Kolumne: Karrieretipps

Verbannen Sie sinnlose Meetings aus dem Kalender
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Wie viele Einladungen zu einem Meeting, einer Telefon- oder Webkonferenz haben Sie heute schon erhalten und bestätigt? Sicher zu viele. Die meisten Meetings erweisen sich als sinnlose Zeitkiller im Alltag, sodass man durchaus auch mal ein Meeting ablehnen sollte. Wie aber unterscheidet man wichtige von unwichtigen Meetings? Nicht nur der Teilnehmerkreis ist dabei entscheidend, sondern auch der Inhalt, vorausgesetzt dieser ist Ihnen im Vorfeld bekannt.

Im täglichen Kampf mit der zu knappen Zeit gibt es eine Bedrohung, die uns zwar bekannt ist, uns allen zumeist auf den Wecker geht, aber gegen die wir uns doch zu wenig wehren: die Meetingkiller! Sie lauern überall: Im Konferenzraum, am Telefon, sie nisten sich vermehrt im elektronischen Kalender ein und selbst in der Mittagspause ist man nicht vor ihnen sicher. Sie sind wie Viren, denn sie breiten sich immer weiter aus und oft hat es sogar den Anschein, dass man selbst bereits von einem hartnäckigen Meetingkillervirus angesteckt wurde. Aber es gibt Heilung! Natürlich kann man sich Sitzungen, Meetings, Telefonkonferenzen und Eins-zu-eins-Updates mit dem Chef nicht ganz verschließen, aber man kann es sich erlauben, seine Teilnahme an dem einen oder anderen Meeting diplomatisch zu verweigern, einen Vertreter zu schicken oder darauf zu bestehen, dass das Meeting zugunsten einer effektiven Vorbereitung nach hinten verschoben wird.

Bleiben Sie Herr über Ihren Terminkalender und lassen Sie sich nicht auf einen Meetingmarathon ein, nur um überall dabei zu sein. Enttarnen Sie Meetingkiller im Vorfeld und gehen Sie erfolgreich dagegen an. Dazu ist es notwendig, die klassischen Charakteristika von Meetingkillern bzw. sinnlosen Meetings, die Sie getrost ablehnen können, zu erkennen. Die drei wichtigsten lauten:

  1. Die Meetingeinladung enthält keine klare Zielsetzung und keine Agenda: Höchst verdächtig sind Einladungen als Kalendereintrag per E-Mail, die lediglich folgenden Text enthalten: Zeit, Ort und dann als Subject lapidare Bezeichnungen wie „121“, „tbd“ , „Abstimmung“ oder Ähnliches. Hier können Sie sicher sein, dass man sich einfach mal so mit Ihnen treffen will, um sich ein Update abzuholen. Das Meetingziel geht nur in eine Richtung: man will etwas von Ihnen. Wenn Sie von diesem Termin ebenfalls profitieren wollen, schreiben Sie klar zurück, was Ihre Erwartungshaltung ist und was jeder vorbereiten soll, bevor Sie diesen Termin akzeptieren. Sollte es sich um ein immer wiederkehrendes Meeting, z. B. ein regelmäßiges Teammeeting oder ein Meeting mit Ihrem Chef handeln, sollten Sie dem Treffen dennoch immer einen strukturierten Ablauf zugrunde legen, damit man sich nicht einfach mal zusammensetzt, weil man eben einen Termin hat. Handelt es sich um ein einmaliges Meeting, dann fragen Sie beim „Gastgeber“ nach, was in dem Meeting besprochen werden soll. Erhalten Sie darauf keine Antwort, scheuen Sie sich nicht, die Einladung notfalls auch kurzfristig abzulehnen. Geben Sie in der Ablehnung jedoch eine kurze Erklärung ab, dass Ihnen der Inhalt des Meetings bis dato fehlt und Sie sich daher nicht ausreichend vorbereiten können.
  2. Der Teilnehmerkreis erscheint Ihnen nicht plausibel: Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen werden, bei dem Sie aufgrund des Inhalts (soweit diesmal bekannt) merken, der falsche Ansprechpartner zu sein, dann informieren Sie den Meetingorganisator darüber, dass Sie gerne einen Vertreter bzw. Kollegen zu diesem Meeting schicken möchten. Erklären Sie kurz, dass der genannte Kollege aufgrund seiner Fachkompetenz oder Befugnisse der bessere Teilnehmer für dieses Meeting ist. Sind Ihnen bei einer Meetingeinladung nicht alle Teilnehmer bekannt, fragen Sie zuvor beim Organisator nach den einzelnen Funktionsbereichen der Teilnehmer, um sich zielorientiert vorbereiten zu können. Erscheint Ihnen der Teilnehmerkreis zu bunt gemischt und der Zeitplan für die illustre Runde zu straff, schlagen Sie Alternativen vor, bevor Sie sich auf dieses Abenteuer einlassen.
  3. Sie erhalten eine Einladung zu einem Treffen mit einem Unbekannten: Hier ist nicht das Blind Date an der Kaffeemaschine gemeint, sondern z. B. der externe Dienstleister, der Ihnen eine Kassette ins Ohr schieben möchte oder Dinge vorstellen will, die Sie entweder nicht brauchen oder für die Sie ohnehin nicht die Entscheidungsbefugnis haben. Verweisen Sie direkt auf den Einkauf, auf den entsprechenden Fachbereich oder die Zentrale, die dem Anbieter den passenden Ansprechpartner nennen kann. Handelt es sich bei dem Einladenden um einen Ihnen bisher unbekannten Kollegen, z. B. aus einem anderen Fachbereich, klären Sie auf jeden Fall auch hier vorher ab, worum es bei dem Meeting geht. Greifen Sie evtl. kurz zum Telefonhörer, um zu klären, welches Aufgabengebiet der unbekannte Kollege verantwortet und ob Sie nicht bereits am Telefon helfen können.

Jetzt da die wichtigsten Meetingkiller identifiziert sind, sollte man in einer ehrlichen Diagnose ermitteln, ob man selbst schon vom Killervirus betroffen ist, bzw. ob man als Meetingorganisator noch darauf achtet, seine eigenen Meetings effizient zu gestalten.

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