Inspiriert von sozialen Netzwerken

Social Project Management: hilfreiche Tools im Vergleich
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Wie bereits im ersten Teil dieser Artikelserie – Social Project Management: Projekte nach Plan ins Ziel führen – erläutert, ist Social Project Management eine interessante Projektmanagementvariante bei agilen Entwicklungen und virtuellen beziehungsweise verteilten Projektteams. Doch oft stellt sich bei neuen Ansätzen und Methoden die Frage, wie diese durch geeignete Werkzeuge unterstützt werden. Dieser Artikel stellt einige Projektmanagementwerkzeuge im Vergleich vor, die den Social-Project-Management-Ansatz unterstützen.

Im Rahmen dieses Vergleichs werden verschiedene Lösungen mit unterschiedlichem Funktionsumfang und verschiedenen Ansätzen vorgestellt. Hierbei kommt je eine Anwendung aus Kanada und Schweden, während zwei Lösungen aus Deutschland stammen.

Social OneDesk

Social OneDesk ist eine Lösung eines kanadischen Softwareherstellers, die Kunden, Mitarbeiter und Partner innerhalb des Entwicklungsprozesses über die Kommunikationsmedien Facebook, Twitter, Blogs, Diskussionsforen und E-Mail integriert. Das System beinhaltet die wichtigsten Werkzeuge, wie Anforderungs-, Ideen- und Problemverwaltung, aber auch Planungsinstrumente, wie das Projektmanagement und die Produkt-Roadmap-Entwicklung.

Abb. 1: Die Startseite von OneDesk

Es fokussiert dabei eher auf kleinere Entwicklungsteams oder Unternehmen, die Anwendungen mit einem hohen Verbreitungsgrad realisieren – also Massenprodukte, wie zum Beispiel Apps für Smartphones. Hier besteht für das Entwicklungsteam, das seine Softwareentwicklung eng an den Kunden- oder Partnerwünschen ausrichten will, das Problem, dass seine Kunden quasi anonym sind und deren Meinungen, Ideen und Kritiken bislang nur mit relativ hohem Aufwand zu ermitteln waren. OneDesk integriert jedoch Facebook und Twitter innerhalb seiner Kommunikationsplattform, wodurch jede Art von Kundenhinweisen direkt im Rahmen der weiteren Planungen berücksichtigt werden kann. Der Anwender kann ferner seine Ideen und erkannten Fehler direkt in die Ideen- und Problemverwaltung eingeben, die direkt an das verantwortliche Projektmitglied zur Bearbeitung weitergereicht werden.
Die direkte Integration von Facebook und Twitter in das Kommunikationskonzept von OneDesk kann für kleine Unternehmen sehr interessant sein, da es Verwaltungs- und Bearbeitungsaufwände im Bereich des Kommunikationsmanagements reduziert – ein wichtiger Punkt, da gerade bei KMUs Mitarbeiter mehrere Arbeitsgebiete abdecken müssen. Das Konzept birgt jedoch auch Gefahren im Bereich der Informationssicherheit, die es abzuwägen gilt. Muss das Unternehmen beispielsweise hohe Anforderungen aus Projektverträgen oder Regularien (Verordnungen oder Gesetzen) einhalten, so könnten diese Restriktionen gegen einen Einsatz dieser Lösung sprechen.

Abb. 2: Problem- und Aufgabenmanagement
OneDesk besticht durch seine Einfachheit: Die grundlegenden Funktionen können rasch durchgeführt werden, und die Einarbeitung geht schnell vonstatten. Dafür sind die Grenzen der Anpassungsmöglichkeiten aber auch schnell erkennbar: Ein Projektplan kann mit dieser Lösung zum Beispiel nicht erstellt werden. Damit ist man bei OneDesk klar auf agile Ansätze festgelegt, weil hier ausschließlich stochastisch, aber nicht deterministisch geplant werden kann. Ein entsprechender Planungshybrid aus beiden Komponenten lässt sich ebenso wenig realisieren.
Die Lösung wird vom kanadischen Hersteller als SaaS angeboten. Die Software selbst kann aktuell jedoch noch nicht als Enterprise-Lösung erworben werden, um sie beispielsweise alternativ im eigenen Rechenzentrum zu betreiben.

ProjectPlace

ProjektPlace ist eine schwedische Lösung, die sich bereits seit Jahren auf dem europäischen Markt etabliert hat. Dabei lässt sich die zugrunde liegende Lösungsphilosophie in drei Kernaussagen zusammenfassen:

Effizientes Team: intelligente Zusammenarbeit gepaart mit reduzierten Planungsaufwänden unter Einbeziehung aller Projektbeteiligten.
Effiziente Organisation: straffere Projektorganisation erzielt schneller überzeugende Ergebnisse: Mitarbeiter können sich mit dem Projekt besser identifizieren und werden zufriedener und motivierter.
Effizientes Projekt: durch Werkzeuge, die einfaches Kommunizieren, Planen, Zusammenarbeiten und kollaboratives Arbeiten ermöglichen.

Auch ProjectPlace ist als SaaS konzipiert: Das Projektteam kann in wenigen Minuten gestartet werden, indem die Projektmitglieder per E-Mail eingeladen werden. Dabei helfen neben den Handbüchern vor allem die Online-Tutorials und -videos bei den ersten Schritten mit diesem System. Das Projektportal ist mit seinen Modulen Projektorganisation, Aktivitätenverwaltung, Dokumentenverwaltung, Meetingmanagement, Offene-Punkte-Verwaltung und Aufgabenmanagement sofort vollständig verfügbar. Interessant ist zudem das Aktivieren von Widgets, die wichtige Kennzahlen in einem Dashboard anzeigen – zusammen mit dem Projektzeitstrahl und den wichtigsten Meilensteinen. So hat man ständig die zentralen Projektparameter im Blick. Damit das Dashboard sinnvolle Aussagen liefert, sind einige Vorarbeiten zu leisten, die im Rahmen der initialen Projektarbeiten erfolgen müssen. Hierzu gehören der Aufbau einer Projektorganisation, die Projektplanung sowie die Ableitung der ersten Aufgaben.

Abb. 3: Modul für die Projektplanung

Die Aufgaben aus der Aufgabenverwaltung werden dann im Rahmen der Projektplanung als Aktivitäten in den Gantt-Charts dargestellt. Sind den Aufgaben auch Personen zugewiesen, die für die Erledigung der Aufgabe verantwortlich sind, so sind bereits die ersten Schritte für eine erfolgreiche Erfolgskontrolle getan. Wird hierbei eine weitere Aufgabe erfolgreich abgearbeitet, so wird der neue Teilerfolg sofort in dem betreffenden Widget angezeigt. Auf diese Weise kann der Projekterfolg über die Echtzeitstatistik der erledigten Aufgabe emotional vom ganzen Team miterlebt werden.
ProjectPlace nutzt alle – von der Web-2.0-Welt her – bekannten Kommunikationsformen, wie E-Mail, Kurznachrichten, Kommentare, Like-Buttons oder Foreneinträge, die direkt an das betreffende Objekt gehängt oder zum Beispiel im Rahmen einer E-Mail verwendet werden, bis hin zur Nutzung der ProjectPlace-VoIP-Telefonie für virtuelle Meetings als kostengünstige Alternative zu Präsenzveranstaltungen.

Abb. 4: Meetingorganisation

Die Organisation solcher Meetings wird über einen mehrstufigen Dialog organisiert, der von der Einladung über die Meetingorganisation bis hin zum Nachfassen verbliebener offener Punkte und von Follow-ups den gesamten Prozess unterstützt. Hierbei werden jedoch keine öffentlichen Plattformen, wie beispielsweise Facebook, verwendet beziehungsweise deren Funktionalität integriert. Folglich können keine Informationen unbeabsichtigt auf öffentliche Social-Community-Plattformen gelangen – ein wichtiger Punkt, falls Informationssicherheit beziehungsweise die kontrollierte Weitergabe von Informationen eine wichtige Anforderung innerhalb des Projektkontexts darstellt.
Bezüglich der kontrollierten Weitergabe von Informationen bietet ProjectPlace eine interessante Option an: Oftmals sollen nicht alle Projektinformationen, aber dennoch ein gewisser Teil davon, in der Öffentlichkeit publiziert werden, wie zum Beispiel die erfolgreiche Umsetzung wichtiger Meilensteine. Hierzu bietet ProjectPlace eine öffentlich zugängliche Projektwebsite an, die die zentralen Informationen aktueller Projektergebnisse darstellt. Die Informationsauswahl und die Detailtiefe kann natürlich eingestellt werden. Soll der erweiterte Leserkreis limitiert sein, kann auch diese Projektwebsite passwortgeschützt eingerichtet werden.
Auf ProjectPlace kann nicht nur über PCs zugegriffen werden, sondern auch über Smartphones und Tablet-PCs/Pads, die über das Betriebssystem iOS oder Android verfügen.

Aufmacherbild: Business concept: computer keyboard with word Project Management, selected focus on enter button background, 3d render von Shutterstock / Urheberrecht: soliman design

[ header = Seite 2: Social PM ]

Social PM

Die Philosophie bei Social PM fokussiert auf folgende Themen:

Alles an einem Platz: Das heißt, alle Aufgaben und Dokumente sowie die dazugehörige Kommunikation gehören bei Social PM zusammen.
Klartext reden: Hierzu unterhält die SaaS-Lösung ein eigenes Social Network, in dem sowohl direkt kommuniziert wird als auch über projekteigene Foren Argumente ausgetauscht werden. Ziel ist es hierbei, die Entscheidungsprozesse auf Basis aller Fakten zu beschleunigen, die Social PM den Teilnehmern zur Verfügung stellt.
Immer auf dem Laufenden: Social PM informiert den Anwender in Echtzeit. Die Informationsqualität, wie beispielsweise die Informationsmenge und der Detaillierungsgrad, kann durch den Anwender konfiguriert werden.

Die Lösung zeigt nach dem Anmelden das „Social Modul“, das den Kern des sozialen Netzwerks bei Social PM bildet. Hier können Nachrichten abgesetzt werden; zudem ist es möglich, darauf zu antworten oder über verschiedene Sachverhalte online zu diskutieren. Sämtliche Nachrichten werden dabei – wie eigentlich alles bei Social PM – in Echtzeit zwischen allen aktuell angemeldeten Mitgliedern synchronisiert.
Der Nachrichtenaustausch findet hier auf unterschiedlichen Ebenen statt. Zum einen ist es möglich, Nachrichten auf Organisationsebene auszutauschen. Weiterhin können Mitglieder bei Social PM aber auch in Gruppen organisiert werden. Innerhalb der jeweiligen Gruppe können verschiedene Projekte angelegt werden, in denen bestimmte Gruppenmitglieder zusammenarbeiten können. Wenn gewünscht, ist es möglich, Nachrichten ausschließlich im Rahmen eines Projekts auszutauschen.
Der deutsche Softwarehersteller bezeichnet das „Task“-Modul als Produktivitätszentrum bei Social PM. Hier hat jeder Benutzer den Überblick über seine Aufgaben oder je nach Berechtigung auch den Überblick über die Aufgaben anderer Benutzer. Das Modul ist dabei umfangreicher als es zunächst scheint:

• Aufgaben können sowohl als einfache, flache Liste als auch innerhalb eines Aufgabenpakets strukturiert werden. Aufgabenpakete wiederum können darüber hinaus weiteren Paketen zugeordnet werden, sodass Pakete beliebig ineinander verschachtelt werden können. Hieraus lassen sich auch Projektstrukturpläne entwickeln.
• Normalerweise werden Aufgaben und Pakete immer einem Projekt zugeordnet. Social PM bietet ferner an, Aufgaben ohne Projektbezug zu etablieren. Diese Aufgaben sind später im Rahmen des Projekts auch die Basis für die Zeiterfassung, auf denen Istzeiten gebucht werden können, sobald in der betreffenden Aufgabe Planzahlen hinterlegt wurden.
• Im Rahmen eines Projekts ist es außerdem möglich, Aufgaben auch grafisch zu planen. Das Modul „Planner“ ermöglicht die grafische Darstellung eines Projektplans in Form von Gantt-Charts, die interaktiv angepasst werden können.

Alle relevanten Aufgabenparameter können über den Planner eingeben werden, viele Parameter auch intuitiv über das Verändern des Gantt-Charts, wie beispielsweise die Vorgänger-Nachfolger-Regelung. Aufgaben, die über den Planner angelegt wurden, sind auch über das „Aufgaben“-Modul zu erreichen und zu pflegen.
Social PM geht jedoch nicht davon aus, dass die Planung nach einer gewissen Initiierungsphase abgeschlossen ist, sondern davon, dass die Projektplanung gemäß ihrer dynamischen Natur regelmäßig angepasst wird. Zudem ist es mit Social PM möglich, die Planung kollaborativ mit mehreren Personen durchzuführen und so zu konsolidieren.
Als weiteres Planungsmerkmal kann ein Planer zu jeder Aufgabe und zu jedem Paket in Social PM einen Planaufwand definieren. Dieser entspricht der geschätzten Bearbeitungszeit, die von Bearbeitern zur Fertigstellung der Aufgabe oder des Pakets benötigt wird. Für diese Aufgaben/Pakete ist es möglich, über das „Time“-Modul tatsächliche Bearbeitungszeiten zu erfassen. Somit ergibt sich ein Fortschrittsgrad gemäß der ursprünglichen Planung. Der Bearbeiter einer Aufgabe kann den Restaufwand der Aufgabe aber ebenso nach seiner Schätzung korrigieren.

Abb. 5: Modul für die Projektplanung

Das Planungsmodul unterstützt drei methodische Ansätze:

Klassischer Ansatz, deterministische Planung: Die Planung erfolgt bis ins letzte Detail. Die Planaufwände werden über die Struktur des Projektplans automatisch aufsummiert, und man erhält daraus die Aufwände der einzelnen Pakete und den Gesamtplanaufwand für das komplette Projekt. Dieser Ansatz ist sehr genau und bietet dem Planer einen maximalen Überblick, ist jedoch relativ aufwendig, da jede einzelne Aufgabe vom Planer mit einem Planaufwand versehen werden muss.
Grobplanung: Hierbei werden nur die Aufwände pro Aufgabenpaket grob geschätzt. Zeiten können dann nur auf die Arbeitspakete erfasst werden. Bei diesem Ansatz reduziert sich der Planungsaufwand.
Kollaborative Planung: Dieser Ansatz verbindet die beiden zuvor genannten Herangehensweisen und ermöglicht es somit, die Vorteile der beiden Methoden zu vereinen. Hier plant der Planer seine Pakete erst relativ grob, ohne entsprechende Aufgaben zu definieren. Er legt ebenso nach seiner Schätzung Planaufwände für die Pakete fest. Daraufhin werden die Pakete an weitere Projektmitglieder delegiert, die die Aufgabenpakete weiter präzisieren, die zugehörigen Aufgaben bestimmen und deren Aufwände abschätzen.

Mit dem „Docs“-Modul kann zentral auf alle Dokumente aus den verschiedenen Projekten zugegriffen werden. Das Modul selbst bietet eine Oberfläche zum Navigieren durch alle Ordner an, auf denen der Anwender Zugriffsberechtigungen hat. Es gibt in den Administrationsmodulen „Groups“ und „Admin“ diverse Einstellungsmöglichkeiten, um Zugriffsberechtigungen einzurichten. Darüber hinaus ist das Docs-Modul direkt in die Module „Tasks“ und „Social“ integriert. Hier ist es auf einfache Weise möglich, Dokumente direkt an Aufgaben oder Nachrichten anzuhängen. Übrigens kann auch aus dem Planner-Modul auf die Dokumente zugegriffen werden, wenn den betreffenden Aufgaben Dokumente zugeordnet wurden.
Wie viel Zeit wurde bereits für ein Projekt aufgewendet, wie viel Zeit steht noch für die Bearbeitung zur Verfügung und welche Aufgaben müssen noch erledigt werden? Bei der Beantwortung dieser zentralen Fragen hilft die integrierte Zeiterfassung, die über das Modul Time aufgerufen werden kann. In diesem Modul kann jeder Benutzer seine aktuell benötigten Aufwände für die ihm zugeordneten Aufgaben und Pakete erfassen. Ebenso können Benutzer hier Urlaubs- oder Schulungszeiten erfassen. Dies kann durch den Administrator im Admin-Modul über die Einstellungen am Benutzer selbst freigeschaltet werden. Diese Urlaubs- und Schulungszeiten werden im Planungsmodul angezeigt, die ein Planer bei der Zuweisung der Aufgaben an entsprechende Bearbeiter berücksichtigen kann.
Bei der Erfassung eines Zeiteintrags zu einer Aufgabe oder einem Paket wird automatisch der Restaufwand um den gerade erfassten Aufwand reduziert. Jedoch kann der Bearbeiter den rechnerisch ermittelten Restaufwand gemäß seiner Schätzung korrigieren. So ist es möglich, Abweichungen innerhalb von Planungen frühzeitig zu erkennen.

Abb. 6: Projektreport mit erkannten Risiken und Problemen

Das Modul „Reports“ bietet viele Berichtarten. Einer der interessantesten Berichte in Social PM dürfte sicherlich der Bericht zu Warnungen und Problemen sein: Hierüber werden Inkonsistenzen und Probleme bei der Planung eines Projekts aufgedeckt. So werden beispielsweise Aufgaben und Pakete, die möglicherweise nicht im Zeitplan liegen, oder Mitarbeiter, die eine zu hohe Aufgabenlast haben, identifiziert. Social PM wird als SaaS- und Enterprise-Lösung in verschiedenen Ausbaustufen angeboten.

[ header = Seite 3: Stages ]

Stages

Stages ist keine Projektmanagementlösung. Vielmehr steht hier das Business-Process-Management und Application-Lifecycle-Management im Fokus. Die Lösung fungiert jedoch ferner als Integrationsplattform, die oft bei großen mittelständischen Unternehmen und Konzernen eingesetzt wird. Denn Stages lässt sich nahtlos mit fast jedem Standardprodukt integrieren. Mithilfe dieses Alleinstellungsmerkmales kann beispielsweise eine komplette Projektmanagement-iCASE-Plattform zur Entwicklung und Pflege von Softwaresystemen im regulierten Umfeld aus den Teilsystemen Stages, MS Project Server und Rational Team Concert realisiert werden: So lässt sich Stages in alle marktrelevanten Entwicklungsumgebungen integrieren, wobei seine Anwender ohne Medienbruch nach den definierten Prozessen normgerecht (beispielsweise nach CMMI, Automotive SPICE, ISO 26262, IEC 62304 oder GxP) arbeiten. Durch seine hohe Anpassungsfähigkeit lassen sich ferner alle unternehmensspezifischen Anforderungen in Stages problemlos umsetzen.

Abb. 7: Stages lässt sich zum Beispiel in Rational Team Concert integrieren

Unsere angesprochene Beispielplattform aus Stages, MS Project Server und Rational Team Concert bildet den Social-Project-Management-Ansatz für Organisationeinheiten in Konzerngröße ab, ohne hierbei besondere Anforderungen aus Gesetzestexten, Normen oder Branchenstandards unberücksichtigt zu lassen.
Die zentrale Stages-Lösungsphilosophie basiert auf dem klassischen iterativen, vierphasigen Problemlösungsansatz, dem Deming-Kreis: plan – act – check – do, abgewandelt zu define – manage – execute – control. Diese Philosophie harmoniert sehr gut mit agilen Entwicklungsansätzen beziehungsweise iterativen Entwicklungsprozessen. Daneben lassen sich aber mit Stages genauso gut sequenzorientierte Prozesse unterstützen. Die hohe Integrationsfähigkeit von Stages garantiert für jedes Umfeld die passende Projekt-/Entwicklungsplattform zu bieten, die alle Anforderungen erfüllen kann.
Stages optimiert die Prozessdarstellung und macht die übergreifenden Prozesszusammenhänge sowie ihre rollenzugeschnittenen Details verständlich. Über das Web hat der Anwender schnellen und einfachen Zugriff auf alle Projektdokumente, Vorlagen, Best Practices, Vorgehensbeschreibungen und Know-how-Pools und muss sich nicht zuerst durch umfangreiche Prozesstheorie und komplizierte Workflowgrafiken wühlen. Generelles Ziel ist es bei Stages – trotz aller Anforderungen im regulierten Umfeld – die Bearbeitungsprozesse für den Einzelnen überschaubar und verständlich zu halten.

Die definierten Prozesse können direkt in Projekten eingesetzt werden. Dazu werden die Prozesse per Tailoring auf die projektspezifischen Anforderungen zurechtgeschnitten und machen prozesskonforme Dokumentfreigaben oder Meilensteinreviews auf Knopfdruck möglich, unabhängig davon, in welchem Repository die Dokumente liegen.
Mit der Stages-Prozessmodellierung werden alle Prozesse definiert. Je nach Konfiguration können Prozessmodellierer oder Endanwender die Arbeiten durchführen. Durch Tailoring lassen sich Prozesse exakt an die Projektanforderungen anpassen. Die Anwender sehen anstelle abstrakter Standards und Regularien, die oft schwierig auf den konkreten Kontext zu interpretieren sind, genau die projektbezogenen Prozesse, die es in diesem Falle umzusetzen gilt. Mit der Stages-Reporting-Engine und den passenden und konfigurierbaren Datenkollektoren können automatisiert Metriken erfasst und Prozesse überwacht werden. Dabei können Prozessdaten aus Stages mit einer Vielzahl anderer Datenquellen kombiniert und so auch komplexe Kennzahlen einfach berechnet und zu Reports beziehungsweise Dashboards aufbereitet werden.

Stages selbst besitzt kein eigenes Planungswerkzeug. Es lassen sich aber bekannte Planungswerkzeuge integrieren. Die hohe Integrationsfähigkeit von Stages garantiert, dass entwickelte Projektpläne nicht einfach abgelegt werden, sondern deren Daten in den entsprechenden Projektphasen in Form von Aufgaben verwaltet und in den integrierten Application-Management- und Entwicklungssystemen bearbeitet werden.
Stages selbst unterstützt neben E-Mail auch Kommentarfunktionen, die beispielsweise an Dokumente angehängt werden können, sowie die Diskussion in Foren. Weitere Kommunikationsformen können über die Integration weiterer Systeme zur Verfügung gestellt werden.
Es versteht sich von selbst, dass bei dieser Lösung erst nach einer erfolgreichen Anmeldung auf die Daten zugegriffen werden kann und alle Informationszugriffe nur über gesicherte Kommunikation stattfinden. Ein umfassendes Rollen- und Rechtemanagement sorgt dafür, dass alle Anwender nur Zugriffe auf Themengebiete haben, sofern sie dazu berechtigt sind.

Abb. 8: Festlegung der Softwareanforderungen

Stages wird als SaaS- und Enterprise-Lösung in verschiedenen Ausbaustufen und bereits vorkonfigurierten Branchenversionen (zum Beispiel für Automotive und Pharmazie) angeboten. Diese Branchenversionen helfen, den Konfigurations- und Anpassungsaufwand im Rahmen der Einführung zu minimieren.

Fazit

In den letzten Jahren haben sich einige Softwarehersteller in Europa und Amerika auf die Entwicklung von Projektmanagementlösungen spezialisiert, die agile Entwicklungsmethoden und soziale Netzwerkansätze unterstützen. Jedoch sind die hierbei umgesetzten Philosophien vielfältig. Aus diesem Grund ist generell zu empfehlen, vor der Toolauswahl das jeweilige Umfeld im Unternehmen inklusive der gelebten Unternehmenskultur mit den umgesetzten Philosophien in den Projektmanagementlösungen zu vergleichen. Ein paar Tipps hierzu finden Sie im Kasten „Tipps für Auswahl und Einführung“. Mit Bezug auf die SaaS-Lösung sind alle Anbieter im Vergleich zur gebotenen Leistung günstig. Die falsche Toolauswahl kann jedoch in der Folge ein Vielfaches an Korrekturaufwänden im Vergleich zu den Lizenz- oder Mietkosten generieren. So wäre es beispielsweise fatal, eine Lösung auszuwählen, die eine direkte Anbindung zu Twitter und Facebook bietet, wenn innerhalb des Unternehmens umfassende IT-Security-Richtlinien genau das verbieten. Es gibt bereits einige Beratungsunternehmen, die sich auf das Thema Social Project Management spezialisiert haben und im Rahmen der Toolauswahl oder Konfiguration von Standardsystemen professionelle Dienstleistungen anbieten (Tabelle 1). In der Regel fallen im regulierten Umfeld die Anforderungen an Prozesse und Qualität nochmals deutlich höher aus. Hier ergibt es dann oft mehr Sinn, die Werkzeuge eines BPM-Spezialisten, die bereits besagte hohe Anforderungen unterstützen, zu nutzen. Es gibt in dieser Sparte bereits Systeme am Markt, die durch Integration weiterer Werkzeuge zu einer großen Plattform etabliert werden können. So lassen sich bei den angesprochenen Lösungen beispielsweise Planungs- und Kommunikationssysteme anbinden, um  so Social-Project-Management-Anforderungen zu unterstützen.

Tipps für Auswahl und Einführung
Bei der Einführung und Auswahl von Projektmanagementsoftware helfen die nachfolgenden zehn Tipps aus der Softwareberatung:
1) Priorität: Gemessen an der Bedeutung für das Unternehmen sollte dem Projekt eine ausreichend hohe Priorität zugeordnet sein. Die zum Projektstart betonte Wichtigkeit wird von den Akteuren nicht durch eigene Bereichsziele überlagert.
2) Verantwortung: Das Topmanagement sollte hinter dem Projekt stehen und belegt dies auch durch eine entsprechende Unterstützung der laufenden Prozesse.
3) Motivation: Es ist wichtig, das Projektteam sorgsam zusammenzustellen. Alle Kernbereiche des Unternehmens sollten darin mit positiv denkenden Teilnehmern vertreten sein. Die Eigenverantwortung und der Entscheidungsspielraum einzelner Teilnehmer sollten gefördert und nicht etwa auf ein Minimum reduziert werden.
4) Kommunikation: Die Informationswege sollten bereits vor Projektbeginn abgestimmt und dokumentiert sein. Reguläre Gesprächskreise und Lenkungsausschüsse helfen eine zielgerichtete und offene Kommunikationsstrategie sicherzustellen. So können sich alle Mitarbeiter als entscheidenden Teil der Lösung verstehen, ihr Wissen einbringen und die Prozesse direkt oder indirekt unterstützen und vorantreiben.
5) Zeit: Die Zeitfenster für die Auswahl und Einführung sind ausreichend bemessen, um alle Teilaufgaben zu lösen. Für die Überprüfung und Optimierung der Kernprozesse im Unternehmen bleibt somit genügend Zeit. Die Konzentration auf greifbare und abfragbare Funktionen tritt nicht in den Vordergrund. Fehleinschätzungen hinsichtlich der Möglichkeiten und Eignung der präferierten Lösungen werden so vermieden.
6) Know-how: Die Projektteilnehmer sollten bereits über ausreichend Erfahrung bei der Softwareauswahl verfügen. Aufgrund dieser Erfahrungswerte fällt es leichter, die wirklich wichtigen Aspekte zu erkennen.
7) Struktur: Die Vorgehensweise ist strukturiert, Entscheidungen werden nicht aus dem Bauch oder auf Basis zweifelhafter Kriterien getroffen. Die Definition von klaren Zielsetzungen und Meilensteinen sowie die Verteilung und Abarbeitung von Aufgaben wird nicht nur durch situative Einflussfaktoren bestimmt. Durch das Projekt führt ein roter Faden, an dem sich das Team ausrichten kann.
8) Planung: Die exakte Planung der gesamten Projektetappen unterstützt ein strukturiertes Vorgehen. Gegenüber Herstellern und Partnern wird ein professioneller Umgang mit den projektrelevanten Aufgabenstellungen sichergestellt.
9) Kosten: Die genaue Analyse der vom Hersteller zu erbringenden Leistungsumfänge (Lizenzen, Customizing, Schulung etc.) kann exakt durchgeführt werden. In diesem Sinne noch offene Punkte sollten in Workshops mit dem Hersteller erläutert und geklärt werden. Das Instrument „Workshop“ sollte also zur Prüfung und Absicherung mit dem Ziel genutzt werden, alle Fragen geklärt zu haben. Bei vorhandenen Wissenslücken im Projektteam sollte ein Team (externer) Spezialisten beauftragt werden, die diese Lücken schließen.
10) Ergebnismessung: Die Ergebnisse sind zu Projektbeginn definiert, welche die Ausgangsbasis für die Soll-/Istvergleiche darstellen. Hierzu ist es auch notwendig, die Istdaten gleich zu Projektbeginn zu sammeln. Ziel- und Zeitvorgaben für das Projekt sind klar formuliert und die interne Vorbereitung bestimmter Projektschritte steht nicht nur in Abhängigkeit einzelner Projektteilnehmer. Ein Qualitätsstandard für das Projekt sollte entwickelt sein.
 
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Tabelle 1: Beratungshäuser für Social Project Management

  OneDesk ProjectPlace Social PM Stages
Funktions-umfang Anforderungs-verwaltung
Ideenverwaltung
Aufgaben- und Problemmanagement
Soziale Kommunika-tion über Facebook und Twitter
Benutzer- und Rechtemanagement
Projektplanung
Dokumenten-verwaltung
Aufgaben- und Problemmanagement
Soziale Kommunikation mit Unterstützung virtueller Meetings und VoIP-Telefonie
Benutzer- und Rechtemanagement
Projektorganisation
Projektplanung
Dokumenten-verwaltung
Aufgaben-management
Zeiterfassung
Soziale Kommunikation
Benutzer- und Rechtemanagement
Projektmanagement (über Zusatztools)
Planung ( über Zusatztools)
Anforderungsmanagement
Configuration Management
Change Management (teilweise über Zusatzwerkzeuge)
Dokumentenmanagement
Prozessdesign und -management
Qualitätsmanagement
Verifizierung und Validierung
Berichtswesen
Soziale Kommunikation
Benutzer- und Rechtemanagement
Besonderheiten Integration von Facebook und Twitter sowie einfache Bedienung Umfangreiche Meeting- und Workshop-unterstützung Mehrere Planungsoptionen
Proaktive Erkennung von Risiken
Unterstützung von Normen oder Best Practices wie CMMI, Automotive SPICE, ISO 26262, IEC 62304 oder GxP/FDA
Integration in vielen Entwicklungsplattformen
Umfassende Anpassungsmöglichkeiten
Organisation Kleine Teams und Unternehmen Kleine bis mittlere Teams und Unternehmen Kleine bis mittlere Teams und Unternehmen Mittlere bis große Organisationseinheiten
Konzernstrukturen
Servicemodelle SaaS SaaS SaaS
Enterprise
SaaS
Enterprise
Version Vollversion

Verschiedene Versionen mit
unterschiedlichem Funktionsumfang

Verschiedene Versionen mit
unterschiedlichem Funktionsumfang
Verschiedene Versionen mit unterschiedlichem Funktionsumfang; spezielle Branchenversionen
Testversion vorhanden Ja Ja Ja Ja
Hilfen und Support Onlinehilfe
Handbuch
Video-Tutorials
Onlinehilfe
Handbuch
Video-Tutorials
Onlinehilfe
Handbuch
Video-Tutorials
Onlinehilfe
Handbücher
Video-Tutorials
Telefonsupport
Anpassungs-unterstützung

Tabelle 2: Die Lösungen im Vergleich

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