IT-Projektmanagement: aus Fehlern lernen [webinale 2014]
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Judith Andresen ist Projektcoach und betreut seit vielen Jahren Kunden aus dem IT-Bereich. Sie weiß genau, wie man ein IT-Projekt zum Laufen bringt und erkennt dort Fehler, wo sich andere in Sicherheit wiegen. 

In ihrem Arbeitsalltag analysiert sie die aktuelle Situation im Unternehmen, um passende Methoden zu finden, damit die Kommunikation klappt und Projekt-Ziele erreicht werden.

Auf der webinale 2014, die vom 1. bis zum 4. Juni im proArte Maritim Hotel in Berlin stattgefunden hat, hat sie unter anderem einen Vortrag zum Thema Mit Vollgas an die Wand – aus Projektfehlern lernen gehalten. Wir haben hier für Euch die wichtigsten Inhalte des Vortrags zusammengefasst.  

Fachwissen ist für Projekt-Erfolg nicht genug 

Judith Andresen hat das Scheitern von Projekten selbst in ihrem Arbeitsalltag erfahren müssen und daraus ihre Lektion gelernt, die sie jetzt an Fachleute weitergibt. Damals arbeitete sie noch als leitende Angestellte in einer Agentur und kriegte hautnah mit, wie ein kosten- und zeitintensives Projekt wegen mangelnder Planung und Struktur scheiterte. 

Judith hatte daraus gelernt, dass Fehler passieren und auch passieren dürfen. Sogar teure Fehler können nicht immer vermieden werden. Der Clou ist, aus diesen Fehlern für die Zukunft zu lernen.

Es gibt kaum IT-Projekte, die an fehlendem Fachwissen scheitern. Sie scheitern an weichen Faktoren, nicht an der Technik. Besonders fatal wirkt sich auf den Projekt-Erfolg die Unfähigkeit aus, klar und rechtzeitig miteinander zu kommunizieren.

Fehlerkultur spielt eine wichtige Rolle

Fehlerkultur ist ein sehr wichtiger Faktor, der den weiteren Verlauf des Projektes mitbestimmt.

Während die Unternehmenskultur durch die Handlungen Einzelner geprägt wird, werden die Handlungen Einzelner dadurch bestimmt, was sie glauben sagen und machen zu dürfen und was nicht. Wenn Mitarbeiter ständig das Gefühl haben, ihren Chef nicht kritisieren zu dürfen, können Projekte an Fehlern scheitern, obwohl diese erkannt, aber eben nicht angesprochen werden. Jeder Projektteilnehmer sollte lernen, dass Kritik in Ordnung ist und sogar notwendig, um auf Fehler hinzuweisen und diese rechtzeitig beheben zu können. Als Vorgesetzter muss man dafür sorgen, dass das Team sich entwickeln kann, aber auch als Team kann man sich diesen Freiraum nehmen und sollte dies auch tun.

SWBLM – So wie beim letzten Mal 

Wie funktioniert die Projektplanung? Viele Unternehmen planen kommende Projekte nach dem SWBLM-Prinzip, wie Judith Andresen bemängelt. Alles soll genauso ablaufen, wie beim letzten Mal, ohne dass über Prozesse nachgedacht und vergangene Projekte im Nachhinein evaluiert werden. Wer Fehler erkennen will, muss über Projektprozesse nachdenken und diese stets optimieren.

Konkrete Zielsetzung ist der Schlüssel zum Erfolg

Bei Projekten müssen Ziele festgesetzt werden –  konkrete Ziele. Mit Formulierungen wie „Unser Ziel ist der Relaunch der Website in drei Monaten“ sind Projekte fast schon zum Scheitern verurteilt. Denn der Relaunch ist nicht das Ziel, sondern das Mittel. Das konkrete Ziel ist hier noch gar nicht klar und jeder Projektteilnehmer könnte eine andere Vorstellung davon haben, wie ein Relaunch aussehen kann.

Aufgaben zuweisen

Nächster Fehler: „Wir wollen zum 01. Dezember die Inhalte (Text, Bild, Video) bereitstellen, die für den Relaunch benötigt werden.“

Sehr oft wird der Aufwand unterschätzt, der mit der oben genannten Bereitstellung der Inhalte zusammenhängt. Es heißt dann: „Die Inhalte haben wir schon. Die muss man nur noch zuammentragen.“ Sind es die richtigen Inhalte, sind sie noch aktuell, wer trägt sie zusammen? Alles offene Fragen, die nicht sein dürfen.

Formulierungen wie: „Wir müssen…“, „Es fehlt noch…“, „Wir könnten noch….“, „Wir sollten unbedingt…. “ xyz machen, funktionieren nur bedingt bis gar nicht. Denn keiner fühlt sich in diesem Moment verantwortlich für die Durchführung der Aufgabe.

Damit ein Projekt funktioniert, muss man Teilprojekte definieren und genau festlegen, wer sich um was kümmert. Aufgaben verteilen!

Projektvorbereitung braucht Zeit

Stellen wir uns vor, man hat als Projektteam in etwa herausgefunden, was man will. In Agenturen steht man in dieser Phase oft schon unter Zeitdruck und „fängt schon mal an“, frei nach dem Motto: „Wir sind mit der Planung zwar noch nicht ganz durch und uns fehlt noch dieses und jenes, aber wir fangen schon mal an, die Zeit drängt.“ Wer wegen Zeitdruck ohne festgelegte Ziele und Ablaufplan die Durchführung von Projekten startet, wird später noch mehrmals bereuen, sich nicht mehr Zeit für detaillierte Projekt-Planung genommen zu haben. 

Angemessene Projektgrößen festlegen

Die große Kunst ist es, Projektgrößen angemessen klein zu halten. An große Projekte muss man sich langsam herantasten. Denn hier gelten andere Regeln, die Strukturen werden unübersichtlicher und die Kontrolle schwieriger. Lieber mehrere Teilprojekte unter einem Projektdach durchführen, als alles auf einmal umsetzen zu wollen.

Gute Idee ist noch kein Projekt, Gruppe von Menschen noch kein Team 

Eine Idee ist noch kein Projekt. Eine Gruppe von Menschen, die sich mit dieser Idee beschäftigt, ist noch lange kein Projektteam. Beispiel: Chef hat eine interessante Idee, Team übernimmt die Umsetzung. Irgendwer fühlt sich dafür zuständig und es geht los – oft um zu scheitern, weil Projekte unvorbereitet an Start gehen. Dann wird aufgeregt gejammert und sich gegenseitig die Schuld am Scheitern zugewiesen. Bloßes Jammern hilft nicht. Reden ist hier die richtige Strategie. Auch wenn es schon zu spät ist. Reden hilft, Fehler zu erkennen und diese in Zukunft zu vermeiden. 

Die Suche nach dem perfekten Teamleiter

Herr Müller ist der erfahrenste Techniker im Betrieb. Er ist mit allen Unternehmensprozessen bestens vertraut und ist in der Firma eine Art Urgestein, das von Anfang an dabei ist. Herr Müller übernimmt aus diesem Grund die Leitung für XYZ-Projekt.

Ein gravierender Fehler, der leider viel zu oft passiert. Herr Müller mag ein Experte in seinem Bereich sein, doch das macht aus ihm noch lange keine geeignete Führungskraft. Denn Führungskräfte müssen ausgebildet werden. Derjenige, der sich am Besten mit dem Projektthema auskennt, sollte nicht zwangsläufig die Führung übernehmen, sondern derjenige, der das Führen gelernt hat und es beherrscht. Herr Müller wird viel glücklicher und das Projekt viel erfolgreicher, wenn er sich um die Inhalte kümmert und nicht um das Projektmanagement, es sei denn, er besitzt entsprechende Kompetenzen. 

Projektstatus festlegen

Einer der weiteren häufigsten Fehler ist es, den Status von einem Projekt zu unter- oder überschätzen.

Judith Andresen benutzt in ihrem Vortrag Ampelfarben, um den Status eines Projektes darzustellen: Grün – Projekt läuft super, Rot – es muss dringend was getan werden, Gelb – das Projektziel ist in Gefahr. Grünes Licht ist ein eindeutiges Zeichen dafür, dass das Projekt funktioniert und man als Team dranbleiben soll. Rot bedeutet Gefahr und aktiviert zum sofortigen Handeln. Aber was tun bei Gelb? Aktiv werden oder abwarten? Weiß keiner so genau.

Bei der Festlegung des Projektstatus darf es keine „gelben“ Phasen geben. Projekte sind entweder grün oder rot. Sobald sich Schwierigkeiten abzeichnen, muss gehandelt werden. Abwarten ist unnötiger Zeitverlust und wird im ungünstigsten Fall mit dem Scheitern bestrafft.

Kommunikationskanäle einschränken

Per E-Mail schnell die Projekt-Details geschickt, ins Ticket diverse Verbesserungswünsche eingetragen, im Chat auf ein baldiges Meeting hingewiesen und auf dem Arbeitstisch des Kollegen noch eine Notiz zum Kundenfeedback hinterlassen. Diese zerstreute Kommunikation führt sehr oft dazu, dass wichtige Informationen verloren gehen und den Adressat nie erreichen. Dann wird diskutiert und kostbare Energie in Schuldzuweisungen verschwendet.

Nutzt bei der Kommunikation im Projekt-Team wenige Kommunikationsmittel, so minimiert Ihr die Streuverluste. 

Meetings sind keine Brainstormings

Vorsicht mit unvorbereiteten Meetings! Das ist nicht weiter als Zeitverschwendung. Meetings sollten kurz gehalten und gut vorbeireitet werden. Logisch, wird aber nicht immer umgesetzt: In Meetings gehören richtige Ansprechpartner rein, sonst kann man es gleich sein lassen.

Aus Fehlern lernen

Wie am Anfang schon erwähnt – Fehler passieren. Wichtig ist, aus Fehlern zu lernen. Stirbt ein Projekt, sollte man die Niederlange nicht einfach aus dem Gedächtnis löschen, sondern eine Post-Mortem-Analyse durchführen, so unangenehm das auch sein mag. Tut man dies, hat man gute Chancen, bei zukünftigen Projekten erfolgreich zu sein. 

 

Aufmacherbild: Concept of multitasking businessman who works with more arms von Shutterstock/ Urheberrecht alphaspirit

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