Erfolgreiche Business-Präsentationen – ein Leitfaden
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In unzähligen Bereichen des Berufs- und Privatlebens ist eine gelungene Präsentation notwendig. Welche organisatorischen, inhaltlichen und persönlichen Vorbereitungen kann man dafür treffen? Welche technischen Hilfsmittel unterstützen einen souveränen Auftritt?

Vielfalt und Zielsetzungen

Viele Menschen wollen schon beim Kennenlernen anderer den besten Eindruck machen. Es geht ums eigene Aussehen, um rhetorische Qualitäten und die Inhalte. Dies setzt sich in der Schule mit ersten Referaten fort, bei denen bereits selbst erstellte Plakate oder Overheadprojektoren zum Einsatz kommen. Auf der anderen Seite stehen Lehrer, die ihre Stunden mit Tafelbildern gestalten.

Doch auch in Firmen verschiedenster Branchen, auf Messen oder Symposien aller Art kommen Vorträge, Workshops, Seminare oder andere Präsentationen zum Einsatz. Deren Ablauf ist im Regelfall deutlich wichtiger als in der Schule: Es geht um die eigene Karriere, Geschäftsabschlüsse mit wichtigen Partnern oder überlebenswichtige strategische Planungen eines Unternehmens. Welche verschiedenen Dinge sollten die Vortragenden dabei beachten?

Zeit

Die Zeit ist bei jeder Präsentation eine entscheidende Größe in mehrerlei Hinsicht. Dabei kommt es weniger auf die Tageszeit an als auf die Zeit für den Vortrag und jene, die für die Vorbereitung zur Verfügung steht. Die Recherche sollte rechtzeitig, zumindest aber zwei Wochen vorher beginnen, um noch genügend Zeit zu haben, um den Vortrag mindestens einmal zu halten. Ein zu kurzer Vortrag wirkt lächerlich und schlecht vorbereitet. Ein zu langer Vortrag geht den Zuhörern auf die Nerven und hat nicht die ungebrochene Aufmerksamkeit des Publikums, dessen Konzentration leidet. Im Vortrag selbst ist das Timing entscheidend: Was sollte wann warum gesagt werden?

Räumlichkeiten und technische Hilfsmittel

Wie groß ist der Raum? Wie viele Menschen werden dort sein? Sind Sitzgelegenheiten in ausreichender Zahl vorhanden? Wie sind die Beleuchtung, die Temperatur und gegebenenfalls die Belüftung? Diesen Fragen muss sich ein Redner bei der Vorbereitung stellen.

Für den Vortrag sollten geeignete Hilfsmittel gewählt werden, auf denen man Stichpunkte notieren oder anzeigen kann und die durch Bilder oder Clips die Präsentation unterstützen. Neben den erwähnten Overheadprojektoren eignen sich insbesondere Flipcharts für kleinere Workshops. Hier tut es auch ein großer Computer- oder Fernsehscreen.

Bei Vorträgen vor einem größeren Publikum sollte man sich jedoch alle medialen Möglichkeiten offenhalten. Falls kein Beamer vorhanden ist, sollte man die Bestellung eines solchen Gerätes bei Technikfachhändlern, zum Beispiel bei Redcoon, in jedem Falle erwägen. Beamer sind in der Lage, Powerpoint-Präsentationen, Filmclips, Grafiken (Diagramme, Statistiken etc.) oder Stichpunkte in hoher Auflösung auf eine Leinwand zu werfen. Renommierte Marken sind beispielsweise Optoma, Epson oder Acer. Doch die beste Technik hilft nichts, wenn die Präsentation nichts Substantielles enthält und der Redner nicht souverän wirkt.

Inhalt der Präsentation

Ein Vortrag ist in der Regel auf ein Thema zugeschnitten. Dies sollte der Redner jederzeit im Hinterkopf behalten. Er sollte einerseits perfekt über das Thema Bescheid wissen, da die Zuhörer häufig Fragen haben, welche potenziell in alle Richtungen gehen können. Andererseits nutzt es niemandem etwas, wenn der Vortragende vom Hundertsten ins Tausendste abschweift und sich am Ende fragt, worüber er eigentlich referieren wollte oder sollte. Er sollte das Hintergrundwissen und den Charakter seiner Zuhörerschaft kennen. Darüber hinaus muss er die entscheidenden Dinge auswählen, sie in einer rhetorisch sinnvollen Reihenfolge ordnen und sich die geeignete Vortragsweise überlegen. Wichtig ist insbesondere, was beispielsweise durch Zitate oder Bildmaterial hervorgehoben wird und welcher Stil für welches Publikum angemessen ist.

Mentale Stärke

Wer eine Präsentation halten darf, hat zunächst einen Vertrauensvorschuss. Da sich der Vortragende mit dem Thema beschäftigt hat, kann er selbstbewusst an die Materie herangehen. Etwas Lampenfieber, insbesondere bei jüngeren Rednern oder für die Karriere entscheidenden Situationen ist die Regel, nicht die Ausnahme. Sicherheit bietet die gründliche Vorbereitung und das gewissenhafte, möglichst realitätsgetreue Halten der Präsentation vorab (Ist dies bereits im Raum möglich?).

Ansonsten sind ein gesunder Schlaf und eine leichte, jedoch ausreichende Nahrungsaufnahme, ein vorheriger Toilettenbesuch oder der Gang an die frische Luft Nervositätskiller. Wer dennoch angespannt ist, kann mit einem lockeren Small Talk in den eigentlichen Vortrag einsteigen.

Insgesamt sollte man sich bewusst sein, dass man mit seinem Wissensvorsprung verständnisvoll, nie arrogant auf seine Zuhörer reagieren sollte, aber gleichzeitig sich mit einer soliden Vorbereitung in den geschilderten Teilbereichen niemals verstecken muss. 

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