Meetings effektiv gestalten: 10 Tipps
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Meetings – morgens, mittags, abends, 10 Minuten, halbe Stunde oder gleich den ganzen Nachmittag. Jeder saß schon in nicht enden wollenden Meetings und was kam am Ende dabei raus? Zum Teil nicht viel.

Meetings: von sinnvoll zu nutzlos

Meetings sind generell ein wichtiger,  sogar unverzichtbarer Teil des Arbeitsalltags. Denn besonders wenn ein größeres Team an einem Projekt arbeitet, müssen konkrete Ziele gesetzt, Richtlinien erarbeitet, Ergebnisse evaluiert und die zukünftige Vorgehensweise geplant werden. Alles in einem müssen alle Projektinvolvierten miteinander kommunizieren und das am geschicktesten nicht nur in unpersönlichen E-Mails.

Ein Hoch auf gut organisierte Meetings

Meetings sind also wichtig. Doch die Rede ist hier von geplanten, moderierten Meetings mit gut informierten und vorbereiteten Teilnehmern. Nicht von einem gemütlichen Zusammensitzen und aufeinander losplappern ohne ein klares Ziel, während man noch auf den einen Kollegen oder Kollegin wartet, die nach gewohnter Manier 10 Minuten zu spät kommt. Solche Meetings sind wahre Zeitkiller, auf die man ohne weiteres verzichten kann, es beziehungsweise dringend tun sollte.

37 Milliarden US-Dollar jährlich für ergebnislose Meetings in den USA

Neben der verlorenen Zeit kosten solche unproduktiven Meetings das Unternehmen indirekt auch Geld. Zählt man all die Arbeitsstunden zusammen, die Mitarbeiter in schlecht vorbereiteten Meetings vergeuden, bleiben Unternehmen bei ausbleibenden Ergebnissen auf sehr hohen Meeting-Kosten sitzen.

Laut einer von US-amerikanischen Wissenschaftlern unter der Leitung von Steven Rogelberg, dem Management-Dozenten an der staatlichen North Carolina at Charlotte Universität und Leiter der Organizational Science Consulting and Research Unit, durchgeführten Studie entstehen alleine US-amerikanischen Unternehmen durch ergebnislose Meetings jährliche Kosten in beeindruckender Höhe von 37 Milliarden US-Dollar.

„Lateness to meetings: Examination of an unerplored temporal phenomen“

Die Studie mit dem für sich sprechenden Namen: „Lateness to meetings: Examination of an unerplored temporal phenomen“ besagt, dass in den USA rund elf Millionen Meetings täglich stattfinden – mehr als ein Drittel davon fängt mit einer durch die Mitarbeiter verschuldeten Verspätung an.

Auch in Deutschland sieht es bei den Meetings oft nicht anders aus. Mitarbeiter meeten zu oft, kommen zu spät und sind bei den Besprechungen nicht gut vorbereitet. Dabei darf man nicht aus den Augen verlieren, dass es sich bei den Meetings nicht um die tatsächliche Arbeitszeit handelt, sondern um Versammlungen, bei denen über die Arbeit geredet wird. Die Arbeit wird für diese Zeit niedergelegt.

Die häufigsten Meeting-Fehler

Die häufigsten Fehler, die bei Einberufung der Meetings immer wieder passieren, hat das bekannte US-amerikanische Branchenmagazin Inc. zusammengetragen. Dabei basiert die Liste auf unterschiedlichen Studien zum Thema der häufigsten Fehler, die die Effektivität der Meetings beeinträchtigen.

  • Mitarbeiter meeten zu oft
  • Mitarbeiter hören dem Lautesten zu, anstatt den Kompetentesten zu beachten
  • Mitarbeiter trinken zu viel/ zu wenig Kaffee während Meetings (Ob das stimmt oder nicht, sei dahingestellt. Eine entsprechende wissenschaftliche Studie findet ihr jedenfalls hier)
  • Mitarbeiter schauen mehr auf die Zeit als auf anstehende Aufgaben
  • Mitarbeiter kommen zu spät
  • Zu viel „Surface Acting“ – also der Versuch, Mitarbeiter auf irgendeine Weise zum Lachen zu bringen, um die Stimmung „aufzulockern
  • In Meetings versammeln sich Mitarbeiter, die nicht zwingend mit dem Thema zu tun haben
  • Mitarbeiter essen während der Meetings
  • Mitarbeiter nutzen ihre Smartphones während der Meetings
  • Meetings werden nicht evaluiert

Ausführlichere Informationen zu jedem der Punkte findet ihr in diesem Inc. Artikel: „$ 37 Billion is Lost Every Year on These 9 Meeting Mistakes“.

 

Aufmacherbild: Image of two young businessmen using touchpad at meeting von Shutterstock/ Urheberrecht Pressmaster

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