Access und SharePoint – Warum?

Die zahlreichen Möglichkeiten sprechen für sich. Importierte oder verknüpfte SharePoint-Listen können direkt oder mittels Abfragen in Access-Formularen dargestellt und bearbeitet werden. Aus ihnen oder ebenso Abfragen können Berichte gelayoutet werden. Es lassen sich mit ihnen Pivot-Formulare für Analysezwecke erstellen, und sie können mit Abfragen gefiltert und ausgewertet werden. Ist keine Verbindung zu SharePoint verfügbar, können verknüpfte SharePoint-Listen mit Access ferner temporär offline bearbeitet werden. Beim nächsten Onlinegehen werden die verknüpften SharePoint-Listen mit Konfliktlösung synchronisiert. Mittels Import oder Verknüpfung lassen sich zudem Daten aus Drittanwendungen und Web direkt oder über Abfragen in SharePoint verfügbar machen. Dazu zählen unter anderem Daten aus Excel, Word-Tabellen, Outlook, XML, Textlisten, HTML-Tabellen, Datendiensten, ODBC-getriebene (MySQL, dBASE, SQL Server) und weitere Datenquellen.

Eine Komfortoption seitens von Access ist das Erstellen von benutzerdefinierten SharePoint-Listen, was im Tabellenentwurf leichter und schneller von der Hand geht (der RTF-Datenfeldtyp, das berechnete Datenfeld und das Nachschlage-/Beziehungsfeld sind in Access 2010 neu). Deren Web- bzw. SharePoint-Listenkompatibilität kann mit der Funktion Webkompatibilität prüfen vor einem Export nach SharePoint gecheckt werden. Das Feld Nachschlagen und Beziehung, in SharePoint Nachschlagen-Spalte zu nennen, kann das Verhalten von Beziehungen zwischen Tabellen bzw. Listen beeinflussen. Beziehungen werden hierzu über Nachschlage-/Beziehungsfelder definiert, die quasi referenzielle Integrität zur Verhinderung verwaister Datensätze unterstützen können. Nach der Auswahl von Nachschlagen und Beziehung als Datenfeldtyp in Access wird der Nachschlage-Assistent gestartet, der Schritt für Schritt mit Erläuterungen zu Optionen durch die erforderlichen Einstellungen führt. Last but not least: Mit Access-Makros und Modulen ist die Entwicklung eigener Funktionen und Workflows für benutzerfreundliche Client- und Webanwendungen möglich.

In Bezug auf in Access verknüpfte SharePoint-Listen und zum Teil in Bezug auf Webdatenbanken spielt SharePoint funktional weitere Rollen. Hier greifen die SharePoint-Gruppen- und Benutzerberechtigungen für Listen, die Versionsverwaltung mit Wiederherstellungsoption, der SharePoint-Papierkorb zur Wiederherstellung versehentlich gelöschter Elemente, mit SharePoint Designer oder Visual Studio definierte Workflows für Listenelemente sowie das Abonnement von Benachrichtigungen oder RSS und vor allem die orts- und zeitunabhängige Verfügbarkeit der Daten in einer verwalteten Mehrbenutzerumgebung.

SharePoint Server und Access Services

Die Access-2010-Entwurfs- und Bearbeitungsumgebung für Webdatenbanken bietet Funktionen und Entwurfsmöglichkeiten für Tabellen, Abfragen, Formulare, Berichte, Makros und Module. In erster Linie sorgt diese Umgebung dafür, dass Objekte mit SharePoint Access Services kompatibel sind. In zweiter Linie hilft sie zwischen webkompatiblen Objekten und Clientobjekten zu unterscheiden. Webkompatible Objekte können im Web veröffentlicht werden. Clientobjekte sind nur mit Access 2010 als Anwendung nutzbar. Das Feature Access Services gehört wie InfoPath Forms Services, Visio Services und Excel Services zu SharePoint Server 2010 Enterprise. Access Services ist nach der SharePoint-Installation automatisch aktiviert. Es ist umgehend möglich, aus SharePoint oder Access 2010 heraus eine Webanwendung zu erstellen, die im Browser, d. h. ohne Access als Clientanwendung, lauffähig ist. In der Anwendungsverwaltung der SharePoint-Zentraladministration können Einstellungen für Dienstanwendungen vorgenommen werden. Dazu zählt unter anderem das Verwalten von Dienstanwendungen wie Access Services. Für das Feature lassen sich, wenn aus administrativen oder performancetechnischen Gründen benötigt, mehrere Instanzen anlegen. Access Services kann außerdem von einer anderen Farm bezogen oder außerhalb der Farm bereitgestellt werden. Zudem können für Listen, Abfragen und andere Objekte Einstellungen vorgenommen werden, z. B. die maximale Datensatzzahl, die maximale Anzahl Sitzungen pro Benutzer oder die Arbeitsspeichernutzung. Insofern erfordert der Einsatz von Access Services Planung. Eine deutsche Anleitung ist in der Microsoft-TechNet-Bibliothek zu finden.

Um Berichte im Browser ausgeben und nutzen zu können, müssen weitere Konfigurationsschritte absolviert werden, die zum einen SharePoint selbst betreffen und zum anderen den SQL Server. Berichte erfordern SQL Reporting Services mit installiertem SQL Server 2008 R2 Reporting Services Add-in. Zudem müssen die SQL-Server-Reporting-Services-Konfigurationsdateien in Windows Server direkt angepasst werden. Eine umfassende Anleitung für die Konfiguration, die verschiedene Voraussetzungen berücksichtigt, sind ebenfalls im Web in der Microsoft-TechNet-Bibliothek Microsoft-TechNet-Bibliothek zu finden.