Enterprise-Social-Software-Lösungen im Marktvergleich

Welcher Web-2.0-Typ bin ich
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Social Software hat die Pionierphase überwunden. Funktionen aus dem Web 2.0 laufen in vollständig integrierten Mainstreamplattformen zusammen und bieten ausgereifte Möglichkeiten zur Onlinezusammenarbeit. Doch Einführungsprojekte sind oft kritisch. Sie erfordern eine geeignete Strategie und Kultur und die Entscheidung für eine passende Plattform. Gerade für kleine und mittelständische Firmen ist die Technologieentscheidung essenziell, die Lösung muss ohne viel Support aus der IT schnell einsetzbar sein und einen erkennbaren Mehrwert für die Mitarbeiter darstellen.

Grund genug, die derzeitigen Vorreiter auf dem Markt einmal zu vergleichen, denn genau das fällt Unternehmen bei der Produktauswahl oft schwer, finden doch alle Anbieter unterschiedliche Bezeichnungen für die gleichen Dinge. Der Vergleich widmet sich den von Gartner [1] als Vorreiter definierten Enterprise-Social-Software-Plattformen SharePoint 2010, IBM Connections und Jive Engage. Auf den ersten Blick bieten die Hersteller verschiedener Lösungen jeweils ähnliche Funktionen an. Collaboration-Features wie Wikis, Blogs und Profile gehören genauso zur Standardausstattung wie Möglichkeiten zur Anreicherung von Informationen mit Metadaten und plattformübergreifende Suchfunktionen. Herstellerspezifische Zusatzausstattungen komplettieren die Plattformen zu einem integrierten Set an Web-2.0-Komponenten, die teilweise bereits über erste Funktionen verfügen, die das Nutzerverhalten analysieren und entsprechend Inhalte empfehlen. Im Mittelpunkt bei der Entscheidung für Unternehmen stehen vor allem der Zugang zu Informationen als ein Beitrag zum unternehmensinternen Wissensmanagement, die Abbildung spezifischer Workflows sowie die nahtlose Integration zu bestehenden Anwendungen.

Drei Produkte im Vergleich

Produkt Microsoft SharePoint IBM Connections Jive Engage
Version SharePoint 2010 IBM Connections 3.0.1 Jive Engage 5.0
Ausrichtung Horizontale, mit Themen wie EAI, BI, Web Content Management, Dokumentenmanagement Vertikal, auf Social Collaboration Vertikal, auf Social Collaboration
  Dokumentenzentrisch Personenzentrisch Personenzentrisch
Releases 2003 – Version 2003
2007 – Version 2007
2010 – Version 2010
Aug. 2009 – Version 2.5
Nov. 2010 – Version 3.0
Apr. 2011 – Version 3.0.1
Okt. 2009 – Version 4.0
Jun. 2010 – Version 4.5
Jun. 2011 – Version 5.0
Betriebssystem / Datenbanken Windows AIX, Linux, Windows Linux
  Microsoft SQL Server DB2, Oracle, Microsoft SQL Server Oracle, Postgres, MySQL, Microsoft SQL Server
Strukturen sind die halbe Miete

Die langfristige Akzeptanz von Enterprise Social Software (ESS) wird nur dann erreicht, wenn sie Nutzern schnellen Zugriff zu Informationen gewährt und Unternehmensprozesse sinnvoll unterstützt. Dazu müssen die Lösungen sinnvolle Strukturen bieten, denn nach der Prognose von Gartner werden soziale Dienste bis 2014 zumindest bei 20 % der Softwareanwender im Unternehmen die E-Mail als präferiertes Kommunikationsmittel ablösen. Bereits heute sind einmal in Fahrt gekommene Social-Software-Plattformen nach kurzer Zeit fester Bestandteil der Unternehmenskommunikation und nicht mehr aus dem Betrieb wegzudenken. Im Laufe der Jahre sammeln sich so gewaltigen Datenmengen an, von Interesse sind jedoch meist nur die aktuellen Konversationen und Informationen. Diese lassen sich in Übersichtsseiten und gegenwärtig genutzten Inhaltsstrukturen schnell wiederfinden. Noch schneller geht es über Direktlinks: SharePoint-Nutzer können Inhalte durch die Vergabe des Tags I LIKE IT schnell und einfach markieren und wiederfinden. Tags werden herstellerübergreifend genutzt, um Inhalte mit Metabeschreibungen auszustatten, anhand derer Informationen leicht wiedergefunden werden können. Das I LIKE IT-Tag von SharePoint ist ein vordefiniertes Tag und kann per Mausklick gesetzt werden. SharePoint erlaubt es, Tags als privat zu markieren, was durch die eingeschränkte Sichtbarkeit des Tags das Merken von Inhalten über mehrere Stichworte ermöglicht. Wie SharePoint ermöglicht Jive Engage eine Gruppierung der Tags in vom Administrator erstellte Kategorien. Jive Engage bietet außerdem die Möglichkeit, Content für einen Schnellzugriff mit Bookmarks zu versehen. In der IBM-Connections-Terminologie kommt das der ANHEFTEN-Funktion gleich. Beide Hersteller haben hierfür separate Funktionen entwickelt, die als Zusatz zur Vergabe von Tags eingesetzt werden können.

Tags und Suche

Tags sind im Allgemeinen über Tag Clouds zugänglich. In den Clouds werden Tags nach der Häufigkeit ihres Auftretens entsprechend größer oder kleiner dargestellt. Die SharePoint Tag Cloud ist global verfügbar und als Web Part umgesetzt und kann auf jeder beliebigen SharePoint-Seite als Anwendungsbaustein individuell eingebunden werden. IBM und Jive haben Tag Clouds an den Recherche-relevanten Stellen vorplatziert und verfeinern das Tagging-Konzept um kontextsensitive Tag Clouds. Arbeitet der Benutzer beispielsweise gerade mit einer Liste von Dokumenten, werden ihm nur die Tags angezeigt, die an diese Dokumente vergeben wurden. Kontextsensitive Tag Clouds verbergen die für den Augenblick uninteressanten Tags. Connections und Jive Engage können Tags für Recherchen auch miteinander kombinieren und lassen sich dabei intuitiv bedienen. Je mehr Tags ausgewählt werden, umso feiner das Suchergebnis.

Gesucht werden kann zudem über eine allgemeine Suchfunktion, die bei Microsoft, IBM und Jive fest in der Navigation verankert ist. SharePoint-Nutzer können mit ihrer Suchfunktion Webseiten und Dokumente volltextindiziert durchsuchen und das Ergebnis weiter nach Inhaltstypen und Autoren verfeinern. Personen werden anhand ihrer im Profil hinterlegten Interessensgebiete gefunden. Im Standard ist die Suche für Dokumente zunächst auf Microsoft-Office-2010-Dokumente eingeschränkt. Der Suchradius kann jedoch administrativ mittels der Microsoft Filter Packs unter anderem auf ältere Office-Dokumente, PDF-Dateien und Open-Office-Dokumente ausgedehnt werden. Jive Engage verwendet die Open-Source-Such-Engine Apache Lucene. Diese durchsucht volltextindiziert und Tag-basiert Plattforminhalte und schließt dabei auch Nutzerprofile mit ein. Das Suchergebnis kann verschieden sortiert und nach Anwendungsquelle gefiltert dargestellt werden. Der ähnlich arbeitende IBM-Suchservice stellt in der Trefferliste zusätzlich eine kontextsensitive Tag Cloud zur Verfeinerung der Ergebnisse zur Verfügung. Als Treffer werden auch Personenprofile geführt, die durch die Netzgemeinschaft mit Tags versehen werden können. Wird ein Nutzer mehrmals mit einem Tag versehen, steigt seine Gewichtung. Dadurch kristallisieren sich Expertenprofile heraus, mit denen Ansprechpartner schneller gefunden werden können.

Social-Software-Plattformen benötigen umfangreiches Tagging, um dauerhaft übersichtlich zu bleiben. Eine Trennung von Tagging- und Merkfunktionen ist empfehlenswert, da sie den Umgang mit Inhalten erleichtert und für Neueinsteiger einfach zu verstehen ist. Je mehr Tags an einem Inhalt haften, umso leichter ist er über Tag Clouds und Suchen zugänglich. Drittanbieter haben die Wichtigkeit von Tags bereits erkannt, sodass sich SharePoint mit kostenpflichtigen Auto-Taggern erweitern lässt.

Wissen, was die Kollegen machen

Social Software verfolgt die Absicht, Nutzer über Neuigkeiten aus dem Unternehmensnetzwerk zu informieren und gegenseitiges Interesse zu wecken. Ein beliebtes und in allen Plattformen vorhandenes Mittel dazu sind E-Mail-Benachrichtigungen, die auf neue Inhalte im Netzwerk des Empfängers aufmerksam machen. Überladen mit irrelevanten Nachrichten wirken sie sich jedoch auch schnell kontraproduktiv aus. Übersichtsseiten kanalisieren die Informationsflut. Sie konsolidieren den für Nutzer relevanten Informationsgehalt aus den einzelnen Anwendungskomponenten und ermöglichen einen schnellen Zugriff auf aktuelle Einträge und Konversationen.

SharePoint stellt den Newsfeed zur Verfügung. Der Newsfeed bündelt Statusaktualisierungen, Tags und Kommentare in eine Listenansicht, die automatisch mit aktuellen Inhalten aus dem System gefüllt wird. Die Nachrichtenanzeige wird dabei auf die Inhalte von vernetzten Kollegen eingegrenzt. Zusätzlich schlägt der Newsfeed dem Nutzer Inhalte vor, deren Tags den im Profil angegebenen Interessensgebieten entsprechen. IBM und Jive trennen die Übersicht auf und unterscheiden zwischen Benachrichtigungen und Inhaltsvorschlägen. So verfügen beide Plattformen über soziale Analysekomponenten und Activity Streams, die über offene APIs auch mit Nachrichten außerhalb der Plattform gefüllt werden können. Jive Engage bietet Möglichkeiten zu Inline-Anzeige und -Bearbeitung, was mit IBM Connections ab dem nächsten Release möglich sein soll.

Handlungsräume schaffen und bessere Teamarbeit ermöglichen

Ein Aspekt, der den Nutzen einer Social Software im Enterprise-Sektor unterstreicht, ist der gemeinsam organisierte Umgang mit Aufgaben und wiederkehrenden Arbeitsprozessen. Enterprise Social Software schafft mit Communities Kollaborationsbereiche und lässt eine flexible Mitgliederverwaltung zu. In einer Community finden die zur Bewältigung einer Aufgabe nötigen Anwendungen Platz: Ein Communityblog kann über aktuelle Entscheidungen berichten, ein Projektkalender Termine ankündigen, Aktivitäten können Arbeitsabläufe organisieren, Dateien, Lesezeichen und Foren den Austausch von Wissen ermöglichen, und schließlich kann ein Community-Wiki zur nebenläufigen Dokumentation eines Projekts genutzt werden. Leider gehen SharePoint und Jive Engage mit ihrer werkzeuggestützten Arbeitsorganisation nicht über einfache Aufgaben- oder To-do-Listen hinaus, und bei IBM Connections fehlen der Terminkalender und das Umfragemodul. Dabei ist für Unternehmen gerade die freie Abbildung und gemeinschaftliche Strukturierung nichtformaler Arbeitsprozesse interessant. SharePoints To-do-Listen bieten an dieser Stelle zwar nur rudimentäre Möglichkeiten, Aufgaben mit Zuständigkeiten, Status, Prioritäten und Kategorien zu organisieren, die Schwäche wird jedoch durch die nahtlose Integration in den Aufgabenbereich von Outlook wieder ausgeglichen. Nutzer, die einen Großteil ihrer Arbeit mit Outlook erledigen, profitieren hiervon. IBM löst das mit E-Mail-Clients gekoppelte Aktivitätenmanagement über eine spezialisierte Kernanwendung von Connections. Connections beschreibt die dort abgebildeten Tätigkeiten mit dem Begriff AKTIVITÄTEN, der nicht mit dem Begriff ACTIVITIES im Microsoft- oder Jive-Sprachgebrauch verwechselt werden sollte – dort sind AKTIVITÄTEN mit Benutzerinteraktionen und Statusmeldungen (Microblogging) gleichzusetzen. Aktivitätenmanagement ist bereits eine fortgeschrittene Form der Zusammenarbeit. Durch die iterative Verbesserung bestehender Prozesse und einer Dokumentation on-the-fly liefert Aktivitätenmanagement einen hohen geschäftlichen Mehrwert, erfordert aber eine Einweisung der Mitarbeiter und die aktive Organisation ihrer Tätigkeiten über die bereitgestellte Komponente. Die Kernanwendung jeder Social Software bildet daher nach wie vor der Austausch von Informationen und Dokumenten.

Dokumentenmanagement

Microsoft SharePoint bietet out-of-the-box das umfassendste Dokumentenmanagementsystem, das neben Versionierung und Check-in-/Check-out-Funktionen auch eine vollwertige Workflowfunktion anbietet. In Connections wird dies erst durch die Integration einer weiteren Software für Dokumentenmanagement aus der Social-Business-Plattform ermöglicht. Die Dateimanager der Hersteller unterscheiden sich in vielen kleineren Features voneinander, das auffallendste besteht in der Organisation von Dateien: SharePoint ordnet Dateien in Bibliotheken und Verzeichnissen an. Bibliotheken können auf beliebigen SharePoint-Seiten als Web Parts eingebunden werden. Der Vorteil: SharePoint-Nutzer können innerhalb von Bibliotheken mit ihren gewohnten Ordnerstrukturen arbeiten. IBM und Jive organisieren Dokumente in Communities bzw. am persönlichen Profil des Benutzers, verzichten dabei jedoch auf Ordnerstrukturen. Durch den Wegfall von File-Server-ähnlichen Strukturen kann sich bei fehlender Ausstattung mit Metadaten (Tags) die Suche nach Dokumenten aufwändig gestalten. Volltextindizierte Suchen und Favoritenmarkierung von Dokumenten wirken dem jedoch entgegen. Der Wegfall verschachtelter Ordnerstrukturen bringt aber auch Vorteile: Das Einsortieren in vorgegebene oder selbst zu verwaltende Ordner entfällt, und die gemeinsame Nutzung von Wissen ist durch den Einzelnen leichter zu steuern, da sie auf Objekt- bzw. einstufiger Ordnerebene stattfindet. Zudem sind Dokumente sowohl über einen möglicherweise geschlossenen Themenbereich zugänglich als auch, wie im echten Leben, über die Personen, die Zugriffe auf Dokumente haben.

Welche Plattform sich für den Austausch von Dokumenten oder das Management von Aktivitäten für ein Unternehmen besser eignet, hängt von der Arbeitsweise und der Flexibilität der Mitarbeiter ab. Mitarbeiter, die in ihrem klassischen Posteingang arbeiten und Aufgabenlisten nutzen, finden sich in der Aufgabenverwaltung von SharePoint oder Jive Engage schneller zurecht als in der von IBM Connections. Connections erfordert für das Aktivitätenmanagement ein Umdenken, bringt Unternehmen durch die Dokumentation und iterative Verbesserung von Prozessen allerdings auch einen höheren Mehrwert. Ähnlich verhält es sich beim Dokumentenmanagement, wobei weder Connections noch Jive im Standard die häufig von Fachbereichen geforderten DMS-Funktionalitäten erreichen, wie SharePoint sie bietet.

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