Verbannen Sie sinnlose Meetings aus dem Kalender (Teil 2)
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Bevor Sie also zum Meeting einladen bzw. ins Meeting gehen, werfen Sie demnach einen kurzen Blick auf die Meetingcheckliste:
Auf den Punkt gebracht: Ihre Einladung enthält ein klar verständliches Meetingziel,

Bevor Sie also zum Meeting einladen bzw. ins Meeting gehen, werfen Sie demnach einen kurzen Blick auf die Meetingcheckliste:

  1. Auf den Punkt gebracht: Ihre Einladung enthält ein klar verständliches Meetingziel, eine kurze Agenda und den Hinweis, was jeder vorzubereiten hat.
  2. Räumlichkeiten und Catering: Sie haben einen geeigneten Meetingraum gewählt und sind sicher, dass Sie hier auch ungestört das Meeting durchführen können. Testen Sie vorher die technischen Hilfsmittel, wie Beamer, Verdunklung etc. Steht ein Whiteboard zur Verfügung? Funktioniert die Konferenzschaltung für evtl. externe Teilnehmer? Stellen Sie Getränke bereit. Bei länger angesetzten Meetings oder Workshops sollten Sie nach spätestens zwei Stunden eine Pause einlegen und evtl. zur Stärkung auch Fingerfood für die Mittagspause bestellt haben.
  3. Fester Zeitplan: Das Meeting hat einen definierten Anfang und ein definiertes Ende. Achten Sie darauf, dass der Zeitplan auch eingehalten wird, indem Sie pünktlich beginnen. Steigen Sie mit einem kurzen Warm-up ein, bis alle Teilnehmer eingetroffen sind und kommen Sie dann zügig zum Punkt. Verspäten sich einzelne Teilnehmer, dann zögern Sie nicht, nach ca. fünf Minuten trozudem mit dem ersten Agendapunkt zu starten. Meistens kennen Sie ja auch ihre „Pappenheimer“. Stellen Sie notorische Zuspätkommer jedoch nicht vor der Gruppe bloß, sondern sprechen Sie die Person in einem Einzelgespäch nach dem Meeting an, dass Sie aufgrund des regelmäßigen Zuspätkommens befürchten, dass die Person die Inhalte des Meetings vielleicht nicht ernst genug nimmt. Fragen Sie nach den Gründen für dieses Verhalten, auch wenn Sie die Antwort bereits erahnen können. Zumindest haben Sie damit ein Signal gesetzt. ACHTUNG: Je nach Hierarchieebene kann es angebracht sein, auf dieses Signal einfach zu verzichten und das Zuspätkommen lässig hinzunehmen.
  4. Jeder kennt jeden: Achten Sie darauf, dass alle Teilnehmer kurz vorgestellt werden bzw. dass sich alle Teilnehmer kennen. Vermeiden Sie aber Lobeshymnen oder langatmige Vorstellungsrunden. Auch hier kommt es nur darauf an, den Namen, die Abteilung und Verantwortlichkeit der Teilnehmer zu nennen oder noch zu ergänzen, warum der eine oder andere Kollege heute dabei ist.
  5. Time is money: Gehen Sie mit der Zeit der Kollegen respektvoll um. Sollte es Teilnehmer geben, die nur zu einem bestimmten Agendapunkt Auskunft geben können, stellen Sie den Meetingfahrplan so auf, dass dieser Punkt möglichst am Anfang besprochen wird, sodass der Kollege selbst entscheiden kann, danach wieder das Meeting zu verlassen. Verstricken Sie sich nicht in Ausflüchte, sondern bleiben Sie beim Thema. Oftmals kann ein einziges Schlagwort eine Lawine auslösen, die nur noch schwer zu stoppen ist. Beispielsweise driftet plötzlich ein Teilnehmer immer mehr vom eigentlichen Thema ab und bringt Aspekte zur Sprache, die er immer schon mal diskutieren wollte. Spielen Sie den Time-Keeper und weisen Sie die Teilnehmer auf die definierten Agendapunkte hin. Schlagen Sie vor, wichtige, sachfremde Themen „offline“ bzw. in einem separaten Meeting zu klären.
  6. Moderator spielen: Wenn Sie der Organisator des Meetings sind, dann sollten Sie auch die Rolle des Moderators einnehmen, es sei denn Sie haben das Meeting im Namen eines höherrangigen Vorgesetzten geplant. Sprechen Sie sich in diesem Fall vorher ab, wer die Moderatorenrolle übernimmt und wie Sie das Meeting effizient vorbereiten und führen können.
  7. Immer gut vorbereitet: Bereiten Sie sich auf jedes Meeting grundsätzlich vor. Die Kunst der Improvisation wird zwar heute als eine wichtige Eigenschaft in der IT angesehen, wenn Sie Ihre Zeit im Meeting jedoch nicht verschwenden wollen bzw. vor den Kollegen lieber als Experte denn als Künstler dastehen wollen, nehmen Sie sich lieber im Vorfeld ein bisschen Zeit. Notieren Sie sich die entscheidenden Punkte, die Sie vermitteln oder in Erfahrung bringen wollen.
  8. Visuelle Hilfsmittel effektiv einsetzen: Liefern Sie sich keine PowerPoint-Schlacht. Bei einigen Menschen hat das Meetingkillervirus im Gehirn einen Befehl abgelegt, jedes Meeting mit einer mindestens 20seitigen bunten PowerPoint-Präsentation zu begleiten. Oft sprengt dies den Rahmen. Grundsätzlich bietet es sich an, die Meetingagenda im Blick zu halten und diese daher als PowerPoint Slide mit einem Beamer an die Wand zu werfen. Auch die wichtigsten Zahlen, Fakten oder Aussagen, die für das Meeting relevant sind, lassen sich auf einer grafisch übersichtlichen Tabelle besser darstellen. Endlose Folien mit bunten Bildern müssen es aber nicht sein. Sie halten keinen Vortrag, sondern verfolgen ein Ziel in einem Meeting.
  9. Sachlich bleiben: Achten Sie in allen Meetings auf eine möglichst sachliche Diskussion. Je mehr Teilnehmer in einem Meeting zusammenkommen, je kontroverser das Thema ist und je wichtiger es ist, in diesem Meeting zu einer Entscheidung zu kommen, desto eher besteht die Gefahr, dass die Diskussionen hochkochen, einige Teilnehmer blockieren oder der Ton auf eine unsachliche Ebene abdriftet. Als Moderator sollten Sie hier eingreifen und immer wieder zum eigentlichen Ziel zurückkommen. Beenden Sie Diskussionen, bei denen Sie merken, dass sie ins Nichts führen, umgehend und verweisen Sie darauf, dass Sie das Meeting mit einer Entscheidung beenden wollen, die letztlich alle tragen können. Treten Sie diplomatisch, aber auch bestimmt auf. 
  10. Das Protokoll: Bitten Sie gleich zu Beginn des Meetings jemanden in der Runde ein Meetingprotokoll zu erstellen oder fertigen Sie selbst eines an. Bei Businessmeetings in der IT handelt es sich nicht um Gerichtsanhörungen, sodass nicht alles Wort für Wort protokolliert werden muss. Lediglich die wichtigsten Entscheidungen, Aussagen und vor allem Actionpoints bzw. To-dos jedes einzelnen und eine dazugehörige abgestimmte Deadline sollten jedoch festgehalten werden und im Nachgang allen Teilnehmer zugänglich werden. Bei regelmäßig stattfindenden Meetings sollten Sie für alle Teilnehmer z. B. auch einen speziellen SharePoint-Ordner anlegen, auf dem alle Statusberichte, Meetingprotokolle und Projektunterlagen abgelegt werden. Somit kann sich jeder auf dem Laufenden halten und sich auf die Meetings entsprechend vorbereiten. Haken Sie bei den Teilnehmern nach, sobald sich die Deadline ankündigt, und verweisen Sie auf die Punkte, die in Ihrem Meeting festgehalten wurden. Setzen Sie wenn nötig eine angemessene Nachfrist, aber bleiben Sie am Ball.

    Wenn sich die Teilnehmer in Ihren Meetings grundsätzlich in einem strukturierten Ablauf wiederfinden, werden Sie sich in der Regel auch effektiver an der Zielverfolgung beteiligen. Natürlich werden auch Sie in Ihren Meetings mit Killern rechnen müssen, die versuchen, Ihren Zeitplan zu boykottieren oder mit ihrem negativ, ablehnenden Verhalten den Diskussionsfluss und somit auch den Erfolg Ihres Meetings stören. Lassen Sie sich jedoch nicht vom Meetingkillervirus infizieren, sondern halten Sie weiter an Ihrer gesunden Meetingstrategie fest. Es wird genügend andere Kollegen geben, die Ihren Meetingstil zu schätzen wissen und Sie in Ihrer Handlungsweise unterstützen. Verordnen Sie sich somit selbst regelmäßig das entsprechende Erfolgsrezept und leben Sie danach: Don’t be a Meetingkiller!

    Yasmine Limberger ist Dipl. Betriebswirtin und arbeitet seit mehr als 12 Jahren in der IT-Beratung. Verantwortlich bei Avanade Deutschland GmbH u.a. für den Bereich Personalmarketing hat sie langjährige Erfahrungen in der Auswahl von IT-Fach- und Führungskräften. Vor Kurzem ist ihr erstes Buch mit dem Titel „IT Survival Guide“ bei entwickler.press erschienen. Yasmine Limberger ist unter yasmine.limberger@avanade.com erreichbar.

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