wiki-Seiten werden wie Blogartikel auch von SharePoint 2010 in die Volltextindizierung übernommen und erscheinen daher auch in den Suchergebnissen.

Zusammenfassung

Bei der einzelnen Betrachtung der Enterprise-2.0-Tools im Kontext von SharePoint 2010 muss an dieser Stelle noch der Hinweis erfolgen, dass die Gesamtheit der Tools einen höheren Nutzen hat, als jeweils die einzelnen Teile. Erst durch den gemeinschaftlichen Einsatz aller Tools entfaltet sich das volle Nutzenpotenzial. So wie die fünf Finger einer Hand entfalten Tagging, Rating, MySite, Blog und Wiki gemeinsam erst im Zusammenspiel ihr volles Potenzial. So ist zum Beispiel ein Wiki-Beitrag oder Blog mit einer Verschlagwortung einfacher zu finden. Durch das Rating beziehungsweise die Vergabe von Metadaten bekommen Inhalte eine viel höhere Transparenz. Doch ist der Einsatz von Enterprise 2.0 überhaupt notwendig? Wie lange wird der Hype um Social Media und Enterprise 2.0 noch gehen? Um diese immer wiederkehrende Frage zu beantworten, müssen wir uns nur eines fragen: Warum ist Social Media denn so erfolgreich? Das menschliche Bedürfnis nach sozialem Austausch war es schließlich, das eine Reihe spezialisierter Dienstleister auf den Plan rief, Plattformen zu schaffen, die sich mit genau diesem sozialen Austausch beschäftigten. Einige davon haben wir in unserer Einleitung zu diesem Artikel genannt. Social Media und damit auch Enterprise 2.0 sollten also nicht als gehypte Eintagsfliegen betrachtet werden, sondern vielmehr als eine evolutionäre Weiterentwicklung von menschlicher Kommunikation im digitalen Zeitalter. Enterprise 2.0 wird sich weiter etablieren und unser tägliches Arbeiten genauso grundlegend ändern, wie es damals die Einführung der E-Mail tat.

Oliver Wirkus ist Senior Consultant beim Mannheimer IT-Beratungsunternehmen BridgingIT GmbH. Als SharePoint-Experte und Softwarearchitekt verfügt er über langjährige Erfahrung bei der Durchführung von internationalen Projekten. Kunden aus der Energie-, Pharma- und Finanzbranche setzen auf sein Know-how als SharePoint-Experte. Oliver Wirkus ist Autor von mehreren Fachartikeln, bekannter Sprecher auf Konferenzen und betreibt den bekannten SharePoint-Blog (http://sharepointcommunity.de/blogs/owirkus).
Tobias Kullnig ist Consultant beim Mannheimer IT-Beratungsunternehmen BridgingIT GmbH. Zu seinen Fachgebieten gehören Onlinemarketing, Social Media und Enterprise 2.0. Gemeinsam mit dem Forschungszentrum für Informatik der Universität Karlsruhe verfasste er als Koautor bereits eine Arbeit zum Thema „Innovation Assessment via Enterprise Information Markets“.
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