Kolumne: Karrieretipps

Teamwork 2.0: Was bei der Zusammenarbeit in virtuellen Teams zu beachten ist
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Entwicklerteams bestehen heute aus multinationalen Experten, die irgendwo auf der Welt sitzen. Das macht die Zusammenarbeit nicht immer einfach. Von unterschiedlichen Sprachen und Zeitzonen mal ganz abgesehen, fließt der Informationsaustausch nicht immer nach Plan. Denn an den Teamplayer von heute werden ganz neue Anforderungen gestellt als früher. Fachkompetenz und ein nettes kollegiales Miteinander reichen nicht mehr aus, um Entwicklungsprojekte erfolgreich abzuschließen. In der Zusammenarbeit mit virtuellen Teams kommt es vor allem auf emotionale Intelligenz, sensitive Hartnäckigkeit und hervorragende kommunikative Fähigkeiten an.

Früher saßen Entwicklerteams zusammen in einem Büro, jeder hatte einen eigenen Schreibtisch, mindestens einen Desktopcomputer, je nach Fachrichtung verschiedene Devices drum herum, Monitore, Kabel, Tastaturen, ein Telefon und einen großen Urlaubs- und Release-Terminkalender an der Wand. Hatte man eine Frage, schaute man einfach über den Monitor rüber zum Kollegen oder schrie verzweifelt seinen Hilfeaufruf in den Raum. Man konnte sich darauf verlassen, dass sofort ein oder gar mehrere hilfsbereite Kollegen herbeieilten, hungrig darauf, die Lösung für das Problem eines anderen zu finden. Und heute? Heute sitzen Entwicklerteams an verschiedenen Standorten überall auf der Welt: in München, Stuttgart, Paderborn, in Bangalore und Bratislava, in Spanien oder auf den Philippinen, in Büros oder im Home Office. Die Ausstattung ist zum Teil geringer geworden, denn der leistungsfähige Laptop mit einer hochkomplexen Simulationssoftware ersetzt Devices und Steuergeräte, den Terminkalender an der Wand und das Telefon sowieso.

Aber wie schafft man es heute, dass alle wichtigen Informationen gleichzeitig bei allen Entwicklern ankommen? Spezifikationen und Projektpläne auf einem gemeinsamen Share abzulegen oder gar per E-Mail zu versenden, bedeutet noch lange nicht, dass alle die Informationen auch lesen, geschweige denn bei der Flut an Informationen und Dokumenten überhaupt finden. Wie tauscht man sich Ad hoc zu einem Problem aus, wenn der Kollege in einer anderen Zeitzone gerade zu Bett gegangen ist? Wie stellt man sicher, dass sich ein Teamgefühl entwickelt und alle motiviert sind, die bestmögliche Leistung zu erbringen? Können Onlinemeetings und Telefonkonferenzen tatsächlich persönliche Kontakte und Face-to-face-Meetings ersetzen? Die Antwort lautet wie immer: „Kommt drauf an!“ Und zwar vor allem darauf, wie stark die Unternehmenskultur den Austausch über Ländergrenzen hinweg in den virtuellen Teams fördert und den Mitarbeitern auf allen Seiten die richtigen Kommunikationstools sowie entsprechende Trainings zur Verfügung stellt. Neben technischen Trainings sind hier auch vor allem Trainings zu interkulturellen Besonderheiten gemeint. Fakt ist, je besser man seinen Kollegen kennt, umso besser kann man dessen Arbeit und die Bedürfnisse einschätzen und bei der täglichen Zusammenarbeit darauf eingehen. Für eine effektive und vertrauensvolle Kommunikation mit den Kollegen sind Gestik und Mimik sowie die allgemeine Körpersprache sehr wichtig. Diese Komponenten gehen aber bei virtuellen Meetings verloren. Allein bei der sprachlichen Betonung einzelner Wörter und Formulierungen können dann schnell Missverständnisse aufkommen, vor allem wenn virtuelle Meetings in Englisch abgehalten werden und hier das Fremdsprachenniveau sehr unterschiedlich ist. Formuliert man einen Satz ein wenig ungeschickt, so kann es passieren, dass der Kollege sich zu Unrecht angegriffen oder gar verletzt fühlt.

Es würde daher helfen, wenn es zumindest zu Beginn der Zusammenarbeit einmal zu einem persönlichen Treffen kommt. Wer als Projektleiter eines multinationalen Entwicklungsprojekts mit Off-Shore-Kollegen zusammenarbeitet, sollte gleich am Anfang die Chance nutzen, einmal das Off-Shore-Team im Ausland zu besuchen, um sich ein besseres Bild von den Arbeitsbedingungen sowie von den Persönlichkeiten seiner Teammitglieder machen zu können. Diese Investition lohnt sich in jedem Fall. Hat man seine Kollegen einmal „live“ erlebt, kann man Stimmen und Stimmungen später am Telefon besser identifizieren und vermeidet somit Missverständnisse.

Der sprachliche Aspekt ist aber nur ein Teil, der die Zusammenarbeit in virtuellen Teams vor allem in internationalen Umgebungen erschweren kann. Selbst wenn alle die gleiche Sprache sprechen, aber an unterschiedlichen Standorten sitzen, bedeutet dies, dass alle Teammitglieder sich jederzeit in die Arbeit der Kollegen hineinversetzen müssen. Was ist damit gemeint? Bei allem, was der Entwickler in seiner täglichen Arbeit vollbringt, muss er immer im Hinterkopf behalten, inwiefern seine Arbeit die seines Kollegen beeinflusst. Er muss seine Arbeit ordentlich dokumentieren, Entwicklungsschritte nachvollziehbar machen und vor allem die Kollegen regelmäßig über Änderungen bzw. den allgemeinen Status informieren.

Auch die perfekte Vorbereitung auf eine Telefon- oder Videokonferenz ist eine Grundvoraussetzung, damit die Zusammenarbeit effektiv ist. Leider sieht die Realität oft anders aus: Man springt von einem „Call“ in den nächsten, verspätet sich dabei meist um einige Minuten, sodass kein Call pünktlich beginnt. Häufig übernimmt der Organisator nicht die Rolle eines Moderators und überlässt alle Meetingteilnehmer ihrem Schicksal. Eine Agenda sucht man oft vergeblich. Dabei ist es gerade bei regelmäßigen Status-Calls eine wichtige Voraussetzung, dass alle Punkte gemäß einem vorher definierten Reporting-Plans abgearbeitet und auch protokolliert werden. Reine Smalltalkmeetings, in denen jeder aus dem Stegreif berichtet, was er gerade macht, bringen hier nicht weiter. Auch wenn der Smalltalk zu Beginn des Calls durchaus legitim und auch motivierend ist, danach ist es notwendig, dass man als Organisator die Zügel zusammenhält und die Diskussion auf einen Punkt bringt. Stillschweigende Kollegen, die sich einfach in den Call einwählen, um dabei zu sein, aber nichts beitragen, sondern im schlimmsten Fall einfach weiterarbeiten und nicht einmal geistig anwesend sind, sollte man als Organisator aktiv mit einbeziehen und hier gezielt nach einem Status oder Informationen, die für alle nützlich sein könnten befragen. Dass in einer Telefonkonferenz alle, die gerade nicht sprechen, ihr Telefon auf „Mute“ stellen, versteht sich von selbst. Unmittelbar nach dem Call sollte der Organisator in einem Protokoll bzw. im Projektplan den Status aktualisieren und die Informationen allen Beteiligten über einen Share zugänglich machen.

Informationen unterliegen heute sowohl einer Hol- als auch einer Bringschuld, wenn die Zusammenarbeit effektiv sein soll. Häufig erlebt man jedoch, dass einzelne Kollegen vor sich hin arbeiten, ohne andere über ihre Arbeit zu informieren. Rein „zufällig“ erfährt dann ein Entwickler nach mehrmaligem Nachfragen, dass bereits andere Kollegen an einem ähnlichen Problem arbeiten. Ein sauber strukturiertes Knowledge Sharing muss daher nicht nur in Form eines Tools bereitgestellt, sondern von allen auch gelebt werden. Was von einem Teamplayer daher heute erwartet wird, ist in acht Punkten festgehalten.

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Erwartungen an einen Teamplayer
  1. Emotionale Intelligenz: Darunter versteht man die Wahrnehmung, Nutzung sowie das Verstehen und Beeinflussen von Emotionen. Das bedeutet, dass man in der Lage ist, die Emotionen in Mimik, Gestik sowie in der Sprache und Stimme einer Person erkennen kann und daraus seine Reaktion und sein Verhalten ableiten kann. Gleichzeitig wird das eigene Verhalten in respektvoller Weise an die Emotionen des anderen angepasst.
  2. Mitdenken und Weitblick: Bei allem, was man tut, sollte man immer auch an den Nutzen oder den Einfluss auf andere bedenken und sich folgende Fragen stellen: „Wem nützt das, was ich tue? Wen muss ich über meine Arbeit informieren?“
  3. Pro-aktive Kommunikation: Informationen müssen an alle Beteiligten gleichmäßig verteilt werden. Wer eine Information benötigt, muss sie sich selbst abholen und nicht warten, bis ein anderer sie liefert.
  4. Gute Vorbereitung: Eines haben wir alle gemeinsam: KEINE ZEIT! Daher müssen Meetings und Telefonkonferenzen gut vorbereitet, aber auch gut nachbereitet werden, um sich und anderen nicht unnötig Zeit zu rauben.
  5. Sehr gute sprachliche und fremdsprachliche Fähigkeiten: Hier geht es darum, Dinge auf den Punkt zu bringen, sich präzise und verständlich auszudrücken, sodass alle folgen können. Das gilt nicht nur für die eigene Muttersprache, sondern auch für eine effektive Kommunikation in Englisch.
  6. Flexibilität: Wer in multinationalen Teams arbeitet, muss damit rechnen, dass Telefon- oder Webmeetings aufgrund unterschiedlicher Zeitzonen auch außerhalb der normalen Arbeitszeit stattfinden. Auch regelmäßige Geschäftsreisen (auch ins Ausland) können vorkommen, und man muss oftmals kurzfristig die Koffer packen.
  7. Hilfsbereitschaft und lösungsorientiertes Handeln: Geht nicht, gibt’s nicht. Statt zusätzliche Aufgaben abzublocken oder einen Kollegen mit dem Argument „keine Zeit“ abzuwimmeln, sollte man um eine Lösung bemüht sein. Keiner erwartet, dass man sofort alles stehen und liegen lässt, wenn ein Kollege mit einem Problem auf einen zukommt. Aber es wird erwartet, dass man respektvoll und mit einem realistischen Lösungsvorschlag innerhalb eines akzeptablen Zeitrahmens antwortet statt Anfragen einfach zu ignorieren oder abzublocken.
  8. Gut organisiert sein: Um die zuvor genannten Anforderungen zu erfüllen, muss man ein hohes Maß an Selbstorganisation mitbringen. Alle Informationen sind in einer klaren Struktur schnell wiederzufinden, alle Kontakte und Termine sind in Outlook synchronisiert, alle mobilen Devices auf dem aktuellen Stand. Nur so schafft man es, in der virtuellen Welt den Überblick zu behalten.
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