SharePoint Projekte und Wicked Problems (Teil 4)
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IBIS und Dialogue Mapping

IBIS (Issue-based Information Systems) ist die Notation, die Horst Rittel entwickelt hat, um den chaotischen Abstimmungen im sozialen und politischen Prozess Herr zu werden.

IBIS und Dialogue Mapping

IBIS (Issue-based Information Systems) ist die Notation, die Horst Rittel entwickelt hat, um den chaotischen Abstimmungen im sozialen und politischen Prozess Herr zu werden. IBIS hat das Ziel, den reinen Inhalt einer Diskussion festzuhalten. Jeff Conklin geht mit Dialogue Mapping noch eins weiter und fügt zu IBIS die moderativen Rahmenbedingungen hinzu. Die IBIS Notation ist sehr einfach gehalten und damit auch intuitiv und mächtig. Die wichtigsten Elemente sind in Abbildung 2 sichtbar. Ähnlich wie bei Mindmaps wird eine Baumstruktur ausgehend von einer zentralen Frage [?] aufgebaut. Unter jede Frage werden Antworten gehängt und schließlich kann jede Antwort gut [+], schlecht [-] oder neutral [+/-] bewertet werden. Entscheidungen für eine Antwort werden mit dem Symbol des Händeschüttelns festgehalten. In Abbildung 3 sieht man die Dokumentation einer Diskussion, bei der es um die Frage ging, warum SharePoint-Projekte dazu neigen, Wicked zu werden. Dabei sind folgende Punkte bemerkenswert:

  • Die zeitliche Folge wurde nicht festgehalten. Es ist egal, ob ein Argument früh oder spät in der Diskussion genannt wurde. Hauptsache es wurde genannt.
  • Es wird nicht dokumentiert, wie oft etwas erwähnt wurde.
  • Es ist einfach zu lesen. Wir können uns schnell ein Bild über den Inhalt der Diskussion machen.

Für Dialogue Mapping benötigt man zusätzlich zur IBIS Notation, eine gemeinsame Anzeige und einen Moderator.

Abb. 2: Elemente der IBIS Notation
Abb. 2: Elemente der IBIS Notation
Abb. 3: IBIS-Beispiel
Abb. 3: IBIS-Beispiel

Die Anzeige kann aus Flipchart, Whiteboard oder Beamer bestehen. Idealerweise ist es eine Kombination aus mehreren. Hierbei wird in der Regel der Beamer eine Software anzeigen, mit der die Diskussion mit IBIS festgehalten wird. Ich verwende am liebsten die Freeware Compendium hierfür. Welche Software man verwendet, ist aber zweitrangig. Wichtig ist außerdem, dass alle Besprechungsteilnehmer die Anzeige gut sehen können. Der Moderator hat die Aufgabe, die Diskussionen der Gruppe einzufangen und diese entsprechend der IBIS Notation auf der Anzeige festzuhalten. Er sollte auf jeden Fall mit der Software vertraut sein um schnell die wichtigsten Punkte einer Diskussion festhalten zu können. Gerade bei heißeren Diskussionen muss er sich schnell entscheiden, was zu notieren ist.

Von schlecht organisierten Meetings und Besprechungsterroristen

Eine Besprechung, die nicht vorbereitet wurde, wird auch mit Dialogue Mapping nicht auf wundersame Weise zu einem fabelhaften Konsens führen. Ehrlich gesagt gibt es wenig, das mich mehr auf die Palme bringt, als eine Besprechung ohne Agenda – Besprechungen, in denen die Mitteilungsbedürftigsten das Sagen haben. Mit Dialogue Mapping haben Sie ein Mittel in der Hand, mit dem Sie sämtliche Besprechungsterroristen neutralisieren können. Besprechungsterroristen wie z. B. Folgende:

  • Der Wiederholungstäter: Teilnehmer, die dasselbe Argument immer wieder wiederholen, ohne darauf einzugehen, was Vorgänger bereits gesagt haben.
  • Der Saboteur: Teilnehmer, die Punkte außerhalb der Agenda bzw. des Themas einbringen („Aber das Problem liegt doch wo ganz anders!“, „Wir sollten unbedingt mal über X reden.“)
  • Beleidigte Leberwurst: Teilnehmer, die beleidigt am Tisch sitzen und nichts beitragen („Wir haben ja eh nichts zu melden.“, „Ich will mich nicht so profilieren.“)

Der Wiederholungstäter wird ganz einfach dadurch im Schach gehalten, indem seine Frage vom Moderator auf der Anzeigetafel festgehalten wird. Dadurch sehen es alle Beteiligten, einschließlich des Wiederholungstäters und es können Argumente für und wieder eingebracht werden. Wenn dieser versucht, sein Argument noch mal einzubringen, dann ist es ein leichtes Spiel für den Moderator, ihn darauf hinzuweisen, dass das Argument schon da ist. Dadurch, dass seine Frage für alle sichtbar ist und auch mit Argumenten geschmückt wurde, bekommt der Wiederholungstäter das Gefühl, dass man ihn Ernst genommen hat, und lässt hoffentlich von weiteren Versuchen ab.

Der Saboteur tut sich von Anfang an schwer, weil die Kernfrage immer auf der Anzeige zu sehen sein wird. Und auch wenn er beharrlich sein sollte, dann verfährt der Moderator mit ihm ähnlich wie mit dem Wiederholungstäter: Der Moderator würdigt den Beitrag, indem er ihn auf der Anzeigetafel festhält. Der Moderator kann jedoch beeinflussen, wie mit dem Punkt umzugehen ist. Er kann ihn beispielsweise schlicht als Off-Topic deklarieren oder als Punkt für die nächste Besprechung festhalten.

Dadurch, dass die aktiven Terroristen (Wiederholungstäter und Saboteur) im Zaum gehalten werden, sehen die passiven Terroristen (Beleidigte Leberwurst), dass durchaus eine gewisse Gleichheit oder Gerechtigkeit herrscht. Vielleicht nutzen sie die Gelegenheit, um sich auch einzubringen.

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