Kolumne: Karrieretipps

Social Media am Arbeitsplatz – Was ist erlaubt
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Für einige Unternehmen bieten soziale Medien bereits eine interessante Kommunikationsplattform, um ihre Produkte oder Dienstleistungen oder auch ihre offenen Jobs zu vermarkten, eine interne Nutzung sozialer Medien ist jedoch bei einigen Arbeitgebern noch verpönt und Internetseiten wie Facebook und Co. werden für die Mitarbeiter gesperrt. Warum eigentlich? Der Austausch in sozialen Netzwerken sowie die Nutzung von Blogs und Wikis kann auch am Arbeitsplatz effektiv sein – vorausgesetzt man hält bestimmte Regeln ein.

Die so genannte Generation Y ist es gewohnt, sich täglich und überall online auszutauschen. Ob es sich dabei um fachliche Diskussionen oder um privates „Gezwitscher“ handelt, lässt sich nicht immer genau auseinanderhalten. Bei Facebook, Twitter, auf Blogs und all den anderen sozialen Medien ist der Übergang von fachlich relevantem Austausch zur einfachen Pflege sozialer Beziehungen fließend. Das gefällt vielen Arbeitgebern nicht immer.

Trotz Vertrauensarbeitszeit, flexiblen Arbeitsplatzkonzepten und innovativen Modellen der Zusammenarbeit möchte der Chef hier und da noch die Kontrolle über das bewahren, was sein Mitarbeiter tatsächlich so anstellt. Mit dem Einzug von Social Computing in die Unternehmen wird die Nutzung sozialer Plattformen in den nächsten Jahren jedoch unaufhaltsam sein und auch das firmeninterne Wissensmanagement wird mehr und mehr über Social Computing stattfinden. Für viele CIOs stellt das eine große Herausforderung dar. Sie befürchten etwa, dass man mit der Öffnung für Facebook, Twitter und LinkedIn auch ein größeres Sicherheitsrisiko eingeht und Opfer von Phishing oder anderen Angriffen Webkrimineller wird. Die Unternehmensleitung indes möchte verhindern, dass vertrauliche Informationen nach außen dringen oder Mitarbeiter sich in sozialen Medien negativ über ihren Arbeitgeber auslassen.

IT-Fachleute dagegen, die sich schon seit Jahren in Communities und Foren aktiv austauschen und über neue technische Trends chatten, verstehen die ganz Aufregung oft nicht. Alle sind sich jedoch einig: Die Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz ermöglicht neue Möglichkeiten, Informationen und Wissen auch am Arbeitsplatz effektiv auszutauschen und birgt dennoch das Risiko, dass Informationen eventuell auch in falsche Hände geraten oder im Ton nicht korrekt formuliert sind und somit dem Unternehmen Schaden zufügen können. Um das zu vermeiden, stellen die Unternehmen bestimmte Regeln auf, die alle Mitarbeiter, die sich aktiv in den sozialen Medien bewegen, kennen und beachten müssen. Zudem muss die Social-Media-Strategie zur Unternehmenskultur passen. Nicht alle sozialen Medien bieten automatisch die richtige Plattform. Oftmals beginnen Firmen damit, zunächst eine interne Microblogging-Struktur aufzubauen, bevor sie sich auch nach außen mit einer eigenen Facebook-Seite oder diversen Themenblogs präsentieren. Sobald die Strategie und die Strukturen definiert sind, sollten die Verantwortlichen die Regeln für die Nutzung sowie für die Kommunikation in sozialen Medien aufstellen und alle Mitarbeiter mit diesen Richtlinien vertraut machen. Solche Regeln beinhalten meist die folgenden Aspekte:

  1. Wer bekommt in welchem Umfang Zugang zu Social Media? Meistens fungieren Unternehmenssprecher oder die Marketingabteilung als verantwortliche Content-Manager für die firmeneigene Homepage. So verhält es sich oft auch mit einer Facebook-Seite, einem Unternehmensblog etc. Dennoch sind die Mitarbeiter aufgerufen, sich mit kompetenten Beiträgen an der Kommunikation zu beteiligen. Die Administrationsrechte behält jedoch meist eine Person aus dem Marketing, um im Zweifelsfall unangebrachte Beiträge, die möglicherweise negativ ausgelegt werden könnten, wieder entfernen zu können.
  2. Dürfen Softwaredownloads getätigt werden? Softwaredownloads können ein Sicherheitsrisiko darstellen. Hier sollte die IT-Abteilung weiterhin die Hoheit behalten. Verdächtige Downloaddateien sind nicht immer auf den ersten Blick zu erkennen, und so sollten Softwaredownloads von unbekannten Anbietern blockiert werden.
  3. Ist der Zugang zu Social Media am Arbeitsplatz jederzeit möglich? Hier gilt es, auf beiden Seiten die Balance zu finden: zwischen der Nutzung von Social Media und der Produktivität am Arbeitsplatz. Der Arbeitgeber sollte hier den Zugang jederzeit zur Verfügung stellen, damit der Mitarbeiter die Nutzung effektiv in seinen Tagesablauf integrieren kann. Der Mitarbeiter sollte die sozialen Medien aber nur dann nutzen, wenn es wirklich Sinn macht bzw. eine rein private Nutzung in die Pausenzeiten legen.
  4. Was darf in sozialen Medien veröffentlicht werden? Wer sich in den sozialen Netzwerken bewegt, muss darauf achten, dass niemals vertrauliche Informationen, Patente oder sonstige Daten nach außen gelangen, die einem besonderen rechtlichen Schutz unterliegen (persönliche Daten, „Intellectual Property“ etc.). Auch Informationen über Kunden oder interne Technologiekonzepte sollten niemals unbedarft in den sozialen Medien diskutiert werden. Zum Teil gibt es auch gerade bei börsennotierten Unternehmen klare Richtlinien, wo Unternehmenszahlen nur einheitlich von zentraler Stelle kommuniziert werden dürfen. Aus diesem Grund sollte man dazu die Richtlinien der IT-Abteilung bzw. der Marketing- oder auch der Rechtsabteilung genau kennen und sich unbedingt daran halten. Im Zweifelsfall sollte man in der IT- oder Rechtsabteilung nachfragen, welche Informationen veröffentlicht werden dürfen. Außerdem sollte man im Netz immer mit seinem eigenen Namen auftreten und deutlich machen, dass man NICHT im Namen seines Arbeitgebers agiert. Dennoch muss einem bewusst sein, dass wenn man z. B. im Rahmen der unternehmenseigenen Blogs Informationen veröffentlicht, von Außenstehenden automatisch als Repräsentant seines Unternehmens wahrgenommen wird. Daher sind die Interessen des Arbeitgebers unbedingt jederzeit zu wahren.
  5. Was sollte man unterlassen? Wer sich über seinen Arbeitgeber negativ im Netz auslässt, darf sich nicht darüber wundern, wenn seine Karriere auf einen Schlag beendet ist. Loyalität gegenüber seinem Arbeitgeber ist zu jeder Zeit zu wahren. Wer sich über seinen Chef ärgert, der suche sich lieber stillschweigend einen neuen Job, als selbst negativ in den sozialen Medien in Erinnerung zu bleiben. Gerade in Foren oder Blogs entstehen oft kilometerlange Threads aus Diskussionen über wahre oder fehlerhafte Aussagen. Sich an solchen „Besserwisser-Spielchen“ zu beteiligen, wirft ebenso kein gutes Licht auf die eigene Onlinereputation. Unternehmen wollen solche „Kämpfe“ im Netz daher vermeiden. Vermeintliche Fehler in eigenen Dokumenten sollten umgehend mit einem kurzen Kommentar korrigiert werden, über die Fehler andere ganze Abhandlungen zu schreiben, ist aus der Politik bekannt, hat aber in sozialen Medien nichts verloren.
  6. Was passiert, wenn man sich nicht an die Regeln hält? Hier hat jedes Unternehmen eigene Methoden zur Sanktion beim Verstoß gegen die Firmenrichtlinien. In jedem Fall riskiert man ein ernstes Wort vom Chef oder gar eine Abmahnung. Viele Regelverstöße bleiben zum Teil auch unbemerkt oder werden bis zu einem gewissen Grad toleriert, da die Verantwortlichen nicht alles und jeden kontrollieren. Zudem sind die unendlichen Weiten des Internets und seiner sozialen Medien auch nicht ganzheitlich zu erfassen. Dennoch sollte man sich mit den firmeninternen Regeln vertraut machen, sie akzeptieren und sich mit ihnen anfreunden.

Fazit

Wer Blogs, Wikis, Facebook, Twitter und Co. auch am Arbeitsplatz nutzen möchte, sollte sich über die internen Social-Media-Richtlinien seines Arbeitgebers informieren. Existieren solche noch nicht, kann man anbieten, als IT-Experte an solchen Regeln mitzuwirken. In jedem Fall sollten Sie Social Media nicht ohne die Zustimmung Ihres Vorgesetzten während der Arbeitszeit nutzen und es mit privatem „Gezwitscher“ nicht übertreiben.

Yasmine Limberger ist Dipl. Betriebswirtin und arbeitet seit mehr als 10 Jahren in der IT-Beratung. Verantwortlich beim Systemintegrator Avanade Deutschland GmbH in Kronberg u. a. für die Bereiche Recruiting und Personalmarketing hat sie langjährige Erfahrungen in der Auswahl von IT-Fach- und Führungskräften. Ihre Spezialgebiete sind neben Persönlichkeitswahrnehmung, Training und Coaching auch Marketing und Alliance Management. Yasmine Limberger ist erreichbar unter: yasmine.limberger@avanade.com.

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