Nicht zuhören. Mitmachen! Die vernetzte Präsentation [Gastartikel]
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Jeder kennt das Gefühl von lähmender Langeweile, das einen bei so manch einer Vertriebspräsentation beschleicht. Der Stuhl wird unbequemer und die Gedanken schweifen ab … Warum aber dozieren wir mit ineffektiven Frontal-präsentationen vor potentiellen Kunden oder den eigenen Sales-Mitarbeitern? Sie sind immerhin die Experten auf ihrem Gebiet. Durch den Austausch mit ihnen lässt sich aufdecken, worin ihre Bedürfnisse wirklich liegen. Wie viel Mehrwert wir außerdem aus Vernet­zung ziehen können, erleben wir alle täglich. Über das Internet tauschen wir uns rege und leidenschaftlich mit anderen aus – dank Smartphone sogar immer und überall. Es ist an der Zeit, das Erfolgsrezept auf Präsentationen im Vertriebsbereich zu übertragen. Denn Interaktion erhält die Aufmerksamkeit am besten.

Im Vorteil durch Vernetzung – so sind wir es gewohnt!

Tagtäglich tummeln wir uns privat in so­zialen Netzwerken, um unseren Wunsch nach Interaktion zu stillen. Dafür sind wir – dem Smartphone sei Dank – zu jeder Zeit online. Wir tauschen Erfahrun­gen aus, nehmen mit Hilfe von anderen neue Perspektiven ein und ergänzen unser Wissen. Intelligente Systeme erkennen dabei unsere Interessen sowie Tätigkeitsfelder. Sie versorgen uns ohne langes Suchen proaktiv mit relevanten Inhalten und spannenden Interaktions­partnern. 

Übertragung auf die Arbeitswelt

Sich immer stärker zu vernetzen und zur effektiveren Informationsgewin­nung Interaktion einzusetzen findet auch in der Arbeitswelt statt. Oft möch­ten wir daher auch im Arbeitsalltag die als Privatperson entwickelten Nutzer­bedürfnisse befriedigt wissen. Zuhause sind wir es gewohnt, Informationen unterhaltsam, anschaulich und proak­tiv auf uns zugeschnitten präsentiert zu bekommen. Gleiches erwarten wir nun auch im Büro oder im Verkaufsge­spräch. Kein Grund also, methodisch weiterhin unterschiedlich vorzugehen: Trends wie Gamification finden Anwen­dung in der B2B-Kommunikation, denn genau wie im B2C animieren sie zur Interaktion, erleichtern das Verständnis und lockern die Informationsvermitt­lung auf. 

Fortschritt fördert Vernetzung

Tools wie Gestensteuerung, Gesichts­erkennung oder Augmented Reality werden immer mehr zu Alltäglichkeiten und gestalten digitale Interaktion noch attraktiver. Natürlich trägt auch der „Siegeszug Mobility“ zum Wandel von Informationsprozessen bei. 2011 wurden weltweit mehr Smartphones als Client-Rechner verkauft. Inhalte sind digital jederzeit verfügbar und präsen­tabel. Tablets werden zunehmend in Vertriebspräsentationen verwendet, denn ihre Leistungsfähigkeit erhöht sich ständig.

Diese Entwicklungen führen auch zu neuen Erwartungen an eine Präsenta­tion. Das Publikum möchte ein innova­tives Präsentationsformat, das seinem Interaktionsverhalten in Privat- und Berufsleben entspricht.

Die aktuelle Präsentationskultur

Zeitgemäß präsentieren heißt Interaktion erzeugen. Das ist keine neue Erkenntnis und findet in der aktuellen Präsentationskultur auch bereits Beach­tung. Jeder kennt gewiss die Aufforde­rung, sich mit Zwischenfragen an den Vortragenden zu wenden.

In der Praxis zeigt sich jedoch: Je größer das Publikum einer Präsentation, desto linearer und frontaler ist sie im Ablauf. Gerade in Vertriebspräsentationen ist es oft entscheidend, flexibel auf Informati­onsbedürfnisse reagieren zu können. Ein Publikum zu überzeugen, erfordert es zu animieren, sich einzubringen und ihm Informationen personalisiert anzubieten.

Verkaufsgespräch am Telefon und Vorort

Die Präsentation gestaltet sich als persönliches Gespräch.

Produktpräsentation bei Kunden

Gruppe, die unterschiedliche Informationsbedürfnisse in sich vereint. Ein Dialog ist aber prak­tisch noch möglich.

Sales-Kick-off oder Messebühne

Mit jedem Einzelnen in einen Dialog treten ist klassisch kaum mehr möglich. Interaktionsmög­lichkeiten zwischen Publikum und Vortragendem müssen geschaffen werden. 

Warum ist Interaktion so wichtig?

Antwort darauf geben Erkenntnisse aus der Kommunikations- und Kognitionsforschung. Denn sie beschäftigen sich mit Fragen wie: Was ist eine Infor­mation? Wie werden Informationen verarbeitet? Welche Rolle spielt die Aufmerksamkeit des Zuhörers – ins-besondere für das Verstehen von komplexen Sachverhalten? Die nach­folgenden Fakten helfen beim Gestal­ten einer erfolgreichen Präsentation im B2B-Umfeld. 

50 Sekunden

So lang ist die durchschnittliche Aufmerksamkeitsspanne eines Zuhörers pro Themenbereich während einer Präsentation. Danach sinkt seine Konzentra­tion und damit einhergehend auch seine Aufnahmefähigkeit. Komplexe Sachverhalte müssen daher knapp und prägnant for­muliert werden. Die Dramaturgie einer Präsentation sollte diesem 50-Sekunden-Rhythmus folgen. 

Vernetzt denken

Zahlreiche Studien belegen, dass die Informationsverarbeitung des Gehirns besonders gut funktio­niert, wenn verschiedene Areale miteinander agieren. Sie vernet­zen sich sozusagen. Je intensiver diese Vernetzung stattfindet, desto langfristiger sind entspre­chende Informationen verfüg­bar. Eine gute Präsentation sorgt also durch starke Interaktion für die Aktivität vieler Hirnareale und dadurch für maximale Auf­nahmefähigkeit beim Zuhörer. 

Wissen braucht Kontext

Wissensinhalte sind stark an die Kontexte gebunden, in denen sie erworben wurden. Ausschließ­lich abstrakt vermitteltes Wissen läuft Gefahr, «träge» und in An­wendungssituationen schlecht nutzbar zu sein. Daher sollte der Informationsgehalt gerade bei Vertriebspräsentationen immer in einem anschaulichen, kon­textuell relevanten und aufre­genden Kontext inszeniert sein. Denn nur diese Informationen merkt man sich.

Vernetzt präsentieren

Was ist eine vernetzte Präsentation?

In klassischen Präsentationen kommt das Element der Interaktion zu kurz. Dabei ist sie, wie die Analyse zeigt, ein entscheiden­des Kriterium, um sich die Aufmerksamkeit der Zuhörer zu sichern. Außerdem ist Interaktion auch der Schlüssel, um Inhalte langfristig zu erinnern. Wir haben daher die klassische Präsentationsform um den Faktor Vernetzung erweitert. „Bring your own device“ heißt dabei das Motto: Ver­netzte Präsentationen bieten die Möglich­keit, einen Vortrag auf alle eingeloggten Smartphones oder Tablets zu übertragen. Das Publikum kann sich per Klick mit Wissen und Fragen an der Präsentation beteiligen.

Warum vernetzt präsentieren?

Inhalte, die Antworten sind

Der Vortragende gewinnt an Flexibilität. Die Präsentationsumge­bung ermöglicht ihm Fragen und Input des Zuhörers zu integrieren und diesem dann auf ihn zugeschnittene Lösungen anzubieten.

Mehr aufnehmen durch Interaktion

Aktive Elemente in der Präsentation sorgen für optimale Aufmerk­samkeit beim Zuhörer. Die Interaktion startet ständig neue kognitive Zyklen und hilft dadurch, die 50-Sekunden Schwelle zu unterbieten.

Erinnern durch Erleben

Die interaktive Präsentation macht die passiven Zuhörer zu akti­ven Teilnehmern. Sie bringen sich ein mit eigenem Wissen und Erfahrungen. Dadurch schaffen sie einen persönlichen Bezug und Inhalte prägen sich besser ein.

Informationstiefe

Der Zuhörer wählt die für ihn passende Informationstiefe selbst. Er erhält eine Präsentation, die wie maßgeschneidert ist – nicht zu oberflächlich, nicht überdimensioniert.

Durch Kontext erfassen

Abfragedaten aller Zuschauer können zueinander in Bezug gesetzt werden und darüber hinaus mit externen Quellen verglichen wer­den. Das erhöht die Repräsentativität der Befragung und hilft durch kontextuelle Einbettung, Inhalte besser zu verankern.

Auf der nächsten Seite widmen wir uns der Technik, die hinter der webbasierten Anwendung steckt. Wir gehen dabei auf die Optimale Anpassung der Präsentationsfolien sowie auf Echtzeit-Datenaustausch via Socket.io ein. Darüber hinaus zeichnen wir ein Bild möglicher Anwendungen, um Themen gemeinsam voran zu bringen.


Quelle Aufmacherbild: Zweimaleins

[ header = Die Technik ]

Technik

Die vernetzte Präsentation ist eine webbasierte Anwendung, die auf mo­bile und stationäre Endgeräte über das Internet gestreamt werden kann. Die integrierte Interaktivität vergrößert die Steuerungsmöglichkeiten der Präsen­tation.

Der Vortragende

Er hat einen eigenen Screen, auf dem er die Präsentation sieht und steuert. So kann er zur nächsten Folie springen, Umfragen frei­schalten, beenden und inter­aktive Elemente vorführen und bedienen.

Der Zuschauer

Er hat die Möglichkeit, auf seinem eigenen mobilen Gerät die Folien zu betrachten und an interaktiven Elementen teilzunehmen. Au­ßerdem wird die vernetzte Prä­sentation auf einen Extra-Screen projiziert. Videos können auf großer Leinwand gezeigt werden, ohne dass sie auf alle Endgeräte gestreamt werden. 

Die Regie

Sie kann die wichtigen Schritte fernsteuern und dem Vortragen­den helfen, sich komplett auf die Präsentation und sein Publikum zu konzentrieren.

Kompatibilitäten

Momentan werden folgende Hard- und Software unterstützt:

  • iPhone ab 3 S
  • iPad ab iPad 1
  • Android, Geräte ab 2010 (Version 2.3)
  • Blackberry, ausgewählte Geräte
  • Windows Phone 8 (Liste wird ständig erweitert)
  • Desktop-Browser der neusten Generation von Mozilla, Apple und Google

Optimale Anpassung der Präsentationsfolien

Entscheidend für unser Konzept der vernetzten Präsentation ist die Einbindung der mobilen Endgeräte des Publikums. Das stellt uns vor die Herausforderung, dass unsere Software die präsentierten Inhalte auf unendlich vielen Display-Auflösungen vollständig und richtig darstellen muss. Dafür kombinieren wir Funktionen von Javascript und CSS3. Ein einfacher aber wirkungsvoller Algorithmus ermittelt aus Höhe und Breite der angelegten Folien den minimalen Skalierungsfaktor und setzt diesen Wert in Bezug zur vorhandenen Display-Fläche. So passt die gerenderte Folie immer ins jeweilige Display. Damit auch die einzelnen Elemente auf die jeweils richtige Größe skalieren, nutzen wir die CSS3 Eigenschaft transform: scale. Voraussetzung dafür ist, dass das zu skalierende Element eine feste Höhe und Breite hat, die mittels CSS vergeben wurde. Mit dieser Kombination können wir den Inhalt automatisch für jede Auflösung anpassen. Technisch ist eine Anbindung von Smartphones mit Android und iOS möglich. 

Echtzeit-Datenaustausch via Socket.io

Als weitere Herausforderung im Kontext einer vernetzten Präsentation müssen die mobilen Endgeräte ungefragt und permanent Datenpakete empfangen (Pull) und senden (Push) können, um eine Echtzeit-Interaktion zu ermöglichen. Das erfordert die Integration eines Push- und Pullsystems, das unabhängig vom Endgerät bzw. Browser funktioniert. Hier kommt Socket.io ins Spiel. Die Javascript-Programmbibliothek ermöglicht die bidirektionale Echtzeitübertragung der Daten zwischen Server und Client, also mobilem Endgerät und unterstützt neben Websockets auch den Fallback auf Adobe Flash, Ajax Long Polling, Iframes oder alternative Technologien. So können ad-hoc bestimmte Inhalte auf den mobilen Endgeräten der Zuschauer angezeigt werden oder Zuschauer an Echtzeit-Umfragen teilnehmen, deren Ergebnisse sofort gesammelt vorliegen. 

Rechtemanagement mit System

Das von zweimaleins realisierte Rechte- und Rollensystem definiert die unterschiedlichen Rollen von Moderator und Zuschauer und erlaubt eine Anpassung der Interaktions- und Steuerungsmöglichkeiten. So ist es möglich, eine Moderator-Rolle zu implementieren, die den Ablauf der Präsentation steuert und beispielsweise bestimmen kann, wann eine Umfrage beendet und das Ergebnis den Zuschauern präsentiert werden soll. Eine im Hintergrund agierende Regie kann dabei entscheiden, welche Präsentation oder welcher Inhalt überhaupt ausgeliefert werden soll.

Javascript-Code zur Einpassung der Folien auf verschiedene Displaygrößen

Das Layout der Folien wird nur in einer bestimmten Auflösung angelegt und in HTML und CSS in dieser Auflösung ausgegeben. Um nun eine in Full HD angelegte Folie (1920px x 1080px), mit der CSS3 Eigenschaft transform: scale(scaleFactor) in das Display eines mobilen Endgerätes einzupassen, sieht der Javascript-Code zur Berechnung des Skalierungsfaktors folgendermaßen aus:

var      mySlide          = document.getElementById(‘slide-1’),

displayWidth              = window.innerWidth,

            displayHeight            = window.innerHeight,

            mySlideWidth            = 1920,

            mySlideHeight = 1080,

            scaleFactor = Math.min( displayWidth / mySlideWidth, displayHeight / mySlideHeight );

mySlide.style.transform = „scale(„+ scaleFactor +“)“;


Mögliche Anwendungen, um Themen gemeinsam voranzubringen

Umfragen

Sie sind das klassische Mittel für ein aktuelles Meinungsbild. Differenzierte Abfragen ermög­lichen darüber hinaus eine erste Zielgruppenanalyse: Wissen über das Publikum, das in Echtzeit vi­sualisiert und mit repräsentativen Durchschnittsdaten verglichen werden kann.

Interaktive Informationsgrafiken

Mit dem Publikum live erzeugte Daten werden direkt integriert und in Informationsgrafiken an­schaulich visualisiert. Das schafft Abwechslung und hilft, komplexe Sachverhalte verständlich darzu­stellen. 

Spiele

Lernspiele, Abfragespiele, Kontrollfrage-Anteile oder auch Gruppen-Contests steigern den Unterhaltungsfaktor und motivie­ren das Publikum sich einzubrin­gen.

Social Media

Einzelne Folien bis hin zur gesam­ten Präsentation können bewer­tet, diskutiert und geteilt werden. Tweets, aber auch Fragen und Kommentare des Publikums per Videochat lassen sich live integ­rieren.

Persönliches Informationsmanagement

Themenfolien lassen sich in ver­schiedenen Detailgraden nutzen. Der User wählt einfach die für ihn passende Informationstiefe aus. 

Brainstormings

Live und interaktiv: Selbst mit gro­ßem Publikum können Ideen und Gedanken gesammelt und miteinander in Verbindung gesetzt werden.

Mehrsprachigkeit

Vernetztes Präsentieren ist inter­national. Teilnehmer aus aller Welt folgen der Präsentation problem­los auf ihren Tablets oder Smart­phones – dank aller Charts in ihrer Muttersprache.

Ausblick

Die vernetzte Präsentation stellt an den Vortragenden völlig neue An­forderungen. Eine neue Technologie muss geübt und beherrscht werden. Dies bedarf einer gewissen Einarbei­tungszeit. Während des Präsentierens müssen interaktive Umfragen mode­riert, Ergebnisse interpretiert und der Austausch mit dem Publikum muss befördert werden. Natürlich hat man schneller den klassischen Monolog verfasst, als sich auf einen intensiven Dialog mit dem Publikum vorzube­reiten. Aber der Aufwand lohnt sich, denn durch die vernetzte Präsentation wandelt sich endlich das Publikum mit Hilfe seiner Smartphones und Tablets vom passiven Konsumenten zum akti­ven Partner. Es bietet sich daher an, die vernetzte Präsentation als langfristig und vielseitig verwendbares Kommu­nikationstool zu konzipieren – etwa für eine Produktpräsentation während des Sales-Kick-off; für Verkaufspräsentationen im persönlichen Gespräch auch am Telefon oder z. B. für den Vertriebs­mitarbeiter zur Akquise im Rahmen von Messeauftritten. All das macht die vernetzte Präsenta­tion zu einer äußerst innovativen und effektiven Möglichkeit, ein Publikum für sich zu gewinnen, einzubinden und zu unterhalten, um so die eigene Botschaft ideal aufzustellen. Sie ist die nächste große Entwicklung im Bereich der Real-Time-Informationsvermittlung und wird Kongresse, Meetings und Veranstaltungen verändern.

Unser Profil

zweimaleins ist spezialisiert auf er­klärungsbedürftige Produkte und Dienstleistungen. Wir helfen durch Visualisierungen, Inszenierungen und Tools, komplexe Themen verständlich und erlebbar zu machen. Neben Mes­se- und Internetprojekten spielt die Unterstützung des Vertriebs hier eine besondere Rolle.

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