Kolumne: Karrieretipps

Warum der Projekterfolg von einer effektiven Art der Kommunikation abhängt
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Eigentlich müsste man meinen, ist eine effektive Kommunikation in IT-Projekten aufgrund der uns heute zur Verfügung stehenden Mittel ein Leichtes. Mal eben den Kollegen über Instant Messenger anchatten, eine ausführliche E-Mail an alle Teammitglieder schicken, das elektronische Benutzerhandbuch auf einer Kollaborationsplattform ablegen und per Webkonferenz allen Teilnehmern Einblicke in die Projektdokumente geben. Was will man mehr? Jeder weiß Bescheid, alle sind im Bilde. Mitnichten! Gerade die Flut an Informationen aus diversen Kanälen erschwert es oft, die Details auf einen Blick zu erkennen, die für jeden einzelnen relevant sind. Wie schafft man es mit der Kommunikationsfreude „Maß zu halten“, aber gleichzeitig alle auf dem gleichen Informationsstand zu halten?

Da waren Sie wieder – die Dinge, die einem das Leben in IT-Projekten erschweren und die einen davon abhalten, seine Arbeit zu erledigen. Ob als CIO, als IT-Projektleiter oder als Entwickler. Sie alle haben klare Vorstellung davon, welche Informationen sie für ihre tägliche Arbeit benötigen, aber die Kollegen sind zum Teil vor Ort, teils in einer Niederlassung oder im Offshore-Zentrum und alle kommunizieren irgendwie wild hin und her. Auf hunderten von E-Mail-Verteilern steht man und fragt sich oft, warum eigentlich. Andererseits gerät man ins Grübeln über seinen eigenen Stellenwert im Projektteam, wenn der Kollege konstatiert: „Oh, hab‘ ich Dich da nicht mit auf CC gesetzt?“ Die IT-Abteilung reagiert unkooperativ, wenn sie zu spät über die Einzelheiten der Architektur informiert wird, der Chef möchte in alles involviert werden (was immer das heißen mag), der Projektleiter erwartet jeden Freitag ein Statusprotokoll über den Migrationsfortschritt, die Fachabteilung ist unsicher, was das neue System wieder an Neuerungen bringt etc. Und Sie sind mittendrin und fragen sich, welche Kommunikationsstrategie für welche Zielgruppe wohl die beste ist. Wie findet man das richtige Maß für eine effektive Kommunikation, damit alle relevanten Informationen auch beim richtigen Empfänger ankommen?

Zunächst hilft es, alle Beteiligten in einer Kommunikationsmatrix zu skizzieren, um selbst einen Überblick zu bekommen, wer mit wem zusammenhängt und zusammenarbeiten muss. Auch sollte man sich bewusst machen, welche Ziele jeder einzelne Projektbeteiligte wohl hat. Was erwarten die Kollegen aus der IT-Abteilung, um sich auf das IT-Projekt richtig vorbereiten zu können? Was will der Anwender wissen? Welche Meilensteine sind für welche Entwicklerteams ausschlaggebend, was müssen die Tester wissen? Aus dieser Übersicht leiten Sie dann ab, mit wem Sie auf welchem technischen Level kommunizieren müssen und in welchen Abständen. Als Leiter eines IT-Bereichs sollten Sie z. B. eine genaue Vorstellung von der Zielgruppe haben. Wenn Transparenz für die Anwender das Ziel ist, muss Ihr Bereich die Benutzer stets informieren – selbst über sehr technische Projekte. Achten Sie aber bei Ihrer Wortwahl darauf, dass die Anwender Sie auch verstehen, und verfallen Sie nicht in einen technischen Fachjargon mit Dutzenden von Abkürzungen. Erklären Sie vielmehr vereinfacht die Hintergründe und technischen Zusammenhänge und erläutern Sie die einzelnen Schritte, die im Rahmen des Projekts geplant sind.

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