Automatische Reisekostenabrechnung mit der Belegmeister App
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Die Reisekostenabrechnung kann ziemlich zeit- und nervenraubend sein. Das kennt jeder Geschäftsreisende. Belegmeister App will das Leben der Unternehmer etwas leichter machen und hilft dabei, Reisekosten automatisch abzurechnen. Dabei genügt schon ein einfaches Foto des Belegs – um den Rest kümmert sich die Anwendung dann selbst. 

Diese App macht deine Reisekostenabrechnung – aber wie?

Die Menschen hinter Belegmeister – das ist einmal Philipp Päuser, der vor Belegmeister bei Q-Cells eine Stabstelle im strategischen Einkauf geleitet hat und davor bei MAGIX für Finanzkommunikation zuständig war; das ist Johannes Koch, der unter anderem bei Energy4U, SAP und dem Start-up Ubigrate als Softwareentwickler gearbeitet hat, bevor er auf die Idee für Belegmeister gekommen ist; und das ist Sascha Liebau, der seit gut 10 Jahren als Programmierer arbeitet, unter anderem für O2, und als Lead Solutions Architect bei Siemens und Atos Origin.

Das Interview mit der Belegmeister-Crew

Wir haben mit den Gründern über die Entstehung, die Herausforderungen und die Zukunftsvisionen von Belegmeister gesprochen.

WebMagazin: Wie seid Ihr auf die Idee von Belegmeister gekommen und was habt Ihr vorher gemacht?

Johannes Koch: Die Idee zu Belegmeister entstand bereits vor einiger Zeit. Als IT-Berater war ich ständig auf Geschäftsreise. Da haben sich Belege ohne Ende angesammelt und am Ende jeder Arbeitswoche wartete der Ärger mit der Reisekostenabrechnung. Das hat unglaublich viel Zeit gekostet und ich dachte: Das muss doch auch einfacher gehen! Trotz intensiver Suche nach einem geeigneten Tool hat sich aber nichts gefunden, dass mir die Arbeit wirklich sinnvoll erleichtert hätte. Also habe ich mich entschieden, das selbst in die Hand zu nehmen!

Philipp Päuser: Es ist jetzt nicht so, dass wir seit unserer Kindheit davon geträumt hätten, Reisekosten abzurechnen. Was uns aber fasziniert, sind die Möglichkeiten, die sich durch die Kombination von mobilem Internet, Cloud Computing und künstlicher Intelligenz bei Geschäftsanwendungen bieten. Und es macht Spaß zu sehen, dass wir ein echtes Problem lösen.

WebMagazin: Erklärt uns doch bitte das Prinzip von Belegmeister, wie funktioniert der Dienst?

Päuser: Wir automatisieren die Reisekostenabrechnung so stark wie möglich: Der Nutzer macht einfach ein Foto seines Belegs und unsere Software liest alle Daten wie z. B. Betrag, Datum, Mehrwertsteuer usw. aus. Daraus erstellt Belegmeister die komplette Abrechnung. Der Nutzer muss das Ganze nur noch für sich, seine Buchhaltung oder seinen Steuerberater exportieren. Wir sind der Meinung, dass Geschäftsanwendungen vor einem Umbruch stehen. Bislang funktioniert Business-Software doch so: Es gibt eine mehr oder weniger übersichtliche Maske, in die der Nutzer seine Daten tippt. Das dauert ewig und kostet Nerven. Wir machen die Anwendungen smart. Unsere Software wird alle Informationen nutzen, die verfügbar sind, die Daten aus den Belegen, aber bspw. auch die GPS-Daten des Smartphones, um so den höchstmöglichen Grad an Automatisierung zu erreichen.

WebMagazin: Wo steht Ihr bei der Entwicklung von Belegmeister gerade und wie finanziert Ihr Euch?

Koch: Aktuell sind wir mit Belegmeister in der kostenlosen Betaphase. Außerdem suchen wir Pilotfirmen, die noch enger mit uns zusammenarbeiten, damit wir Belegmeister genau nach den Anforderungen unserer Nutzer weiterentwickeln können. 

Liebau: Die Belegmeister App ist in Google Play verfügbar, die App für iOS kommt bald in den iTunes-Store!

Päuser: Wir sind durch das Gründerstipendium EXIST des Bundeswirtschaftsministeriums und der EU finanziert, suchen aber natürlich bereits nach einer Anschlussfinanzierung. 

WebMagazin: Was macht Belegmeister besonders, wer sind Eure Mitbewerber und was unterscheidet Euch vom Rest?

Liebau: Wir sind ein interdisziplinär gut aufgestelltes Team mit viel Erfahrung und Stärken in den verschiedenen unternehmenskritischen Bereichen.

Päuser: Besonders an Belegmeister ist die schon erwähnte Kombination aus mobilem Internet, Cloud Computing und künstlicher Intelligenz. Klar, es gibt schon viele Mobile-Apps für Geschäftsreisende. Aber mal ehrlich: Wer hat denn Lust, seine Belegdaten in sein kleines Handy-Display zu tippen!? Erst die Kombination mit der intelligenten Erfassung bietet einen echten Mehrwert, denn mit Belegmeister genügt ein Foto und alle Daten werden automatisch erfasst. Was die eigentliche Reisekostenabrechnung angeht: Natürlich sind da ein paar namhafte Anbieter schon seit Jahren im Geschäft. Aber unglaubliche 50% der deutschen Unternehmen nutzen heute immer noch Excel für ihre Abrechnung. Das ist ein riesiges, unerschlossenes Potential! Hier kommt schließlich mit unserer S.a.a.S.-Lösung das Cloud-Computing ins Spiel: Sie ermöglicht uns, kleinen und mittelständigen Unternehmen Software flexibel und kostengünstig anzubieten, die früher nur als teure Enterprise-Solution für große Konzerne verfügbar war. 

WebMagazin: Was sind die Grundpfeiler Eures Monetarisierungskonzepts, wie verdient Ihr Geld?

Koch: Aktuell ist unsere Betaversion von Belegmeister wie angesprochen kostenlos. In der zweiten Jahreshälfte wird es verschiedene Varianten für unterschiedliche Zielgruppen mit entsprechenden Funktionalitäten und Preisen geben. Da richten wir uns stark nach den Bedürfnissen unserer Nutzer!

Päuser: Belegmeister spricht neben den Unternehmen explizit auch die einzelnen Geschäftsreisenden an. Sie können das Produkt leicht testen, da sie sich einfach mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden und direkt loslegen können. Zufriedene Nutzer sollen so auch als Multiplikator in ihrem eigenen Unternehmen fungieren.

WebMagazin: Welche Erfolge konntet ihr bis jetzt verzeichnen?

Päuser: Mit den Ergebnissen unserer geschlossenen Betaphase waren wir sehr zufrieden. Auch die offene Betaphase ist gut angelaufen und wir arbeiten bereits mit den ersten Pilotkunden an konkreten Anforderungen für die Weiterentwicklung. Die Klickraten auf unserer Webseite zeigen außerdem, dass das Interesse an Belegmeister groß ist.

WebMagazin: Was sind Eure nächsten Meilensteine und was wollt Ihr in den kommenden sechs Monaten erreichen?

Liebau: Wir werden dank des Feedbacks unserer Nutzer und Pilotkunden die Software weiter ausbauen und zur Marktreife bringen: Dabei wird es unter anderem um die benötigten Schnittstellen und Exportmöglichkeiten gehen.

Päuser: Und dann wollen wir natürlich so schnell wie möglich internationale Belege erfassen.

WebMagazin: Euer Maskottchen sieht dem Super Mario von Nintendo sehr ähnlich. Ist diese Ähnlichkeit beabsichtigt? 

Koch: Sowohl das Maskottchen als auch der Unternehmensname sind das Ergebnis eines wochenlangen Prozesses. Ursprünglich wollten wir ein Logo finden, daraus wurde dann die Idee eines Maskottchens in Richtung gute Fee oder Heinzelmännchen. Dann kamen wir auf den Namen Belegmeister – von da aus war es zum knuffigen und doch fleißigen Handwerker, der dem Benutzer die Arbeit abnimmt, nur noch ein kleiner Schritt. Die Ähnlichkeit ist also wirklich reiner Zufall. Aber wir verstehen natürlich, dass vor uns schon andere Leute knuffige Handwerker toll fanden!

belegmeister team

© belegmeister.de

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